Microsoft 365 の SharePoint (SharePoint Online)では、2021年3月よりアプリバー(App Bar) が順次ロールアウトされています。

これは大幅なアップデートの一つとなっており、テナント内のすべての SharePoint サイト(現時点ではモダンサイトのみ)の共通ナビゲーションとなるものです。

そのため、サイト単位でカスタマイズするといったことはできません。また、テナント管理者が一時的にこの機能の利用を延期することはできますが(2021年10月31日まで延長は可能)、将来的にはどの SharePoint サイトにも表示されるメニューになっています。

うまく構成すれば複数のSharePoint ハブへの行き来が容易になるので、しっかりと活用しましょう。

私が管理しているテナントの一つは「対象指定リリース」として指定しており、いち早くこの機能が利用できるようになりました。そのため、実際に私の環境をベースに解説していきたいと思います。

読み進める前に

この記事を読み進めるには SharePoint モダンサイトと SharePoint ハブや SharePoint ホームサイトの基礎知識が必要です。少なくとの下記の記事を未読の方は、一読してから読み進めてください。

SharePoint ハブ (Hub) を利用しよう (weblogs.jp)

メニューの構造

アプリバーはすべての SharePoint サイトの左端に表示されます。既定では次の4つで構成されます。

• グローバル ナビゲーション
• 個人用サイト
• 自分のニュース
• 自分のファイル

[動作イメージ(音声なし)]

グローバル ナビゲーション

ホーム(家)のアイコンをクリックすると表示されるナビゲーションです。既定ではここには、 SharePoint スタートページにリンクされます。ただし、テナント内でSharePoint ホームサイトを設定している場合はグローバルナビゲーションをカスタマイズできます。

個人用サイト

個人用サイトは、SharePoint スタートページと同様にフォローしているサイトと最近使ったサイトが表示されます。

自分のニュース

AI がログインユーザーに対してお勧めのニュースを表示してくれます。

自分のファイル

ログインユーザーが最近使ったファイルが一覧表示されます。

グローバル ナビゲーションの構成

テナント内で SharePoint ホーム サイトを指定している場合は、グローバル ナビゲーションが構成できるようになっています。ホームサイトの設定をしていない場合は、グローバル ナビゲーションを構成できません。

たとえば、私が管理するテナント内では Home@オフィスアイという名前の コミュニケーション サイトを SharePoint ホームサイトとして設定しています。このサイトを組織内で最初にユーザーがアクセスするサイトとして位置づけています。こういうサイトをランディングサイト(着地点となるサイトという意味)とも呼びます。

ホームサイトの設定は SharePoint 管理者やテナントの全体管理者が設定するものです。詳しくは下記のリンク先を参照してください。

組織のホーム サイトをセットアップする - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs

このサイトがあると、このサイトの管理者は歯車のアイコンから[グローバル ナビゲーション]設定が利用できます。ここからアプリバー(App Bar) のグローバル ナビゲーションの設定を行えるようになっています。ちなみに、グローバル ナビゲーション以外はカスタマイズができません。出来合いの機能をそのまま利用する必要があります。

既定ではグローバル ナビゲーション設定はオフになっています。そのため既定では SharePoint スタートページが表示されます。

これをオンにすると、下記の設定ができるようになります。

• ロゴ
• タイトル
• ナビゲーションソース

ロゴ

ロゴに画像を指定すると、アプリ バーには既定のホーム アイコンではなく、指定した画像が表示されるようになります。

ロゴの使用は次の通り。

• ロゴのサイズは 20x20 ピクセルである必要がある
• ファイルの種類は PNG
• 透明の背景が推奨される

タイトル

ナビゲーション内の最初の見出しがタイトルです。ここには会社名やポータルの愛称などを自由に指定できます。

ナビゲーション ソース

グローバルナビゲーションパネルに表示されるナビゲーションソースを選択するところです。ソースを選択した後、必要に応じてグローバルナビゲーションを編集できるようになっています。この部分は SharePoint ホームのサイトの所有者やサイトコレクションの管理者が編集できます。

なお、グローバルナビゲーションの実装は設定が反映されるまで、最大24時間かかることもあるとのこと。このテナントも有効かしてからきちんと動き出すのに結構時間がかかりました。一度、反映された後はナビゲーションソースの変更などは比較的早く反映されているようです。

ソースには次の2つの選択肢があります。

• Home site navigation
• Hub or global navigation

Home site navigation

これを選択すると SharePoint ホームサイトのナビゲーションがそのまま、このナビゲーション部分に表示されるようになります。

つまり、どのサイトからでも素早く SharePoint ホームサイトのナビゲーションにアクセスできるので、ホームサイトのナビゲーションに様々な SharePoint ハブへのリンクを追加しておけば、様々なハブへとすぐにアクセスできるわけです。

