この記事は、Microsoft 365 Advent Calendar 2022 - Adventar に参加しています。2022/12/17分です。

🎄❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️❄️🎅
SharePoint リストと Microsoft Lists は基本的には同じものですが、Microsoft Lists アプリはリストにアクセスするための専用アプリとなっており、SharePoint サイトを意識せずに使えることがメリットです。

[参考] SharePoint Technical Notes : SharePoint ユーザー必見! Microsoft Lists 登場 (lekumo.biz)

SharePoint リストと Microsoft Lists Webアプリ表示とで、URLを比べてみると末尾に「?env=WebViewList」が追加されているかどうかが異なっていることがわかります。

このパラメータが指定されていると Microsoft Lists Webアプリで表示されます。逆に、このパラメータを削除すると SharePoint サイトの側での表示に切り替わります。

ちなみに、ライブラリもリストがもとになっているため、パラメータを指定すれば Microsoft Lists Webアプリで開けます。

2022年10月18日～20日まで開催されたコミュニティイベントである「Japan Power Platform Conference 2022」で登壇したときの動画が公開されましたので資料とともに共有します。

SharePoint リスト (=Microsoft Lists) の管理を行うためのアプリを40分強で Power Apps + Power Automate を使って作成しています。機能は次の通り。

• 任意のサイトのリスト一覧の取得
• リスト名の変更
• リストの説明の変更
• リストのURLの変更
• リストの列一覧 (内部列名の確認)

同じアプリを作ってみたい方は、まずはセッションの内容をビデオで確認していただき、そのうえですでに公開している PowerPoint の資料で補足してみてください。

ビデオは下記の通りです。

補足資料は下記に公開しています。

一通り同じものが作れるようになったら、リストだけでなくライブラリも含めて列一覧を取得したり、特定の列をフィルターできるようにしたりするなど、いろいろとアレンジしてみてくださいね。

イベントでのその他のビデオや資料は下記の通りです。

録画一覧

Japan Power Platform Conference 2022 - 資料一覧 - connpass

SharePoint リスト (Microsoft Listsも同じ) の詳細オプションに「このリストの既定以外のビューを検索結果に表示しますか?」というオプションがあります。この値は既定ではオフ(いいえ)です。これをオン(はい)にしたらどうなるのか?

これを "はい" にすると、「ビュー名」でビューのリンクが検索できるようになります。たとえば、既定のビュー以外に独自に「おむすび」という名前でビューを作ります。既定ではこのビュー自体の検索はできませんが、上記のように設定を "はい" に変えることでビューのリンクも検索結果に表示されるようになります。まぁ、ビューのリンクを検索したいというニーズがどれほどあるかという話ではありますけど、気になっている方にとってはこういうことです、という話です。

現在、Microsoft Lists の MSA (Microsoft アカウント) 利用のプレビューが行われています。先着 20万あかうんとまで無料で試用できます。

Microsoft Lists - MSA Preview | Microsoft 365

Microsoft アカウントとは (簡単解説)?

本機能に触れる前に Microsoft アカウントについて説明しておきましょう。Microsoft Teams を使っている学校の配布資料を見ても時々、 Microsoft アカウントをあいまいに書いてあったりします。まぁ、わかりにくいんですが。

まず、Microsoft が提供するクラウド環境でのアカウントは個人で管理するものと組織で管理するものとの2種類があります。基本的には個人アカウントは無料で作成でき、組織アカウントは多くが有償です。

Microsoft アカウントといえば、個人でサインナップして管理するアカウントを指します。個人の場合はたいていは、○○@outlook.com などのメールアドレスを持っています。

Microsoft アカウントとは

組織で管理するアカウントとしてはMicrosoft 365 (Office 365 も含む) を組織や学校で使っている場合は、利用するアカウントは一般的に「組織または学校のアカウント」と呼ばれます。アカウントの管理を組織で一元的に管理します。

ついMicrosoft 社が提供するアカウントだからと大雑把に「マイクロソフト アカウント」と書きがちです。ですが、意味があって用語が分かれているので、こう書いてしまうと組織管理とそうではないものの区別がつきにくくなってしまいます。一般ユーザーにはなじみがないからと、妙に変えてしまうのはあまりいいことではないように思っています。IT に携わる人は、Microsoft 365 を使っている組織のアカウントは Microsoft 365 アカウント、個人所有のMicrosoft アカウントは MSA と略語で呼んで区別することが多いようです。Microsoft 社がそうしていますし。

Microsoft Lists with MSA

さて、本題の Microsoft Lists with MSA ですが、これは文字通り個人アカウントで利用できる Microsoft Lists であり、Microsoft 365 の契約なしで使えます。ですが、本来この機能は Microsoft 365 で提供される SharePoint の一部であり、どんな機能差があるのだろうと興味がわきます。

そこでざっと比較検証した結果を下記にまとめておきます。機能的には有償である Microsoft 365 版のMicrosoft Lists の方が基本的には多機能です。ただ、MSA版の方が最新機能がいち早く追加されている部分もあります。

まずMicrosoft 365 版と画面はほぼ同じですが、リストの作成画面に Excel から作成する代わりにCSVから作成できるようになっているのが違います。提供されるテンプレートも同じです。Microsoft 365 の場合は組織で独自に用意したリスト テンプレートを使うことができますが、MSA 版はそれがありません。

