2022年7月30日に Japan Office 365 Users Group の勉強会で登壇させていただき「Microsoft Viva Topics の基礎」について説明しました。

第35回 Office 365 勉強会 - connpass

Viva トピックは SharePoint ベースのナレッジ管理ソリューションです。その時の録画と資料を公開しておきます。

録画

勉強会の録画を一部編集して公開しています (Q&A についてはカットしています)。

資料のリンク

Viva ラーニングに SharePoint 上のコンテンツを公開できるという記事を以前書きました。

[関連記事]

• Microsoft Viva ラーニングに SharePoint上のコンテンツを公開しよう (SharePoint Technical Notes) (weblogs.jp)
• Microsoft Viva ラーニングとは? (SharePoint Technical Notes) (weblogs.jp)

以前は、Microsoft 365 全体管理者または知識管理者の役割を付与されたユーザーだけが全社的に SharePointサイト上のコンテンツを追加できていたわけです。

これに加え、新しい機能として Microsoft Teams 上のタブとして Viva ラーニングが追加できるようになり、ここに従業員自らSharePoint 上のコンテンツを追加できるようになりました。もちろん、SharePoint 上のコンテンツ以外にも従来通り LinkedIn Learning や Microsoft Learn のコンテンツも複数組み合わせることができます。つまりチームごとに自分たちの判断で必要なコンテンツ(教材)をタブに追加して、「これちゃんと勉強して理解しておいてね」という情報共有がしやすくなったのです。

とはいえ、この機能を使うにはMicrosoft 365 管理センター上で管理者が事前に次の機能を有効にしておく必要があります(既定ではオン)。

[設定]>[組織設定]>Viva ラーニング> "従業員が SharePoint から Microsoft Teams のチャットおよびチャネルの Viva ラーニング タブに独自のコンテンツを追加できるようになる" がオンになっていること

あとは任意のチャットまたはチャネルで Viva ラーニング タブを追加していくだけです。

以上の手順で、SharePoint 上のビデオや PowerPoint などのコンテンツを公開できます。

前回の記事では Viva ラーニングの概要について説明しました。

Microsoft Viva ラーニングとは? (weblogs.jp)

今回は Viva ラーニングに SharePoint 上のコンテンツを公開する方法について説明しようと思います。

Viva ラーニングでは SharePoint サイト上の次のコンテンツを公開できるようになっています。

• Word, PowerPoint, Excel, PDF ファイル
• オーディオファイル (.m4a)
• ビデオ (.mov, .mp4, .avi)

Microsoft Viva ラーニング (Learning) はMicrosoft Teams のアプリとして提供される社員育成のためのラーニングツールです。組織内でこのアプリは既定で有効になっていますが、実際にどう展開するかは組織の Microsoft Teams 管理者に依存します。

Microsoft 365 (Office 365) に付属するライセンスのみを利用する場合は次の3つのプロバイダーから提供される無償コンテンツを Teams 上から利用できます。

• LinkedIn Learning
• Microsoft 365 Training
• Microsoft Learn

社内のユーザーに対して、わざわざ独自にコンテンツを用意しなくてもMicrosoft 365 や Microsoft 製品に対する知識、ビジネス知識などを手軽に提供できます。ただし各機能はインタネット上からすでに利用できるものが大半です。ではどんなメリットがあるのか? Viva Learning として提供するメリットとしてはインタネット上からあれこれ探す必要がなかったり、Teams を経由して「有用だ」と感じたコンテンツを従業員どうしで互いに推奨しあったり、チャットやチャネルに投稿できる点が挙げられます。

基本的な操作に関しては次のビデオを参照してください。

Viva Learning は今後さらなる機能の拡充が予定されており、現時点ではコンテンツを表示するだけですが、マネージャーの役割のユーザーがチームメンバーに対して各教育コンテンツの学習進捗を把握するといったこともできるようになるようです。

また、Viva Learning には有料のアドオンも提供されており、単独のプランだとユーザーあたり月額430円(2022年1月現在)で利用できるようになっています(※Viva Insights や Topics を利用するなら Viva Suite がお得ですが)。

プレミアムライセンス (有料ライセンス) が利用できると次のような3rdパーティのコンテンツを Viva ラーニングのコンテンツとして取り入れることができるようになります。

たとえば、LinkedIn ラーニングでは無料コンテンツと有料コンテンツの2種類がありますが、プレミアムライセンスを持っていてかつ LinkedIn ラーニングのプレミアムのサブスクリプションを組織として契約している場合に、有料コンテンツが利用できるようになります。各教育コンテンツのプロバイダーに対しては、あくまでも組織契約が必要であり、個人で利用しているサブスクリプションは利用できないとのことで注意が必要です。

コンテンツソースの管理画面

ライセンスの詳細は下記のページで確認してください。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-viva/learning?rtc=1#office-SKUChooser-wdv2jeb

Microsoft Viva Insights (インサイト) は Microsoft Teams にインストールできるアプリの一つであり、自分の働き方を客観的にとらえるためのものです。ちなみに、この機能は現在パブリックプレビューとなっており、今年の秋に正式リリースを目指しているそうです。

Viva Insights の画面 (現在 パブリック プレビュー)

このアプリの機能の一つにバーチャル コミュートがあります。これは仮想通勤と訳されますが、リモートワークになってから、仕事の終わり時間があいまいになるのをメリハリつけるための機能です。

設定画面は次の通りです。リマインダーをオンにして、リマインドする時間を指定します。

では、実際にどのようなことをいざなってくれるのか、私の設定を例に確認してみましょう。

まず、指定した通知時間になると、アクティビティに「切り上げますか?」と通知されます。クリックすると次のような画面が表示されます。[始めましょう]をクリックします。

「お疲れ様です! お仕事をやり終えると気分がいいですね」というメッセージとともに、Microsoft To Do に登録している「タスク」の進捗確認画面が表示されました。資料は作り終えていたので、気分よく[完了]をクリックして、[次へ]。

次に翌日のスケジュールの確認です。翌日は定期開催の研修の実施があったので、それが表示されていますね。確認をして再び[次へ]。

次は1日を振り返ります。今日の気持ちを選択し、自分の心身の状態を客観視します。自分の感情に近い顔を選んで[次へ]。

最後に、ビデオの音のタイミングに合わせて1分ほど深呼吸します。[次へ]。

これで完了です。あとは、仕事以外の時間を楽しみましょう。

在宅ワークしている方には、なかなか、良い機能だと思います。

とはいえ、実際には、家族と暮らしていてまだ手のかかる子供がいたりすると、犬のお散歩はもちろん、ランドセルの中身の確認(配布物の確認)とか、宿題の丸つけとか音読とか、子供の習い事の送り迎えだとか、晩御飯の買い物だ準備だ、お風呂だとばたばたなので、ゆっくりと深呼吸して終わりというような優雅な終わり方はできないのですが(そもそも「ママー、何してるの? そうそう、学校でね～」とマシンガントークがさく裂するし)、それでも家族が寝静まる夜中まで仕事をしているときには深呼吸で終わることができたので、ちょっとリラックスできたように思います。

えっ、参考にならない?　(笑)

ですが、しっかりと1日を振り返る余裕をもって仕事にのぞめる日が増えるように意識するきっかけにはなりそうです。

皆さんもぜひ、活用してみてくださいね♪