SharePoint Framework 開発などに自分専用の Office 365 の開発環境が欲しいなぁと考えてる方も多くいらっしゃると思います。こうした方のために無償で利用できる Office 365 を提供してくれる開発者向けプログラムして Office 365 Developer プログラムがあります。このプログラムは 2019年4月に更新されており、以前はOffice 365 E3 相当を無償で1年限り使えるという内容だったのが、現在は条件付きで永久に利用できるようになっています。

Office 365 開発者プログラムに参加

Office 365 開発プログラムに、友人や同僚と一緒に参加しましょう。 Join your friends and colleagues in the Office 365 Developer Program. Office 365 開発者サブスクリプションを使用して、ソリューションをご自分の運用環境で独自に開発やテストを行います。 Use the Office 365 developer subscription to develop your solutions independent of your production environment. Microsoft Teams、Office アドイン、Microsoft Graph、SharePoint Framework、SharePoint アドイン、その他さまざまなソリューションを構築することができます。 You can build solutions for Microsoft Teams, Office Add-ins, Microsoft Graph, SharePoint Framework, SharePoint Add-ins, and more.

Office 365 Developer プログラムは開発者であればだれでも登録できます。登録しさえすれば、Office 365 の開発者サブスクリプションと25ユーザーライセンスが無料で使えます。Excel, Outlook, Word, PowerPointに対するアドイン開発や Microsoft Teams, Microsoft Graph などを用いたソリューション開発に利用できます。

ただし、提供される環境は英語のみとなっているので、念のため注意しましょう。

永久的に利用できる

サブスクリプションは90日間有効というのが原則ですが、有効期間中に開発アクティビティが確認されれば、さらに90日間延長されていきます。つまり90日ごとに永久的に更新できるようになっているのです。逆に90日以上、まったく開発などを行わず放置していれば、そのまま有効期限がきれてしまうということでもあります。

とはいえ、期限が切れてしまいサブスクリプションが削除されてしまったとしても新たにサブスクリプションに申し込めます。

なおアプリケーション開発以外の目的にこのサブスクリプションを使用すると、使用許諾契約違反となるので注意してください。

その他の FAQ は次のリンク先を参照してください。

Office 365 Developer Program FAQ

Office 365 E3 相当から E5 へ

さらに朗報があります。2019年8月29日にアナウンスされたのですが、従来 Office 365 E3 相当だったものが、E5 に変わります!!  Office 365 E3 機能に加え次の機能が利用できるとのこと。これから新規に登録する方は自動的に Office 365 E5が利用できます。

• Advanced analytics with Power BI
• Enterprise Mobility + Security (EMS) for compliance and information protection
• Office 365 Advanced Threat Protection
• Azure Active Directory for building advanced identity and access management solutions

既存の E3 機能を使っているプログラムメンバーも今後自動的に E5 に移行されるようです。詳しくは下記のリンク先を参照してください。

New Microsoft 365 E5 subscription with EMS now available for developers - Microsoft 365 Developer Blog

Starting this week, all new members of the Office 365 Developer Program (including Visual Studio Professional and Enterprise members) can sign up for a Microsoft 365 E5 developer subscription (Windows not included).

ということで、Office 365 開発者の方は Office 365 Developer プログラムを積極的に利用してみましょう!

SharePoint Online では新機能として記事のタイトルにある Organization Assets Library が提供されています。Microsoft 365 Roadmap によると執筆時点では、現在ロールアウト中となっているため、まだ利用できない組織もあると思いますのでご注意ください。

Microsoft 365 Roadmap (ID:33594)

Organization Assets Library とは何か?

組織のアセットライブラリは、サイトページを作成している際に画像などを利用したいときに使う設定です。実際に設定してみたのが下記の図です。画像WebパーツやファイルビューアーWebパーツなどに画像を指定する際に、下記のようなファイル選択画面が表示されますが、メニューに通常はない「所属している組織」が表示されていることが分かります。

通常だと「最近使ったファイル」や「アップロード」、「サイト」などを選択すると思いますが、この機能を利用すれば組織が決めた特定のライブラリから画像などを素早く選択できます。たとえば、組織のロゴなどここにアップロードしておくとよいでしょう。

ただし、この機能はあくまでも SharePoint Online の管理者が設定するものであり、設定されていなければメニューは表示されません。

関連記事 : April 2019 Updates to SharePoint News

設定方法

設定には SharePoint Online の管理者が PowerShell を使って設定します。詳しくは下記に情報が公開されています。

組織のアセットライブラリを作成する

すべてのユーザーが使用できるように、写真やロゴなどの画像を一元的に保存および管理する必要がある組織では、1つ以上のドキュメントライブラリを "組織のアセットライブラリ" として指定できます。 If your organization needs to store and manage images like photos or logos centrally for all your users to use, you can specify one or more document libraries as an "organization assets library." これにより、ユーザーが SharePoint サイトやページを作成するときにこれらのアセットを簡単に追加できるようになります。 This makes it easier for users to add these assets when they create SharePoint sites and pages.