もし SharePoint ホームサイトがハブサイトになっている場合は、もう一つの Hub or global navigation を選択すると、ホームサイトのナビゲーションでなく、ハブナビゲーションが表示されるようになります。

Edit global navigation リンクをクリックすると、グローバルナビゲーションを編集できます。この編集画面は SharePoint のナビゲーション設定なので、ラベルやリンクの追加はもちろん、対象ユーザー(Audiences to target) も指定できます。

Home global navigation を選択している場合は、ここで編集すると SharePoint Home サイトのナビゲーションを編集していることになります。

SharePoint ホームサイトがハブサイトとして指定されていない状態で、Hub or global navigation を選択したらどうなるでしょうか?この場合は、グローバルナビゲーション パネルに表示される内容を独自に作成できます(セカンダリ セットと呼ばれる)。

実際に試してみると次のようにユーザーには独自のナビゲーションが表示されるようになります。

最後に

アプリバーは特にハブが複数あるような場合に、各ハブへのリンクをグローバル ナビゲーションとして用意できるので使ってみると、必要な情報に素早くアクセスできるようになり、とても使い勝手が良いものです(目的のリンクをできるだけ探さなくて済む)。

うまく取り入れていただきたいところですが、そのためにはしっかりとした SharePoint ハブの設計と SharePoint ホームサイトを全社的に取り決めていく必要があります。ホームサイトはテナント内で1サイトしか指定できません。

さらに、この アプリバーはまだ準備が整っていない組織では機能を一時的に無効化できます。といっても延命措置にほかならず、2021年10月31日までの延長でそれを過ぎれば必ず全サイトに表示されるようになります。なるべく早い段階で運用方針やルールを取り決める必要がある部分でしょう。

延長する設定等の公式情報については下記のリンク先を参照してください。

新しい SharePoint アプリ バーを使用してグローバル ナビゲーションを設定する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs

 

2021年2月に Microsoft 365 の新しいサービスとして Microsoft Viva が発表されました。そして先日実施されたオンラインイベント- Microsoft Ignite 2021 でも Microsoft Viva のセッションがありました。セッション内容に関しては適宜 Twitter (@ai_yamasaki) でつぶやいていたのですが、改めてブログに整理しておきたいと思います。

お勧めセッション

Microsoft Viva の概要を把握するには下記のセッションがお勧めです。この記事はこのセッションの内容をベースにしています。

MyIgnite - Meet Microsoft Viva: a new kind of employee experience

Microsoft Viva は 4つのコンセプトで構成されている

Microsoft Viva は特に今回の新型コロナウィルス(COVID-19) の影響により、多くの人に働き方を変えることを余儀なくされました。ただし、これは必ずしも悪いことばかりではなく、これからの新しい働き方を強力に推し進めることにもなっています。そこで Microsoft Viva の登場です。ニューノーマルの世界で、よりよく働いていけるよう Microsoft 365 が持っている様々な機能をうまく連携させて支援しようというものです。

Microsoft Viva には次の4つのコンセプト(=製品)があります。

• Viva Topics 
• Viva Connections
• Viva Insights
• Viva Learning

それぞれ個別にみていきましょう。

Viva Topics 

日々の業務ではなんかしら情報を探したり、再作成するのに、年で平均すると7週間もの時間をかけているそうです。情報をいかに探しやすくしていくかというは、業務の効率化では非常に重要です。

Viva Topics とは、組織のナレッジを蓄積し、いわば組織内の Wikipedia を作ろうではないかというのが基本コンセプトにあります。Viva Topics は AI を使って組織全体にわたりコンテンツやかかわりのある精通したひとを自動的に関連付けて分別し、整理してくれる。たとえば、プロジェクト、製品、プロセス、顧客などの単位で情報を自動的に関連付けまた仕分けてくれます。

Viva Topics はトピックス(社内の用語など)をクリックすることで、 Office, SharePoint, Teams といったアプリ内にカード形式でこうしたドキュメントやビデオ、関連する人などの情報を提示してくれます。また、Microsoft Search 内でも利用できるようになっています。このことについては以前、自分の検証環境で実験を行っているので、そのビデオを共有しておきましょう(音声はありません)。ちなみに、Viva Topics は現在英語環境でのみ動作がサポートされているため、日本語はまだ認識してくれていません。ビデオではSharePoint のサイトページに記載している SharePoint Syntex や Power Automate などのトピックスを AI が自動的に検出し、リンクを生成してくれていることがわかります。リンク先にはトピックスページがあるのですが、これは本来 AI が作ってくれるもののようです。ですが、日本語環境では動作していないため、手動でトピックスを登録し実験しています。

