SharePoint Technical Notes: Power Automate

Power Automate を使ってHVEアカウント経由で電子メールを送信する

↓の前回の続きの記事です。

SharePoint Technical Notes : Exchange: 大量メール送信機能 (HVE) パブリックプレビュー (lekumo.biz)

HVEアカウントを作成したら、Power Automate から送信テストをしてみます。Power Automate には SMTPコネクターが用意されているためこれを利用します。

たとえば、「フローを手動でトリガーする」を指定し、次に「SMTPコネクター」のメール送信アクションを追加します。この環境での利用が初回である場合は、接続の作成が必要です。この時に HVE用の SMTPサーバーアドレスやユーザー名/パスワード、SMPTサーバーポート、SSL の有効化を行います。

接続を追加したら、再び「メールを送信する」アクションを選択し、パラメータを指定します。「すべて表示」をクリックすると、CC, Bcc, 重要度、添付ファイル、宛先、件名、ボディを指定します。ちなみに、差出人として自分のメールアドレスを指定するとフロー実行時に「メールボックスへのアクセス権限がない」とエラーになります。大量メール送信であるため、通常は送信専用アカウントとすることになるため差出人は空を指定しておく方がよいでしょう。

以上で、あとはフローを実行するだけです。

Power Apps: 早期リリースサイクルの環境

Power Platform の製品エンジニアリングチームはそうとウェアを更新しており、修正とマイナーまたはメジャーアップデートを含む更新は毎日もしくは毎週行われています。ただし、すべての地域の顧客環境に更新を展開するには数日から数週間かかることもあるわけです。

Microsoft は顧客からフィードバックを得るために Power Apps プレビュープログラムを用意しており、これを利用するためには、従来は、組織内に「米国(プレビュー)」という地域を選択した環境を作っておくというのがこれまでのアプローチの一つでした。この環境を利用することで、数日間の間、最初に機能が展開されるためユーザーは新機能をいち早く把握でき、フィードバックできたのです。

ですが、現在、環境を新規に作成する際に「米国(プレビュー)」という地域は選択肢から削除されています。その代わりに早期リリースサイクルの環境というものが新たに利用できるようになっています。

早期リリースサイクル環境 - Power Platform | Microsoft Learn

新規に環境を作成するときに地域とは別に「新機能を早期に取得する」オプションをオンにすることで早期リリースサイクル環境になります。

現時点では、このオプションを選択できる地域は限られており、2024年5月28日現在では以下の地域のみになっているようです。

米国
ヨーロッパ
オーストラリア
カナダ

ちなみに、従来の「米国(プレビュー)」には Dataverse データベースは追加できませんでしたが、この新しい機能は Dataverse データベースの追加も可能です。

どの環境が早期リリースサイクルを採用しているかは Power Platform 管理センターの「環境」一覧にある「リリースサイクル」列で確認できます。

Microsoft 365: SharePoint サイトのページのコメント機能をサイト単位で無効化する

SharePoint サイトで作成するページにはコメント機能があります。既定ではオンになっています。うまく利用すれば、閲覧者とのコミュニケーションの場として利用できます。

とはいえ、コメントが不要なケースもあります。その場合、ページ単位で有効・無効にはできます。それ以外にテナント全体で一括でオフにすることもできます。が、コメント機能が不要なのは自分が利用しているサイトだけで組織全員がどう考えているかまで把握できないものです。そこでサイト単位でオフにできないかという話になってきます。

実際にサイト単位での無効化はできるのですが、これはAPIを経由する必要があるため PowerShellなどを使わないといけません。SharePoint サイトを利用しているユーザーのほとんどは PowerShellに精通してはいないでしょうから、この選択肢をとるのもなかなか難しい。

そこで比較的ユーザーとして手軽な手段として Power Automate を使う方法を紹介します。Power Automate の SharePoint コネクターには「HTTP要求を送信」するアクションがあります。これを使うと SharePoint の REST APIを利用できます。

フローの作り方

今回は手動でトリガーするフローにします。次のようにフローを作成します。

「SharePoint にHTTP要求を送信します」アクションは次のように構成します。

まず、目的のサイトのURLを指定します。方法は POST を選択します。URIは「_api/web」と指定します。これで SP.Webオブジェクトを操作できます。

「すべてを表示」ボタンをクリックして、ヘッダーやボディの入力画面を表示します。

ヘッダーは次のように指定します。X-HTTP-Methodは大文字で “MERGE” を指定します。

Accept	application/json;odata=verbose
Content-Type	application/json;odata=verbose
X-HTTP-Method	MERGE
If-Match	*

ボディは次のようにJSONを指定します。CommensOnSitePagesDisabledプロパティの値を true にすることで無効化します。再び有効化したければ false にします。

{ "__metadata":{"type":"SP.Web"}, "CommentsOnSitePagesDisabled":"false" }

以上でフローは完成です。

実行を試す

動画で確認してみてください。

YouTube: SharePoint ページ上のコメント機能をサイト単位でオフにする

録画公開 - Power Platform を利用した Microsoft 365 ドキュメント管理

昨年末に行われた Japan Power Platform Conference 2023 で登壇したセッションの録画が公開されています。

登壇資料は下記の通りです。

Power Platform を活用した Microsoft 365 ドキュメント管理 by @ai_yamasaki

すべてのセッションの録画は下記の YouTube に公開されています!

Japan Power Platform Conference 2023 の全ての録画

Japan Power Platform Conference 2023 - YouTube

Power Automate: Office 365 Outlook メール送信(V2)での文字化け

Tipspowerautomate

Power Automate の Office 365 Outlookコネクターのメール送信(V2)を使っていて文字化けに遭遇したので、なぜそれが起きたかの備忘録です。

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弊社では研修を行っていますが、お客様へ研修の申込などの連絡にところどころ Power Automate による自動メール送信を使っています。が、一部の方から文字化けしているとの連絡が。

普段 Outlook は Outlook on the web か iOS または iPadOSの Outlook を使っているので、気が付かなかったのですが、よくよくデスクトップ版のOutlookで確認すると確かにメールのフォントがおかしい。。。文字化けだから charset だろうということで確認してみると「charset="gb2312"」となっている。これは簡体字中国語の文字コードです。