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2023年1月27日 (金)

SharePoint を利用する際、画像や JavaScript、スタイルシートなどの静的資産データに関しては Office 365が備えているコンテンツ配信ネットワーク (CDN) でホストできるようになっています。この CDN を Office 365 CDN と言います。CDN を利用することでダウンロードが早くなり待ち時間が短縮されるようになっています。

Office 365 CDN は SharePoint Online のサブスクリプションに含まれています。

とはいえ、Office 365 CDN の利用には事前設定が必要であり、SharePoint を使い始めている組織でもこの存在をよく知らずに使っていることも少なくないようです。CDN を使うことによる問題がなければ、少しでも高速に使えるようになるので CDN はできるかぎり構成するようにしましょう。

CDN の種類

CDN にはパブリック CDN プライベートCDN の2種類があります。

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パブリックCDN:

JS (JavaScript)、CSS (スタイルシート)、Web フォント ファイル (WOFF、WOFF2)、および会社のロゴなどの非独自のイメージに使用するように設計されています。

プライベートCDN:

画像 (PNG、JPG、JPEG など) に使用するように設計されています。

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パブリック CDN もプライベート CDN もテナントの管理者が有効化しないと利用できないものだったのですが、2023年1月23日にプライベート CDN の構成が不要になるというアナウンスがされました。

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この変更は 2023年3月上旬からロールアウトが開始され同月下旬には完了を予定しているとのこと。そのため、プライベートCDNは意識しなくても自動管理されるようになるわけです。

ですが、相変わらずパブリックCDNは明示的に指定しないと利用できないため注意してください。

CDNが有効なのか確認したい

サイトの所有者またはサイトの管理者の方は、自分が使っている環境でCDNが有効化どうかを確認するには SharePoint 診断ツールを使いましょう。Edge または Chrome の拡張機能として、このツールをインストールできます。ツールの使い方は下記に公開されています。

SharePoint Online のページ診断ツールを使用する - Microsoft 365 Enterprise | Microsoft Learn

※私の執筆した「ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編」の P533 ~でもパフォーマンス診断方法として触れています。CDN に関してはあまり言及できていませんでしたけど。

このツールを実行すると、パブリックCDNが有効でない場合は次のように表示されます。

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ちなみに、ツールをインストールしたら SharePoint サイトにアクセスしているブラウザーを閉じるかタブを閉じて再度アクセスしないと診断ツールを起動するときに「これはSharePoint ページではない」とのメッセージがでてきます。

📗参考情報

Office 365 CDN に関する詳細情報は下記のリンクを参照してください。

2022年11月11日 (金)

Microsoft 365 の OneDrive for Business では以前からフォルダー自体を共有することなく、指定したフォルダーに社内外からファイルのアップロードのみをしてもらう機能として「ファイルの要求 (Request files)」があります。この機能を使えば、フォルダー内は相手に見られることがないので非常に便利です。

操作画面を少し補足したビデオを作ったのでどうぞ。

ファイルが届くと自動的にメールで通知もしてくれます。

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Microsoft MVP 仲間の中村 太一さんによるご協力

この説明は拙著の「ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編」をお持ちの方は 、P581~書いていますのでご確認ください。

とても便利な機能ですが、テナントレベルでの事前設定が必要です。つまりは IT部門側でいくらかお膳立てしてもらう必要があるわけです。設定がされていない場合はたとえ「ファイルの要求」メニューが表示されたとしても、次のようにエラーとなります。

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しかし、この設定に必要な要件がともすればセキュリティレベルが下がりかねないため、組織にとってはなかなか受け入れにくいものだったのです。参考までに、以前の設定は同じく書籍の P831に書いていますので、そちらもどうぞ。

ですが、朗報です! 最新のアップデートによりセキュリティレベルを下げることなく利用できるようになりました。設定は下記の公式情報に書かれています。

ファイル要求を作成する - Microsoft サポート

ですが、少々わかりにくいので整理していきます。ということで、ここからは管理者向けです。

設定の詳細

OneDrive の社外共有を許可する場合

OneDrive for Business 上のファイルやフォルダーをユーザーが社内外の不特定多数と共有したい場合は、テナントレベルで共有ポリシーの設定から 「すべてのユーザー」にしておきます。これだけでユーザーはファイルの要求機能を OneDrive 上から利用できます。もし、この設定になっていれば特になにもする必要はありません。