もととなるトピックスは Topic Center という特殊な SharePoint サイトを用意し、そこでトピックスページを管理していきます。画面では、AI がまだうまく日本語情報などを拾ってくれていないため、各トピックはすべて手動登録しています。

トピックスページは次のようなページです。

こうしたトピックは、ページ内で発見されたトピックスに対してリンクが自動生成されたり、検索結果に表示されたりします。

なお、トピックはページ(ニュースを含む) 内で ハッシュタグとしてリンクすることもできます。

ちなみに、これからMicrosoft Teams 内でも Viva Topics は利用できるようになります。

Teams 内でトピックの詳細をクリックすると、Teams 内の Viva Topics アプリ内にトピックページが表示されます。

このトピックスページに関連する Yammer のコミュニティも自動的に集めてきてくれます。

さらに Outlook 上ではメール送信者などのコンタクト カード上にも、その人のスキルなどの一環として関連トピックスが表示されます。

以上のように社内に散らばる関連ドキュメント、SharePoint サイト、人、Yammer コミュニティ等を自動的にうまく集約して、素早く組織のナレッジにアプローチできるように支援してくれるのが Microsoft Viva Topics です。

今後予定されている機能などのロードマップも公開されています。

Viva Connections 

Viva Connections は組織内の文化とコミュニケーションに対する機能です。

まずはベースとなるコンセプトを見ていきましょう。

リモートワークになって実に 60% の人がひととのつながりが希薄だと感じているそうです。

Microsoft 365 では、コミュニケーションと人との結びつき(エンゲージメント)には SharePoint, Yammer, Teams が利用できるわけですが、自分たちの経験を1か所から共有したい。そんなニーズにこたえるアプリが Viva Connections です。これは Digital Gateway とも呼ばれており、いろいろな情報への入り口ととらえることができます 。

Viva connections は Microsoft Teams 内で使用できるようになっており、各自の業務に必要な情報を素早く得られます。ログイン ユーザーごとに必要な情報を提示できるため、その人にとって不要な情報(ノイズ)をカットしてくれる。さらにこのアプリはシームレスに Yammer のコミュニティと接続されており、考えやアイディアを組織内に素早く共有できるようになっています。ひとと素早くつながることができるということですね。

適切なタイミングで適切な人に必要な情報を伝えられるように考慮されているのですが、これを支えているのは SharePoint です。SharePoint が持つ、ページのスケジュール発行機能や Azure AD のグループと組み合わせてリンクに対象ユーザー指定するなどして実現しています。

ここまでのことを踏まえると、Microsoft Viva Connections は SharePoint, Stream, Yammer, Microsoft Teams にそれぞれ散らばって蓄積されている情報をログインユーザーに最適な形で集約してくれるアプリであるととらえることができそうです。"Connections"  という単語にはどうやら、「人のつながり」という意味だけでなく、「システムのつながり」も含めた二重の意味合いが含まれているのでしょう。

Viva Connections はログインしている人に関連するニュース、会話、コミュニティなどを接続することで人とのつながりを形成し、組織の文化をも新たに創出できるよう支援することが主たる目的ですね。組織内のデジタル トランスフォーメーション(DX)を推進するツールの一つといえます。

なお、今月から順次 Windows デスクトップ用の Microsoft Teams 内で Viva Connections が使えるようになるそうです。

Viva connections はモバイルアプリも提供されるとのことですが、提供時期は今年の夏の終わりごろとなる見込みです。

Viva Insights (インサイト)

Viva Insighs のテーマは「生産性とウェルビーイング」。

米国内の労働者の 76% が燃え尽き症候群(burnout) を経験しているそうです。由々しき問題ですね。

つまりは、がむしゃらに働ぎすぎるのではなく、時間をうまく使って働くことが大切です。Viva Insights ではここを支援したい。

Microsoft Viva Insights は個人、マネージャー、組織のリーダーらの経験に基づき設計しており、プライバシーやセキュリティには十分に配慮して作られています。Viva Insights は対象により次の3つに細分化されています。

• Personal Insights
• Management Insights
• Organizational Insights

Personal Insights 

Personal Insights の言葉のニュアンスは個々人の時間の使い方を客観的にとらえ洞察するといったところでしょうか。 「ウェルビーイングを優先し、生産性を高める」というのがコンセプトです。

ところで "ウェルビーイング"は最近よく耳にしますが、これは心身共に健全な状態でいられることを指します。心身が疲れ切っていては仕事の効率もあがりませんからね。

この Personal Insights はパブリック プレビューとなっておりMicrosoft Teams  内ですでに利用できるようになっています。 Teams 内でアプリを検索すると見つかります。

