Microsoft 365 アーカイブ機能はストレージコストを低減するためのアプローチの一つです。

利用頻度が著しく下がった SharePoint サイトは、そのまま放置しておくとストレージコストが増大していくだけです。そこで、使わないのであれば、削除するという選択肢もあるわけですが、何らかの理由で削除まではできない場合もあります。そこで利用したい機能がアーカイブです。

基本的には SharePoint のテナントレベルの管理者がサイト単位でアーカイブできるようになっています。アーカイブされたサイトのコンテンツは再アクティブ化されるまで内容を表示することはできなくなります。アーカイブされたサイトのコンテンツの検索は可能ですが、検索結果をクリックしても内容が表示されることはありません。Copilot からも参照はできなくなるため、古くて間違った情報を参照させないように制御するのにも利用できます。

なお、OneDrive (Business) は対象外です。

アーカイブしたサイトのコンテンツにアクセスするには再アクティブ化が必要ですが、過去7日以内にアーカイブされたサイトはすぐに再アクティブ化できます。7日を超えている場合は、再アクティブ化に最大24時間かかることがあります。また再アクティブ化後は4か月経過しないと再アーカイブはできません。

[アーカイブ] SharePoint 管理センターの「アクティブなサイト」から操作する

[再アクティブ化] アーカイブされたサイトの再アクティブ化は SharePoint 管理センターの「アーカイブされたサイト」から行います。

ファイルレベルのアーカイブ

2026年3月末から新機能としてファイル レベルのアーカイブはサイトのユーザーがアーカイブをファイル単位で行えるようになっています。現在、パブリック プレビューです。

やったー!
Microsoft 365 Archives のファイル レベルのアーカイブ機能がロールアウトされてきた。
ちなみに、事前にテナントレベルで PowerShellで有効化しておく必要がある。

これができるようになると、半年後くらいに予定されている Microsoft Purview… pic.twitter.com/dH0RhiBnaE

— HIRANO Ai | MVP 👉 ❤️ SharePoint (@ai_yamasaki) April 2, 2026

料金

アーカイブストレージにかかる料金は、アーカイブされたストレージ容量と SharePoint の現在利用されているストレージ容量とが、テナントでプールされている容量制限を超えた場合にのみ課金されることになります。

テナントの既存プール容量を超えなければ課金されることはありません。2025年3月までは再アクティブ化時に課金されていましたが、2025年の3月末以降はこの課金の仕組みは撤廃されています。

料金の詳細は下記のリンク先を参照してください。

Microsoft 365 のドキュメント処理の従量課金制の価格 | Microsoft Learn

設定

Microsoft 365 アーカイブはすでに説明した通り従量課金制であり、これを利用するにはテナントに対して Azure のサブスクリプションの紐づけが必要です。

• ドキュメント処理の従量課金制を設定する | Microsoft Learn 
• Microsoft 365 アーカイブを設定する - Microsoft 365 Archive | Microsoft Learn

ファイル レベルのアーカイブを行う場合は、テナントレベルでこの機能をアクティブ化する必要があります。これには SharePoint 管理シェル(16.0.26714.12000以降)を使用します。

Set-SPOTenant -AllowFileArchive $true

詳細は次のリンク先を参照してください。

Microsoft 365 アーカイブを管理する - Microsoft 365 Archive | Microsoft Learn

OneDrive および SharePoint 内の SharePoint ワンタイム パスコードに(SPO OTP)認証が2026年7月に廃止されます。

2026年5月から、外部共有の招待と認証は SPO OTPではなく、Microsoft Entra B2B を使うようになります。

🎓SharePoint ワンタイム パスコード認証とは?

SharePoint のワンタイム パスコード認証に関しては下記の記事に詳しく書いていますが、簡単に整理するとこれまではMicrosoft 365 アカウントや Microsoft アカウントを持たない社外のユーザーに SharePoint のコンテンツを共有する際に、これまでは SharePoint 独自のワンタイム パスコード認証を使ってきていました。このワンタイム パスコード認証では Microsoft Entra ID にゲストアウントを作ることなく認証できるというものです。

しかし、今後は Microsoft Entra ID の B2B統合が自動的に有効になり、Microsoft 365 アカウントや Microsoft アカウントを持たない社外のユーザーに対しても必ず Entra ID にゲストアウントを自動生成できるようになります。ゲストアウンとがあれば、ゲストアカウントのライフサイクル管理が可能になるだけでなく、条件付きアクセスポリシーによるコントロールなどもできるようになります。