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既定ではこの設定のみで不特定多数の社外との共有が許可されるのですが、下記のように共有ポリシーで外部共有を許可するユーザーを制限することもできます。

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ただ、この設定には組織によってはいくつかの課題も。まず、そもそも SharePoint 側の外部共有のレベルも同時に「すべてのユーザー」に外部共有するように設定しておく必要があるのです。そうしないと OneDrive 側は「すべてのユーザー」に設定できません。無論、この設定はガスの元栓のようなもので、実際にはこれに加えてさらに各 SharePoint サイトの共有設定を外部共有を許可するように指定しないと、気軽に社外に共有はできないのでこれだけでセキュリティレベルが下がるわけではありません。また、ファイルの要求機能のみを利用させたいのに、フォルダーやファイルを社外に共有する機能も追加されることが懸念されることもありました。

そこで新たに追加されたのが次のオプションです。

OneDrive の社外共有を許可しない場合

OneDrive for Business の外部共有レベルを「すべてのユーザー」に設定することなく、ファイルの要求機能が使えるようになりました。ただし、新機能はPowerShell コマンドで設定する必要があります。最新の SharePoint 管理シェルを使うようにしてください。

1. まず、SharePoint 管理センター上の共有ポリシー設定で「[全員]リンクの有効期限とアクセス許可のオプションを選択します]でフォルダーの設定を「表示、編集、アップロード」にしておきます。必要に応じて共有リンクの有効期限も設定しておくとよいでしょう。

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ところでこの設定を行うには SharePoint の共有設定を次のように「すべてのユーザー」にしておく必要があります。ここで、「あれ、結局、不特定多数への社外共有も許可しないとダメなのか!」と思う方もいると思いますが、そうではありません。

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ここで設定しておくことに意味があります。このファイル要求の設定に関わりがあるのが SharingCapability というプロパティです。このプロパティの値が ExternalUserAndGuestSharingとなっていないとファイルの要求機能は動作しません。もしも次のように SharePoint も OneDrive も共有レベルを最も制限された設定にすると、この値は Disabled に変わります。

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これではファイルの要求をしようとするとエラーとなってしまうのです。そこでいったんは SharePoint のレベルを「すべてのユーザー」に指定しておきましょう。これでExternalUserAndGuestSharing になります。

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さて、この状態だと SharePoint サイトの社外共有は元栓は開いている状態にはなります。ただ、次の2.で説明するコマンドを組み合わせることで、外部共有を制御できます。

2. SharePoint と OneDrive の共有設定を変更します。まずは Get-SPOTenant コマンドを使って現状がどうなっているのかを確認しておきましょう。全ユーザーのOneDrive に対する設定は OneDriveSharingCapabilityというプロパティです。

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既定では ExternalUserAndGuestSharing となっているはずですが上記ではこれを私がすでに Disabled に変更しています。この設定を変更するには下記のコマンドを実行します。

#すべての OneDrive
Set-SPOTenant -OneDriveSharingCapability Disabled

この設定はSharePoint 管理センター上で行う設定と同じで管理センター側でも変更結果を確認できます。

OneDrive 連動

OneDrive for Business 側はユーザーごとに外部共有を制御する設定がありません。そのためテナントレベルでの一括設定になります。ですから、 (※2022/11/12 訂正と以下追記 : 前川さんからご指摘いただきました! 感謝)

ちなみに、OneDrive の共有ポリシーはテナントレベルで「既存のゲスト」以上に設定しておけば、ユーザーごとに共有レベルを変更することは可能です。たとえば、次のように設定しておくとします。

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ユーザー単位での OneDrive の Microsoft 365 管理センターのアクティブなユーザーから行います。