現在このアプリでは、 One on One ミーティングの設定とフォーカス時間の確保のみが利用できるようになっています。ただし、今後、いろいろと機能が追加されてくるようです。

ところで、この機能、どこかで見たことがあるなぁと思った方はご明察。MyAnalytics ですね。ということで、MyAnalytics と密接に関係しています。Microsoft Viva Insights の登場により MyAnalyticsの側にもいくつかの新機能が登場しています。たとえば、「メール配信の遅延設定」が追加されました。メールを送信する際に、業務時間外などの場合、同僚が勤務時間になるまでメール配信を遅らせようというものです。ひとの時間をへたに奪わないための配慮ができますね。

詳しくはこの辺り。

Outlook のインライン提案 - Workplace Intelligence | Microsoft Docs

この設定は Windows 用の Outlook のみで利用できるとのことですが、現在利用できるのは Microsoft E5 のみ。ですが、Microsoft 365 E1/E3 も対象となっておりロールアウトプロセスに入っているそうです。

その他にもMyAnalytics ではフォーカス時間(自分の仕事に専念できる時間帯)をOutlook上にスケジュールとして確保できるようになっていますが、それ以外にも、フォーカス時間を確保するタイミングであるとか、Microsoft Teams の通知をフォーカス時間の間は、無音にするように設定できるようにもなっています。

さて、以前アナウンスのあったバーチャル通勤 (Virtual Commute) の機能ですが、これは次の四半期に Viva Insights アプリにロールアウトされる予定だそうです。バーチャル通勤って何? と思った方は、次のビデオで確認してみてください。

Manager Insights 

Manager Insights は従業員をマネージメントする立場の人が、ストレスや燃え尽き症候群につながるような働き方のパターンを見出すのが目的です。具体的には、やたらに会議が多すぎたり、自分の仕事に専念できる時間が十分にとれていないといった傾向を見ることになります。

Organizational Insights

直訳すれば組織レベルでの洞察ということです。組織全体としての働き方のパターンや傾向に光を当てようという試み。

働き方だけでなく、従業員がどう感じているのかも重視します。

ちなみに Manager Insights や Organizational Insights 機能を利用するには Microsoft Workplace Analytics を別途購入する必要があるとのこと。そのためか、セッションでは案外さらっと案内されて終わりでした(Microsoft Docs 等を見ているとこのあたりの Organizational Insights は Leaders Insights と表示されているようです)。

コンセプトは下記のビデオを見るとイメージしやすそうです。

[関連情報]

• Workplace Analytics Viva Insights - Workplace Analytics (office.com)
• Microsoft Viva Insights helps people nurture wellbeing and be their best - Microsoft Tech Community

その他、時間の使い方への提案

Microsoft Viva アプリはストレスの低減のために、瞑想へといざなってくれます。

この辺は私自身が最近 Fitbit を使っているのですが、こうしたアプリでも同様に瞑想機能がついているので比較的最近ではなじみのある機能でしょう。となると、将来的にはスマートウォッチと連携したりするとよさそうですね。

他にもこのアプリは、1日の時間を計画的に使っていくためにいろいろと支援してくれます。たとえば、メンタルを休める時間を1日2回は確保するとか、新しいスキルの習得や自己研鑽のために勉強の時間を2時間まで確保するといったことができるようです。意識的にこうした時間を計画的に確保することは非常に重要ですね。

Viva Learning

最後に Viva Learning 。コンセプトは「スキルの習得と成長」です。

従業員のスキル習得は、各自のキャリア形成を支援するだけではなく強い組織づくりに役立つものです。 最近の LinkedInの報告によると、組織が教育や人材開発に投資することで 94% の従業員がより長く組織に留まってくれることが分かったそう。 人材育成に投資する組織は、良い人材の確保しやすくなるといえます。

Viva Learning は Microsoft Teams 内に学習用の中央となるハブを提供してくれます。従業員はこのハブから様々な教材にアクセスできるのです。Viva Learning でも AI を使って、適切なタイミングで適切な教材をユーザーに薦めてくれます。各教材(コンテンツ) は LinkedIn Learning, Microsoft Learn や独自コンテンツなどを取り入れられるようになっています。

そのほか、主導型学習システムなどとも一緒に利用できるそう。

Viva Learning のアプリは Microsoft Teams 内のチャネルタブとして追加もできるようになっています。チャネルタブとして追加するときに、タブを追加する人が目的のコンテンツをライブラリから選んで追加できるので、業務ごとに必要な教育コンテンツを用意しておけるということです。

