2022年10月25日 (火)

Microsoft Ignite 2022 Recap: 凄い! Microsoft Syntex による最新のMicrosoft 365 コンテンツ管理を学ぼう

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これまで SharePoint Syntex として提供されてきた機能がパワーアップし、Microsoft Syntex という名称に変わりました。単なる名称の変更だけでなく、"SharePoint" という冠が外れたことで従来の機能だけでなく、適用範囲も広がります。

そもそも SharePoint Syntex (シンテックス) って何? という方もいると思うので過去勉強会などで公開してきた情報をまずは並べておきます。予習にご利用ください。

Microsoft Ignite 2022 でも複数のセッションが提供されていたのでリンクを共有します。

なお、ビデオは基本的には英語ですが「Microsoft Could 向けコンテンツ AI のご紹介」のビデオに関しては AUDIO TRACKS を切り替えれば Japanese を指定できるようになっており、日本語の同時通訳(録画)で視聴できます。そのほかは字幕で日本語を指定できます。

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最初に見てもらうといいのが Jeff Teper 氏がメインスピーカーとなっている「Microsoft Syntex: Microsoft Cloud 向けコンテンツ AI のご紹介」です。これとともに Microsoft 365 のブログとして公開されている「Welcome to Microsoft Syntex—Content AI integrated in the flow of work」も目を通しておくとベスト。主にこの2つの記事を交えて、新機能のポイントを確認していきましょう。

なお、これから登場する機能も多く、価格帯など未発表のものもありますの。その点は今後の発表を待ちましょう。さらに、現在のところフォーム処理モデル以外は基本的に英語のみがサポートされています。とはいえ、他の言語の対応も鋭意進めているとのこと。この資料では近い将来、コンテンツ管理がどうなっていくのかを中心に確認していくといいと思います。特にサイト管理に関わるところは要チェックです。

では内容に移りましょう。Jeff Teper氏の話から。

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Microsoft 365 には毎日、なんと 16憶ドキュメントが追加されているそうです。5年前の10倍ほど。業界では 2025年までに非構造化コンテンツが1,300億テラバイトを超えるコンテンツが蓄積されると予想。コンテンツの蓄積と管理に年間で460億ドル(2022年10月21日時点の為替レートだと日本円で約7兆円)以上かかる試算です。

コンテンツ AI

こうした中、コンテンツ管理を AI を使って行おうというのが Syntex の中核ですが、この AI をコンテンツ AI と呼びます。SharePoint Syntex でもこの AIが使われてきたのですが、Microsoft Syntex になることで今後はこの機能の適用範囲が SharePoint だけにとどまらなくなります。

新機能の概要は次の通りです。

  • Microsoft Syntex を利用するとドキュメントのタグ付け、要約、翻訳を行えるだけでなく、蓄積されたコンテンツを再利用して新たなコンテンツを生成することも可能
  • AIを活用した検索、自動署名、ビジネスプロセスの統合が可能です。コンテンツが見つけやすくなり、再利用しやすくなる
  • AI主導のセキュリティ コンプライアンス、バックアップと復元、高度なセキュリティ管理ができ、ライフサイクル全体を通じたコンテンツの分析および保護ができる

コンテンツ クラウド プラットフォーム

SharePoint はサイト、リスト、ファイル、ビデオをサポートするコンテンツ クラウド プラットフォームと位置付けられています。Microsoft Syntex は、SharePoint から始まっています。今後、さらに Stream や Viva, Loop, Teams などコンテンツ コラボレーションをさらに強化していくとのこと。

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ここまでを総合すると Microsoft Syntex は大まかには次のように言えそうです。

Microsoft Syntex = SharePoint + コンテンツ AI+ コンテンツ管理 / バックアップ / 復元

先ほども述べた通り、Microsoft Syntex は SharePoint から端を発したものの、この適用範囲が SharePoint にとどまらず Microsoft Azure, Microsoft Purview, Power Platform にも広がります。

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これからは業務フローにコンテンツ AI が統合されていきます。具体的には次のような機能群を提供されます。

  • 強化
    • ドキュメントの理解と組み立て
  • 接続
    • 発見と再利用
  • 管理
    • 分析と保護
  • ビルド
    • コンテンツ AI の機能をフルに利用してアプリを作成する

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強化 (Enhance)

