現時点(執筆時は2023年8月5日)では、個人利用アカウントである Microsoft アカウント(MSA: Microsoft Account)で無償の利用ができます。これがやっと Microsoft 365 の商用ライセンスのラインナップに追加されることになったのです! 正式に組織として利用できる。
このことはMicrosoft 365 管理センターのメッセージセンターに情報が届いていました。
メッセージセンターの内容を踏まえて、以下に簡単にまとめておきます。
📌ロールアウト
2023年8月下旬から10月中旬まで
📢対象
Microsoft 365 E3 / E5
Microsoft 365 Business Standard / Business Premium
🎞️動作環境
Edge または Chrome ブラウザー上で動作。
OneDrive for Business と SharePoint ドキュメント ライブラリ上の新規および編集メニューから利用できる。
Office.com のアプリランチャーから Clipchamp アプリにアクセスできる
組織としての追加設定は不要であり既定で有効化される
※Windows 10 / 11 では Windows 用のClipchampアプリが含まれているが、現時点では個人利用の Microsoft アカウントでのみ利用できる。そのため、必要に応じてWindowsアプリはグループポリシーエディターを使って無効化できる。
組織アカウントで利用する Clipchampではエクスポートしたビデオは自動的に Stream (SharePoint) 上にアップロードされることになります。ですから、SharePoint または OneDrive for Business 上での再生については従来のビデオ再生と同じ挙動になるということですね。従来の機能に加えて既存のビデオの編集機能も加わるということ。
これらは最初から共有されることを前提にしたチームサイトやコミュニケーションサイトの話です。これとは別に OneDrive for Business に代表される個人利用を前提としたサイト群が存在します。これをホストするルートが個人用サイトのホストサイト(ルート)であり、https://<ホスト名>-my.sharepoint.com/ です。OneDrive for Business はログインユーザーごとのこのURLを共通に持つように各サイトコレクションが作られることになります。個人用のサイトをホストする場合の管理パスは "personal" と決まっています。ですから、例えば、adelev@officeidev.onmicrosoft.com というUPNを持つユーザーがいたとすると URLは https://officedev-my.sharepoint.com/personal/adelev_officeidev_onmicrosoft_com となります。最後の部分はユーザーのUPNから取得しているわけです。
この "ちぐはぐ" な状況を解消するために、今後 SharePoint 側は Microsoft People System (MPS)から MS Graph エンドポイント経由で取得した画像を表示するように変更されます。ちなみに、Exchange のライセンスを持っているユーザーについては機能的な変更はありません。
この変更によって Power Apps や Power Automate 側から画像を参照するときの挙動がどう影響を受けるのか、または受けないように調整してくれるのか。この辺りは個人的に気になっています。
原文を載せておきます。
Share Point: User experience and Image Coherence in Share Point Online (SPO)
We are currently working to improve user experience by providing a coherent profile photo experience across Microsoft 365. This primarily impacts those users of SharePoint online (SPO) who neither have an exchange license or are using Delve for uploading images. This may also impact a small number of SPO admin who upload the user profile image on behalf of the end users.
When this will happen:
We will begin rolling out this change in mid-August 2023 and expect to complete by late March 2024.
How this affects your organization:
Currently, for users who do not have an Exchange License and have uploaded multiple different images across different apps in Microsoft 365, it is likely that SPO displays images uploaded locally in SPO which will be different from User Profile images in other Microsoft 365 apps.
To ensure that the same image is available across all Microsoft 365 experiences, going forward, SPO will display images sourced via MS Graph endpoint from Microsoft People System (MPS). This implies that the image uploaded via other apps in Microsoft 365 will take precedence and get displayed in SPO instead of the locally available image in SharePoint. There is no action required from users at this point.
For users with Exchange licenses there is no functional change.
To ensure profile coherence, we will disable local uploads from SPO to mysite host and instead enable centralized uploads to Microsoft People System (MPS).
