Microsoft Lists (Microsoft リスト)は、Target Release となっている一部のテナントにはロールアウトが始まっていますが、私の使っているテナントは残念ながらまだです。ところで、表題にある通り、2020/8/5 (US時間)にMicrosoft 社にて Microsoft Lists に関する Webinar と「AMA (Ask Microsoft Anything)」(時間内なら、なんでも質問してね、というものです) がオンラインで開催されました。 それぞれ1時間ずつで、計2時間です。日本時間では 8/6 2:00 AM ～ 1時間という、まさに真夜中だったため、参加できなかった方も多いと思います。私も、眠りにおちながら... という状況でありましたが...
Webinar
Webinar は Microsoft Teams の Live Meeting で行われており、質疑応答も含めて 1時間ほど実施されましたが、 YouTube に録画が公開されています。
Microsoft Lists の細かな使い方を紹介しているので、使い方を確認するのに是非一度ご覧になることをお勧めします。
あらためて気づいたことなどを書き留めておきましょう。
利用できるテンプレート
リストはテンプレートから作成する方法と、スクラッチ作成、Excel からのインポート作成の 3種類があります。テンプレートは下記の通り。
- Issue tracker
- Employee onboarding
- Event itinerary
- Asset manager
- Recruitment tracker
- Travel requests
- Work progress tracker
- Content scheduler
通知のところはよくなりますね。下記は既存の SharePoint リストの通知であり柔軟性に乏しいため SharePoint Designer で通知のためのカスタム フローを作ることも少なくありません。特にトリガーの種類が少ないのが難点。
しかし、Microsoft Lists になると複数の条件が指定できます。
特に次のトリガーが嬉しい。
- 特定の列が変更されたら (A column change)
- 特定の列の値が変更されたら( A column value changes to something)
こうしたトリガーをもとに作成するルールの画面は次のようになっています。
Microsoft Lists の新しいルールとともに、Power Automate にも特定のアイテムやファイルの変化を取得するというアクションが利用できるようになっており、これと組み合わせた処理ができるようになっています。
カレンダー表示については Outlook on the web に近いUIですね。これがこのまま Teams にタブとして追加できるはずなので、期待は大きいです。
さて、ずっと気になっていたコメント機能ですが、リスト単体で利用するときにはリストアイテムに書き込まれ、Teams に追加して利用する場合は Teams 内の会話に持っていけるということです。
はリスト内でのアイテム単位でのコメント (YouTube の画質が悪いので見えにくいですね...)
は Teams 内でのアイテム単位での会話 (YouTube の画質が悪いので見えにくいですね...)
それからリストフォームのカスタマイズは JSON を使う必要があり、こちらはデザイナーが用意されているわけではないよう。ここで気付くのが列のグループ化です。Status やLinked Items といった項目でグループ化できていますね。これは既存のリストにはないところで Power Apps でこの手のカスタマイズをしていたので、便利に使えそうだなぁとは思います。ベースはSharePoint リストなので、列の条件指定で表示非表示も対応できますしね(といっても、複雑になると大変ですが)。
AMA
質疑応答に関しては下記に公開されています。
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-ama/bd-p/microsoft365ama
個人的に気になったところだけ、個人的な見解も含め、下記にまとめておきます。
Q.リストと CDS (Dataflex) との使い分けに関するガイドラインのようなものはありますか?
これについては下記のリンク先を参考にとの回答でした。
Benefits of PowerApps vs Teams Lists
そこに書かれている内容を抜粋しましょう。
Microsoft Lists is an app that enables Microsoft 365 users to quickly create a list that helps to collaborate with their peers to track information. It provides all the necessary capabilities and features for your users to get started to organize and track work. As always, the app is extensible for power users and makers to configure and customize the app with features built on SharePoint and with Power Platform.
With respect to the app experiences, the apps are available in different hosts. For Power Platform Dataflex apps (new name for CDS), the apps will be only available in Teams app. However, Microsoft Lists will be available in the Lists app, SharePoint Online and within Teams app as well.