留意点 

※2020/4/20 内容をアップデート

組織のアセットライブラリは任意のドキュメント ライブラリを指定できます。

設定したライブラリはテナント全体で共通利用することになります。組織のアセットとして指定したサイトコレクションが最初に反映されまで24時間以上掛かることもあります。

組織のアセットライブラリは任意のサイトコレクションを指定できるものの、指定できるサイトコレクションは組織で1つのみ。そのサイトコレクションに複数のライブラリを用意し、それぞれ組織のアセットライブラリとして指定できます。ただし、最大で30個まで。

ですから、このライブラリは組織のロゴ用とか、このライブラリは製品ロゴ用とか、いくつか用途別に用意できるということ。

つまり事前準備として、組織のアセットライブラリをホストする専用サイトコレクションを作成して、各ライブラリに対するアクセス権限を適切に設定し、全社員に読み取り権限で公開し、アセットを管理する特定のユーザーやグループだけに編集アクセス許可レベル以上を付与するとよいです。

そして、SharePoint Onlineの管理者がそのライブラリをコツコツとPowerShellで組織のアセットとして登録すれば、あとはライブラリに必要なファイルを各自アップロードするだけで全社に画像などを展開できるようになります。

私が利用している Office 365 テナント(対象リリース設定済み) では、SharePoint Online のモダンサイトにいよいよ「対象ユーザー(audience targeting)」機能がロールアウトされてきました。

[参考] Office 365 Roadmap | Target content to specific audiences

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap?filters=SharePoint&searchterms=News%2C%26%2Cpage%2Ctargeting

2019年4月末からロールアウト開始とされていたのですが、私の利用しているテナントでは 7月11日から利用できるようになったので3か月ほどかかったことになります。他のテナントはもう少しかかる可能性があります。

対象ユーザー設定とは?

対象ユーザー設定というと、もともとオンプレミスの SharePoint サイトでは利用されてきた機能でもあるため経験者にとってはなじみのある機能でしょう。

では、少し SharePoint の歴史を遡ってみましょう。

SharePoint Server 2007 より前の製品では現在のようなアクセス権限の概念がなく、簡単に言うと、コンテンツの表示・非表示のみをコントロールしていました。今のように誰が書き込めて、誰が承認出来て、誰がダウンロードできて、、、というようなコンテンツごとの詳細な設定はなかった。そのため「誰に表示するのか」を指定するのに使っていたのが対象ユーザーという仕組みです。SharePoint 2007 以降は現在の SharePoint Online にも引き継がれているアクセス権限の概念が登場したことで、より詳細な権限管理ができるようになり、対象ユーザーを利用する場面は極端に少なくなりました。そのためクラシック SharePoint サイトではWebパーツとナビゲーション設定で使う程度です。

と、ここまで歴史的な流れを見てきたところで重要なポイントを見逃してはいけません。それは「対象ユーザー設定というのはセキュリティ設定ではない」ということ。

情報を秘匿する必要があればアクセス権限を設定するというのは従来通り変わりません。たとえばコンテンツを検索すれば、アクセス権限設定に基づいた条件でコンテンツが検索されることになっています。したがって対象ユーザーとはフィルター機能の一種であり、「このコンテンツは特定のユーザーにしか関係がないから、見えても構わないのだけれど、他の大事な情報が埋もれないように見えないようにしておこう」という発想のもと使うものです。

モダンサイトでの対象ユーザー設定

モダンサイトでも対象ユーザーが使えるようになりました! タイトルに記載した通りサイトぺージおよびニュースを対象にするというシナリオが最もニーズがあるところでしょう。なお、ヘルプを読むとあらゆるファイルがこの機能の適用対象となってはいるのですが、アクセス権限設定とは別に対象ユーザー設定をすべてのファイルに対して設定するというのは、ニーズの洗い出しが広範囲になりすぎてしまうため、最初は「ニュース」に絞った方がよさそうです。

繰り返しになりますがモダンサイトであっても、従来の対象ユーザーの考え方と同じくフィルター設定です。「閲覧しようと思えばできるが、関係があるのは特定のユーザーたちなので、その人たち向けに配信する」というスタンスに変わりありません。ですから、対象ユーザーを設定する前に目的のユーザーが最低限、閲覧アクセス許可レベルを付与されている必要があります。