What you can do to prepare:
For all users identified above: The profile image will no longer be edited/uploaded through SPO “Edit Profile UI” experience or through “Person Immersive” UI experiences. Instead, all such users would be requested to use the “Universal Me” control available on top right corner of the Share Point Home page for uploading images. Alternatively, they can also use Delve to upload profile images.
For SPO admins: Admins who upload the user profile image on behalf of the end users will no longer be able to upload images via SPO Admin Centre. Instead, all SPO admins will be requested to upload user profile images via MAC Admin Centre or AAD admin center.
We are providing an early heads-up to ensure our customers have sufficient time to adapt to upcoming changes as we will not be able to grant any extension for this change.
Microsoft 365 の OneDrive for Business では以前からフォルダー自体を共有することなく、指定したフォルダーに社内外からファイルのアップロードのみをしてもらう機能として「ファイルの要求 (Request files)」があります。この機能を使えば、フォルダー内は相手に見られることがないので非常に便利です。
やったー 社外との外部共有リンクを有効にしなくても、OneDrive for Business 上から「ファイルの要求」機能が使えるようになった! これを利用すると、フォルダーの中身を相手に見せることなく、ファイルをアップロードしてもらえるので、書類を送ってもらうようなときに便利です! pic.twitter.com/hK1AJbuHYp
OneDrive for Business 上のファイルやフォルダーをユーザーが社内外の不特定多数と共有したい場合は、テナントレベルで共有ポリシーの設定から 「すべてのユーザー」にしておきます。これだけでユーザーはファイルの要求機能を OneDrive 上から利用できます。もし、この設定になっていれば特になにもする必要はありません。
そしてもう一つ。SharePoint管理センター側での共有ポリシーのOneDrive側のレベルが「自分の組織内のユーザーのみ」だと、そもそも Microsoft 365 管理センターのアクティブなユーザー上には項目が表示されません(※実は当初、この設定にしているのを忘れていて、あれ、個人設定ってできなくなっているなと勘違いしてました)。
[共有ポリシーの設定項目が非表示]
話を本筋に戻します。
Disabledにすることで社外への共有はさせずに、ファイルの要求だけを許可することができるようになります。もちろん、外部共有が必ずしも "悪" ではなく、必要があればパートナー企業などとのやり取りにそもそも外部共有が必要なケースもあるでしょうし、機密情報を漏えいしないように考慮するならこれ以外に Microsoft Purview のコンプライアンス機能を用いてファイルへ秘密度ラベルを適用するとか、DLP(データ損失防止ポリシー)を利用するといったプラスアルファを考慮する必要があります。
明日から開催される Microsoft Ignite 2022 では一部対面式となり、Spotligh on Japan として東京ミッドタウンにて日本オリジナルコンテンツを提供することになっています。私も登壇させていただく機会を得て下記の日程でTable Topics (実質、テーブルトーク。要は座談会) を実施することになりました。
Table Topics
今年 Microsoft MVP を受賞された大溪明日香さんとの対談です。ちなみに、ステージ上で話はしますが、ライブ中継もされるためリモート参加も可能です(録画予定あり)。
DX 戦略を推し進める組織が増えている中、人材の確保がますます重要になっています。従業員にとって働き甲斐があり「こういう組織で仕事できることは有難いな」と思える労働環境が大切です。そのためには業務効率化を図り、時間のやりくりを自己裁量で行える部分を増やし、ワークライフバランスをとること。例えば早く帰り、しっかりと体と心を休める時間を持つことはとても重要です。余裕を持ててはじめて相手を思いやったり、自己研鑽のために勉強をしたり、新しいアイ ディアも生まれやすくなったりするもの。そして業務効率を上げるために必要なのが課題意識とリスキリングです。刻々と変化する現状に甘んじることなく、課題意識を持ちそれを解決すべく新たなスキルを得る。リスキリング(Reskilling)は最近注目されているキーワードの一つであり、働き方の変化とともに新しいスキルを従業員に身に着けてもらうための取り組みです。本テーブルトークでは従業員エンゲージメントとリスキリングという密接な関係にある2つのトピックを中心に Microsoft 365 + Power Platform をどう活用していくべきなのかについて語ります。