マネージメント側にもうれしい機能が用意されています。例えば、各メンバーの学習の進捗なども一覧できるようになっています。

Viva Learning は 来月4月にパブリックプレビューになる予定です。

最後に

Microsoft Viva は、Microsoft 365 がもつそれぞれの機能をうまく活用していくソリューションとしての真価を発揮する製品群といえます。こうしたツールを有効活用するためにも、こうした仕組みの要となる SharePoint や Microsoft Teams, Yammer  などもこれからも継続的に情報をキャッチアップしていく必要がありますね。

なお、ここで紹介しきれていない詳細は下記の関連セッションやブログなどのリンク先を参照してください。

関連セッション

その他の関連セッションは次の通りです。

• [Viva Insights] MyIgnite - Microsoft Viva Insights: Create a culture where people and business thrive
• [Viva Learning] MyIgnite - Introducing Microsoft Viva Learning
• [Viva Topics] MyIgnite - Microsoft Viva Topics: Put knowledge to work with content and AI
• [Viva Connections] MyIgnite - Introducing Microsoft Viva Connections

Blog

Microsoft Viva の公式ブログです。

Microsoft Viva Blog - Microsoft Tech Community

今回の Ignite 2021 に関連するブログの記事は次の通りです。

• [Viva Insights] Personal productivity and wellbeing - what's next with Microsoft Viva Insights - Microsoft Tech Community
• [Viva Learning] Announcing Viva Learning public preview coming in April - Microsoft Tech Community
• [Viva Connections] Microsoft Viva Connections to start rollout to general availability - Microsoft Tech Community
• [Viva Topics] Learn more about the future of Microsoft Viva Topics at Microsoft Ignite - Microsoft Tech Community

公式ハッシュタグ

Microsoft Viva の公式ハッシュタグは #MSFTViva です。Twitter での情報発信および収集などで利用していきましょう。

私が実施している SharePoint の研修では3年ほど前から「サブサイトを作らずに SharePoint ハブを導入しましょう」という話をずっとしてきています。また拙書の「ひと目でわかるOffice 365 導入・管理編」の書籍でもこのことに触れています(※ひと目～は2017～2018年にかけて書いた内容なので、あっという間に古くなってしまいましたが...) 。

が、よく考えるとこのブログでは SharePoint ハブについて触れていなかったなと思ったので、改めてここに書いておきたいと思います。

特にこれから SharePoint のモダンサイトの導入を検討している方は サブサイトは塩漬けにして新たに作るサイトは「SharePoint ハブを使わないという選択肢はない」という心づもりでいてください。すでに登場している様々な SharePoint ポータルの新機能群はサブサイトがあることを考慮していません。ハブサイトを使うことが前提です。ニュース Webパーツもしかりです。

これまでの SharePoint : サイトコレクションとサブサイト

SharePoint サイトを構築するときに、従来はサイトコレクションを作成してその中に複数のサブサイトを作成するという方法をとってきました。

この概念はさかのぼると オンプレミスの SharePoint Server 2007 から始まったものです。それから10年が経ち、このサイト構成の抱えている課題を新たなアプローチで解決していこうという取り組みの一つが「SharePoint ハブ」なのです。ですから、SharePoint ハブって何がいいの? と思った方は現在サイトコレクション構造について問題はないのか、一度考えてみてください。

サイトコレクションとサブサイトの構造が抱える課題について考える

課題について考えるために、よくある問題を取り上げてみましょう。

いったん作成したサブサイトは別のサイトコレクションに手軽に移動することができません。これをやろうとすると、3rd パーティの管理ツールを購入するとか、自前でプログラムを書くとかして既存サイトの内容を別のサイトコレクションのサブサイトにコピーしなくてはいけません。これは非常に大がかりです。仮に移動できたとしても既存のコンテンツへのリンク切れが発生することもあるでしょう。権限も一から再設定する必要があります。どれくらいの時間とコストと労力が必要になりそうか、なんとなくイメージできるのではないでしょうか。

ところで、そもそもサイトの移動が必要になるのは、どんなニーズなのか。たとえば、サイトコレクションの分け方のルールが業務にあたる人の作業動線にあっていないケースなどがありますし、組織改編も少なからず影響します。

たとえば、IT部全体が提示するルールとして本社と関連会社とでサイトコレクションを分ける決まりにしていたとします。業務内容を吟味してサイト構造を考えていくのではなく、あらかじめ決めたユーザーの種類(この例では本社のひとか関連会社のひとか)で分けるルールにとりあえず乗っかってしまう。ですが、実際には2つのサイトで実は同じ業務を実施しなければいけないことが分かった。具体的には関連会社も含めて社内研修の実施を管理するような場合があげられるでしょう。研修の申し込みの手続きや研修のレポートの提出などの流れは、実はどちらも一緒なのにサイトが複数に分かれてしまう。これにより社内の研修担当の方は複数のサイトを管理しなくてはならなくなります。

