SharePoint で目的のコンテンツが見つからないという時、「検索範囲」というものが存在していることを意識していないことが原因かもしれません。

そもそも、どこから検索をはじめても、常にすべてのサイトから検索してくるというのはよく考えれば非効率です。これでは目的のコンテンツ以外もキーワードに引っかかってくるかもしれず、本当に欲しい情報が埋もれがちに。たとえば、現実世界で何か探すとしましょう。もしテレビのリモコンが見つからなければ、利用する可能性の高いリビングでまずは探すでしょう。靴下が片方なければ、ソファーの下、洗濯機の中などありそうなところから探すものです。デジタルの世界も基本は変わらないのです。

より目的のコンテンツを適切に検索できるよう、検索を始めた場所によって検索範囲は適切に絞り込まれるようになっています。例えば、契約書を管理するサイトで検索を始めれば、そのサイト内のみをまずは検索します。これによって契約に関わるコンテンツだけが検索結果に表れるでしょう(検索しやすいよう、情報の性質、種類でサイトが分類されてるのが理想的)。

ということで、SharePoint を含むMicrosoft 365 では検索を開始する場所によって既定の検索範囲というものが決まっています。一般的な検索の開始場所は次の通りです。

• Office.com (microsoft365.com)
• SharePoint スタートページ
• SharePoint ホームサイト
• OneDrive for Business
• ハブサイトのホーム
• ハブサイト以外の各 SharePoint サイトのホーム
• 各サイトのライブラリやリスト

検索をする場所によって下記の通り範囲が異なります。最上位が最も検索範囲が広く、下に行くほど検索範囲が狭くなっていきます。
なお、アクセス権限は担保されるため閲覧権限をもっていないコンテンツは検索結果に表示されることはありません。

上の表に書いた通り、各検索場所では検索ボックスに既定で表示される文言(プレースホルダー)が実は異なります。注目していなかった方はぜひ注目するようにしてみてください。

例えば、Office.com で検索するときは単に「検索」と書かれています。

SharePoint スタートページでは「SharePoint 内を検索」

ハブサイトでは、「サイト全体の検索」

特定のサイトでは「このサイトの検索」

といった具合で、これは既定の検索範囲を示しています。

それぞれを少し詳しくみてみましょう。

Office.com

Office.com (https://www.office.com もしくは  https://www.microsoft365.com) から検索するときにはSharePoint だけでなく、アプリ、メッセージ(Outlook, Teams) などのMicrosoft 365 全体が検索対象となります(ただし、現時点では Viva Engage (Yammer) は含まれない)。SharePoint に限って言えば、サインインしているユーザーが参照できるすべてのサイトが検索対象です。ちなみに、メッセージに関しては、Outlook は自分のメールボックスが対象であり、Teams はチャットやチャネル内のメッセージが検索対象になります。

SharePoint スタートページ/SharePoint ホームサイト

SharePoint スタートページはアプリ起動メニューまたはスイートバーにある SharePoint のロゴをクリックすればアクセスできます。SharePoint ホームサイトは組織の管理者がホームとして指定したコミュニケーションサイトです。

この時注目してもらいたいのが検索ボックスに表示されている文言です。「SharePoint内を検索」となっています。こう表示されていれば、すべての SharePoint サイト(OneDriveも含む)が検索対象です。

これが表示されている場合、検索範囲はテナント内の全 SharePoint サイトと SharePoint 管理下にある情報が対象です。

• すべてのSharePoint サイト
• すべてのサイト内のリストやライブラリなどのコンテンツ(ファイルやリストアイテムも含む)
• すべてのサイト内のニュース
• すべてのサイト内の画像
• 連絡先 (Delve で管理しているユーザープロファイル)

もちろん、アクセス権限は考慮されるため、ログインしているユーザーが参照できないコンテンツは検索結果には表示されません。

OneDrive for Business

OneDrive for Business から検索する場合は、すべての SharePoint サイトを対象にしたファイル検索になります。OneDrive for Business と言えばファイル管理が中心です。そのため、検索対象も「ファイル」のみです。

検索するとき検索ボックスに検索範囲が3つ表示されます。

• 自分のファイル
• すべてのファイル (既定値)
• 組織全体

既定では「すべてのファイル」となっており、検索範囲がすべての SharePoint サイト(OneDrive も含む)となります。したがって、検索結果を確認する際には「場所」の列を確認することが大切です。ここには格納されているサイトとライブラリのパスが表示されます。

「自分のファイル」を選択すると自分の OneDrive for Business 内の検索に限定されます。そのため場所はOneDrive for Business 直下に既定で作成されているドキュメント ライブラリのバスである Documents > で必ず始まります。

なお、検索範囲として「組織全体」を選ぶと SharePoint スタートページの検索画面に画面遷移することになります。たとえば、ファイル以外にページやニュースなどを探したいときや画像の絞り込み検索がしたいときにこれを選びます。もちろん、会話を検索したい場合は、明示的に  www.office.com (または www.microsoft365.com) にアクセスして検索するようにします。

