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2024年4月30日 (火)

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Microsoft Viva Amplify (アンプリファイ)は、組織内での周知するために Outlook, SharePoint, Teams に対して1か所から一括して配信するための仕組みです。

たとえば、Teams を主体で使っていてなかなか SharePoint サイトのニュース機能が浸透しないという組織やメールでの周知が根強くやはり SharePoint のニュースを見ることがないとった組織も少なくありません。ですが、お知らせは SharePointのニュース機能を使った方が後から検索しやすいというメリットがあります。メールや Teams では他の会話に紛れていってしまいがちです。情報ソースの主を SharePoint におき、ここから同じ内容を一斉にメールと Teams のチームに配信することができるのが Viva Amplifyです。

一般提供開始

この機能は 2023年10月10日に一般提供が開始されました。ただし、提供開始からすぐは配信には英語だけしかサポートされていなかったのですが、Microsoft Learn を見ると 2023年11月28日には日本語のサポートが開始されたようです。

そもそも Amplify (アンプリファイ)とは?

“Amplify” は英語であり、日本語訳すれば増幅する、拡大するの意味があります。ちなみに、楽器用の “アンプ” は同じ語源です。これは増幅器の一種であり、増幅器は Amplifier と書きます。

このことから、Viva Amplify は Microsoft 365 内での情報発信を増幅するというニュアンスがあると思われます。Microsoft 365 ではコミュニケーションツールとして Teams, SharePoint, Outlook があるが、Viva Amplify では、それぞれに情報発信するのではなく一か所からすべてのチャネルに一斉配信することで “増幅” させるということになるのでしょう。

Viva Amplify の機能を把握する

Viva Amplify がどういったものなのかについて、ビデオで解説しています。30分ほどあるので長いですが、これを見れば一通りの機能は理解できるはずです。


YouTube: Microsoft Viva Amplify を使って一か所からメール、SharePoint、Teamsに一括で情報を周知しよう!

Viva Amplify に必要なライセンス

Viva Amplifyは次のライセンスに含まれています。

  • Microsoft Viva 従業員コミュニケーションとコミュニティ
  • Microsoft Viva スイート

従業員エクスペリエンス プラットフォームのプランと価格 | Microsoft Viva

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配信先ごとの指定

配信先のチャネルごとに配信先を指定できますが、最大数の制限があるので注意しましょう。

  • Outlook … 最大200個のメールアドレス (個人、配布リスト、グループを含む)
  • SharePoint … 最大20サイト
  • Teams … 最大5つのチャネル 

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Viva Amplify の重要性

組織で何かしら情報を周知するということは、単にどこかに掲示して終わりではありません。「伝達」が大切なのは言うまでもないことです。つまり必要な範囲に十分に伝達されることであり、それによって最終的には問い合わせが減るとか、何かしらのアクションにつなげたいわけです。 そうなると、公開した情報がどの程度閲覧されたのか、滞在時間は? どの時間帯に閲覧されているのか、それに対してどんな感情を持ったのかなどを加味して傾向を分析しながらよいりよい情報発信をしていくことが大切になってきます。※SharePoint ではページごとにこうした情報を得るための利用状況分析レポートが提供されています。

Viva Amplify では配信先に対するメトリックをレポート表示できます。どの配信チャネル(メール、SharePoint, Teams) でどの程度のユーザーに閲覧されたのかが確認できますし、リアクションを取得することで感情分析などもできます。そういう意味では Microsoft Viva Amplify の方向性というのは合理的であるといえるでしょう。

かつてメールによる周知では「開封確認メッセージ」などを送ることもありましたが、果たしてきちんと内容を読んだのかはわかりません。情報の周知を効果的に行う方法というのは、Microsoft に限らず常に追求され続けていて変化しつづけています。そのトレンドを追いかけて自分たちにとっての最適解も変化させていくことは重要です。Viva Amplify もそうした最適解の一つとなりえます。

文献

Viva Amplify を使うための事前設定などの詳細は下記のリンク先を参照してください。

2024年2月26日 (月)

COVID-19 によるパンデミックが宣言された翌年の2021年2月に Microsoft は自社の Microsoft 365 サービスを活用した新しい働き方を推進していくソリューションとして "Microsoft Viva シリーズ" を発表しました。その一つが今回とりあげる Viva Topics (ビバ トピックス) です。

Viva Topics は SharePoint をベースに AI を活用した新しいナレッジマネージメントシステムとして登場しました。組織内で交わされるコミュニケーションの中では製品名や単語、用語など様々な言葉が行きかいます。こうした言葉が意味するところ、関係する情報の所在、かかわっている人などを知りたくてもすぐにそうした情報にたどり着けないことも少なくありません。そんな中、AI がこうした頻繁に交わされる "言葉" をトピックとして抽出し、会話やSharePoint 上のファイル、ページなどから言葉の説明を自動的に抽出し、関係者を見つけ出し、言葉同士の相関関係を可視化するシステムが Viva Topics です。

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さて、この Viva Topics ですがタイトルにもあるように残念ながら 2025年2月22日に廃止されます。

これに伴い、Viva Topcis に対する新機能の開発への投資は 2024年2月22日より凍結されます。この記事を書いているのが2024年2月26日ですから、すでに開発は終了しているということです。今後はトピックカードは表示されなくなりますし、Viva Engage とのトピック統合も廃止となるとのこと。

Copilot の台頭

この背景にあるのが、生成AIの台頭です。2023年からMicrosoft は OpenAI 社に出資しつつ自社のサービスおよび製品に対して Microsoft Copilot を大々的に投入しました。つまり、これからは Copilot が新たな世代のナレッジマネージメントを担うということです。