このようにサイトをとりあえず分けたのはいいけど、実際に使い始めると、一緒に管理したほうがいいな、ということは少なくありません。

また同一サイトコレクション内にサブサイトを作っていく場合も、SharePoint Server 2007 で得た教訓として「サブサイトの階層が深くなりすぎると管理が煩雑になる」というのがわかっているので、SharePoint Server 2010 のころから(2010年あたりから) たいていはトップレベルサイトの配下の2階層目に複数のサイトを作成していくという構成をとってきました(このように提案するコンサルタントが多かったはずです)。どう管理が煩雑なのか? たとえば、階層が3階層あるとして、2階層目のサイトが不要になったとします。不要なサイトは削除したい。ですが、2階層目は3階層目にサイトがぶら下がっているので削除できません。また、3階層目のサイトを2階層目に格上げしようとしたとします。これは簡単な設定で格上げできたのですが、課題としてはURLが変わるのでリンク切れが起きやすいこと。そして、設定によってはアクセス権限が変わる可能性がある。サイトは親子関係にしている場合は親サイトから権限の継承ができるためです。

もちろん最初からうまく柔軟性のあるサイト構造の計画が立てられればいいのですが、実際にはやってみないと分からないことも多いのです。そこで大事になるのが「サイト同士の構成を柔軟に変更できる」という考え方です。SharePoint ハブではこの課題を少ない手間で克服できる仕組みが用意されています。

ちなみに、従来のサイト構造の考え方には、「なるべく関連するサイトは同一のサイトコレクションの中にサブサイトを作ることでまとめあげていく」とうものがありました。これによる恩恵の一つは、同一サイトコレクション内ならナビゲーションが共通化しやすい点が挙げられます。特に 「SharePoint Server 発行インフラストラクチャー」という機能をアクティブ化することで、サブサイトを容易にナビゲーションに追加できるようになっていました。しかし、モダンサイトではどうでしょう? 前述したサイトコレクションのフィーチャーである「SharePoint Server 発行インフラストラクチャー」のアクティブ化はサポートされません。発行機能は新しい仕組みが標準搭載となり、レガシーな発行機能は使う必要がなくなったためです。ナビゲーション構造も SharePoint ハブという新しい概念により、前述のフィーチャーに頼らなくてもよくなっています。

サブサイトを作成せずにハブで構成するメリットとは?

ここでそろそろ本題に入りましょう。

SharePoint ハブは、SharePoint の検索エンジンの大幅増強の恩恵を受け満を持して登場した仕組みです(ちなみに、SharePoint の検索エンジンは現在、Microsoft Search という上位概念の一部として位置づけられています)。

SharePoint ハブを利用するメリットとして押さえてもらいたいのは次のポイントです。

• サブサイトという物理的な階層構造を取りやめ、複数のサイトコレクションを論理的にひと塊にできる
• ひと塊といっても階層構造にはなり、ハブサイトとファミリーサイトという2階層構造になる
• ひと塊にするときハブナビゲーションと呼ばれる共通ナビゲーションが利用できるようになる
• 論理構成なので、手軽にサイトの階層構造が変更できる
• 検索範囲として「ハブ」全体の検索もできる

SharePoint ハブの全体構成は車輪を想像すると分かりやすいでしょう。車輪のハブがあり、そこから放射線状に車軸がでます。

SharePoint でハブサイト構造にする場合は、まずは SharePoint 全体管理者または Microsoft 365 全体管理者が任意のサイトをハブとして設定します。このサイトはチームサイトでもコミュニケーションサイトでも、クラシックサイトでもモダンサイトでも構いません。といってもハブナビゲーションを利用できるのはモダン表示になっているサイトであるため、クラシックサイトでもサイトページやモダンリストやライブラリが構成されていることが望ましいといえます。このハブサイトに任意のサイトをファミリーサイトとして論理的に接続していきます。

1つのテナント内で指定できるハブサイトの数は2,000サイトまでとなっています。ファミリーサイトには数の制限はありません。ファミリーサイトは、必ず1つのハブサイトを持ちます。複数のハブサイトを持つことはできません。ハブサイトを「親分」とするなら、各サイトはどのハブにも所属せず1匹狼でいるか、もしくはハブに接続して親分を1人持つかのいずれかになるということです。

サイトコレクション内のサブサイト構成というのは、物理的な構造でした。そのため柔軟性に欠けるところが少なからずあったわけです。一方でハブサイトでの構造は、サブサイトはやめてサイトコレクションを論理的に階層化しようというコンセプトです。論理的な接続構成なので、各サイトのハブの接続の解除も別のハブへの接続も一瞬です。アクセス権限はそのまま温存されます。サイトコレクションのトップレベルサイト同士を接続することになるので、URLはハブに入ろうが入るまいが変わりません。サイトの構造変化に強いということです。

