Office 365 では OneDrive for Business や SharePoint 上で、当たり前のように Office Online が利用できます。Office Online とは Word Online, Excel Online, PowerPoint Online などの総称ですね。

ところで、この機能があれば Webブラウザーさえあればいつでもファイルの閲覧ができ、ちょっとした編集もできるのはご存知だと思います。しかし、Online 上で新規にファイルを作成するときや、作成済みのファイルのファイル名の変更方法を知らない方が意外と多いようです。

SharePoint の研修をやっているときに、この方法を案内すると「えっ、そうだったの?」と言われることがほとんどなので、ブログにも書いておくことにしました。

たとえば Word Online を使っているとします。下図に示す　Word Online 上の画面上部のところはファイル名となっていて直接編集できます。Word なら既定値は ドキュメント となります。まぁ、一見すると編集できそうもない見た目なのですが。。。

実際の操作画面は下記をどうぞ(音声なし)。

Excel も PowerPoint も同じ理屈です。ご参考まで。

SharePoint Online 上のモダンサイトでいったんは SharePoint ハブとして構成していたものの、ハブを解除したらトップリンクバー部分にハブで使っていたナビゲーションが残ってしまいました。今回使っているのはチームサイトであり、トップリンクバーは簡単には編集できません。

下図でいうところの Top というリンク部分です。

サイトの設定ページにアクセスしても、それらしい設定メニューはなくあるのはサイドリンクバーの編集メニューのみ。

しかし、そこは昔取った杵柄。「おそらくクラシックサイトのトップリンクバー機能が裏では残っているだろうな、」と踏んで、クラシックサイトで使っていたトップリンクバーの編集リンクを思い出します。確か次の構文です。

https://<サイトのURL>/_layouts/15/topnav.aspx 

ということでこのURLにアクセスすると、見事、リンク先ページは生きており、やはりここに Top のリンクが配置されていました。次のように削除し無事解決!

ちなみに、ハブ構成にした場合のナビゲーションがこのリンク先で編集できるわけではないので、誤解なきようお願いします。また、このリンク先のトップリンクバーの編集ページはサイトの設定ページからも隠されているわけですから、積極的に利用するのは非推奨であり、モダンサイトでは使わないのが無難です(あくまで昔の名残ということで)。

たまたま、ハブ登録を解除したらリンクが残ったという場合の対応方法を書き残してみました。

SharePoint Online 管理センターでは徐々にエネルギー機能が充実してきています。最新機能ではアクティブサイトの一括編集ができるようになります。私の利用しているテナントでは既にこの機能がロールアウトされていますが、まだ機能が展開されていないテナントもあると思います。

複数サイトコレクションを選択したうえで、次の操作ができます。

• 共有設定
• 削除
• ハブサイトの関連付け

SharePoint Online 管理センターが徐々に刷新されていっています。

従来の管理センターのサイドリンクバー部分にあった項目のほとんどは「クラシック機能」というメニューにまとめられました。

次のスクリーンショットは従来の管理センターのメニューです。

「設定」以外がクラシック機能メニューへとまとめられているのですが、個人的な見解で言えば上部に並んでいる次の項目は、SharePoint 利用者全体からすれば利用頻度は低いかもしれませんが、まだまだ現役で利用する機能だと言えそうです。

• 用語ストア
• ユーザープロファイル
• 検索
• アプリ

しかしながら「その他のクラシック機能」にまとめられているところは、もう利用頻度は低いよなぁ。。。(InfoPath なんて、サポート期限が見えているし、将来的には引退かぁて) という項目です。

 SharePoint Online 管理者にとっては設定項目も多く、ただでさえ覚えることが多い。そのためこうした観点をもって、一般的に利用頻度が高い機能から設定項目などを重点的に覚えていくようにするとよいかもしれません。

