Microsoft Teams の録画の保存先はチャットの場合は録画を開始した人の OneDrive for Business、チャネル内での会議はチームに関連づく SharePoint サイトです。

自分が参加した会議の録画を一覧表示したいときには SharePoint の「強調表示されたコンテンツ」Webパーツを使うと便利です。この Webパーツは検索機能を使って SharePoint サイト上から様々な情報を収集できますが、特に「カスタム クエリ」を指定することで柔軟に目的のコンテンツを取得することが可能です。表示されるカードをクリックするとビデオが再生できます。

この Webパーツのソースとして「すべてのサイトコレクション」を指定するとサインインしているユーザーが閲覧できるすべてのサイト上のコンテンツが検索対象になります。ここには OneDrive for Business も含まれます。検索機能が利用されるときには常にアクセス権限は保持されるため、複数サイトから情報を収集するといっても見えるべきではない情報は検索結果としては表示されないことを覚えておくことが重要です。

さて、次に指定するのがクエリテキストです。ここに次のように指定することで会議の録画のファイルのみを検索機能で取得できるようになります。

ProgID:Media AND ProgID:Meeting

あとは並べ替えの条件で「最終更新日時」などにしておけば、最新の会議の録画の順に並ぶことになります。Webパーツへの表示件数もWebパーツのプロパティで指定できるため最新の録画 10件を表示するといった設定にできます。

指定した件数以上の録画を確認したければ Webパーツに表示される「すべて表示」をクリックしましょう。

こうしたWebパーツを SharePoint ホームに追加しておき、Viva コネクションを構成しておけば Microsoft Teams 内からもいつでも参照できます。

[参考]

Automatically apply a retention label to retain or delete content - Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs

すでに Twitter (@ai_yamasaki) 等では告知しておりますが、久しぶりに新たに書籍を出版する運びとなりました。

Microsoft 365 の SharePoint (SharePoint Online) に対応したひと目でわかる SharePoint の最新版です。発売日は 2021/12/2 となっており、現在、Amazon にて予約受付中です。

発売日: 2021/12/2 ※発売日に Kindle 版も入手可能になる予定です。 出版社: 日経BP ページ数: 864ページ 価格: 単行本 4,950円 Amazon から購入

最初に「ひと目でわかる Office SharePoint Server 2007」を執筆してから14年が経過しました。オンプレミス版は「ひと目でわかる SharePoint Server 2016」が最後でその後、Microsoft 365 へと SharePoint のプラットフォームが変わり、クラウド特有のアップデートの速さに実は、執筆をしばらく躊躇していましたが、ようやく取り掛かったのが 2019年。実質3年越しでの執筆という非常に長丁場となりましたが、その間に機能アップデートに対応すべくリライトを重ねようやくここまで来ました。コロナ禍もあり Microsoft Teams の導入がぐっと進んだことで SharePoint への注目度もことさら増えることとなりました。そのため Microsoft 365 に対応した SharePoint の書籍は多くの方が待っていたのではないかと思います。

現在も SharePoint は進化し続けており本書が発売される頃にも、色々と機能が変更されてきているのが現状です。書籍は校正の関係から、2021年10月時点の最新情報で構成しています。本書を体系立てた学習をするための素材として活用し、これを土台にしつつ最新のアップデート情報をご自身でキャッチアップしていっていただければと思っています。

さて、今回の書籍は864ページという「ひと目でわかる」シリーズ最大のページ数となりました。「ひと目でわかる SharePoint Server 2016」も実は、当時は「ひと目でわかる」シリーズ最大のページ数となっていて、私自身で一人、この頁数の厚さをコツコツと更新していっている感じです(笑)。もうひと目じゃないよね? という話は各所から届いていますが、「ひと目でわかりやすく書いている、しっかり学べる書籍」として認識していただけると幸いです。さっと読めるという意味ではありませんね。

すでに手元には見本が届いており、これまで執筆してきた書籍を並べてみましたが、年々厚さが増していることがわかります。それだけユーザーの声を反映しつつ、様々な機能を盛り込んできた結果だととらえることもできますね。

ちみなに本書は864ページですが、最初は900ページを超える可能性もありました。が、背表紙幅 4cm に収めないと1冊に収まらないということで、ページ数をいくらか削り、レイアウトを限界まで調整していただきなんとかこの頁数に収めています。ぜひ、本を入手した際には余白の少なさを実感しつつ、Tips も盛り込んでいますので隅々まで読んでいただけばうれしいです。

研修もぜひご利用ください

オフィスアイ株式会社では SharePoint に関するオリジナル研修を各種取り揃えています。すべての研修は Microsoft Teams をつかったリモート開催です。

SharePoint 入門者向けの「Microsoft 365 - SharePoint サイト管理基礎」研修では本書を副読本として贈呈しています。私自身が研修コースのテキストを開発して実施していますので、書籍に関する質問なども研修で受け付けますし、実際にデモなども多く実施します。書籍をじっくり読む時間がないという方はぜひ、研修との組み合わせもご検討いただけると幸いです。

SharePoint モダンポータルで作っている弊社のポータルですが、季節ごとにテーマカラーやヘッダーの背景画像を変えています。

備忘録がてら魚拓のようにここにこれまでのものを公開します。なおサイトのテーマは独自に作成しているテーマも使っています。

夏を涼しく過ごせるよう金魚と水をあしらった色合い

梅雨時用のもので紫陽花色に統一

初夏のイメージ

冬の雪山をイメージ

AvePoint 社の中村太一さんの企画により開催された

「【Microsoft MVP の祭典 2021】 Microsoft 365 + Power Platform 利活用デモ祭り」

ですが、AvePoint社に全面スポンサーになっていただき、おかげさまで関係者ともども無事に終了することができました!参加いただいた皆様ありがとうございました。

AvePoint Japan さんとの共同企画の無料セミナー - 【Microsoft MVP の祭典 2021】 (weblogs.jp)

