SharePoint Technical Notes : Microsoft Teams, OneDrive for Business と SharePoint をファイル管理するときにどう使い分けるか?

ファイルの格納場所のおさらい

Microsoft Teams を使っているとチャットするときにファイルを共有するとファイルは OneDrive for Business に、チーム内でファイルを共有するとチームが接続される SharePoint サイトにファイルが格納されます。またチームに接続されていない SharePoint サイトでもファイルを共有できます。つまりファイルの格納場所は結果的に3種類あるわけです。

OneDrive for Business
Microsoft 365 グループに接続された SharePoint チームサイト
単独の SharePoint サイト (大抵はコミュニケーションサイト)
※下位互換のためにグループに接続しないチームサイトも作れはするがここでは度外視

この辺りの関係性がわからないという方はぜひ、拙著の「ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編」(日経BP社) をご一読ください(結構なボリュームです)。関連するのは次の章です。

第1章…Microsoft 365 の SharePoint の利用を始める前に
第2章…SharePointサイトに関する基礎知識を身に付けよう
第3章…チームサイトの基本的な使い方をマスターしよう
第8章… OneDrive for Business を使いこなそう
第11章… Microsoft Teams と組み合わせて利用しよう

使い分けを考える前に

3つの格納場所があることに関して「ややこしい、1か所にすればいいのに」という話もありそうです。

ですが、以前のブログでも書いたように、

SharePoint Technical Notes : SharePoint のファイル管理機能をどう使っていくべきか？ (lekumo.biz)

膨大な情報量を1か所に格納すると大事なものもそうでないものなども入り乱れることになり探しにくくなります。ファイルに関わらず量が増えれば小分けにするというのはよくやる話。結局、ファイルサーバーではこの小分けにしていく手法として、長年 "フォルダー" を使って仕分けてきたわけですが、その問題点については前回の記事で述べました。

ですから、せっかく最初から分かれている3つの器をうまく使い分けたいのです。

仕事でユーザーはどういった性質の情報をどのように利用しているのかをしっかり考えることが大切。「えー、そんなの考えたくない」という人もいるのは事実ですが、部屋の整理整頓と同じで、片づけなくてもまぁなんとかなりますが、うまいぐあい整理整頓されているほうが特に仕事をするうえでは機能的であることは間違いないでしょう。

OneDrive for Business の立ち位置

OneDrive for Business は OneDrive と名前がついていますが、一般消費者向けの OneDrive と学校や企業組織向けの OneDrive for Business とがあり、ブランドは同じですし、ぱっと見た目も似ていますが中身は別物です。

書籍にも書いていますが、慣れていないと見分けがつきにくいんですが決定的な違いはURLです。一般消費者向けは onedrive.live.com で、OneDrive for Business は sharepoint.com になっています。

OneDrive for Business は SharePoint がベースになっている仕組みで、オンプレミスの時代は SharePoint 内のサイトの一種で「個人用サイト(My site)」と呼ばれていました。これが SkyDrive に名前が変更されたのですが、商標の関係からのちに OneDrive というブランドに変わったという経緯があります。

ですから、OneDrive for Business は個人用途のSharePoint サイトです。とはいえ、ユーザーが利用するものであるため、SharePoint の持っている機能の一つであるファイル管理機能を中心に利用できるようにしているわけです。サイトを開くと一見すれば、自分用のフォルダーが用意されているように見えるようになっている。けれど、実際は Microsoft Lists のリストも格納できたりと、機能面で細かくみればやっぱり SharePoint サイトではあります。

さて、話を戻しましょう。

ユーザーにとっては、OneDrive for Business はクラウド上にある自分専用のファイルの置き場所です。共有しなければ自分しかアクセスできない。個人のPC内にしまい込まれて、埋もれがちだったファイルをクラウドに格納するように動線を変え、PCを買い替えてもコンテンツの移行が必要なく、最低限1TBの大容量がインターネット越しにいつでも使えるようになったわけです。

ただ、契約上の一つのルールとして、ユーザーごとにに紐づけて管理しているので、そのユーザーが退職してそのユーザー分のライセンスがはく奪されるとその人の OneDrive for Business は削除されるというのが基本ルール。

こういうと「えっ、Microsoft が勝手に消すなんて!」と思う方も少なからずいるようですが、必要があれば SharePoint サイトに移せば勝手には消えないですし、無駄に容量が増え続ければストレージの管理コストも増大していきます。基本は削除されるというのは大して問題ではないでしょう。おそらくこれまでだって、社員が会社を辞めれば、特殊な業務を除いては PC 内のデータもすべて吸い上げて、ファイルサーバーに格納するというようなルールになっていることは少ないのではないかと思います。だから、本質的には従来とあまり変わらない。

厳密にいえば、ライセンスがはく奪されるてもすぐに消え去るわけではなく、既定では30日間は残ります。つまりその間の猶予がある。この間に、任意のユーザーに管理権限を委譲できるので、その間に必要な情報を取り出して別のところに共有することもできます。また、設定によっては最大10年間は削除せずに残すこともできるようにはなっています。様々なニーズに対応すべく、色々と選択肢は用意されているのです。

Microsoft Teams と OneDrive for Business

Microsoft Teams で「チャット」を使ってファイル共有ができますが、「チャット」を使うとファイルは共有した人の OneDrive for Business にファイルが格納され、そこから共有リンクが生成されるようになっています。メールと違って添付ファイルではなく、単なるリンクになっているのがポイント。

メールみたいに添付されればいいのにと思う人もいるでしょうけれど、ファイルを修正したりするとまた添付しなおしになり、最新版がわからなくなる。。。というメールの課題が再現されるので、あまりよろしくない。それよりはどこかに格納しておいてリンクで共有したほうが、下手にファイルが増殖しないという側面も忘れてはいけません。

