弊社では、定期的にSharePointの検索に関する研修を実施しているのですが、そこで最近気づいた新機能をメモしておきます。

エンタープライズ検索センターでは検索結果のページがカスタマイズできます。このページに配置してある「検索結果Webパーツ」の設定にいつの間にか次のオプションが追加されています。

• ユーザーに次の検索結果の個別のブロックも表示する : 個別の OneDrive

スクリーンショットは次の通りです。既定ではこの設定はオフ。

そこでオンにしてみました。すると確かに OneDrive から取得したファイルがブロックで表示されます。

ちなみに、SharePointの検索機能はアクセス権限を見ていますので、ログインしているユーザーに閲覧権限がなければ表示されませんのでご安心を。「あのファイル、どこに格納したっけな? SharePoint サイト、それとも OneDrive だったか、、」というときに一括検索できるのは便利ですね。

現在、モダンサイトベースの検索機能が提供されており、非常に高速に結果を得られるのですが、難点はまだカスタマイズができないことです。そのため、今のところ部分的にはクラシックな検索ページも必要になるので、こうしたオプションは知っていると便利だと思います。

[オフィスアイ株式会社] 

SharePoint の検索に関して下記のコースを定期的に実施しています。

• SharePoint Online ユーザー向け : Microsoft SharePoint エンタープライズ検索の基本的な仕組みと カスタマイズ(速習) 
• オンプレミスの SharePoint 管理者向け : Microsoft SharePoint エンタープライズ検索の構成とカスタマイズ基礎

従来の SharePoint サイトでは、同一サイトにあるリストやライブラリを「リストビューWebパーツ」として WikiページやWebパーツページに配置できました。

モダンサイトの場合は、「埋め込み」Webパーツを使うことで簡単に実現できます。といっても、当然ユーザーは当該サイトに対して最低限「閲覧」アクセス許可レベルは必要となるので注意してください。

手順は次の通りです(音声あり)。

この機能を使う際のコツはリストやライブラリが「モダンモード」になっていること。下図の通り、クラシックとなっているとうまく動きません。

そもそもこの機能は Teams 内でタブとして任意のライブラリやリストを追加するときとほぼ同じ理屈で動いているようです。

完全に自分の備忘録として書きます。

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SharePoint Framework 開発ではNode.js を使い、ローカルのWebサーバーを立ち上げ Workbench ページを使ってデバッグ実行などするわけですが、このとき https エンドポイントを使うため証明書が必要。そのため 開発者用証明書をインストールするために次のコマンドを実行します。

>gulp trust-dev-cert

これでインストールがすんなりできるのですが、アンインストールしたいことも在るわけです。たとえば、私の場合は、SPFx の開発をおととしから行っていますが、Chromeの仕様が変わり証明書を変えなくてはいけなくなった。関連情報は下記に書かれています。

SharePoint Framework の既知の問題とよくあるご質問

そこで、実行するのが次のコマンド

>gulp untrust-dev-cert

と上記リンクに書かれているのですが、なんだかうまくいかない。エラーになってしまう。

一般的な証明書と同じくユーザー証明書としてインストールされたのかなと MMCを立ち上げて確認するもない。で、探したところ下記のパスにありました。

<ユーザープロファイル>\.gcb-serve-data

ここに、gcb-serve.cer と gcb-serve.key がある。

ということで、このディレクトリ (gcb-serve-data)を削除して再び gulp trust-dev-cert を実行。

[参考] https://sharepoint.stackexchange.com/questions/206389/cannot-test-spfx-webparts-on-my-sharepoint-tenancy/206399#206399

モダンサイトでは「お知らせ」リストよりも「ニュース」ページ(投稿)を使った方が次のようなメリットがあります。

• お知らせリストのように幅の狭い画面ではなく、広々とした画面に素早く見栄えよくコンテンツを掲載できる
• 「ニュース」Webパーツを使うことで複数サイトから見栄えよくニュースを集約表示できる(サイトコレクションも横断可能)
• 記事を "後で読む" ための「しおり」の機能がある
• どれだけ参照されたか「ビュー」が分かる
• コメント機能がある
• いいね機能がある
• 見栄えのよいリンクを素早くメールで関係者に送信できる
• モダンサイトの検索ページでは「ニュース」別に検索できる
• SharePoint モバイルアプリから最新ニュースを素早く確認できる
• 最新のWebパーツも追加できる