Syntex を利用することでコーディングすることなく AI の力を借りてドキュメントを理解し、タグ付けし、保持ラベルや秘密度ラベルを自動適用できます。ここまでは SharePoint Syntex で提供されてきた機能です。こうした機能に加えて新たに翻訳と要約の機能が加わります。

複数ファイルの一括翻訳と要約

ドキュメントがライブラリに格納されていれば、言語を問わず複数ファイルを一括翻訳できるようになります。デモでは PDF ファイルを一括翻訳しており、新たに生成された翻訳後のファイルは同一ライブラリ内のフォルダーに格納されていました。画面の右側にはファイルの要約が AI によって生成されています。要約は自分でルールを作成して自動生成するように指定することもできるとのこと。これによって長い内容のファイルを隅々まで読み込まなくても重要なポイントを素早く確認できます。

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複数ファイルの一括翻訳

 

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画面の右側に要約が表示されている

メタデータの抽出

 

SharePoint Syntex の機能は引き続き利用できるため、契約書や請求書などを自動的に解析してメタデータを抽出して、列として自動設定してくれます。この辺りは、冒頭に示した勉強会の過去の資料などを確認してみてください。

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コンテンツ アセンブリ

たとえば、提案書の要約を見てよい提案書を見つけたら、契約書を作成してサプライヤーに送信する必要があります。こうしたときに使えるのがコンテンツ アセンブリです。事前に用意されているテンプレートをもとに既存のリストデータなどを取り込んで自動入力し、新たな契約書などを素早く生成できます。この辺りも設定のみであり、ノンコーディングなのが魅力ですね。

コンテンツ アセンブリについてもすでに提供されている機能であり、過去にブログでも紹介しています。

画像、音声、ビデオ処理

画像を処理しタグ付けします。これには 10,000ほどのあらかじめ用意されている自動認識用のオブジェクトを使用します。また、SharePoint や Exchange 内の画像から OCR (光学式文字認識)を使ってテキストを自動的に抽出し、検索やコンプライスを最適化します。

デジタルメディアは現代のコンテンツでは欠かせない重要な要素の一つです。 Syntex の機能の一部として、音声およびビデオのトランスクリプションを作成できるようになっています。特に会議などの音声からテキストを抽出することは検索とコンプライアンスには不可欠です。 

接続 (Connect)

コンテンツ ルール処理 (Content rules processor)

コンテンツルール処理では単純なルール設定もできます。

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これにより、次のアクションをトリガーできます。

  • アラートやワークフローの実行
  • 適切なライブラリへやフォルダーへの移動

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[考察] 処理後に別のライブラリやフォルダーへ移動するという機能については、以前、オンプレミスの SharePoint サーバーが持っていたコンテンツ オーガナイザー機能を思い出します。この機能は特定のライブラリにファイルをアップロードするとメタデータの設定を要求され、その設定が終わるとメタデータに応じて事前に設定している複数の場所にファイルを振り分けて移動させてくれるというものでした。図書館の「返却棚」のようなもので、そこに返せば図書館司書の方が本にタグ付けされた情報に基づいて適切な棚に戻してくれるのと似ています。

ただし、以前と異なるのはドキュメントをAIが理解、解析してメタデータを自動抽出し、その後の処理へといざなってくれるところでしょう。手動で判断していたところが、自動化できるわけです。

[考察] このルール機能はドキュメント ライブラリにビルトインで用意されているルール機能と画面が似ているため、この機能の拡張版だろうとみています。ビルトインの機能は通知機能の置き換えでありメールの送信しかできませんが、これ以外にトリガーとなる条件やアクションが増えているようで、ユーザーは簡単に設定できそうです。

PDFファイルの分割や結合

PDFファイルのプレビュー画面から、複数の PDF ファイルを結合できるようになります。ファイルの分割もできるそうです。

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電子署名

ファイルのプレビュー表示から直接、電子署名を依頼できます。これは画期的だなぁと個人的には思っています。利用できるのは Syntex標準の eSigniture だけでなく、 Adobe Acrobat Sign や DocuSign なども利用できます。

 

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1 電子署名メニューから設定を開始する
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2 ビルトインの Syntex電子署名以外に Adobe社や DocuSign 社のものも選べる
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3 署名を求める相手のメールアドレスを順に指定する
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4 署名してもらう場所を決定する(色がついているところ)