これによってEntra B2B でのゲストアカウントが利用できるようになります。現在、B2B統合は SharePoint の eSignature や社外との秘密度ラベルで暗号化したドキュメントのやり取りなどで必須の設定であり、これを明示的に行わなくてもよくなるのは朗報だといえそうです。

🎓SharePoint ワンタ

EnableAzureADB2BIntegration 設定の今後

これまでMicrosoft Entra ID とB2B統合を行うには SharePoint 管理シェルコマンドを使ってテナントのEnableAzureADB2BIntegration オプションを有効化する必要がありました。しかし、B2B統合は自動的に行われることになるため、この設定自体が無効になります。逆に、従来のようにこのオプションを無効化することもできなくなります。

⚠️外部ユーザーへの影響

すでに Entra B2B ゲストアカウントを持っている場合は特に変更はありません。

テナントに更新が適用された後

Entra B2Bゲストアカウントを持っていない外部ユーザーは、特定のユーザーと共有されるリンクは、Entra B2B Invitation Manager 経由でゲストアカウントが自動的に作成されます。認証は Entra B2B を使います(メールのOTPが有効になっている場合)。

テナントに更新が適用される前

2026年7月まで SharePoint の OTP認証は引き続き利用できます。ただし、2026年7月を過ぎると、これらの対象となるユーザーは B2B ゲストアカウントの照合ができるようになるまでアクセスが拒否されることになります。

🛠️管理者としての準備

2026年7月から、SharePoint のOTPを利用する古いリンクを使っている際に外部の共同作業を行うユーザーはアクセスが拒否される可能性があることをユーザーに通知します。

組織がEntra 経由でのEmail OTP認証を利用するのであれば、Entra External ID 設定のEmail OTP認証を無効化しないようにします。

外部共有ポリシーを見直すだけでなく、SharePoint および Entra 管理センター内のゲストへの条件付きアクセス設定を確認しておきます。

ゲストアカウントを持たない外部の共同作業者は外部共有レポートを通じて特定できます。アクセスを維持するために、事前にゲストアカウントを作成する対応も考慮しておきましょう。

⏱タイムライン

改めてタイムラインをまとめておきましょう。

2026年5月

新たに外部共有する際の招待および認証は Entra B2B に移行します。以前の SharePoint のOTPを使った認証を利用していたユーザーはB2Bゲストアカウントがなくても、引き続き特定のユーザーとの共有リンクを利用できます。

2026年7月

SharePoint のOTP認証の廃止が開始されます。ゲストアカウントがない場合は、以前の特定のユーザーとの共有リンクに基づくアクセスは拒否されます。

外部ユーザーに再びアクセスさせるには、Entra B2Bにゲストアカウントを作成する必要があり、またファイル/フォルダー/サイトの共有リンクの再作成が必要です。

2026年8月31日

廃止完了見込みです。

参考

• B2B コラボレーション ユーザーの追加 - Microsoft Entra External ID | Microsoft Learn
• 電子メール ワンタイム パスコード認証 - Microsoft Entra External ID | Microsoft Learn
• よく寄せられる質問: OneDrive と SharePoint での外部共有の機能強化 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
• 従業員テナントの概要 - Microsoft Entra External ID | Microsoft Learn
• クイック スタート: ゲスト ユーザーを追加して招待を送信する - Microsoft Entra External ID | Microsoft Learn
• SharePoint & OneDrive の B2B 統合のMicrosoft Entra - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn

2026年2月下旬までのアップデートで、OneNote がMicrosoft Purview の秘密度ラベルをサポートするようになりました。ラベルは OneNote のセクション単位で適用でき、暗号化がサポートされます。セクション内のページはセクションの秘密度ラベルに従うことになります。

OneNote の Microsoft Purview 秘密度ラベル - Microsoft サポート

対象

次のOneNoteクライアントが秘密度ラベルをサポートします。

• OneNote Win32 (Desktop) - 最小バージョン: 16.0.19426.20218
• OneNote for Web
• OneNote for iOS - 最小バージョン: 16.103
• OneNote for Android - 最小バージョン: 16.0.19426.20218
• OneNote for Mac - 最小バージョン: 16.103
• Windows 10 用のOneNote ではこの機能はサポートされません。

