去年に引き続き今年も AvePoint Japan さんとの共同開催のオンラインセミナーを実施します!

2022年4月19日の12:05～の小一時間のランチタイム セッションです。

今回のお題は「今さら聞けない!? SharePoint のアクセス権限について Microsoft MVP に教わろう！」。

COVID-19 の影響により、自宅などからのリモートワークと会社での業務とのハイブリット型のワークスタイルが広まってきています。それに伴い Microsoft Teams の導入が多くの組織で進み、これに共にい Teams とは切っても切り離せない関係にある SharePoint の利活用のニーズも増大してきています。

日々の業務の中で頻繁に使われるのはチャットとファイル共有です。特にファイル共有に関しては、単に会話の中でファイルをやり取りするだけにとどまらず、SharePoint 上での体系立てたファイル管理が今まで以上に重要になってきています。ファイル管理で重視すべきは「探しやすさ」「見つけやすさ」。これを担保しつつ、不必要な情報共有がされないようにセキュリティをしっかりと確保する必要がある。

そこで今回は SharePoint のアクセス権限の考え方について、ファイルの管理のありようも含めてコンパクトにお伝えしていきます。今後の組織内のファイル管理を改善して行くうえでのヒントをちりばめていきます。

参加には事前登録が必要ですが、費用は無料です。お時間のご都合のつく方はぜひご参加ください! 

事前登録はこちら

今さら聞けない!? SharePoint のアクセス権限について Microsoft MVP に教わろう！ | AvePoint Japan

SharePoint ニュースは各サイトに作成されます。作成場所は「サイトのページ」ライブラリで、どのニュースも各サイトのこのライブラリに格納されるわけです。

ニュース配信する場合、各サイトはユーザーにとってみればニュースの「カテゴリ」として捉えられます。

そのためサイトを構築するときにニュース配信を考えてサイトを分けることが大切です。

しかし、このようにサイトを分けたとしてもサイト内で発信するニュースが増えてくると、さらに分類したくなってきがちです。そこで私も色々と試行錯誤しました。最初は「サイトのページ」ライブラリに任意の列を追加して、ページ発行時にカテゴリを指定するという方法を取りました。

下のようにまず列を用意する必要があります。この例では選択肢にしています。

ページを編集する際に、この列 (プロパティ)を編集できるわけです。

ですが、この方法はずぼらな私にとっては長続きしません。まず、サイトごとにライブラリに対して列の追加が必要です。選択肢にしていると、場合によっては選択肢の内容を編集したいときにライブラリの設定から変更が必要になります。ページを作成したいのに、カテゴリの編集をするという手間が増えます。さらに ニュースWebパーツや強調表示されたコンテンツWebパーツでカスタム列を使ってフィルターしようとすると検索の設定で管理プロパティを追加する必要があったりもします。とにかく、思い立ったらすぐにページを作って発行したいのに、それに付随する手間がかかりすぎてしまう。もちろん、この方法が合う人もいるでしょうから否定はしません。が、私にとってはあまり向かなかった。

そこで現在取っている方法はページに表示されるキッカーを使うことです。ページを編集するときに「タイトル上のテキスト」というのが表示できるようになっています。小さな見出しです。

これをカテゴリに使おう! ということです。これなら追加設定はいりませんし、いつでもすぐに使えます。ページテンプレート化でもしておけば、設定忘れも少なくて済みます。

この項目は内部的には「TopicsHeader」と呼ばれます。サイトのページライブラリ上でも「トピックのヘッダー」列として追加表示できます。

これを利用すると、追加設定なく、ニュースWebパーツや強調表示されたコンテンツWebパーツでフィルターできます。例えばニュース Webパーツの場合は、現在のサイトのニュースを取得する場合も必ずニュース ソースとして「サイトの選択」を選び、現在のサイトを選びます。これでフィルター条件で管理プロパティが利用できます。

フィルター条件で管理プロパティを選択し、TopicHeaderOWSTEXT を選択しましょう。この列は既定で管理プロパティに TopicsHeaderOWSTEXT として用意されているので、追加設定することなく利用できます。あとは次の図に示すように、一致させたい小見出しを指定するだけです。

強調表示されたコンテンツ Webパーツを使う場合も同様です。

参考になれば幸いです。

書籍にも、この内容を記載しています。

「ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編」

SharePoint サイトで動画を表示するためにファイルビューアーWebパーツを利用しているとき、画面上部にファイル名が表示されます。

これをきちんとした名前に変更したい場合は、動画ファイルの「タイトル」プロパティを設定しましょう。

これで、Webパーツ上にはタイトルが表示されるようになります。

SharePoint サイト(※モダンサイトです) でサイトページまたはニュースを作成していて、ついうっかり目的のサイトではないところに作成してしまうことがあります。しかし、サイトのページライブラリで操作メニューを確認してもページのコピー先は同一サイトに限られます。残念ながら既定ではサイト間でのページのコピー機能は用意されていません。ですが、どうしても別サイトに一から作成しなおすのは大変だということもあるでしょう。

