ドキュメント セット機能を使うと複数のファイルをまとめて管理できるようになりますが、これを ZIP でダウンロードできます。ただし、zipファイル内にエクスポートされたファイル名がUTF-8でエンコードされるのが、難点ではあります。

Zip化するには特定のURLにアクセスすればよいのですが、SharePoint Designer でカスタム メニューを作ってしまうのが手っ取り早いです。

手順は次の通りで、オンプレミスとOffice 365 のいずれでも利用できます。

1. SharePoint Designer 2013 を起動する。
2. 目的のサイトを開く。
3. サイドリンクバーの[リストとライブラリ]をクリックし、目的のライブラリをクリックする。
   例)
   
4. リボン メニューの[ユーザー設定のアクション セクション]>[リスト アイテム メニュー] をクリックする。※この例では ECB メニューへの表示手順にしていますが、もちろん、リボン メニューに表示させるようにもできます。
   
5. 任意の名前を付ける。
   
6. アクションの種類として URL への移動　を選択し、

   {SiteUrl}/_layouts/15/DocSetExport.aspx?List={ListId}&ID={ItemId} と入力する。

   
7. [OK]をクリックする。

以上で手順は完了です。

あとは、実際にECBメニューを確認すると下図のように表示されるようになります。

ダウンロードした Zipファイルを解凍すると下図のようにファイル名が UTF-8 でエンコードされてしまいます。

英語表記ならいいのですけれど、日本語だと、こうなってしまいます。とはいえ、ファイルが開けなくなるようなことはないのですけれど。ドキュメント セットが最初に導入された SharePoint 2010 のベータのころは、この ZIPダウンロードのメニューが一応あったのですが、RTMではメニューが削除されたという経緯がありますので、こんな感じですね。

リストのビューではタイトル列が編集用のリンク設定がされているため、タイトル列に "..." が表示できるようになっています。SharePoint Designer 2013 を使って任意の列に ... を追加できます。

オンプレミスの SharePoint 2013 および Office 365 の SharePoint Online のいずれにも対応しています。

たとえば次のようなカスタム リストがあり、製品名という列を新規追加している場合に、この列に ... を追加してみます。

1. SharePoint Designer 2013 を使ってSharePoint サイトにアクセスする。
2. 左側ナビゲーションの[リストとライブラリ]にアクセスし、目的のリストをクリックする。
   
3. [ビュー]セクションの[新規作成]をクリックする。
   ※既存のビューは、念のためいつでも元に戻せるよう変更しないようにします。
   
4. "カスタム ビュー" など任意のビュー名を指定し、[OK]をクリックする。
   
5. 新規作成したビューのリンクをクリックする。
   
6. ビューのソース コードが表示される。下図にあるように目的の列の定義タグに listItemMenu="TRUE" linkToItem="true" という属性と値を追加する。この時、属性名は大文字小文字が区別されるので気を付けること。
   ※補足説明※
   ソース内の <ViewFields>...</ViewFiels> となっているタグを見つけ出す。このタグに挟み込まれるように定義されているのがビューに表示される列です。例えばタイトル列は <ViewFields><FieldRef Name="LinkTitle"/>...</ViewFields> となっています。ここで編集したい列を見つけるのですが、列名は最初に英数字で作成していれば英数字になりますが、日本語で作成している場合はUTF-16でエンコードされるので、下図のようになり、わかりにくくなります。ですから、なるべく列を追加する際は、英語表記で名前を付けて、後から表示名を日本語表記に変えるのがおすすめです。
   
7. ページを上書き保存する

以上で、設定は完了です。ブラウザーで表示すると製品名列に...が追加され、アイテムの編集などが行えるようになります。

SharePoint Designer 2013 のワークフローを使って、お知らせを自動送信したり、リマインダーメールを送付したりできます。この時、外部の Email アドレスにメールを送信することも可能です。

ただし、SharePoint 2013 ワークフローでは、対応していません。下記画面は Office 365 上の SharePoint サイトを使用していますが、宛先に外部ユーザーを指定すると次の警告メッセージが表示され、送付できません。

「選択したユーザーは、このワークフローの発行元のサイト上で有効でない可能性があります。受信者が有効な SharePoint ユーザーでない場合は、ワークフローの電子メールを受信できません。」