⚠️注意

ユーザーはラベルを各OneNote のセクションに手動で適用する必要があります。自動ラベル付けや既定のラベル、ラベルの強制などの機能は現時点では対応していません。

🛠️設定

OneNote に秘密度ラベルを適用するには SharePoint 管理シェルによる追加設定が必要です。最新の SharePoint管理シェルにアップデートしておきましよう。

Enable sensitivity labels for files in SharePoint and OneDrive | Microsoft Learn

テナントレベルの構成の変更となるため、反映されるまで最大15分ほどかかります。

次のコマンドを実行します。

Set-SPOTenant -EnableSensitivityLabelforOneNote $true

PowerShellコマンドを実行すると OneNote のノートブックのタイトル直下にWordやPowerPoint などと同じく秘密度ラベルが表示されるようになります。セクションを選んで変更します。

SharePoint Advanced Management の機能として「コンテンツの検出の制限 (Restricted content discovery:RCD)」があります。

Restrict discovery of SharePoint sites and content - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn

これはサイト単位に設定するもので、Copilot から任意のサイトをグラウンディングの対象から外すのに利用できます。たとえば Copilot の全社導入する際に、データ整備が整っていないサイトでは不用意に Copilot が検索機能を通じてコンテンツを検出してしまう可能性があります。そこで整備が整うまで一時的にグラウンディングできないよう制限しようというものです。最終的には、機密情報などをしっかりと見極めてコンテンツに対して秘密度ラベルをきちんと適用し、Microsoft Purview の DLP(データ損失防止)などと組み合わせることで、機密情報を保護する方向にもっていくのが王道だといえます。その準備が整うまでの中継ぎですね。

「コンテンツの検索が制限された」サイトでは Microsoft 365 Copilot、SharePoint エージェント、組織全体の検索結果に表示されなくなります。ただし、サイトへの権限があるユーザーは直接、そのサイト内で検索する分には検索は可能です。SharePoint スタートページなどから検索するときには組織全体検索ができますが、これが抑制されるということです。

たとえば、設定した対象のサイトはSharePoint のスタートページやホームサイトなどの全体検索から検索結果に表示されなくなります。ただし、OneDrive などに表示される「最近使ったコンテンツ」の表示には影響はありません。また検索に対する影響だけであり、アクセス権限の設定には何の影響もありません。また、この設定ではテナントの検索インデックスからコンテンツが削除されるわけではないため、電子情報開示や自動ラベル付けなどの Microsoft Purview の機能には影響しません。

⚠️注意事項

制限付きコンテンツ検出を過剰に利用すると検索によって情報が得られなくなるため、Copilot 全体のパフォーマンスだけでなくそもそもの検索機能にも悪影響ができます。必要なサイトにのみ適用するようにしましょう。

たとえばデータアクセス ガバナンス レポートや SharePoint 管理センターのアクティブなサイトから目的のサイトを絞り込みます。

必要なライセンス要件

次のいずれかの基本ライセンスが必要です。

• Office 365 E3、E5、または A5
• Microsoft 365 E1、E3、E5、または A5

これに加えてさらに次のライセンスの少なくとも1つが必要です。

• Microsoft 365 Copilot のライセンス(組織内で少なくとも1人のユーザーにCopilot のライセンスを割り当てている)
• Microsoft SharePoint 高度な管理ライセンス

設定

SharePoint 管理センターの「アクティブなサイト」から目的のサイトにアクセスし「設定」タブを開きます。「Microsoft 365 Copilot からのコンテンツを制限する」をオンにします。

変更が有効になるまでには時間がかかる場合があるとのことで、FAQを確認するとサイトのアイテム数に依存するとのことで、たとえば500,000アイテムを超えるコンテンツを抱えるサイトの場合は、この変更が完全に処理されて反映されるまでに1週間以上かかる可能性もあるとのこと。

どうしても即時に Copilot からのグラウンディングを制御する必要があるのであれば、検索に影響がでてしまいますが、サイト単位で検索をオフにすることも考慮に入れることも考えて居かもしれません。サイト単位での検索のオフはサイトの設定ページにアクセスして「検索」カテゴリにある「検索とオフラインでの使用制限」から構成します。