そんな時には、Power Automate を使ってサイト間でページをコピーするのが最も手っ取り早い方法です。ただし、この場合も注意しなくてはいけないことがあります。まず、コピーしたときには元のサイト内のコンテンツのリンクを持っているとそのままコピーされることになるので、アクセス権限の設定状況によってはユーザーが画像やファイルなどのコンテンツを参照できないかもしれません。また、リストWebパーツやドキュメント ライブラリWebパーツを追加している場合も、もともと同一サイト内にリストやライブラリがある前提となっています。そのため、同一の名前のリストやライブラリがコピー先のサイトにあればそれを取得することになりますが、当該するものがなければWebパーツは空になります。

このように、いつかの懸念事項があるため技術的にはコピーできるものの、運用上のユーザーが混乱することを懸念して、既定では別サイトに安易にコピーができないようになっているのではないかと推測しています。ですから、Power Automate が使えるからと言って安易に利用せず、注意深く利用するようにしてください。

事前準備

今回はSharePoint コネクターの「ファイルのコピー」アクションを使いますが、このアクションでは、コピー元のサイトの「サイトのページ」ライブラリのGUIDが必要です。これを手軽に取得するには、まずサイトのページライブラリの「設定」ページにアクセスすることです。このページを表示しているときのURLを確認しましょう。

例えば、URLは次のようになっています。

https://<サイトのURL>/_layouts/15/listedit.aspx?List=%7B39a28bb9-3567-475b-a289-f54555841fc8%7D

この末尾の List=の部分がサイトのページライブラリのGUIDです。%7B は "{" のことで %7D は "}" のことです。そのためこのライブラリの GUID は 39a28bb9-3567-475b-a289-f54555841fc8 ということになります。サイトのページライブラリの GUIDは Power Automate から取得することもできますが、フローを実行することなくWebブラウザーだけでさっと確認できるためこの方法も覚えておくとよいでしょう。

フローの構築

今回のフローでは SharePoint コネクターの「選択したファイルの場合」トリガーを利用します。これにより、いつでもコピーしたいページから直接フローを開始できるようになります。ただし、この「選択したファイルの場合」トリガーを使う場合はフローは必ず既定の環境に作成するようにしてください。

なお、ライブラリ名はドロップダウンからは選択できないためカスタム値として先ほどの GUID を指定しましょう。

次に「ファイルのプロパティの取得」アクションを追加します。ここではトリガーと同じサイトのアドレスとライブラリ名を指定します。IDは「選択したファイルの場合」トリガーで取得したIDを指定します。

最後に「ファイルのコピー」アクションを追加します。

現在のサイトのアドレスはコピー元のサイトを選択します。コピーするファイルは「ファイルのプロパティの取得」アクションで取得した識別子を選択します。

送信先サイトのアドレスはコピー先のサイトのアドレスを指定します。インストール先フォルダーはフォルダーアイコンをクリックして SitePages を選びます。

別のファイルのがすでに存在する場合の指定は、今回は Copy with a new name を選択します。

あとはフローを保存して、コピー元のサイトの「サイトのページ」ライブラリから任意のページを選択して、フローを実行するだけです。

SharePoint サイトを作成すると既定で3つの SharePoint グループが作成され、それぞれのグループに対してサイトのアクセス許可レベルが付与されるようになっています。

例えば Business Travel というサイトを作成すると次の3つのグループが作成され、アクセス許可レベルが付与されます。

• Business Travel 所有者…フルコントロール
• Business Travel メンバー…編集
• Business Travel 閲覧者…閲覧

基本的にはこの3つのグループをうまく活用してサイトを管理していくことになります。

ところでこの SharePoint グループは、管理画面を利用していると権限管理との関係性がわかりにくいものです。特に、サイトの権限管理画面からグループを削除したように見える操作は多くの利用者が混乱します。SharePoint グループとサイトの権限管理の関係を把握し、もしサイトに対する権限を削除してしまった場合でも復元する方法を知っておきたいものです。

次のビデオでは、既定の SharePoint グループとサイトのアクセス権限の関係を説明しています。間違って権限を削除した場合に、元に戻す手順も解説しています。

※ビデオで解説しているサイトは Microsoft 365 グループが紐づかないサイトを使っています。Microsoft 365 グループが紐づいていても原理は同じです。

権限グループと既定の SharePoint グループの関係

サイトの歯車アイコンから[サイトのアクセス許可]をクリックすると表示される次の3つを権限グループと呼びます。

• サイト所有者
• サイト メンバ
• サイト閲覧者

この画面上からユーザーやグループに対してフル コントロールを割り当てると「サイト所有者」に所属します。また、編集を割り当てると「サイト メンバー」に所属します。読み取りを割り当てると「サイト閲覧者」に所属します。

この権限グループは内部的には次の図に示すように既定の SharePoint グループと既定で付与されるアクセス許可レベルと連動しています。