[SharePointハブになっている場合のニュースWebパーツの例]

[検索結果]

以上のようなメリットがある「ニュース」ですが、ニュースページは「サイトページ」です。では何がどう違うのか、順を追って説明しましょう。

Wikiページとサイトページ

サイトページはサイト作成時に自動生成される「サイトのページ」ライブラリにのみ作成できます。このライブラリはモダンサイトでは既定で用意されるサイドリンクバーの「ページ」リンクからアクセスできるようになっています。

このライブラリは従来 Wikiページ ライブラリと呼ばれていたものです。書籍などでも紹介していたようにWikiの語源であるハワイのイメージから "ハイビスカス" であろう花のアイコンが象徴的でした。Wikiページは新たに Wikiページライブラリを作成することで異なるライブラリに仕分けて作成できました。しかし、「サイトページ」は自動生成される「サイトのページ」ライブラリ内にしか作成できません。つまりサイトごとに1箇所に集約されるのです。これもあってかモダンサイトでは「サイトのページ」ライブラリは "ページ ライブラリ" というカテゴリとなり、アイコンは通常のライブラリのアイコンと同じになっています(クラシックサイトの発行機能がリニューアルして、このサイトページになっているので、用語が似ているので混乱しそうですが)。

ところで余談ですが、"サイトページ"を作るにはサイトのフィーチャーである「サイト ページ」がアクティブになっている必要があります。クラシックなチームサイトを使っている場合にサイトページが作れないなぁと思ったら、このフィーチャーが非アクティブになっているかもしれません。

ニュースとサイトページ

サイトページが「サイトのページ」ライブラリに作成されることを説明しました。ニュースページはサイトページだとも説明しました。ニュースページとは「ニュース記事だよ」というフラグが設定されているサイトページです。このフラグを目印に「ニュース」Webパーツはサイトページをニュースとして収集します。

フラグの設定方法

フラグの設定方法は主に2つあります。一つはサイトページを昇格すること。もう一つは最初からニュースとしてページを投稿すること。

たとえばサイトページを作成してみます。サイトページはホームページの[新規]から素早く作成できるようになっています。

発行すると、画面上部にある「レベル上げ」メニューが利用できるようになります。

「はて、レベル上げとは? 」と少しかんがえてしまう方も少なくないでしょう。英語で言うところの Promote (プロモート)です。つまり、このページをいかに広く伝播していくか。そういうメニューです。ですから、ユーザーがすぐにアクセスできるようにサイトのナビゲーションに追加したり、ニュースとして投稿したり、メールで送信したりといったプロモーションをすぐに行えるようになっているわけです。さて、ここで「このサイトのニュースとして投稿」をクリックすることで、ニュースとしてのフラグが設定されるようになっています。ちなみにニュースをもとのページに戻す Demote 機能はありません。

最初からニュースとして投稿するには、ホームの[新規]から[ニュースの投稿]を選択したり、ニュースWebパーツから[ニュースの投稿]を選択してページを作成すると最初からニュースとしてのフラグが設定された状態になります。

[ニュースWebパーツから作成する例]

ところでこのフラグ、どこで確認できるのでしょうか? 答えは先ほどの「サイトのページ」ライブラリです。このライブラリで既定では表示されていないシステム列である「昇格した状態」を追加表示してやることで確認できます。手順は次の通りです。

一般的なサイトページは 値が 0 。ニュースになると 2 が設定されます。ホームページに設定されているページは 値が空です。なお、この列の値は直接編集はできません。

小技

どうしてもこのフラグを 0 に戻したいときの裏技をご紹介しておきましょう。この列でグループ化表示してドラッグ&ドロップするだけです。

と言っても、この機能が必ずしもいらないでしょう。サイトページもニュース記事もWikiページと違い標準機能としてコピー作成できるので、デモ―トしたい記事があれば一旦コピー作成して下書き保存しておき、公開した記事を削除すれば速やかに記事を差し替えられます。

モダンサイトではポータルとしての新機能としてメガメニュー (Megamenu) とフッターが利用できるようになります。まずは対象リリーステナントからロールアウトされているため、まだ利用できない組織も多いと思いますが、最新機能をお伝えしましょう!

