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2024年6月 6日 (木)

Microsoft 365 のサブスクリプションには Visio on the web が付属しています (商用テナント、教育機関テナントのいずれもOKですが、細かいライセンスの話は各自で確認してください)。

Visio はフローチャートや組織図、ネットワーク図などを書くのに便利なツールです。

Visio には Plan 1 や Plan 2 という有償プランもあり、 Microsoft 365 に付属するプランと比較するとより多くの機能が利用できるようになっています。ですが、無償の範囲でもかなり使えます。例えば、図の作成、表示、印刷や共有ができます。

🔗Visio のオプションを比較する

Excel との連携

この Visio ですが、Excel のデータと連携できるアドオンとして 「Visio Data Visualizer」が提供されています。これを使うとExcel のデータをそのまま自動的に図に書き起こせます。これも無料で利用できます。

アドインの追加

アドインの追加手順はいたってシンプルです。 SharePoint サイトや OneDrive に空の Excel ファイルを作成て開きます。[ホーム]>[アドイン]の順にアクセスし、"Data Visualizer" でアドインを検索してみてください。これを追加するだけです。

🔗 Data Visualizer アドインは、職場と学校のアカウントMicrosoft 365向けに設計されています - Microsoft サポート

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実際に組織図とフローチャートをさっと作成してみています。ビデオを確認してみてください。

[組織図作成]

[フローチャート作成]

基本的な使い方は次のサポート文書に詳しく記載されています。

🔗Visio Data Visualizer アドインを使用して Excel で図をCreateする

📌Visio デスクトップアプリが必要なら Plan 2 を購入する必要がある

ちなみに、Excel ワークブック⇒Visio へは同期されますが、逆に Visio から Excel ワークブックに同期するには Visio のデスクトップ版が必要で、それには Visio Plan 2 を購入する必要があります。つまり、ローカルに置いている Visio ファイルをデスクトップ版のVisio で編集したいということであればやはり Plan 2 が必要です。

2024年5月15日 (水)

Microsoft Forms のフォームへの回答結果が Excel ファイルと同期する機能がプレビューとしてロールアウトされる話については以前、記事を投稿しました。

SharePoint Technical Notes : Microsoft Forms: Excel とのライブデータ同期のサポート(プレビュー) (lekumo.biz)

[関連情報] Introducing Forms data sync to Excel - Microsoft Community Hub

2024年5月15日現在で確認したところ、すでにこの機能が予定通りロールアウトされてきているので改めて機能についてまとめておきたいと思います。

おさらい

まずはおさらい。新機能は次の通りです。

  • フォーム/クイズのページ上で自分の OneDrive 内に Excel ワークブックを作成できる
  • フォームへの回答はこのワークブックに自動的に同期される
  • ワークブックを Excel for the web で開いている間は新しい回答も自動的に同期される
  • Excelの共同編集者も Excel for the web 上で同期された回答を受け取れる

注意点は次の通り。

  • ライブデータをトリガーできるのは Excel for the web 上に限定される。データをデスクトップアプリで分析したい場合でも自動的に最新情報を受け取りたいのなら Excel for the web でファイルを開いておく必要がある
  • フォームはフォーム、Excel は Excel で別々に権限は管理することになる。要するにFormと同期するようにしたExcelファイルの編集者がその フォームの作成者になるわけではないということ

既存のグループフォームと Excel 用フォームも引き続き使えますが利用しているテクノロジーは古く、最終的にはすべてのフォームの種類が新しいソリューションへと徐々に移行する予定とのこと。

個人用フォーム/クイズの場合

個人用フォーム/クイズの場合は、「応答」タブで結果を表示するときに「Excel で結果を開く (プレビュー)」ボタンが表示されます。これをクリックするとここまでの応答を含む Excel ファイルが OneDrive (Business)内に作成され、同期が開始されます。作成場所は OneDrive 直下で、フォームと同じ名前のファイルが作成されます。

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作成された Excel ファイルを開くと、同期されていることを知らせるアクションバーが表示されます。

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実際の挙動は下記の通り。

グループ フォームの場合

グループ フォームの場合はフォームで初めて「Excel で開く」をクリックすると新規にExcel ワークブックが作成されます。作成先は、チームサイト内の「ドキュメント(Shared Document)」です。

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ちなみに、別ファイルとして保存する場合は、「Excel で開く」の横の三点マーク (...)をクリックし、「すべての回答を新しいブックへ同期する」を選択すると新規にExcelブックを作成して同期します。ファイル名は末尾に "1" などの数値がつき、一意になります。

クイズの対応は?

なお、現時点ではグループの場合は「クイズ」は Excel との同期は行われません。

ファイル名の変更

個人用、グループ用ともにファイル名は変更可能で、同期は引き続き行われます。

以上です。また GA された時に、何か変更点があれば記事にします。

2024年5月 7日 (火)

Excel の Copilot を使うと1回のプロンプトで複数の数式列候補を生成できます。 

たとえば、名前が含まれている列で空白を挟んで姓と名が分かち書きになっているとき、「名前の列を姓と名に分割してください」とプロンプトすると姓と名の二つの列を生成して分割する式を提案してくれます。 20240507_142435

ただし、対象は必ずテーブルになっていなくてはいけません。

また特定のテーブルや列を指定するときにはメンションする必要があるとのことで、この場合は列ですから @列名 を指定しないとうまく回答してくれません。


YouTube: Microsoft Copilot in Excel: 数式列を提案する