Dataflex Pro ではなく Dataflex との比較で書かれていますが、要するにMicrosoft Lists の利点は情報の追跡をするために利用できるテンプレートが豊富にあり、すぐにリストが作れるところが優れているということでしょう。また、Dataflex は Teams 内でしか利用できませんが、リストは List アプリ、SharePoint Online, Teams アプリ内などでも利用できる点も利点と言えそうです。手軽さは リストに軍配が上がるという感じでしょうか。とはいえ、Dataflex には Microsoft リストと比較すると大規模データが利用できたり、細かい制御ができる点はすぐれているので、大量のデータとともに長期的な利用を考えると Dataflex に利点があるだろうと個人的には思っています。
Q.看板(Kanban)ビューはありますか?
Kanban ビューとは、ポストイットを並べたような、カード形式の見た目のことですね。Microsoft としては重要視はしているものの、今のところロードマップには載っていないようです。ただ、いろいろと素敵にデータを可視化することは考えているとのこと。
Q.行数の上限はあるの?
ベースは SharePoint リストであるため、SharePoint リストの上限と同じ。[参考] SharePoint limits
Q.カレンダー形式のビューを持っているけど、SharePoint の予定表リストのように重ね合わせる(Overlay)ことはできる?
今のところ予定はない。
Q.法律事務所向けのテンプレートは提供されないの?
将来的には追加のテンプレートをいろいろと用意する予定であり、法律事務所向けのものも、必ず追加したいと考えているとのこと。
これまでの Microsoft Lists 関連の記事
- Microsoft Lists (Microsoft リスト) ロールアウト開始! (2020/7/24)
- SharePoint ユーザー必見! Microsoft Lists 登場 (2020/5/20)
いち早くの情報展開大変参考になります。
[My Lists]という自分用の領域が用意されていることが興味深いと思いました。OneDrirve for Business（≒ドキュメントライブラリ）のリスト版？みたいなイメージでしょうか。だとすると[My Lists]の使用容量がテナントのSharePoint Online全体の容量を消費するのか、OneDrirve同様別領域として確保されるのかが少し気になりました（動画デモ内でのアドレスを確認するにOneDrirveと同じようにも見えましたが）。あと個人的にはTeams画面右端のピン留めアプリにもLists（もしくはMy Lists）が追加できるようになることに期待です。
新しい機能がどんどん追加されることはワクワクする反面、運用する立場としては、社内での統制をとることがどんどん難しくなっていくことが悩みでもあります…。
これからも参考にさせていただきます。
kotatsuさん
コメントをありがとうございます。
OneDrive for Business はテナントの SharePoint Online の全体領域とは別にカウントされるので、そこのルールは変わらないと思いますよ。個人リストはあくまで OneDrive for Business 用のサイト内に作られるので。気にすべきところは退職後、どうするかというところだと思っていて、それがあるので個人のリストを SharePoint サイト側に移す機能が急がれているんだと思っています。
それから、Teams アプリのことですが、Microsoft 365 Roadmap に「Microsoft Lists - Lists app in Microsoft Teams - built on SharePoint」というのがあり、一応リリースは今月を目指しているようですよ。
[参考] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=64162
今後ともよろしくお願いいたします。
平野愛様
ご返信をくださり、ありがとうございます。退職後を気にすべきという点について、恥ずかしながら考えが及んでありませんでした。。PowerAppsでアプリを作ってみる時のデータソース用途などが特にですが、組織のサイトに展開する前段階の検証用としても、個人のリストは重宝する気がしていますが、いざ展開する際に、同じリストを組織のサイトにもう1回作り直すのは面倒かと思います（実際は私自身が現在捨てサイト的なところで同じようなことをしていて面倒に感じています）。ただ、だからといって個人リストを対象者に”共有”して済ますのと、リスト自体が組織のサイトに存在しているのとでは、それこそ退職後、アカウントが削除されたときの影響が違ってくるので、こういった点でも平野様が仰る様に個人のリストをSharePoint側に移行するという機能は確かに大事だなと納得しました。的外れな解釈だったら申し訳ありません。
Teamsアプリの件も、ロードマップの情報提供いただきありがとうございます。Temasが情報のハブとなることをMSも目指しているのだと思いますし、Microsoftリストへのアクセスのし易さについても力をいれてくれることに期待です。
今後の投稿も楽しみにさせていただきます。宜しくお願い致します。