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ここで余談を2つ。まずは一つ目。個人の外部共有のポリシー設定はSharePoint管理センター側での共有ポリシーのレベルが「既存のユーザー」以外なら表示されますが、どのレベルにしていても表示される項目は同じです。一見するとどの設定にしていてももしかして匿名ユーザーの外部共有を指定できてしまうのでは? と思うのですが、管理センターよりも制限が緩い設定を選んで保存しようとすると怒られます(エラーになる)。

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そしてもう一つ。SharePoint管理センター側での共有ポリシーのOneDrive側のレベルが「自分の組織内のユーザーのみ」だと、そもそも Microsoft 365 管理センターのアクティブなユーザー上には項目が表示されません(※実は当初、この設定にしているのを忘れていて、あれ、個人設定ってできなくなっているなと勘違いしてました)。

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[共有ポリシーの設定項目が非表示]
 

話を本筋に戻します。

Disabledにすることで社外への共有はさせずに、ファイルの要求だけを許可することができるようになります。もちろん、外部共有が必ずしも "悪" ではなく、必要があればパートナー企業などとのやり取りにそもそも外部共有が必要なケースもあるでしょうし、機密情報を漏えいしないように考慮するならこれ以外に  Microsoft Purview のコンプライアンス機能を用いてファイルへ秘密度ラベルを適用するとか、DLP(データ損失防止ポリシー)を利用するといったプラスアルファを考慮する必要があります。

さて、一方の SharePoint サイトはサイト単位で外部共有を許可するかどうかを指定できます。既定ではサイトの種類に応じて既定値が決まっています。

⚒️ サイトの共有設定を変更する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn

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基本的には従来通り、個々のサイトで社外との共有をさせるかどうか、また共有させるならどのレベルまで許可するのかなどを決めて設定することです。ただし、全SharePoint サイトに対して共有設定を一括変更したい場合は、CoreSharingCapabilityというプロパティを使います。これにより必要に応じて共有レベルを変更できますし、さらに強制できます。その代わりサイトごとの設定はできなくなるので注意しましょう。外部共有レベルをどのように決めるのかが組織内で決まっていなかったり、テナント管理者側で不意にサイトのセキュリティを変えてしまうことがないようにしたりする予防策としては有効でしょう。

⚒️ Set-SPOTenant (Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell) | Microsoft Learn

既定ではこの値は ExternalUserAndGuestSharing となっています。

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これを次のコマンドで Disabled にしてみましょう。

#すべての SharePoint サイト
Set-SPOTenant -CoreSharingCapability Disabled

先ほどの OneDrive とは異なり共有レベル側は何も変化がありません。

SharePoint側の連動梨

しかし、サイト単位での共有ポリシーを確認すると、すべてのサイトが「組織内のユーザーのみ」になります。新規に作るサイトも同様です。

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これによりテナントレベルの SharePoint 管理者といえども、サイト単位での外部共有レベルを変更することは一切できなくなります。PowerShell (Set-SPOSite) やSharePoint 管理センター上からは一見するとサイト単位で「すべてのユーザー」設定に変更できるように見えますが、試すと結果変更されず「組織内のユーザーのみ」になります。

つまり、SharePoint 管理センター上からは一見すると外部共有できるように元栓が開いているように見えるのですが、すべての SharePoint サイトではCoreSharingCapabilityで指定した値に強制され、変更できなくなるのです。

 

3. 最後に下記のコマンドを用いて OneDriveRequestFilesLinkEnabled を True に設定します。

Set-SPOTenant -OneDriveRequestFilesLinkEnabled $true

ちなみに、私のテナントでは Get-SPOTenant を使ってOneDriveRequestFilesLinkEnabledオプションを確認したところ最初から True になっており、Set-SPOTenant -OneDriveSharingCapability Disabled コマンドだけで済むのではないかと考えたのですが、これだけでは有効になりませんでした。最後にこのプロパティを確実に True に更新するのがよさそうです。

 

ファイルの要求リンクの有効期限と削除

一度作成した共有リンクは、リンクの有効期限が設定されている場合はリンクのみの削除できないようです。その代わり有効期限が画面上に表示されます。生成したリンクは次の手順で確認できます。