ページ単位の設定

設定手順ですが、まず各サイトの「サイトのページ」にアクセスします。サイトのページ ライブラリの設定にアクセスし、「全般管理」セクションにある「対象ユーザーの設定」をクリックします。

既定では対象ユーザーの機能がオフになっているため、「対象ユーザー設定の有効化」のチェックボックスをオンにし、[OK]をクリックします。

なお、上記スクリーンショットの説明にあるように、対象ユーザーとして指定できるのは次のグループです。

• Office 365 グループ
• Azure Active Directory グループ (動的メンバーシップも対応している)

したがって、対象ユーザーを設定する際には、個々人を By Name で指定するのではなくグループとして指定することになるため注意してください。

さて、ここまで設定ができると「サイトのページ」ライブラリには「対象ユーザー」列が自動的に用意されます。ページごとに公開対象となるグループを「対象ユーザー」列に指定します。

この設定を毎回するのは大変ですが、既存ページをコピーしたりテンプレート化すれば、作業は軽減されるはずです。

なお、ニュースを表示した状態でも「対象ユーザー」は設定できます。ページを編集した状態で「ページの詳細」をクリックするとプロパティが表示されます。

※【重要】対象ユーザー設定時のコツ※

どうも、現在のところ、対象ユーザー設定時にはコツがいるようです。メールアドレスなどを入力するとグループ名の候補が表示されますが、これをマウスで選択しても、うまく選択されません。候補は無視して Enter キーを押下して確定するとうまく設定できます。

Webパーツ側の設定

さて、ここまでで設定が終われば、あとはWebパーツ側の設定をするだけです。対象ユーザーに対応しているのは「強調表示されたコンテンツ(Highlighted content)」と「ニュース」Webパーツの2つです。それぞれ、フィルターなどのセクションに「対象ユーザーを有効化」という設定があるため、これをオンにします。これによって不必要にすべてのニュースが表示されないように抑制してくれます。

[関連記事] 

• https://support.office.com/en-us/article/target-content-to-specific-audiences-33d84cb6-14ed-4e53-a426-74c38ea32293
• https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-SharePoint-Blog/April-2019-Updates-to-SharePoint-News/ba-p/481718

Office 365 では OneDrive for Business や SharePoint 上で、当たり前のように Office Online が利用できます。Office Online とは Word Online, Excel Online, PowerPoint Online などの総称ですね。

ところで、この機能があれば Webブラウザーさえあればいつでもファイルの閲覧ができ、ちょっとした編集もできるのはご存知だと思います。しかし、Online 上で新規にファイルを作成するときや、作成済みのファイルのファイル名の変更方法を知らない方が意外と多いようです。

SharePoint の研修をやっているときに、この方法を案内すると「えっ、そうだったの?」と言われることがほとんどなので、ブログにも書いておくことにしました。

たとえば Word Online を使っているとします。下図に示す　Word Online 上の画面上部のところはファイル名となっていて直接編集できます。Word なら既定値は ドキュメント となります。まぁ、一見すると編集できそうもない見た目なのですが。。。

実際の操作画面は下記をどうぞ(音声なし)。

Excel も PowerPoint も同じ理屈です。ご参考まで。

SharePoint Online 上のモダンサイトでいったんは SharePoint ハブとして構成していたものの、ハブを解除したらトップリンクバー部分にハブで使っていたナビゲーションが残ってしまいました。今回使っているのはチームサイトであり、トップリンクバーは簡単には編集できません。

下図でいうところの Top というリンク部分です。

サイトの設定ページにアクセスしても、それらしい設定メニューはなくあるのはサイドリンクバーの編集メニューのみ。

しかし、そこは昔取った杵柄。「おそらくクラシックサイトのトップリンクバー機能が裏では残っているだろうな、」と踏んで、クラシックサイトで使っていたトップリンクバーの編集リンクを思い出します。確か次の構文です。

https://<サイトのURL>/_layouts/15/topnav.aspx 

ということでこのURLにアクセスすると、見事、リンク先ページは生きており、やはりここに Top のリンクが配置されていました。次のように削除し無事解決!

ちなみに、ハブ構成にした場合のナビゲーションがこのリンク先で編集できるわけではないので、誤解なきようお願いします。また、このリンク先のトップリンクバーの編集ページはサイトの設定ページからも隠されているわけですから、積極的に利用するのは非推奨であり、モダンサイトでは使わないのが無難です(あくまで昔の名残ということで)。

たまたま、ハブ登録を解除したらリンクが残ったという場合の対応方法を書き残してみました。