MSA 版	Microsoft 365 版

リストを作成する際に Microsoft 365版は作成先となる SharePoint サイトまはたマイリスト(OneDrive for Business) を選択できますが、MSA盤にはそれがありません。

MSA 版	Microsoft 365 版

リストの操作画面にも違いがあります。リスト作成後に、MSA版はグリッドビューの編集画面になります。一方の Microsoft 365 版はそうはならない。他にもコマンドバーのメニュー構成やビューの設定が異なります。

MSA 版	Microsoft 365 版

先頭のタイトル列を固定する機能はMSA版では標準利用できるので横にスクロールしやすいのですが、Microsoft 365 版はまだ利用できません。またフィルターも MSA 版の方が最新版で、リストの上部からフィルター条件を素早く削除することもできるようになっています。

MSA 版	Microsoft 365 版

追加できる列も異なります。MSA では集計値や参照列は使えません。

MSA 版	Microsoft 365 版

列の設定が異なっており、グループ化表示できないのと、合計値などは出せません。

MSA 版	Microsoft 365 版

列の書式やビューの書式はどちらも同様に利用できます。

MSA 版	Microsoft 365 版

リストの設定ページはMSA版では提供されておらず利用できるのはごみ箱のみです。

MSA 版	Microsoft 365 版

リストの共有リンクの設定は MSA 版は OneDrive (for Business ではない一般消費者版) とほぼ同じですね。一方のMicrosoft 365 版は SharePoint サイト側で権限管理ができます。

MSA 版	Microsoft 365 版

そのほか、検索機能はMSA版では提供されていません。Preview で特に気になるのは日付ですね。これがU.S 表記になっているのですが、ロケール変更ができないので面倒です。

色々と違いはありますが、Preveiw 版ですし、これだけの機能が個人利用できるのはうれしいです。ちょっとした台帳管理などに便利に使えるのではないでしょうか?

すでに Twitter (@ai_yamasaki) 等では告知しておりますが、久しぶりに新たに書籍を出版する運びとなりました。

Microsoft 365 の SharePoint (SharePoint Online) に対応したひと目でわかる SharePoint の最新版です。発売日は 2021/12/2 となっており、現在、Amazon にて予約受付中です。

発売日: 2021/12/2 ※発売日に Kindle 版も入手可能になる予定です。 出版社: 日経BP ページ数: 864ページ 価格: 単行本 4,950円 Amazon から購入

最初に「ひと目でわかる Office SharePoint Server 2007」を執筆してから14年が経過しました。オンプレミス版は「ひと目でわかる SharePoint Server 2016」が最後でその後、Microsoft 365 へと SharePoint のプラットフォームが変わり、クラウド特有のアップデートの速さに実は、執筆をしばらく躊躇していましたが、ようやく取り掛かったのが 2019年。実質3年越しでの執筆という非常に長丁場となりましたが、その間に機能アップデートに対応すべくリライトを重ねようやくここまで来ました。コロナ禍もあり Microsoft Teams の導入がぐっと進んだことで SharePoint への注目度もことさら増えることとなりました。そのため Microsoft 365 に対応した SharePoint の書籍は多くの方が待っていたのではないかと思います。

現在も SharePoint は進化し続けており本書が発売される頃にも、色々と機能が変更されてきているのが現状です。書籍は校正の関係から、2021年10月時点の最新情報で構成しています。本書を体系立てた学習をするための素材として活用し、これを土台にしつつ最新のアップデート情報をご自身でキャッチアップしていっていただければと思っています。

さて、今回の書籍は864ページという「ひと目でわかる」シリーズ最大のページ数となりました。「ひと目でわかる SharePoint Server 2016」も実は、当時は「ひと目でわかる」シリーズ最大のページ数となっていて、私自身で一人、この頁数の厚さをコツコツと更新していっている感じです(笑)。もうひと目じゃないよね? という話は各所から届いていますが、「ひと目でわかりやすく書いている、しっかり学べる書籍」として認識していただけると幸いです。さっと読めるという意味ではありませんね。

すでに手元には見本が届いており、これまで執筆してきた書籍を並べてみましたが、年々厚さが増していることがわかります。それだけユーザーの声を反映しつつ、様々な機能を盛り込んできた結果だととらえることもできますね。

ちみなに本書は864ページですが、最初は900ページを超える可能性もありました。が、背表紙幅 4cm に収めないと1冊に収まらないということで、ページ数をいくらか削り、レイアウトを限界まで調整していただきなんとかこの頁数に収めています。ぜひ、本を入手した際には余白の少なさを実感しつつ、Tips も盛り込んでいますので隅々まで読んでいただけばうれしいです。

研修もぜひご利用ください

オフィスアイ株式会社では SharePoint に関するオリジナル研修を各種取り揃えています。すべての研修は Microsoft Teams をつかったリモート開催です。

SharePoint 入門者向けの「Microsoft 365 - SharePoint サイト管理基礎」研修では本書を副読本として贈呈しています。私自身が研修コースのテキストを開発して実施していますので、書籍に関する質問なども研修で受け付けますし、実際にデモなども多く実施します。書籍をじっくり読む時間がないという方はぜひ、研修との組み合わせもご検討いただけると幸いです。