ハブサイトのホーム

ハブサイトのホームページの検索ボックスには既定では「サイト全体を検索」と表示されます。つまり、ハブサイトおよびハブに接続されたサイト群全体を検索対象にしているということです。ハブサイトに子供のハブや孫のハブが接続されている場合は、それも検索範囲です。ただし、子供のハブのホームページで検索する場合は、上位検索はせず(検索範囲を広げず) 自分管理下のハブと孫ハブが検索対象になります。同様に孫ハブで検索すると孫ハブ内しか検索しません。

ハブサイト以外の各 SharePoint サイトのホーム

ハブサイト以外のサイトのホームページで検索した場合は、検索ボックスに「このサイト」と表示されます。この場合は文字通り、今、検索を開始しているサイト内のみが検索範囲だということです。

各サイトのライブラリやリスト内の検索

サイト内のリストやライブラリの各ビューにアクセスした状態で検索を始める場合は、検索ボックスには「このリスト」や「このライブラリ」と表示されます。ですから、いまアクセスしているリストまたはライブラリ内に限定した検索です。

Microsoft 365 で OneDrive や SharePoint の検索をするときに、さっき削除したばかりのファイルが検索結果にまだ出てきてしまうということがあります。これは検索インデックスにしばらく情報が残ってしまうため。とはいえ、通常は数分程度で検索結果からも削除はされます。ちなみに、この現象は Google でも同じように起こります。

私たちが日々 SharePoint などで検索できるよう、検索のための情報が定期的に作成されています。どこにどんな情報があって、そこにはどういった言葉が含まれているのかなどが登録されているのです。この情報は検索インデックスといいます。

このインデックスを定期的に更新するプロセスが検索クロールという処理です。Google などの他の検索エンジンでも検索クロールが定期的に行われています。

Microsoft 365 の場合はテナント全体で共通の検索インデックスがあり、ここには情報を保護するためにアクセス権限の情報も含まれています。

Microsoft 365 内では検索クロールのタイミングは特に公開されていませんが、新しくファイルなどを使いすると早ければ1分くらいで検索結果には表示されるようになるので、かなりの頻度でクロールされているようです。新規作成だけでなく、「消した」という情報のアップデートもクロールのタイミングで行われるため時差が生まれるのです。

さて、冒頭の削除したのに検索結果に表示されてしまうかもしれないという問題ですが、もし検索結果に削除済みのファイルなどが表示されたとしても、実際には実体は削除済みなので検索結果をクリックしてももう存在しないと言われるはずです。

なお削除したコンテンツがどのくらい残っているのかはタイミングによります。実験すると数分で検索結果からも消えてくれることが殆どです。

アクセス権限と検索

SharePoint (および Microsoft Search)での検索結果はログインしているユーザーが持っているアクセス権限が反映されます。そのため閲覧できないコンテンツは検索結果には表示されません。自分には検索結果として表示されているファイルやページなどでも、他のユーザーにはそもそも表示されていないこともあります。

情報を漏えいしないためにも権限管理については、ユーザーといえども基本的な理解はとても重要です。

また、うっかり機密情報をうっかり共有してしまう場合に備えるファイルは秘密度ラベルという設定をすれば暗号化することも可能です。暗号化することで特定のユーザーしかファイルを開くことができないような制限ができます。秘密度ラベルの定義は組織全体で事前設定が必要なので、すぐに利用できない組織もあるでしょうし、すでに利用しているところもあると思います。なおファイルは暗号化すると検索ではヒットしなくなるというトレードオフもあり、うまく使い分けないと生産性は下がります。

秘密度ラベルに関しては弊社で研修も行っているのでご参考まで。

【オフィスアイ株式会社】Microsoft Purview コンプライアンス入門～Microsoft 365 ファイルおよびメールに対する機密情報保護と情報ガバナンス～ (office-i-corp.jp)

検索インデックスからの強制削除

かなり前はクロールに非常に時間がかかっていたため削除したコンテンツがしばらく残ることもよくありました。そのため、どうしても迅速に検索結果からも削除したいコンテンツがあれば、URLさえわかれば組織の管理者に依頼することで、検索インデックスから当該URLを削除してもらうこともできます。

SharePoint 管理者(※サイトの管理者ではなく、組織全体の管理者相当の管理者) は次の場所から検索インデックス内の特定のURLの情報を削除できます (下記の操作画面はオンプレミスのサーバー時代からあるものです)。ただ、前述した通り、現在は素早く削除情報もインデックスに反映しているようなので、数分程度待てば消えているはずです。どうしても消えていない情報があれば試してみるといいと思います。

1. SharePoint 管理センターにアクセスする。
2. [その他の機能]>[検索]の[開く]をクリックする。
   

   