設定が終わったら画面左上の Send メニューから送信すれば相手にメールが自動送付されます。メールにはファイルが添付(? リンクだと思いますが) されています。
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あとはファイルを開いて 署名を追加するだけです。画面の右上には[Decline to sign] もあり署名を拒否することもできます。

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このようにして署名された書類が蓄積されていきます。

さて、同僚は何か質問したいことがあるかもしれません。まずは目的のファイルを見つけ出したいのですが、この時に重要なのはメタデータが自動抽出されているということです。メタデータは各列に格納されています。Syntex は検索機能(Microsoft Search)とも協調しており、高度な検索ボックスが利用できるようになっています。これによりユーザーは複数の項目(メタデータ)に検索したいキーワードを指定することで柔軟に素早く検索できるのです。

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各項目に検索キーワードを指定して検索する



ファイルを見つけたら、そのまま直接、注釈やインクを追加できるようになっています。オリジナルファイルは更新することなく、こうした情報を追加できるようになっています。

 

検索

Syntex の一部として提供されるMicrosoft Searchはさらに強力になっています。最先端のディープラーニングモデルを利用して、セマンティック理解、自然言語処理、質問と回答を駆使して、適切な検索結果を提供します。

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自然言語検索している例
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検索結果の右側には関連情報へのリンクも表示されている

アクセラレータとテンプレート

すでに SharePoint Syntex では契約書管理 (Contract management) 用のソリューションが用意されています。今年の末までに新たなソリューションとして買掛金(Accounts payable)用のソリューションが登場する予定だそうです。

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管理

Microsoft 365 はレジリエンス(resilience: 回復力)と信頼性の高いストレージ ファブリックですが、ますます多くの情報を取り込むにはより柔軟な管理方法が必要になってきます。

Syntex はコンテンツ管理、バックアップ、復元をするためのツールとして提供していきます。ストレージコストを管理して長期的なアーカイブもニーズに対応できるようにします。

アクセスの制限

サイトごとにアクセスを制限できるようになります。

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具体的には、この設定によりメンバーシップタブに一覧表示されるサイトの所有者とメンバーのみがサイトのコンテンツにアクセスできるように制限します。その他のユーザーは一切サイトのコンテンツにアクセスできません。

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[補足] ビデオの説明だけでは詳細が不明でしたが、サイトの共有設定を自由にはさせない設定なのかなと。共有リンクも使えない? 機密情報にアクセスできるユーザーを社内の特定のチームおよび社外の認められたユーザーに限定するのに使えるとのこと。

データ アクセス ガバナンス

これはすでに提供されている機能ですが、共有リンクファイルに適用された秘密度ラベルのレポートを生成するものです(※E5のライセンスが必要)。

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共有リンクでは、3種類の共有リンクの利用状況を確認できるようになってり、過剰に共有されていないかを確認できるようになっています。

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過剰に共有リンクが生成されているサイトを見つけたら、そのサイトの所有者に対してレビューの依頼をすることができるようになっています。この機能は今はまだ提供されていません。

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サイトアクセスのレビューを要求するとサイトの所有者に次のようなメールが送信されます。メールのリンクをクリックするとサイトのアクセスレビューページが表示されます。ここから共有リンクを一覧できるようになっており、必要のない共有リンクを削除できます。

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非アクティブなサイトのストレージの解放

SharePoint 管理センターサイトのホームにある「SharePoint ストレージ使用率」カードに「ストレージを解放する(Free up storage)」メニューが追加されます。

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クリックすると非アクティブなサイトの総数と使用してい容量が表示されます。

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画面の環境ではストレージが不足しているため、対処方法が提示されています。具体的にはポリシーを作成して次のことを行うように促しています。

  • 非アクティブなサイトの検出
  • サイト所有者にサイトのアーカイブまたは削除を促す
  • サイトの所有者に4回通知したのち、サイト所有者がサイトの利用状況を確認していない場合は、サイトが自動的に削除される

ライフサイクル管理ポリシー

ライフサイクル管理ポリシーを利用することで非アクティブなサイトを識別できます。

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とはいえ、アクティブでなくても、機密性の高い情報を保持しているサイトは削除されるのは困ります。そこで、"極秘"などの秘密度ラベルがサイトに適用されている場合は、そのサイトを低コストの不変ストレージ階層に移動して容量を解放してコストを削減できます。(※価格は未発表)

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[補足] SharePoint が長年標準では持っていなかったアーカイブ機能がいよいよ登場!!