このあたりの説明は実際のサイトでのデモをしたほうがわかりやすいと思うので、ビデオにしましたのでご確認ください。

サイトコレクションという概念はサイトをひと塊として扱うための仕組みです。しかし、新たな SharePoint ハブの登場によりサイトコレクションを使ったサイトの塊を作る必要がなくなりました。そのため SharePoint に関する公式資料でもサイトコレクションという言葉は徐々に使われなくなってきています。サイトコレクションといいつつ、サイトはトップレベルサイトのみ。1つしかないので、単に「サイト」という表現に変わってきています。現に、SharePoint 管理センターでも実質サイトコレクションの管理なのですが、「サイト」という言葉が使われています。

Microsoft Teams と SharePoint の関係

新型コロナの感染拡大により、多くの組織で Microsoft Teams の導入が加速度的に進みました。このMicrosoft Teams ですが、この中には複数のチームを作成できるようになっています。業務チームによる業務遂行を効率化するために、これを使えるようになっているわけです。

各チームには、かならずチームごとに SharePoint のチームサイトが作成され接続されるようになっています。これを切り離すことはできません。

ここで作成されるサイトとはサイトコレクションです。つまり、チームの数だけサイトコレクションが増えていきます。サブサイトを作ることを当たり前に考えていたとしても、実際にはすでにサブサイトを使わない多くのサイトコレクションが存在しているわです。業務チームで何か仕事をしようとするとき、いちいちサブサイトを作って、権限設定をしてナビゲーションなどを整えて、、、なんてことをしている時間がもったいないし、ある程度 SharePoint の専門知識をもっていなければこうした作業ができません。ですが、ユーザーが思い立ったらすぐに仕事仲間に情報を連携できるようにすることを最優先に考えれば、すでに出来上がっているサイトを使うのが最善策です。効率よく仕事をしたいからです。

このようにサイトコレクションが多く作成されていくので、あとから関連があるサイトをひとまとめにしたいというニーズも出てくるはずです。関連する情報をアクセスしやすくする手段としてこうしたチームサイトをハブとしてまとめていくこともできるということです。

サイト構成を抜本的に見直そう

オンプレミスの SharePoint やクラシック SharePoint を使っている方は、従来のサイト管理の発想から大きく転換期を迎えていることをぜひ意識してください。以前の考え方とは大幅に異なります。

これまではサイトコレクションとサブサイトに縛られたサイト設計を強いられてきました。ですが、それは当時は最善だったものの、現在はよりよい方法として SharePoint ハブの概念が導入されています。このタイミングでサイトの仕分け方もぜひ一度、抜本的に見直してみてほしいと個人的には思っています。

サイトは用途別で細分化していっていいです。増えても構いません。ハブという論理構成の登場により、分割されたサイトも柔軟にひと塊にできるようになりました。そして、前述したとおり SharePoint の検索機能は従来にAI の貢献もあり、比べて飛躍的によくなっています。「お知らせ」リストはやめて、ニュースを使って情報を共有していくようにします。ニュースの配信元のカテゴリはサイトです。総務とか経理とかといった組織単位でサイトを作るという固定観念に縛られないことです。業務シナリオに沿ってサイトを再構成することを検討してみてください。たとえば、出張に関する情報は「出張サイト」を作成する。ここから出張に関するニュースなどを配信する。おそらく総務が多くかかわるでしょうけれど、可能な限り業務内容によってサイトを分けてユーザーの動線も整理します。

サイトを分けると、情報発信する側がわからなくなるのでは? という心配する方もいますが、ご心配なく。ファイルサーバーの目的のフォルダーにファイルをしまうのと同じで、出張に関しては「出張」サイトにアクセスして、ニュースを書きます。福利厚生に関しては福利厚生サイトに行ってニュースを書きます。こうしてバラバラに発信されるニュースは検索機能の恩恵により、全社ポータルなどに集約表示できるようになっています。ナビゲーションはハブナビゲーションで共通化され、ユーザーが迷うことが圧倒的に少なくなります。

場所に縛られない情報公開ができるようになっているというのが、クラシックサイトを運営してきた方にとってはとても新しい発想だろうと思います。

SharePoint ホーム

ところで、ハブサイトは複数作成できるといいました。私が自分自身のノウハウ提供や研修で使用しているラーニングポータルのテナントには、イントラネットのデモ用ハブ、オフィスアイラーニングポータルハブ、演習用サイトのハブというように複数のハブを作っています。