ただ、共有した人が退職してしまうと、先ほどの理由で共有元がなくなりアクセスできなくなる可能性があるということです。

ですから、OneDrive for Businessはファイルサーバーの感覚で共有フォルダーとして使うのはダメです。あくまでも一時的な共有に留めるべきでしょう。

一方で「チーム」側での会話するときにファイルを共有すると、こちらはチームに接続されている各SharePoint サイトにファイルがアップロードされるので、ユーザーが退職しても関係ありません。ずっと残る。しかも基本的にはこちらは共有リンクではなく、サイト内のコンテンツへの単純なリンクで、チームメンバーは基本的に誰でも参照できる。後から入ってきたメンバーでもOK。

ちなみに、チャットの場合は必ず共有リンクで、共有リンクとは「このURLを知っている人は全員閲覧できる」とか「このURL知っている人は全員編集できる」とか「このURLを知っていて、かつだれだれさんたちだけ見れる」というような制限付きのリンクです。特殊なものなんですね。

ですから、チャットでファイル共有するときにはよ～く見るとリンクの種類が変更できるようになっています。

サイトのアクセス権限と共有リンクは別物です。詳しくは書籍にも書いていますし、私がほぼ毎月実施している「Microsoft 365 SharePoint サイト管理基礎」でも実際にデモや実習を通じて必ず説明しているところです。よくわかっていないなと不安がある方はしっかり基礎固めしましょう。

SharePoint と OneDrive for Business

「ファイルの格納先がSharePoint だったり、OneDrive だったりわかりにくい! 」という声も聞こえてきますが、やみくもにこうしたわけではなく意図があるだろうと考えるのが自然ですし、どううまく使い分けようかなとも考えたい。こういうものは特に答えはないので、「こう考えた方が、合理的だろう」という納得が出来さえすればいい。

そして、管理する情報の性質が異なるので、分けて考えた方が都合がいいだろうと個人的には思っています。

OneDrive for Business は個人の采配で自由に使えるし、共有しない限り他の人が見ることはないので気軽に使える。考えをまとめてみようとトライした仕掛途中のファイルなども置いておける。個人のPC内にはこんなファイルが山ほどあるはず。これをすべて SharePoint サイトに置くようにしていると、その人が退職してしまったときにもこうした「ごみ」が不用意に残ってしまうわけです。ユーザーが退職した後に削除されるというのは、細胞組織の「アトポーシス」みたいなもので、本当に重要な情報だけ選抜して残していくためには必要な措置だとも思うのです。

ただ、そういう話をしていると無論、「安易に消すべきではない!」という話も出てきます。それはそうです。ですが、なんでも保存では、ストレージコストも管理コストも年々増大し続けます。そのため、誰がどういう業務でどういった情報を扱っているのかを把握したうえで、必要があれば削除期限を延ばしたり SharePoint側にデータを移動したりする。さらに、Microsoft 365 コンプライアンス機能も活用して、機密情報保護、保持期限、レコード管理などしっかりと対応することです。

OneDrive の使い方の基本指針

OneDrive for Business は個人のワークスペース(一時的な作業場所)で、最終的には削除される。自分が辞めたとしても組織に共有すべき情報は SharePoint に置くというのが基本的な考え方にした方が管理がしやすいと思います。

1. 構想段階 … OneDrive 上でファイルを作成しながら考えをまとめていく

2. 確認(レビュー)や一時的な共有 … 出来上がったら他のメンバーにちょっと確認してもらうというのに Teams 上のチャットで共有する

3. 正式に公開… 正式に多くの人に公開する段階になったら、Microsoft Teams 内の各チャネルの「ファイル」タブまたは SharePoint サイトにファイルを移動またはコピーする。この流れが作れると、大事な情報だけ長期保管する方向でふるいにかけられます。

SharePoint に関して

SharePoint サイトは Microsoft Teams に接続されたチームサイトと社内ポータルとして利用する単独サイトがありますが、チームではあくまでもチームメンバー間での共有となります。公開範囲が大抵は狭い。一方で、社内ポータルとなると公開範囲は関係する複数の部署などというように広く設定することが多い。

こうしたことを踏まえて、全体的なイメージ図を作成してみました。ピラミッドはデータ量をイメージしており、組織が長期間しっかりと管理すべき情報(大事な情報は宝石のアイコンです) はふるいにかけて、選択的に管理していくようなイメージです。

もちろん、あくまでもこれが正解というわけではないですし、これ以外に既存のファイルサーバーをどうするとか、Yammer はここには組み入れていないけどどうなるとか、色々と気になるところもあると思います。詳しくは弊社の研修へどうぞ。

とにかく、これをきっかけに自分なりのイメージを描いてもらえるといいなと思います。

ちなみにこの図は Twitter でも共有していて、多くの方に共感をいただいたようで共有してよかったなと(画像は Twitter の方が画質がいいかも)。

なんとなく OneDrive, #SharePoint , Teams でのファイル管理のありようが多くの人が俯瞰視できていないように思うので頑張って1枚もののスライドにしてみた。こういうことを考えなくても何となく使えるけど、考えた方がきっと効率的だよという話です。これがあって機密情報保護などにつながるので。 pic.twitter.com/ONM3WfBhOH
— HIRANO Ai | Microsoft MVP ❤️ SharePoint (@ai_yamasaki) April 18, 2022

さて、こうしたことを考慮しながら、各組織でどのようにしたら効率よく情報共有し、管理も行き届くだろうかということを社内がディスカッションしてみてくださいね。難しいと感じるかもしれませんが、ファイル管理には多くの人がかかわるので、どのシステムを使っていても色々と考えるべきことが多いものです。

Microsoft Teams, OneDrive for Business と SharePoint をファイル管理するときにどう使い分けるか?