可用性

BCPを確保するには、ランサムウェアからの回復、削除したユーザーの復元などを容易に行えることが重要です。Syntex では新しい強化された共有バックアップと復元により、将来のPoint in recovery (PITR)  のために Outlook, OneDrive, SharePoint を全体をバックアップできます。

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SharePoint 管理センターのホームに「ランサムウェアの検知」メッセージが表示されている

カードをクリックすると、詳細情報が確認できます。セキュリティインパクトや解決方法なども提示されます。

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影響を受けているサイトが一覧できます。
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サイトごとに復元したい時点や復元方法を選択できます。Recommendation を見るとどの時点を戻せばデータ損失が最小になるかが示されています。復元方法は新しくサイトを作成してそこにバックアップを戻すのか、同一サイトに復元するのかのいずれかを選べます。

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Power Automate 

Syntex のコネクターが用意され、Power Automate からも利用できます。スクリーンにあるのは「Generate document using Microsoft Syntex」というアクションです。文字通りドキュメントを生成できるということでしょうがこれだけだと詳細がわかりません。

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既存環境で確認したところ、Power Automate のプレビュー環境ではすでにアクションが利用できるようになっていました。名称は今のところ SharePoint Syntex ですけど。またコネクターも SharePoint のコネクターとして提供されています。これが将来的には Microsoft Syntex コネクターに変わるのでしょう。SharePoint コネクタの説明を見るとコンテンツ アセンブリ機能を使ってドキュメントを自動生成する機能ですね。

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ビルド

Syntex data lake

数十億個にも上る Microsoft 365 内のすべてのコンテンツを調べるクエリを作成するのにSyntex data lake を使用して巨大なデータセットをAzure Data ツールに取り込み、データ分析やモデリングが可能になります。

費用

Syntex のほとんどの機能は一度アクティブ化すれば従量課金で利用できます。 Azure サブスクリプションの pay-as-you-go を利用できるというわけです。

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[備考] Azure サブスクリプションの従量課金の仕組み( pay-as-you-go)は Power Platform にも導入されましたね。

ロードマップ

全体的なロードマップは次の通りです。

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全体的な感想

これから様々な機能が投入されてくるとのことで個人的にはとても楽しみです。何より日本語対応を待ちたいところ。今のところフォーム処理モデルを利用したコンテンツ処理は日本語をサポートしていますが、それ以外は来年以降となるようです。

一通りの機能を見ると、SharePoint Server 2007 から培ってきたナレッジの集大成になってきそうだなぁと感じています。電子署名も Office 2007 の頃は判子の印影を使った署名機能があったんですが、事前設定などが面倒でしたしそもそも PDF は対応していませんでした。タグ付けを自動化することで、その次のアクションもいろいろとつないでいける。この辺りは、本当に画期的でメタデータを起点にアクションを起こすことは出来はいましたが、手動だったというのも大きく。検索も本当に進化していっています。単一のライブラリに類似ファイルを集約し、自動的にタグ付けしていけばフォルダーにしまい込む必要がないですし、検索ボックスから手軽に探せる。こういったシナリオは非常に魅力的。あとは、保持期限や秘密度ラベルも自動的に適用できるわけですから、トータルで考えると本当に理想的。無論、実装していくときには色々と課題はあるでしょうが。

Syntex はノーコードというのも魅力です。ここに、必要に応じて部分的に Power Platform を組み合わせていけるわけです。しかし、管理機能もここまで強化されてきていて、Syntex に含めてしまうとは!!

弊社でもこうしたソリューションに対応できるべく研修コースをご用意しています。SharePoint 管理者向けのコースはもちろん、Power Apps と Power Automate、Microsoft Search, Microsoft Purview コンプライアンス入門など関連するコースを複数用意していますので、将来のコンテンツ管理の基盤づくりのために情報をしっかりと整理しておくのも大切です。是非、併せてご利用ください。

Microsoft Syntex へのエントリー

最新情報などを得るために Microsoft Syntex アダプションに登録しておくとよさそうです。

Microsoft Syntex Adoption – Microsoft Adoption

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