※2019年2月4日現在の情報です。ここで紹介する機能(制約等)は将来、更新される可能性がありますのでご注意ください。

メガメニューとは次の図のように幅広のサブメニューのことです。

フッターは文字通りフッターです。

公式の操作ガイダンスは下記のサポート文書が公開されています。

⇒Change the look of your SharePoint site

利用できるサイトテンプレート

メガメニューとフッターの両方が利用できるサイトテンプレートは「コミュニケーションサイト」だけです。「コミュニティサイト」ではないのでご注意を。

メガメニューだけであれば、「チームサイト」でかつ「SharePointハブ」が構成されていれば利用できます。単なるチームサイトではこの機能は利用できません。

新しいヘッダーのレイアウト

メガメニューやフッターは確かに「コミュニケーションサイト」でないと利用できませんが、チームサイトでも「外観」設定が変更されヘッダーのレイアウトが変更可能です。ヘッダーレイアウトは今まで通りの「標準」と高さをコンパクトにした「コンパクト」の2種類から選べます。詳しくは下記のビデオをご覧ください。

外観メニュー

チームサイトとコミュニケーションサイトでは「外観の変更」メニューが異なります。まず下記がチームサイトです。

確認できるように「テーマ」と「ヘッダー」の2項目だけが表示されます。一方のコミュニケーションサイトでは次のように表示され、「ナビゲーション」と「フッター」の項目が利用できます。

SharePoint ハブとなっているサイトの場合は下記のように「ナビゲーション」項目までは表示されますが、「フッター」が表示されないことが分かります。

ナビゲーションの変更

ナビゲーション設定は「カスケード」と「Megamenu」の2つが用意されています。

カスケードは下図に示す通り従来型のナビゲーションです。

メガメニューにした場合は次のように操作し設定します。

メガメニューは3階層までのナビゲーション構成です。これ以上深い構成にはできません。

フッターの変更

コミュニケーションサイトの場合だけ、フッターが構成できます。そもそもコミュニケーションサイトはフッターを構成しないと次のようなメッセージがフッター部分に表示されます。

[外観の変更]メニューからカスタム フッターを構成する場合は次のように行います。

動画内でも操作しましたが、フッター部分は左部分と右側部分に分かれており、左部分にはロゴやフッター名を表示できます。ロゴ画像とフッター名の両方を表示することはできません。ロゴ画像とフッター名を両方することも可能です(2019/2/12 訂正) 。またフッターナビゲーションのリンク部分はHeaderとURLの2種類を指定できますが、メガメニューとは異なり、1階層のみの構成です。これ以上複雑なフッターを構成したい場合は SharePoint Framework Extensions を利用する必要があります。

もう一つ重要なポイントがあります。フッターが表示されるのはサイトページだけです(ニュースもサイトページの一種)。その他のページやリストやライブラリ画面には表示されません。

クラシックのチームサイトから SharePoint ハブを構成した場合

クラシックのチームサイトからでもトップページをサイトページに差し替えればモダンサイトとして利用できます。弊社のラーニングポータルサイトでは、SharePoint Online のルートサイトを使っているため、もともとクラシックのチームサイトであり、先述したとおりモダンサイトに変更し、SharePointハブとして構成しています。この場合でも「ナビゲーション」のメガメニューは利用できます。

発行インフラストラクチャーをアクティブ化していると、従来のナビゲーション構成が優先されるためメガメニューの構成ができません。とはいえ、メガメニューが利用できない代わりに従来通りの「ナビゲーション単位での対象ユーザー」設定が有効になるため、これはこれでメリットと言えます。どちらがよいかはトレードオフですね。メガメニューを優先するか、対象ユーザーを優先するか。。。