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2024年4月30日 (火)

Microsoft 365 グループとは何か? をご存じない方向けにたまには初歩的な内容を書いておこうと思います。よくよく見るとブログで取り上げていなかったようです。

そもそも Microsoft 365 の認証基盤である Entra ID 上ではユーザーアカウントを束ねて利用できるよう各種のグループアカウントが存在します。よく利用されるのがセキュリティグループという種類のグループであり、多くは組織単位でこのグループを作成したりします。セキュリティ グループと名がつく通り、アクセス権限管理を行うときに利用できます。

さて、本題の Microsoft 365 グループですが、これは後発で登場したグループであり、従来のように組織単位で人を束ねるのではなく「グループワークの単位」で人を束ねます。Entra ID ではグループ作成は Entra IDの管理者が対応していましたが、グループワーク単位となると業務がわかっている必要があり、ユーザー自らがグループが作成できるように概念が大きく変わっています。

グループワークようなので、グループを作成すると同時にすぐに共同作業に取り掛かれるように、共同作業の場も同時に用意されます。グループ用にExchange上にメールボックスが作成されます。グループ内でメールをやり取りしたり、グループの予定などもここで共有できる。またグループごとに SharePoint のチームサイトも用意されるので、すぐにファイル共有ができるし、リストやニュースなども利用できる。また Microsoft Planner のプランもグループごとに作成できるためメンバー間でのタスクの割り振りや進捗管理もできる。こうした各サービスとのシームレスな連携は、グループ単位でMicrosoft Graph API を通じて行われるようになっています。

このようにすぐにグループワークできるための仕掛けが用意されているのです。ちなみに、Microsoft 365グループは以前は Office 365 グループと呼ばれていました。Power Platform のコネクターに Office 365グループというコネクターがありますが、Microsoft 365 グループを利用するコネクターで名称は以前のままです。

このグループの概念が登場してからしばらくしてMicrosoft Teams が出てきます。Microsfot Teams のチームは Microsoft 365 グループが利用されており、メンバー管理はもちろん、チームごとに Microsoft 365 の様々なサービスにシームレスにアクセスできるようチームの中核となっているのです。

2024年1月12日 (金)

Microsoft Teams に Viva Connections アプリを追加している場合、Viva Connections アプリ上でのキーワード検索は上下に分かれるようになっています。

上の「Viva Connectins で"<検索キーワード>" を検索」を選ぶと SharePoint 側を対象にした幅広い検索が行えます。一方、下の「Microsoft Teams で残りの部分で "<検索キーワード>" を検索します」を選ぶと Teams 内の会話検索ができます。

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実際の検索画面は次の通りです。Viva Connections 検索では SharePoint 内検索と同じ画面が表示されています。

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一方の Teams 内検索では会話がヒットしています。

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画面の下部までスクロールするとTeams 内で共有されたファイルも対象になっていることがわかります。従来通りですね。20240112_173937_2

実際の操作ビデオ↓

なお、この機能はクラシックな Teams アプリでのみ有効であり、新しい Teams ではまだ利用できません。新しい Teams にも数か月後には投入されるようです。

2023年5月12日 (金)

以前の記事でもすでに案内している通り、Microsoft Teams の Wikiタブは必要があれば OneNote に置き換えていく必要があります。移行のタイムラインなどは下記の記事にまとめています。

SharePoint Technical Notes : Microsoft Teams の Wiki が廃止に (lekumo.biz)

さて、2023年5月12日現在の状況について整理しておきます。

ステージ1 (現在)

現在、ステージ1の段階にきておりWikを OneNote にエクスポートできるようになっています。2023年6月にはステージ2に入ることとなり、変わるのは「Wikiのサポートがされなくなる」ということ。もちろん、引き続き既存のWikiアプリのコンテンツの読み取りは可能ではありますが、編集が出来なくなります。Wikiの新規追加もできなくなる。ただ、OneNote へのエクスポートは可能です。そして年が明けて2024年1月には ステージ3 に入り、Wikiタブ、WikiアプリにはTeams内からアクセスできなくなり、コンテンツのエクスポートも不可となってしまいます。

⚠️エクスポートの動作検証は5月中に!

エクスポートの動作検証をするなら、5月中に! 今なら新しくチャネルを追加してWikiタブも追加できます。20230512_112526

もともとの案内だとステージ1で新規にWikiが追加できなくなると書かれていましたが、試すとできているので変わったのかもしれません。ただ、6月になると、Wikiは廃止となるためこれもできなくなるはずです。

未使用のWikiタブ

Teams 内で未使用のWikiタブにアクセスすると下図の通りアクセスできます。読み取りもページの追加や編集、削除なども可能。ただし、メッセージバーには「メモが書きたいんだよね? なら、ここじゃなくOneNote タブを追加して、そちらにかくようにしてね」と促されます。

