Microsoft Forms のアンケートとクイズ機能に対してより素早く簡単に結果を Excel ファイルに同期する機能を追加されるそうです。 

あとから Excel へとエクスポートするのではなく、あらかじめ用意した Excel ファイルに自動的に回答が同期されていくため、Excel 本来が持つ豊富な機能を使ってデータを分析できるようになります。

新機能のエクスペリエンス

• フォーム/クイズのページ上で自分の OneDrive 内に Excel ワークブックを作成できる
• フォームへの回答はこのワークブックに自動的に同期される
• ワークブックを Excel for the web で開いている間は新しい回答も自動的に同期される
• Excelの共同編集者も Excel for the web 上で同期された回答を受け取れる

注意点

• ライブデータをトリガーできるのは Excel for the web 上に限定される。データをデスクトップアプリで分析したい場合でも自動的に最新情報を受け取りたいのなら Excel for the web でファイルを開いておく必要がある
• フォームはフォーム、Excel は Excel で別々に権限は管理することになる。要するにFormと同期するようにしたExcelファイルの編集者がその フォームの作成者になるわけではないということ

この新機能では新しいデータ同期のソリューションを導入しており、より信頼性が高く高速なパフォーマンスがある。まずは個人向けのフォームとクイズに対してこの新しいソリューションがロールアウトされていくことになります。

既存のグループフォームと Excel 用フォームも引き続き使えるますが利用しているテクノロジーは古く、最終的にはすべてのフォームの種類が新しいソリューションへと徐々に移行する予定になっているそうです。

ロールアウト

• 標準リリース (プレビュー) … 2024年1月下旬～2024年3月上旬

プレビューステージの間は、フィードバックに基づいて機能を改善し、リリース後3～6か月以内にプレビューのラベルを削除する予定。

Microsoft Forms のプレゼンテーションモードを利用するとリアルタイムでのアンケート結果が表示できます。アンケートやクイズのフォームをQRまたはURLで配布するだけです。

セミナーなどでリアルタイムで参加している方からの情報収集して、結果をみんなで素早くみられるのは非常に便利ですね。

いつの間にか Microsoft Forms にセクション機能が追加されています。これを使うとページが複数に仕分けられます。

たとえば、よくあるアンケートだと「製品全体について」や「従業員の対応について」といったように、設問が多い場合などにページごとに仕分けられるわけです。設問のヘッダー部分にはタイトル、画像、動画、説明が追加できるようにもなっているため、「このページはこういう意図の設問だ」というのが分かるように書くこともできます。

プレビューしてみると、セクションごとにページが表示され[次へ]をクリックすることで画面遷移するようになります。

[プレビュー]

注意点

現在一時的に、セクション機能を使うと分岐機能が利用できなくなっています。ゆくゆくは両方同時につかえるようにしていくようですが、今のところ使い分けが必要です。

[参考]

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Forms-Blog/Section-is-available-in-Microsoft-Forms/ba-p/566202

Microsoft Forms に新機能が近く、ロールアウトされます。

Welcome to Forms Ideas - Analyze Your Response Data Smartly in Forms

We're excited to announce our new feature, Forms Ideas! We're rolling out this feature and it will soon be available for all customers! With Forms Ideas, you don't have to be a data expert, but can get the most out of the data you collected.

公開されている情報は英語の情報のみとなっているので、情報をかいつまんでおきましょう。

"Forms Ideas" という機能で、データ分析の専門家でなくてもいろんな切り口で分析ができるというもの。ちなみに、Office の Excel と PowerPoint にも新機能として Ideas が投入されます。PowerPoint の場合は、スライドの内容に適したデザインや画像を探してくれます。Excel だとスプレッドシートのテーブルからグラフの候補を複数提案してくれたりします。こうした機能も裏ではAIが利用されます。

つまり "Ideas" というキーワードには AI が裏で働くということを意識した方がいいようです。

ところで、分析でいうと Insight というキーワードが思い浮かびますが、日本語で言うと洞察ですね。Forms Ideas は様々な切り口の分析をして素早くInsightを得られるように AI がフォローして提案してくれるということのようです。