Office 365 の場合は、SharePoint 2013 ワークフローでは、送信先はテナント内のユーザーに限定されます。

しかし、SharePoint 2013 では SharePoint 2010 ワークフローも使えますので、こちらに切り替えて同様に処理を指定すると、問題なく送信できるようになります。

オンプレミスのOffice Web Apps 2013 サーバー にはオンライン ビューアー機能があります。これは、SharePoint サイト内ではなく、組織内のファイルサーバー上の共有フォルダーや Webサイト内に格納されている Office ファイルを Web ブラウザーで表示できるようにする機能です。

オンライン ビューアーを利用するには、Webブラウザーを使って次のURLにアクセスします。

http(s)://<Office Web Apps サーバー名>/op/generate.aspx

表示は英語のみです。

「Enter the address of the document」に共有フォルダーのUNCパスなどを指定し、[Create Link]ボタンをクリックすると、ブラウザー表示用のURLと埋め込みタグの2つが生成されます。

このリンクをブラウザー表示すると、SharePoint サイト上にある Office ドキュメントと同様にブラウザー表示できます。

Wiki ページや「お知らせ」リストなどに埋め込みコードを追加する場合は、サイト コレクションの管理はあらかじめ、"HTML フィールドのセキュリティ" 設定に、Office Web Apps サーバーのドメイン名を追加しておく必要があるので注意しましょう。私の検証環境では　Office Web Apps サーバー名は wac2013.contoso.com となっているので、 "contoso.com" を追加します。

なお、インターネット バージョンは次の URL に公開されています。

• View Office documents online
  
  

基盤管理者側の設定

Office Web Apps サーバー 2013 は既定ではビューアーに表示できないようになっています。Office Web Apps サーバー上で PowerShell から Get-OfficeWebAppsFarm コマンドを実行すれば確認できます。OpenFromUrlEnabled が False になっているとビューアーは利用できません。

※画面は RTM の状態の時のものです。Office Web Apps であるため、若干表示されるプロパティが SP1 以降とは異なります。

有効にするには、Set-OfficeWebAppsFarm -OpenFromURLEnabled コマンドを実行します。結果として次のようになればOKです。

※画面は SP1 適用後の画面です。

また共有フォルダーへのアクセス権限設定ですが、Everyone 読み取りに設定しておきます。Office Web Apps サーバー上に共有するのでない場合は、Office Web Apps サーバーのコンピュータ アカウントに対しても読み取り権限を付与する必要があります。

[参考] Office Web Apps Server 2013 Support Blog

注意点

あくまでもビューアーであるため、編集はできません。また、認証が必要なファイルは開けません。つまり、広く公開して構わないドキュメントのみビューアーで公開できるということです。当然、機密データの扱いには不向きです。また、インターネット環境でも使用できるため、セキュリティ リスクを考慮し、UNCパスを許可しないようマイクロソフトは推奨しています。

検索に関するレポートはサイト管理者およびサイト コレクションの管理者は、サイトの設定ページから出力できます。しかし、定期的に任意の場所にCSVとして出力したい場合などは、このままでは対応できません。

そこで PowerShell を使うことで、こうした処理が行えます。Microsoft ダウンロードセンターに次のサンプル スクリプトが公開されています。

• Custom SharePoint 2013 Search Report Examples

このサンプル スクリプトは署名されていないため、実行するには、PowerShellの実行ポリシーを unrestricted などに変更する必要がありますので注意しましょう。検証環境は unrestricted です。

このファイルを SharePoint 上にダウンロードし解凍たら、次のコマンドを実行します。

Import-Module <ダウンロードした AnalyzeSearchCmdlets.ps1 のパス>

あとはコマンドを実行し、特定の月のレポートを出力します

構文は次の通りです。

Get-SPAnalyticsReports -SearchServiceApplicaion "検索サービスアプリケーション名" -OutputDirectory "ファイルの出力先パス" -WholeMonth -StartDay "月の日付"

上記のコマンドで次の6種類のファイルが生成されます。

たとえば、r-query-*.csv は次のような出力結果です。

-Extractonly オプションを指定することで指定した月の1日ごとのレポートが GZファイルとして生成されます。

検索レポートは検索サービスのデータベースの一つであるリンク ストア データベースの情報を元に生成されるため、このスクリプトはこのデータベースからいくつかの情報を取得してきています。

以上、ご参考まで。