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自然に期限が切れるのを待つか、急いでいるときには中のファイルを別のフォルダーに移動させて、フォルダーごと削除してしまうのも一つの方法でしょう。

有効期限が設定されていない場合は、即座に共有リンクを削除できますし、有効期限を明示することも可能です。

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なおファイルの要求リンクの有効期限は Set-SOP -RequestFilesLinkExpirationInDays コマンドで指定できます。

2022年10月13日 (木)

明日から開催される Microsoft Ignite 2022 では一部対面式となり、Spotligh on Japan として東京ミッドタウンにて日本オリジナルコンテンツを提供することになっています。私も登壇させていただく機会を得て下記の日程でTable Topics (実質、テーブルトーク。要は座談会) を実施することになりました。

Table Topics

今年 Microsoft MVP を受賞された大溪明日香さんとの対談です。ちなみに、ステージ上で話はしますが、ライブ中継もされるためリモート参加も可能です(録画予定あり)。

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日時: 10/14 金曜 16:45~17:15 (30分間)
タイトル: ハイブリッドワークにおける従業員エンゲージメントとリスキリング (Reskilling) について語ろう (delivered in Japanese) (microsoft.com)

[概要]

DX 戦略を推し進める組織が増えている中、人材の確保がますます重要になっています。従業員にとって働き甲斐があり「こういう組織で仕事できることは有難いな」と思える労働環境が大切です。そのためには業務効率化を図り、時間のやりくりを自己裁量で行える部分を増やし、ワークライフバランスをとること。例えば早く帰り、しっかりと体と心を休める時間を持つことはとても重要です。余裕を持ててはじめて相手を思いやったり、自己研鑽のために勉強をしたり、新しいアイ 
ディアも生まれやすくなったりするもの。そして業務効率を上げるために必要なのが課題意識とリスキリングです。刻々と変化する現状に甘んじることなく、課題意識を持ちそれを解決すべく新たなスキルを得る。リスキリング(Reskilling)は最近注目されているキーワードの一つであり、働き方の変化とともに新しいスキルを従業員に身に着けてもらうための取り組みです。本テーブルトークでは従業員エンゲージメントとリスキリングという密接な関係にある2つのトピックを中心に Microsoft 365 + Power Platform をどう活用していくべきなのかについて語ります。

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Expert Meet-up

また 10/13,14  とイベント会場で開催されるExpert Meet-upにも下記の時間帯で立ちますので、お時間があればお立ち寄りください

10/13 12:00 - 13:30 

Expert Meet-up: 会場でエキスパートに質問しよう (microsoft.com)

10/14 11:00-12:30

Expert Meet-up: 会場でエキスパートに質問しよう (microsoft.com)

 

 

2022年5月25日 (水)

本日 (2022年5月25日) 、お昼の時間帯に Microsoft Build 2022 のコネクション ゾーンにて、やまさんりなたむさん中村太一さんと4名でテーブルトークをさせていただきました。

Microsoft 365 x Power Platform 座談会

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リアルタイムに 100名以上の方にご参加いただきまして、私が思っていたよりもずいぶん大人数となりびっくりしました

また、リアクションやチャットの書き込みも非常に多く、皆さんに盛り上げていただくことができて大変ありがたかったです

Microsoft 365 好きの方々が集まってこうした場でワイワイガヤガヤさせていただくのは本当に楽しかった

今回のセッションに残念ながらご参加いただけなかった方々も、録画されているので24~48時間後に上記リンク先で閲覧できるようになるということですので、是非、ご視聴ください。

ほんとに楽しくワイガヤトークを楽しませていただきました。

一緒にセッションやりませんか? と声をかけてくれたメンバーの皆さん、ありがとうございました!!

2022年3月31日 (木)

2020年から始まった World Wide で同時開催される大規模な Microsoft 365 のコミュニティイベントである「Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 」が今年も開催されます! 