ウィークデーの日中にも関わらず、数百名が参加いただいたようで、アンケート結果を見ると皆さん満足していただいたようでホッと安心しました。

今回、ラジオ番組感覚でのメンバーによるテーブルトークをランチタイムに行ったのですが、こちらも思いのほか、楽しんでいただけたようで何よりです

なんだかんだと、業務の合間に準備するのは大変ではあるので、実施した甲斐があったというものです。

IT系のコミュニティ

ITの技術コミュニティに参加する方が増えるといいなというところが、今回の目標の一つでもあったのですが、今までコミュニティからは縁遠かった方々からも興味をもったというフィードバックも少なくなく、目標は達成できたのではないかなと思います。

私自身、「教えることを生業にしている」という職業柄、さほど頻繁に特定のコミュニティにどっぷりとかかわっているわけではありませんが、それでも研修に参加される方々には継続的な学習を続けるにあたり、適宜、ご案内するようにしています。コミュニティという場があれば、情報の収集やアウトプットをしていくことでより知識も深まっていくと思うからです。組織の垣根を越えて、同じようなことで悩んだり、喜んだりする仲間がいるというのも大きいと思いますしね。

コミュニティの全体像については、冒頭で Microsoft 社の森口さんのセッションが非常に参考になるので、まだ視聴していない方はぜひ、ご視聴ください。

資料のご案内

今回登壇した資料は下記の通りです。なお、録画に関しては AvePoint社の登録サイトから事前登録した方に録画へのリンクが後日公開される予定となっています。

[スライド]

他の方の分は AvePoint Japan 公式 Twitter で公開されているのでこちらからどうぞ～。

【Microsoft MVP の祭典 2021】各セッション資料が各登壇者様より公開されております! #avejp
Microsoft 森口 様 https://t.co/D0nrmP2QzI
MVP 山田 様 https://t.co/sCDAj7yQCK
MVP 中村 太一 https://t.co/kJJLlnzk2z
MVP 平野 様 https://t.co/tWg7TNwnCC
MVP 中村 様 https://t.co/Uapo0wkgFc pic.twitter.com/IDAHYvP6nF

— AvePoint Japan (@AvePointJapan) July 16, 2021

  昨年末に次の記事を公開しました。

[Office Scripts] Excel 内のデータを使って SharePoint ライブラリのプロパティを自動設定しよう (weblogs.jp)

この記事で使っていたのは GA 前の Office Scripts でパブリック プレビューでした。しかし、2021年5月27日に General Availability (GA) に達したことが発表されました。

Office Scripts is now generally available in Excel for the web - Microsoft Tech Community

さて、この記事で説明したフローですが、久しぶりにファイルをアップロードして動作させてみると SharePoint コネクターを使ったファイルのプロパティ更新のアクションが実行できない。で、原因を探るためエラーを確認するとファイルがロックされてしまっているようです。

エラーのメッセージの要点は「ファイル <ファイルパス> は、<フローの所有者> が排他的に使用するためにロックしています。」というところです。Office Scripts 実行時にファイルの内容を読み取っているので、File Open の状態となっているのでしょう。比較のために単純に、SharePoint コネクターだけを使って「ファイルが作成されたとき(プロパティのみ)」のトリガーを使い、次のステップで「ファイルのプロパティの更新」を実行してみますが、特にファイルがロックされることはありません。

さて、これをどう対処しよう。が、結局のところファイルが排他ロックされるとSharePoint 上でファイルが解放されるまで待つしかありません。ですが、どのタイミングで解放されるのかはよくわからない。そこで、Power Automate を使って SharePoint 上のファイルのプロパティを更新するときに何らかの理由でファイルロックに遭遇した人はいるだろうと、なにかよさそうなアプローチがないかネット上で探してみます。予想通り、複数の記事を見つけましたが、結局、みな共通しているのはファイルのロック状態が解除されるまで Do Until で繰り返しトライするしかなさそうです。

まず結果から言うと、5分ほど待機すればロックが解除されるようです(現時点)。

ですが、念のため30秒ごとにロック解除を繰り返し確認するようにロジックを変更してみましょう。まず、ロック状態を判定するために IsFileLockedという名前でブール値の変数を用意します。既定値は true。

Office Script 実行後すぐにファイルのプロパティを変更していましたが、直後にDo until を追加しこの中に「ファイルのプロパティ更新」アクションを 移動させます。Do until の条件は 「IsFileLocked の値が false に等しい」です。

次に変数の設定アクションを追加し、IsFileLocked にファイルが引き続きロックされていれば true、そうでなければ false を格納するように式を書きます。

if

(

  and

  (

    equals(outputs('ファイルのプロパティの更新')?['body']?['status'],400), 

    contains(outputs('ファイルのプロパティの更新')?['body']?['message'], 'ロックされています')

  )

  ,true

  ,false

)

 

ただし、このままでは前のステップが失敗すると次に進まないため、実行条件の構成を行い、成功だけでなく失敗時にもこのステップに進むように変更します。

あとは、IsFileLocked の値を条件判定して、true なら 30秒待機するように構成します。

 

以上でファイルアップロード後に5分程度待てば、Excel の内容を読み取り SharePoint ドキュメントライブラリ上の列を自動的に更新してくれるようになるはずです。

 

なお参考にしたサイトは下記の通りです。

• Working with locked documents in Power Automate Flows (tachytelic.net)
• Power Automate – Avoiding “File Locked For Shared Use” Failing Your Workflow | Timlin Enterprises - SharePoint and Office 365 Managed Services
• Retry after failures in Power Automate (sharepains.com)