こうした各ハブへのアクセスを一か所から行わせることはできるのか? この答えの一つが SharePoint ホームです。ホームとして指定できるサイトは任意のさいとですが、テナント内で1つだけという制限があります。ここを入り口に、複数のハブにアクセスできるようにリンクを持たせることができるようになります。

ラーニングポータルのテナントでは、会社のロゴにアクセスすると SharePoint ホームにアクセスできるように設定しています。このサイトに各ハブへのリンクを設定します。対象ユーザーの設定を使えば、各リンクを適切なユーザーに対して表示・非表示をコントロールできます。

この SharePoint ホームを Microsoft Teams 内にも組み込んでいこう、というのがこれからの Teams との並行利用の方向性でもあります。業務は Teams を起点にするので、そこからいろんな情報にアクセスさせたい。全社的なアナウンスなどは SharePoint サイトで共有したい。ならば、Teams 内にアプリとして SharePoint ホームを追加しておこう。ここから、それぞれの情報サイト群にアクセスできるぞ、ということです。

関連ビデオ

モダンポータルに関して比較的手短に解説しているのが 2020年5月に実施した Microsoft 365 Virtual Marathon で行った下記のセッションです。以前もブログでご紹介しましたが、念のため再掲します。

すでにあるサブサイトはどうする?

すでに存在するサブサイトについては、既存のサイト構成は塩漬けにしてしまい、まったく新規に新しくポータルを作る方向で進めていくのがお勧めです。

そもそもポータルのリニューアルを掲げられれば、これを大義名分にしながら業務の見直しや断捨離を断行する絶好のチャンスとなります。併せて新しい仕組みを効率よく使ってもらうために、社内でのユーザーに対する勉強会の実施および教育する立場の人材を育成することも大切でしょう。新しい仕組みを取り入れていくことで業務効率が良くなれば、これはコストではなく人材育成への投資となるはずです。

最後に

効率が悪いと判断すれば古きを捨てて、新しきを取るというのが、業務効率化では必要です。SharePoint はモダンサイトを使い、ハブサイトの概念を生かした運用をぜひ考えてみてください。

古い仕組みに縛られていると、新しい取り組みや概念を導入する妨げになり、業務の効率化はずっと進まないままになるでしょう。世の中には「より業務効率を上げるにはどうしたらいいのか」を常に考えて新しいサービスや製品が登場しているわけです。つい考えることをやめ「使い慣れているから、それでいい」ではなく、「使い慣れているけど、現状に課題はないのか? 先々を考えて、このままでいいのか」という視点は常に持っておいて欲しいと願っています。

世の中は思っている以上にものすごいスビートで変わっています。いつの時代も変化にうまく対応していくことが求められています。

 

2021年1月23日(土曜日)に開催された .NET ラボ勉強会では「次世代のファイル管理を知ろう -  SharePoint Syntex (シンテックス) の概要」についてセッションを実施しました。

録画が公開されていますので共有しておきます。ちなみに、背景を隠し忘れて、雑多な事務所 兼 子供部屋が映り込んでいますがご容赦ください(生活感があふれている)。あと、AI にドキュメントの種類を学習させるのですが、デモでは数値を認識させていましたが、よく考えると文書内に「SOW」というキーワードを見つけると、とするべきだったなぁと反省しています。なんか、ちょっと、慣れない Syntex のデモでてんぱっていたようです。

セッションで使用したスライドは下記に共有しています。

以上、ご参考まで。

 

2021年1月23日に開催される .NETラボ勉強会 に登壇します。

 

.NETラボ 勉強会 2021年1月 (2021/01/23 13:30〜)

NETラボは、.NET技術やマイクロソフト製品について勉強するコミュニティーです。 毎月第4土曜日に勉強会を開催しており、資料等も公開しています。 技術に興味がある方、技術者同士の交流に興味がある方はどなたでもご参加いただけます。 スキルアップのきっかけと仲間との交流の場としてご活用ください。積極的な参加をお待ちしています。 Microsoft Teamsによるオンライン勉強会を開催します。 同時にYouTubeライブ配信も行います。

 

私が話す内容は以下の通りです。

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次世代のファイル管理を知ろう - SharePoint Syntex 概要- 

SharePoint サイトをファイルの格納場所として利用している方が多くいると思います。そんな中、昨年 SharePoint ベースのナレッジマネージメントの仕組みとして登場したのが SharePoint Syntex です。機械学習の機能を利用しながら、SharePoint上に格納されるドキュメント内からメタデータを自動抽出できます。まだ日本語はサポートされていませんが、英語のファイルをベースに将来的にどのようなファイル管理ができるようになるのかについて説明します。

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登壇の時間は限られていますが、かえって要点をコンパクトに説明できるとも思っています。お時間のある方は、ぜひ、ご参加ください。