このアプローチはRCDが登場する前にサイト単位でグラウンディングをブロックする方法も一つでした。ただこれだとサイト内検索もできなくなるため、検索ができなくてもさほど影響が大きくない場合に限定しましょう。

RCDの設定をサイト管理者に委任する

2026年3月に公開された新しいアップデートではSharePoint サイトの管理者に委任できるようになりました。ただし、2026年3月の現時点ではパブリック プレビューです。

既定ではオフになっているため、オンにするには SharePoint 管理シェルの実行が必要です。

Set-SPOTenant -DelegateRestrictedContentDiscoverabilityManagement $true

この設定を行うと、サイトの情報画面に「Restrict content from M365 Copilot」オプションが表示されるようになります。

有効にするにはこの設定を On にします。なお、オンにしたあと[保存]ボタンをクリックすると追加画面が表示され変更理由を提供する必要があります。設定の変更を行うたびに正当な理由を提供しなくてはいけません。

オプションは次の3つです。

• Setting no longer applies (もう適用する必要がなくなったため)
• Setting was incorrect (設定が適切ではなかったため)
• Other reasons (その他の理由)

監査

RCDの設定に関しては、次のアクティビティが監査ログに記録されます。

• サイトのコンテンツの検出制限設定をオンにする
• サイトのコンテンツの検出制限設定をオフにする
• サイトのコンテンツの検出制限を更新するための理由

実際にログを確認してみると「RCDJustification」というプロパティに変更理由が記載されていることがわかります。

コンテンツ検出が制限されているサイト

コンテンツ検索が制限されているサイトは画面上部に「制限付き」と表示れるためユーザーは簡単に識別できます。

以上が、コンテンツの検出の制限という機能の概要です。冒頭のMicrosoft Learnの技術記事には、PowerShellコマンドなども詳しく掲載されているので、管理者はしっかり目を通すようにしておきましょう。

SharePoint と OneDrive (Business) で利用できる「組織内のユーザー」との共有リンクですが、これまで有効期限は指定できるもの、既定値や有効期限の最大日数などは指定できませんでした。

2026年3月中旬～下旬までのアップデートにより、既定値および有効期限が設定できるようになります。

設定

この設定は SharePoint 管理シェルで行います。最新の SharePoint 管理シェルを使うことをお勧めします。

SharePoint と OneDrive のそれぞれで構成で、最大有効日数と既定値(推奨値)を設けることが可能です。最大日数を指定すると、その日数以上は有効期限の日付を選択できません。この設定を行うとユーザーは有効期限をなしにすることはできなくなります。

なお有効期限構成後に作成された共有リンクにのみ既定値や最大有効期限は有効になりますが、それ以前に構成した共有リンクには影響はありません。

PowerShellのコマンド例は次の通りです。

Connect-SPOService -Url "https://<テナントドメイン>-admin.sharepoint.com"

# 共有リンクの最大有効期限を設定 - SharePointサイト
Set-SPOTenant -CoreOrganizationSharingLinkMaxExpirationInDays 60
# 共有リンクの最大有効期限を設定 - OneDrive
Set-SPOTenant -OneDriveOrganizationSharingLinkMaxExpirationInDays 60

# 共有リンクの既定の有効期限を設定 - SharePointサイト
Set-SPOTenant -CoreOrganizationSharingLinkRecommendedExpirationInDays 30
# 共有リンクの既定の有効期限を設定 - OneDrive
Set-SPOTenant -OneDriveOrganizationSharingLinkRecommendedExpirationInDays 30

上記の設定をしたうえで、適用後の共有リンクの作成画面を確認してみましょう。既定値は共有しようとしている当日(2026/3/17)から30日後になっています。 また、最大60日まで日付が選択できることがわかります。

オプション設定

基本的にはテナントレベルで設定することになりますが、特定のサイトや特定のOneDrive のみ有効期限をテナントレベルとは異なる値に上書き設定することが可能です。

上書き設定する際のコマンドは次の通りです。

#SharePoint サイトおよびOneDrive の最大有効期限
Set-SPOSite -Identity <URL> -OverrideTenantOrganizationSharingLinkExpirationPolicy $true -OrganizationSharingLinkMaxExpirationInDays <days>
#SharePoint サイトおよびOneDrive の既定値
Set-SPOSite -Identity <URL> -OverrideTenantOrganizationSharingLinkExpirationPolicy $true -OrganizationSharingLinkRecommendedExpirationInDays <days>