SharePoint リスト (Microsoft Listsも同じ) の詳細オプションに「このリストの既定以外のビューを検索結果に表示しますか?」というオプションがあります。この値は既定ではオフ(いいえ)です。これをオン(はい)にしたらどうなるのか?
これを "はい" にすると、「ビュー名」でビューのリンクが検索できるようになります。たとえば、既定のビュー以外に独自に「おむすび」という名前でビューを作ります。既定ではこのビュー自体の検索はできませんが、上記のように設定を "はい" に変えることでビューのリンクも検索結果に表示されるようになります。まぁ、ビューのリンクを検索したいというニーズがどれほどあるかという話ではありますけど、気になっている方にとってはこういうことです、という話です。
Viva ラーニングに SharePoint 上のコンテンツを公開できるという記事を以前書きました。
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以前は、Microsoft 365 全体管理者または知識管理者の役割を付与されたユーザーだけが全社的に SharePointサイト上のコンテンツを追加できていたわけです。
これに加え、新しい機能として Microsoft Teams 上のタブとして Viva ラーニングが追加できるようになり、ここに従業員自らSharePoint 上のコンテンツを追加できるようになりました。もちろん、SharePoint 上のコンテンツ以外にも従来通り LinkedIn Learning や Microsoft Learn のコンテンツも複数組み合わせることができます。つまりチームごとに自分たちの判断で必要なコンテンツ(教材)をタブに追加して、「これちゃんと勉強して理解しておいてね」という情報共有がしやすくなったのです。
とはいえ、この機能を使うにはMicrosoft 365 管理センター上で管理者が事前に次の機能を有効にしておく必要があります(既定ではオン)。
[設定]>[組織設定]>Viva ラーニング> "従業員が SharePoint から Microsoft Teams のチャットおよびチャネルの Viva ラーニング タブに独自のコンテンツを追加できるようになる" がオンになっていること
あとは任意のチャットまたはチャネルで Viva ラーニング タブを追加していくだけです。
以上の手順で、SharePoint 上のビデオや PowerPoint などのコンテンツを公開できます。
秘密度ラベルを適用したMicrosoft 365 グループを作成することで、最初から秘密度ラベルで保護されたチームサイトを作成できます。
こうしたグループ作成は SharePoint REST API または Microsoft Graph APIを用いて作成できますが、PowerShellを使う場合には委任の設定が別途必要になります。詳しくは下記の情報が詳しいです。
Create M365 Group with Sensitivity Label programmatically
Creating the M365 group with Sensitivity Label starts the modern Team site with desired protection. This can be done with SPO Rest API or Microsoft Graph API, both require delegated permissions. The following sample scripts use AAD App ROPC authentication flow (Resource Owner Password Credentials)...
そこで、そういえば Power Automate を使う方法もあるなぁと思いせっかくなので SharePoint コネクターを使った場合のスクリーンショットを共有しておきます。利用するURLは " _api/GroupSiteManager/CrateGroupEx " 。もちろん、これを実行できるのは Microsoft 365 グループが作成できる権限を持っているユーザーに限られます。
以上で追加設定は特に不要です。
ちなみに、SPSiteLanguage はサイトの既定の言語を指定する LCID (ロケールID) で、日本語だと 1041、英語だと1033です。秘密度ラベルは、CreationOptions 内でラベルIDを指定します。このように作成すればチームサイトは最初から秘密度ラベル適用済みになります。
この方法がわかっていれば、SensitiveLabelは必須ではないので単純な Microsoft 365 グループを作ることもできますよ。
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秘密度ラベルを使った Microsoft 365 のデータ保護については弊社でオリジナル研修を行っていますので、こちらも併せてどうぞ。
以前下記の記事で Microsoft 365 SharePoint サイトのホームページを不意に削除してしまった場合の対処方法について書きました。
SharePoint - ごみ箱のURLを覚えておこう (SharePoint Technical Notes) (weblogs.jp)
ただし、この方法は既定の Home.aspx を削除してしまった場合の話でした。
ですが、Home.aspx ではないページをホームページに指定していて、かつ、ついうっかり複数のサイトページを一括して削除して待ったという場合はどうしよう?
もちろん、削除したページすべてを復元するという荒療治もできますが、不要なファイルは復活させたくないものです。そもそも、ホームページに設定していたページはどれなのか。これを探るには SharePoint REST API や PowerShellコマンドを使えばわかるのですが、もっと簡単に確認したい。
一番手っ取り早いのはやはり SharePoint REST APIを使う方法なのですが、コーディングは不要で単純にWebブラウザーで次のURLを指定します。
️ https://<サイトのURL>/_api/web
これでサイトの情報が XML形式で取得でき、ブラウザー上に表示されます。この中の「<d:WelcomePage>SitePages/"ページ名"</d:WelcomePage>」を見つけ出すと、これがサイトのホームページです。
上記の例では "後から作ったホーム.aspx" となっています。
後はこのファイルのみをごみ箱から復元すればよいわけです。
SharePoint のドキュメント ライブラリにはOneDrive へのショートカットを作成する機能が用意されています。これと OneDrive 同期アプリ を併用する場合は注意が必要です。
OneDrive へのショートカットを作ると、文字通り OneDrive for Business にショートカットが作成されます。このショートカット内にあるドキュメント ライブラリ内のファイルも同期されるようになります。つまり、OneDrive同期アプリでの同期先を変更することなく、SharePoint サイト内のファイルを同期することができる手軽さがあります。しかし、OneDrive 同期アプリが同期できるファイル数の推奨される上限数は 30万ファイルまでとなっています。
➡️Restrictions and limitations in OneDrive and SharePoint (microsoft.com)
これはもし個人のOneDriveも同期しているならこれも合算した数です。実質、OneDrive 同期アプリは for Business も個人用も同じエンジンをローカルで動作させているためこの上限も共有することになります。
ですから、やみくもに SharePoint サイトのドキュメント ライブラリを同期してしまうと、あっという間にファイル数の上限に達してしまう可能性があるわけです。その点に注意しましょう。
うっかりドキュメント ライブラリも同期し、OneDrive へのショートカットも作成してしまったとしたら? どうなるでしょうか。
これを行うと二重の同期となり、正常に同期が行えなくなることが起こるようです。ショートカットを利用するのか、もしくはSharePoint ドキュメント ライブラリを直接同期しないのかいずれかにしましょう。
ライブラリ単位で同期を禁止する設定も可能です。ライブラリの詳細設定で「オフライン クライアントの使用制限」を"いいえ" にすることで、OneDrive 同期アプリによる同期はできなくなります。
この設定により、ライブラリの「同期」メニューも非表示になります。
ところでこのように設定したライブラリのショートカットを OneDrive に追加した場合は、同期はどうなるのでしょうか?
試すとエラーとなります。同期ができないように設定しているライブラリであるため当該ショートカットの削除を促されます。