そもそも、ナレッジマネージメントをシステム的に行おうという試みは Microsoft 社に限らず長年行われてきました。Notes などでもそうでし、自社開発のWebシステムを持っているところもあったのではないかと思います。SharePoint でもそうした試みは行われてきました。社内版の Wikipedia のようなものを構築しようというものです。どうしても情報はしばらくすると分散に転じるので、人の手で分散していく情報をなんとか集約しようという取り組みともいえると思います。

ただ、課題だったのが、システム構築まではいくもののそのあと誰がメンテナンスするかというところ。元ネタがあってそれをシステム化するのは良いのですが、そこから新しいナレッジを誰が登録し最新化するのか。ここが大きな課題で、どうしても情報が陳腐化していってしまい、利用頻度が下がってしまう。

そこで Viva Topics は AI を使って人の手をなるべく借りずに情報の鮮度を保っていこうという試みだったと私は考えています。そこに来て大きな変革をもたらしたのが ChatGPT をはじめとする生成AIです。

これからのナレッジマネージメント

Microsoft 社は Viva Topics にかわってこれからは Copilot for Microsoft 365を導入し、ナレッジを SharePoint ページとして生成していくように勧めています。2024年2月時点では  Copilot for SharePoint はまだロールアウトされていませんが、3月以降にロールアウトが予定されています。SharePoint のページ生成も Copilot を使って行えるようになる予定です。

つまりは、必要な時に必要な情報をその場で生成するというスタンスに変わるわけです。しかも分散した情報をもとに新たな情報を生成できる。何か不明な点があれば Copilot に尋ねればよいということですね。

結局、Viva Topicsでは最後まで日本語対応はされずじまいでした。ですが、ChatGPTベースであれば多言語対応はできているので日本語でもきちんと対応してくれるというのはありがたいことです。検索に関してもベクトル検索を利用して「自然言語で検索すれば、文脈を踏まえて結果を得られる」方向に進んでいます(Copilot for Microsoft 365 を導入していることが前提)。

ベクトル検索については次の「Copilot 用のセマンティック インデックス」に関する資料を参照してください。

Semantic Index for Copilot | Microsoft Learn

ただし、こうした仕組みを生かすにはドキュメントをはじめとする情報の整理整頓として、古い情報や間違った情報をどう排除していくかを考慮したドキュメントのライフサイクルはますます重視するべきでしょうし、機密情報保護をきちんと行っていく必要があることは言うまでもありません。各組織はCopilot を使って、Microsoft 365 に蓄積されていく情報をどのようにうまく再利用し、それそれのナレッジとして高めていけるかを模索していく必要があると考えています。

2024年1月12日 (金)

Microsoft Teams に Viva Connections アプリを追加している場合、Viva Connections アプリ上でのキーワード検索は上下に分かれるようになっています。

上の「Viva Connectins で"<検索キーワード>" を検索」を選ぶと SharePoint 側を対象にした幅広い検索が行えます。一方、下の「Microsoft Teams で残りの部分で "<検索キーワード>" を検索します」を選ぶと Teams 内の会話検索ができます。

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実際の検索画面は次の通りです。Viva Connections 検索では SharePoint 内検索と同じ画面が表示されています。

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一方の Teams 内検索では会話がヒットしています。

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画面の下部までスクロールするとTeams 内で共有されたファイルも対象になっていることがわかります。従来通りですね。20240112_173937_2

実際の操作ビデオ↓

なお、この機能はクラシックな Teams アプリでのみ有効であり、新しい Teams ではまだ利用できません。新しい Teams にも数か月後には投入されるようです。

2022年8月 5日 (金)

2022年7月30日に Japan Office 365 Users Group の勉強会で登壇させていただき「Microsoft Viva Topics の基礎」について説明しました。

第35回 Office 365 勉強会 - connpass

Viva トピックは SharePoint ベースのナレッジ管理ソリューションです。その時の録画と資料を公開しておきます。

録画

勉強会の録画を一部編集して公開しています (Q&A についてはカットしています)。

資料のリンク

 

2022年7月14日 (木)

Viva ラーニングに SharePoint 上のコンテンツを公開できるという記事を以前書きました。

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以前は、Microsoft 365 全体管理者または知識管理者の役割を付与されたユーザーだけが全社的に SharePointサイト上のコンテンツを追加できていたわけです。

これに加え、新しい機能として Microsoft Teams 上のタブとして Viva ラーニングが追加できるようになり、ここに従業員自らSharePoint 上のコンテンツを追加できるようになりました。もちろん、SharePoint 上のコンテンツ以外にも従来通り LinkedIn Learning や Microsoft Learn のコンテンツも複数組み合わせることができます。つまりチームごとに自分たちの判断で必要なコンテンツ(教材)をタブに追加して、「これちゃんと勉強して理解しておいてね」という情報共有がしやすくなったのです。

とはいえ、この機能を使うにはMicrosoft 365 管理センター上で管理者が事前に次の機能を有効にしておく必要があります(既定ではオン)。

[設定]>[組織設定]>Viva ラーニング> "従業員が SharePoint から Microsoft Teams のチャットおよびチャネルの Viva ラーニング タブに独自のコンテンツを追加できるようになる" がオンになっていること

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あとは任意のチャットまたはチャネルで Viva ラーニング タブを追加していくだけです。

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以上の手順で、SharePoint 上のビデオや PowerPoint などのコンテンツを公開できます。

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