そもそも来月にはエクスポートしかできなくなるので、現時点で新規に追加するよりは、最初から OneNote を使ってもらう方がいいでしょう。

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ただ、これをするには自分で OneNote をタブとして追加しないといけないという手間があります。なお、6月からは新規に追加する標準チャネルには既定でOneNoteベースの「メモ」タブが追加されるようになります。

使用済みのWiki

使用済みの Wiki に関しては、メッセージバーの表示が異なり " チャネルの[Wiki]タブは6月2023年に廃止されます。このチャネル用に作成される新しい[メモ]タブにコンテンツをエクスポートできます。 " と表示されます。

要は、エクスポートしてね! ということ。

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[詳細を取得]ボタンをクリックするとOneNote への移行ができるようになっています。移行の手順は次の通りです。

チャネル名で OneNoteのセクションが作成され、セクション内にページが作成されます。上記ビデオは2023年5月9日に作成したのですが、今日(12日)に試すと、OneNote側のページ名にの先頭に"Wiki_"と追加されるようになったようです (ロールアウトされたばかりだったようでビデオではリダイレクトも自動で行われてませんね。今、試すときちんとリダイレクトされます)。ページ内のセクションは見出し1レベルのスタイルが適用された状態になります。

エクスポート後は読み取り専用に

⚠️注意: 一度エクスポートすると元のWikiは読み取り専用になり編集できなくなります。20230512_105949

Tips: OneNote 側で左側に見出し(目次)を作るには? 

Wikiではページ内のセクションがそのまま左側で見出し(目次)として機能していましたが、OneNoteに移行するとWikiのページはOneNoteのページがページの数だけ複数作成されます。ただ、これまでサブ見出しになっていたセクションに関しては、そのページ内に「見出しレベル1」として追加されます。するとこれまでWikiだったサブ見出し部分は表示されなくなるわけです。

たとえば、次の図はWikiですが、「AI + Power Platform」というページ名の下に、セクションがサブ見出しとして表示されています。20230512_114235

これが OneNote だとページ一覧となり、ページ名のみが並びます。ここには、ページ内の見出し表示してはくれません。そもそも、OneNote をそれなりに使っている方なら、目次的に使うために最初からページを複数追加していっているはずです。

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もとのWikiのようにしたい場合は、手動でセクションをページとして作り直す必要があります。手順は次の通り。

  1. セクションの数だけページを追加する
  2. 各ページにセクションの内容をコピーして貼り付ける
  3. 各ページをサブページにする

一連の流れをビデオにしています。見やすいようにOneNoteのデスクトップ版で編集しています(この方が操作も早い)。ですが、Teams内で操作する方法も基本的には同じです。

Microsoft Teams 内では次のような操作感です。

Onenote_in_teams_4

Twitter情報

Twitter で先にこの件を案内したのですが、スレッドで色々な方からコメントをいただいているので、Twitter のリンクも置いておきます。

2023年3月17日 (金)

Power Virutal Agents for Teams で作成したボットを削除したいと思ったときに、Microsoft Teams 内の Power Virutal Agents アプリの[詳細]画面をクリックしても、削除メニューが表示されなくなりました。一時的なものなのか不明ですが、ここ数か月間、そのままなので対処方法をメモしておきます。

ちなみに、この記事は 2023年3月17日現在のものです。

まず現状ですが、Teams 内からは削除メニューがなく、そもそも保存ボタンも表示されません。そのためボットの名前の変更やアイコンを変更しようとしても保存もできないのです。

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そこで対応策ですが、Web版の Power Virtual Agents ページにアクセスすることです。下記のリンクからアクセスできます。

Power Virtual Agents (microsoft.com)

ここから同じ設定にアクセスすると無事に保存メニューも削除メニューも見つかります。

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2023年1月12日 (木)

2023年2月中旬より順次 Microsoft Teams の Wiki が廃止となります。気になるのは、廃止後ですが、既存のデータは引き続き利用できます。ただし、新規にはつくれなくなるということ。

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Teams の Wikiは実体が SharePoint (リスト)で管理されており、隠しリストとなっているため検索が十分にできないなど課題がありました。詳しくは過去に書いたブログをご確認ください。

SharePoint Technical Notes : Microsoft Teams の Wiki の使いどころとその実体は? (lekumo.biz)

今後は OneNote ノートブックを使うようにアナウンスされています。OneNote なら検索機能などももっているので探しやすくなりますし、チーム内の複数チャネルで共有できることになります。そういった利点を生かしたいところ。既存の Wiki は OneNote にエクスポートできるよう機能も用意されるそうです。

また新規に作成するチャネルには OneNote ベースのタブが既定で用意されるようになるとのこと。現時点でも OneNote をタブとして追加できるので、先にタブ追加をしていても問題はありません。

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とはいえ、Twitter を見ていると結構使いこんでいる組織も多くあるようです。Wikiは軽かったので、素早く使うのには便利でしたからね。

ということでMicrosoft の案内では今後 Wikiに変わるのが OneNote になるのですが、ナレッジベースなどものによっては SharePoint ページをタブとして追加して情報整理をするのもよいと思います。

組織内でどう対応していくか、検討してみてください。

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