 次のように[回答]タブの画面からアクセスできるようになるとのこと。

たとえば、回答結果を部門ごとに集計したり。

各設問間の関連性(規則性)を提示してくれたり。

相関関係および相関係数を割り出してくれたり。

感情分析をしてくれたり。

なお、こうした分析はさすがに回答数が少ないと表示されません。"Ideas" のリンク自体が表示されない。最低10回答はないとけいないし、有効な結果が得られない場合も表示されないとのことで、このリンクが出てきたら、「おっ、このフォームは分析してくれたようだな」とクリックしてみることになりそうです。

サポートされる言語は Forms がサポートしている言語となっているため、日本語も対応しています。

Microsoft Forms でサポートされる言語

個人利用のパブリック プレビューも提供開始

そうそう、余談を。Microsoft Forms は現在 商用利用ユーザーや教育機関向けの Office 365 プランでのみ利用できますが、新たに一般消費者向けに Public Preview が始まっています。個人的な利用も可能になりますね。

Microsoft Forms はアンケート作成やちょっとした確認テストなどを作成できるサービスです。このサービスは Office 365 に付属していますが、先に導入されたのは教育機関向けプランでした。これから 2017年夏に 企業組織向けプランでも パブリックプレビューとして提供され、企業ニーズをいくつか吸収した形で 満を持して 2018年4月27日に GA (正式リリース)となったわけです。

Microsoft Forms is Enterprise Ready now!

Today, we are excited to announce that Microsoft Forms, a simple app for creating surveys, quizzes, and polls, is generally available to all Office 365 commercial customers. Used by more than 3 million users in education, Forms was brought to commercial preview by customer demand last year. Thanks t...

例えば、企業からのフィードバックにより、質問の分岐や リッカート尺度が加わり、また1つのフォーム当たり 50,000回答までサポートされるようになりました。

利用できるサブスクリプションは?

次の商用スイートで利用できるとのこと。

• Office 365 Business Essentials, Office 365 Business Premium
• Office 365 Enterprise E1, E3 と E5

データの保管場所は?

現在、Microsoft Forms のデータは米国とヨーロッパのサーバー上に格納されています。ヨーロッパを起点としているテナント以外はすべて米国にあります。ただし、他の国に拡大できるよう作業中であるようです。

SharePoint アンケート機能との住み分けは?

SharePoint のアンケート機能は SharePoint Server 2007から全く進化せずに来ました。画面も一部 リボンメニューになっていないところもあるくらいです。それから10年。すでにアーキテクチャーが古く、個人的には機能面で SharePoint のアンケート機能を使うメリットはもはやないと思っています。これに代わる機能が Forms でしょう。レスポンシブWebデザインに対応しているため、どのブラウザー、どの端末でも利用できます。社内だけでなく社外にもアンケートを公開できます。顧客からのフィードバック収集などもこれを使えばよいわけです。再利用するのも簡単。SharePointではいちいちリストテンプレートとして保存して、そこからアンケートを新規作成する必要がありました。

ということで、基本的にアンケート機能を利用したければ、Microsoft Forms を利用するように移行していく方向で検討していくのがよいでしょう。住み分けではなく、移行です。

ちなみに、Microsoft Flow とも連携できるのでより柔軟なシステム構築も可能です。SharePoint サイトに公開したければ Webパーツとして追加したり、Microsoft Teams 内でも Forms で作成したフォームをタブとして追加できます。外部に公開するアンケートであれば、埋め込みタグとしてWebサイトに追加して公開する。こういった従来よりも利用の幅の広さも Microsoft Forms の魅力だと言えます。

ちなみに、埋め込んでみたアンケート。試しに結果を送信してみても問題ありません。外部公開設定のため、匿名回答です。

【SharePoint アンケート機能と Microsoft Forms の比較】※ざっと思いつくところだけピックアップしてみました。

このように機能の使いやすさ、豊富さでは Microsoft Forms に軍配が上がります。