3. [検索結果の削除]をクリックする。
   

   

4. 削除したいURLを入力して[今すぐ削除]をクリックする。
   

   

   
   
   
   

 補足: ごみ箱について

ごみ箱は最初から検索インデックスの対象外なので、クロールされてもインデックスに含まれることはありません。したがって、検索結果には表示されません。

SharePoint や OneDrive for Business 内からファイルを検索できますが、見つかった検索結果のファイルを直接開くのではなく、そのファイルが格納されているライブラリやフォルダーを開きたいということもよくあります。

こうしたニーズに対応すべく検索結果から保存場所を開くことができるのですが、操作方法に気づかない方も少なくないようです。

SharePoint 上の検索結果の場合

検索結果の右端にある...をクリックすると「フォルダーを開く」メニューが表示されるのでこれをクリックします。

OneDrive for Business 上からの検索結果の場合

検索結果にある目的のファイルを選択するとコマンドバーに「ファイルの保存場所を開く」が表示されます。また、... をクリックしても同じメニューが表示されます。

ついでに、、Microsoft 365 ホーム(microsoft365.com) のクイックアクセスからも

www.microsoft365.com のクイックアクセスからも格納先のフォルダーを辿れます。こちらも...から[開く]>[ファイルの保存場所を開く]をクリックします。

SharePoint リスト (Microsoft Listsも同じ) の詳細オプションに「このリストの既定以外のビューを検索結果に表示しますか?」というオプションがあります。この値は既定ではオフ(いいえ)です。これをオン(はい)にしたらどうなるのか?

これを "はい" にすると、「ビュー名」でビューのリンクが検索できるようになります。たとえば、既定のビュー以外に独自に「おむすび」という名前でビューを作ります。既定ではこのビュー自体の検索はできませんが、上記のように設定を "はい" に変えることでビューのリンクも検索結果に表示されるようになります。まぁ、ビューのリンクを検索したいというニーズがどれほどあるかという話ではありますけど、気になっている方にとってはこういうことです、という話です。

SharePoint ニュースは各サイトに作成されます。作成場所は「サイトのページ」ライブラリで、どのニュースも各サイトのこのライブラリに格納されるわけです。

ニュース配信する場合、各サイトはユーザーにとってみればニュースの「カテゴリ」として捉えられます。

そのためサイトを構築するときにニュース配信を考えてサイトを分けることが大切です。

しかし、このようにサイトを分けたとしてもサイト内で発信するニュースが増えてくると、さらに分類したくなってきがちです。そこで私も色々と試行錯誤しました。最初は「サイトのページ」ライブラリに任意の列を追加して、ページ発行時にカテゴリを指定するという方法を取りました。

下のようにまず列を用意する必要があります。この例では選択肢にしています。

ページを編集する際に、この列 (プロパティ)を編集できるわけです。

ですが、この方法はずぼらな私にとっては長続きしません。まず、サイトごとにライブラリに対して列の追加が必要です。選択肢にしていると、場合によっては選択肢の内容を編集したいときにライブラリの設定から変更が必要になります。ページを作成したいのに、カテゴリの編集をするという手間が増えます。さらに ニュースWebパーツや強調表示されたコンテンツWebパーツでカスタム列を使ってフィルターしようとすると検索の設定で管理プロパティを追加する必要があったりもします。とにかく、思い立ったらすぐにページを作って発行したいのに、それに付随する手間がかかりすぎてしまう。もちろん、この方法が合う人もいるでしょうから否定はしません。が、私にとってはあまり向かなかった。

そこで現在取っている方法はページに表示されるキッカーを使うことです。ページを編集するときに「タイトル上のテキスト」というのが表示できるようになっています。小さな見出しです。

これをカテゴリに使おう! ということです。これなら追加設定はいりませんし、いつでもすぐに使えます。ページテンプレート化でもしておけば、設定忘れも少なくて済みます。

この項目は内部的には「TopicsHeader」と呼ばれます。サイトのページライブラリ上でも「トピックのヘッダー」列として追加表示できます。

これを利用すると、追加設定なく、ニュースWebパーツや強調表示されたコンテンツWebパーツでフィルターできます。例えばニュース Webパーツの場合は、現在のサイトのニュースを取得する場合も必ずニュース ソースとして「サイトの選択」を選び、現在のサイトを選びます。これでフィルター条件で管理プロパティが利用できます。

フィルター条件で管理プロパティを選択し、TopicHeaderOWSTEXT を選択しましょう。この列は既定で管理プロパティに TopicsHeaderOWSTEXT として用意されているので、追加設定することなく利用できます。あとは次の図に示すように、一致させたい小見出しを指定するだけです。

強調表示されたコンテンツ Webパーツを使う場合も同様です。

参考になれば幸いです。

書籍にも、この内容を記載しています。

「ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編」