SharePoint Technical Notes : Viva Amplify: お知らせを Outlook, SharePoint, Teams に一括配信しよう!

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Microsoft Viva Amplify (アンプリファイ)は、組織内での周知するために Outlook, SharePoint, Teams に対して1か所から一括して配信するための仕組みです。

たとえば、Teams を主体で使っていてなかなか SharePoint サイトのニュース機能が浸透しないという組織やメールでの周知が根強くやはり SharePoint のニュースを見ることがないとった組織も少なくありません。ですが、お知らせは SharePointのニュース機能を使った方が後から検索しやすいというメリットがあります。メールや Teams では他の会話に紛れていってしまいがちです。情報ソースの主を SharePoint におき、ここから同じ内容を一斉にメールと Teams のチームに配信することができるのが Viva Amplifyです。

一般提供開始

この機能は 2023年10月10日に一般提供が開始されました。ただし、提供開始からすぐは配信には英語だけしかサポートされていなかったのですが、Microsoft Learn を見ると 2023年11月28日には日本語のサポートが開始されたようです。

そもそも Amplify (アンプリファイ)とは?

“Amplify” は英語であり、日本語訳すれば増幅する、拡大するの意味があります。ちなみに、楽器用の “アンプ” は同じ語源です。これは増幅器の一種であり、増幅器は Amplifier と書きます。

このことから、Viva Amplify は Microsoft 365 内での情報発信を増幅するというニュアンスがあると思われます。Microsoft 365 ではコミュニケーションツールとして Teams, SharePoint, Outlook があるが、Viva Amplify では、それぞれに情報発信するのではなく一か所からすべてのチャネルに一斉配信することで “増幅” させるということになるのでしょう。

Viva Amplify の機能を把握する

Viva Amplify がどういったものなのかについて、ビデオで解説しています。30分ほどあるので長いですが、これを見れば一通りの機能は理解できるはずです。

YouTube: Microsoft Viva Amplify を使って一か所からメール、SharePoint、Teamsに一括で情報を周知しよう!

Viva Amplify に必要なライセンス

Viva Amplifyは次のライセンスに含まれています。

Microsoft Viva 従業員コミュニケーションとコミュニティ
Microsoft Viva スイート

従業員エクスペリエンスプラットフォームのプランと価格 | Microsoft Viva

配信先ごとの指定

配信先のチャネルごとに配信先を指定できますが、最大数の制限があるので注意しましょう。

Outlook … 最大200個のメールアドレス (個人、配布リスト、グループを含む)
SharePoint … 最大20サイト
Teams … 最大5つのチャネル

Viva Amplify の重要性

組織で何かしら情報を周知するということは、単にどこかに掲示して終わりではありません。「伝達」が大切なのは言うまでもないことです。つまり必要な範囲に十分に伝達されることであり、それによって最終的には問い合わせが減るとか、何かしらのアクションにつなげたいわけです。そうなると、公開した情報がどの程度閲覧されたのか、滞在時間は? どの時間帯に閲覧されているのか、それに対してどんな感情を持ったのかなどを加味して傾向を分析しながらよいりよい情報発信をしていくことが大切になってきます。※SharePoint ではページごとにこうした情報を得るための利用状況分析レポートが提供されています。

Viva Amplify では配信先に対するメトリックをレポート表示できます。どの配信チャネル(メール、SharePoint, Teams) でどの程度のユーザーに閲覧されたのかが確認できますし、リアクションを取得することで感情分析などもできます。そういう意味では Microsoft Viva Amplify の方向性というのは合理的であるといえるでしょう。

かつてメールによる周知では「開封確認メッセージ」などを送ることもありましたが、果たしてきちんと内容を読んだのかはわかりません。情報の周知を効果的に行う方法というのは、Microsoft に限らず常に追求され続けていて変化しつづけています。そのトレンドを追いかけて自分たちにとっての最適解も変化させていくことは重要です。Viva Amplify もそうした最適解の一つとなりえます。

文献

Viva Amplify を使うための事前設定などの詳細は下記のリンク先を参照してください。