弊社で Office 365 や SharePoint のナレッジを提供している「オフィスアイ ラーニング ポータル」は従来クラシックサイトで構成していました。

現在これをモダン化すべく SharePoint ハブを使ってサイト構造を粛々と作り変えている最中です。これからサイトを再構築しようと考えている組織も少なくないと思います。そんな方の参考になれば。

今回はカスタム リストをサイトページとして再構築するという話をしましょう。

カスタム リストからサイト ページヘ

SharePoint Online 上でこれまで カスタム リストとしてナレッジを蓄積しているものがあり、これをモダン サイト化すべく、サイトページへと切り替えていっています。

Office アプリケーションに関する Tips 集から手を付けています。こうしたナレッジは Wikiページは発行ページで作成しておくこともできたのですが、こうしたページは記事がたまっていくと一覧性が悪かった。そのため一覧性を重視するべく、カスタムリストで作っていたわけです。複数行テキスト(リッチテキスト) 列を使ってました。これをモダンサイト上のサイトページ(実際にはニュース)に切り替えていっています。

特にツールは使わずに手動で対応中。数がそれほどまだ多くなかったこと。また、ついでに内容を確認して必要があれば情報をアップデートする必要があることが理由です。

ちなみに今回モダン化するにあたり、メインサイト内にこのリストを作成したいたのですが、これをサイトとして分離しました。具体的にはコミュケーションサイトとして新たにサイトを作成してハブに関連付けています。モダンサイトではサブサイトは使いません。特に SharePointハブはサブサイト構成を前提としていません。そのため、他のコンテンツに関しても同一サイトにあったリストをサイトとして切り出したり、サブサイトにしていたところを新たにコミュニケーションサイトとして作り直してハブに関連付けたりしてます。

さて、今回のトピックスに戻りましょう。リストをサイトページに作り直したことで、どういった変化があったのか?

従来の仕組み 

クラシックサイトでは下図のようにカスタムリストでナレッジを提供していました。見た目だけはモダンモードにしていますが、もともとはクラシックなカスタムリストを使っていたわけです。

カスタムリストは手軽ではあるのですが、難点としては、リンクを掲載したり、動画を追加したり、全体的なデザインの体裁をとるといったことに、それなりに手間がかかるうえ、手間をかけた割に見栄えが今一つしっくりこない。

またどの程度閲覧されたのかわからないという問題もあります。もちろん、検索 サービス API を使えばアイテムごとのクリック数というのは取得できるのは周知のところだと思いますが、コンテンツを書き溜めていくことに注力したく、そんな手間をかけていられません。

また新着情報を伝えるのが手軽ではありません。リンクをメールで送るという方法しかなく、ユーザーの目を引くには「タイトル勝負」といったところもあります。

サイトページとして内容を再構築

新しいサイトにサイトページとして各Tipsを再構築してみたのが下図です(まだ、すべてを移し替えられてはしませんが)。

最新コンテンツをすぐに確認してもらえるように、単なるサイトページではなくニュース記事として投稿しています。そのためニュースWebパーツやモバイルでも最新コンテンツが確認できるようになりました。改善されたポイントをピックアップしてみましょう。

作り手の観点

• 各コンテンツごとに閲覧数が確認できる
• リストとは異なりページに Webパーツが配置できるので見栄えのするページ作成がリストよりも楽にできる(メンテナンス性がよい)
• ページのコピー作成ができる
• メール送信がすぐできる
• 「いいね」などの反応が確認できる
• コメント機能によりユーザーとコミュニケーションが取れる

閲覧者の観点

• リストよりも画面の幅が広くみやすい
• ビジュアルを提供することで内容をイメージしやすくなった
• レスポンシブデザインになったのでモバイルからも参照しやすい
• 「いいね」やコメント機能によりフィードバックがしやすい

また閲覧数をもとに「強調表示されたコンテンツ」Webパーツを利用すれば、「人気がある Tips 」を手軽に提供することもできます。

蓄積されていくニュースを分類する方法については昨日のブログ記事を参照してください。

本記事がモダンサイト化の参考になれば幸いです。