Microsoft 365 の OneDrive for Business では以前からフォルダー自体を共有することなく、指定したフォルダーに社内外からファイルのアップロードのみをしてもらう機能として「ファイルの要求 (Request files)」があります。この機能を使えば、フォルダー内は相手に見られることがないので非常に便利です。
やったー 社外との外部共有リンクを有効にしなくても、OneDrive for Business 上から「ファイルの要求」機能が使えるようになった! これを利用すると、フォルダーの中身を相手に見せることなく、ファイルをアップロードしてもらえるので、書類を送ってもらうようなときに便利です! pic.twitter.com/hK1AJbuHYp
OneDrive for Business 上のファイルやフォルダーをユーザーが社内外の不特定多数と共有したい場合は、テナントレベルで共有ポリシーの設定から 「すべてのユーザー」にしておきます。これだけでユーザーはファイルの要求機能を OneDrive 上から利用できます。もし、この設定になっていれば特になにもする必要はありません。
そしてもう一つ。SharePoint管理センター側での共有ポリシーのOneDrive側のレベルが「自分の組織内のユーザーのみ」だと、そもそも Microsoft 365 管理センターのアクティブなユーザー上には項目が表示されません(※実は当初、この設定にしているのを忘れていて、あれ、個人設定ってできなくなっているなと勘違いしてました)。
[共有ポリシーの設定項目が非表示]
話を本筋に戻します。
Disabledにすることで社外への共有はさせずに、ファイルの要求だけを許可することができるようになります。もちろん、外部共有が必ずしも "悪" ではなく、必要があればパートナー企業などとのやり取りにそもそも外部共有が必要なケースもあるでしょうし、機密情報を漏えいしないように考慮するならこれ以外に Microsoft Purview のコンプライアンス機能を用いてファイルへ秘密度ラベルを適用するとか、DLP(データ損失防止ポリシー)を利用するといったプラスアルファを考慮する必要があります。
明日から開催される Microsoft Ignite 2022 では一部対面式となり、Spotligh on Japan として東京ミッドタウンにて日本オリジナルコンテンツを提供することになっています。私も登壇させていただく機会を得て下記の日程でTable Topics (実質、テーブルトーク。要は座談会) を実施することになりました。
Table Topics
今年 Microsoft MVP を受賞された大溪明日香さんとの対談です。ちなみに、ステージ上で話はしますが、ライブ中継もされるためリモート参加も可能です(録画予定あり)。
DX 戦略を推し進める組織が増えている中、人材の確保がますます重要になっています。従業員にとって働き甲斐があり「こういう組織で仕事できることは有難いな」と思える労働環境が大切です。そのためには業務効率化を図り、時間のやりくりを自己裁量で行える部分を増やし、ワークライフバランスをとること。例えば早く帰り、しっかりと体と心を休める時間を持つことはとても重要です。余裕を持ててはじめて相手を思いやったり、自己研鑽のために勉強をしたり、新しいアイ ディアも生まれやすくなったりするもの。そして業務効率を上げるために必要なのが課題意識とリスキリングです。刻々と変化する現状に甘んじることなく、課題意識を持ちそれを解決すべく新たなスキルを得る。リスキリング(Reskilling)は最近注目されているキーワードの一つであり、働き方の変化とともに新しいスキルを従業員に身に着けてもらうための取り組みです。本テーブルトークでは従業員エンゲージメントとリスキリングという密接な関係にある2つのトピックを中心に Microsoft 365 + Power Platform をどう活用していくべきなのかについて語ります。