おかげさまで、今回で3回目の実施となります。

過去の関連記事はです。

今年のイベント概要は次の通りです。

M365VM2022-web-cover-wide

日程 : 日本語セッションは日本時間の 2022年5月5日、5月6日の2日間の日中

実施方法: Microsoft Teams 会議

参加費 : 無料

事前登録 : 必要 ⇒ Microsoft 365 Virtual Marathon (m365virtualmarathon.com)

イベント ハッシュタグ : #M365VM

このイベントは有志による最大規模のMicrosoft 365 コミュニティイベントであり、米国時間の2022年5月4日から6日にかけて開催される、60時間連続実施の無料オンラインイベントとなっています。世界中からスピーカーを招き、どこかで必ずセッションが進行するため「マラソン」と称しています。Azureを含むMicrosoft 365のさまざまな部分について、私たちと一緒に語り合いましょう。

英語、フランス語、ドイツ語、日本語、韓国語、ポルトガル語、スペイン語のセッションがあります。英語セッション(Microsoft Teams限定)は全てライブキャプション付きです。

イベントでは Microsoft 本社の Corporate Vice President である Jeff Teper 氏をはじめとする著名な方々によるキーノートも用意されています。

私は最初の年から主催者側サポートとして日本チームのリードを担当してきており、今年もチームの取りまとめを担当しています (登壇もします!)

今回は、日本語セッションは全部で32セッションを予定しています! 毎回登壇いただいているおなじみの方はもちろん、新規登壇メンバーも加わります。Power Platform 関連のコンテンツが充実しているだけでなく、今年は教育関係の話も伺いたくお声がけして新たにお二人の先生にも登壇いただく予定ですので、Office 365 を利用している教育機関の方で ICT に携わっている方も必見です! 

<セッションタイトル一覧>

  • Microsoft 365 グループ の歴史と制御
  • SharePoint Syntex を使ったドキュメント管理
  • Viva Insights 活用します?
  • おおたさん、たいちさん、もくだいさんの新機能リリースから見る Microsoft 365 の未来
  • よく聞く「SharePoint リストの 5,000 件問題」ってなんなの?
  • 僕の Microsoft Teams (+α) 便利技紹介 2022年春
  • 最近の SharePoint に関するパネルディスカッション
  • [List Formatting] リストに変身魔法をかけてみよう!
  • Microsoft 365 Zero Trustアプローチ
  • Microsoft Teamsの会議アプリ開発のはじめかた
  • VBA開発者のためのOffice スクリプト入門
  • msal.jsのあれこれ
  • Office Dev MVPがすべて話します!Microsoft 365開発座談会
  • Viva Connections 拡張機能入門
  • 日本におけるGIGAスクール施策~小学校における端末活用~
  • PowerPointとMicrosoft Teamsをさらにユニバーサルデザインに
  • 新型コロナ感染症の蔓延で日本の高等学校ではMicrosoft 365の活用がどう展開されたか
  • 日本全国の高等学校で始まるBYODの現状
  • Azure AD B2B でビジネスパートナーとコラボレーション
  • 失敗しない条件付きアクセス Season3
  • Bing MapsカスタムURLをPower AppsとPower Automateで使ってみた
  • Dataverse for Teams 入門
  • DX365 Journey wiz Microsoft Business Applications
  • Microsoft 365の中でのPower BIの利用
  • Power Apps デバッグテク n選
  • Power Apps 今昔物語
  • Power Platform管理者が考えておきたいこと
  • あなたが作りたいアプリ、どのデータソースを選べばいいか、教えます!
  • 今日から始めるPower Appsでのコンポーネント開発
  • 様々な現場のPower Platform
  • 組織でPower Virtual Agents を導入するために知っておきたいこと
  • Start your RPA and Automation Journey with Microsoft Power Automate [Japanese] ※new!

多くの方のご協力を得て、昨年よりさらに魅力的の増したイベントになりそうです! 
日本語以外の言語のセッションも数百実施される予定です。楽しみですね。

セッション情報の詳細に関しては同じ Microsoft MVP 仲間である 太田浩史さんに今年も Connpass に情報ページを作成していただきました! まだタイムテーブルはこれから決定するのですが、まずはどんなセッションがあるかご確認いただき、ぜひ、イベントにご参加ください! 

Connpass ⇒ Microsoft 365 Virtual Marathon 2022 Japanese Track - connpass