SharePoint のリストやライブラリのビューは Excel にエクスポートできますが、部署情報なども含めてエクスポートしたいというニーズも多いでしょう。しかし、意外に簡単ではありません。
そこで、 Excel アドインであるで Power Query を使って、サイトに登録されているユーザー情報(UserInfo)を取得する方法を紹介します。この方法を覚えておけば、リストやライブラリからエクスポートしたデータと組み合わせ vlookup 関数など組み合わせて利用することで部署、肩書、電子メールアドレスなどをマップできるようになります。
Excel Online では複数ユーザーによる同時編集が可能ですが、デスクトップ版の Excel ではこれができませんでした。しかし、ようやくこれが対応するとのこと。
Co-authoring comes to Excel on Windows desktops - Microsoft Community
Today, we’re enabling co-authoring in Excel on Windows desktops, for Office 365 subscribers in the Fast level of the Office Insider program. This means you can work at the same time with others in any shared cloud document without missing a beat. No more locks on Excel files!
Office 365 のサブスクライバーでかつ Office Insider プログラムのファストレベルをオプトインしていることが前提で、16.0.8017.1000以降のExcel 2016 バージョンになっている必要があります。
Excel ファイルは次の場所に格納されていれば、同時編集がサポートされます。
ちなみに、現在同時編集可能な Excel は次の通り。
Excel on Mac も現時点では対応していませんが、作業中であるということです。
これが利用できるようになると作業が本当にはかどります。Excel Online では反応が遅かったり、サポートされない機能も結構多いので。
SharePoint Online で利用できる "SharePoint ホーム" には、アプリケーション起動メニューの[SharePoint]にアクセスします。
このページはユーザーごとの情報が表示されるようになっており、次のような情報が得られます。
各サイトのアクティビティとして最近誰が何をしたかなども簡易に確認できます。
さて、ここに[サイトの作成]のリンクが表示されます。
クリックすると次のような画面が表示されたりします。設定によっては一般ユーザーでも作成できます。
[サイト作成]のリンクの表示有無やクリックしたときに挙動は、SharePoint Online 管理センターの[設定]ページで事前に設定しておく必要があります。
ただし、ここで設定しても、いざユーザーが[サイト作成]をクリックしても "アクセス権がない" というエラーメッセージが出ることがあります。
いろいろ確認したところ、ルートのサイトコレクションのトップレベルサイトへの閲覧権限を持っている必要があるようです。エラーになったのはいずれもルートサイトコレクションへの権限を持っていないユーザーでした。
ルートのサイトコレクションとはテナントのURL直下のSharePointサイトです。たとえば、Tenant1 というテナントだと
https://tenant1.shaepoint.com
をルートのサイトコレクションと呼びます。
https://tenant1.sharepoint.com/sites/team1
や
https://tenant1.sharepoint.com/sites/team2
はルートではありません。
アクセス権を要求したときにはルートのサイトコレクションのトップレベルサイトへのアクセス権限が要求されるので、確認してみましょう。
SharePoint Online ではライブラリをモダンUI表示にしておくと、同一ライブラリ内のフォルダー間で簡単にコピーができます。また、異なるサイトのライブラリへもコピーできるようになっています。ただし、ファイルサイズは 50MB まで。他のサイトへのコピーは複数のファイルは同時選択できないため、1ファイルずつのコピーする必要があります。
従来のクラシックUIでは、こうしたファイルコピーはエクスプローラー表示を使ったりしていましたが、ずいぶん簡単になっています。エクスプローラー機能はWindows デスクトップを使っていて Internet Explorer を利用しなければならないという制約がありますが、これならWebブラウザーのみで操作できるため、モバイル端末でも使えます。
SharePoint Online ではライブラリの表示をモダンUIに設定しておくと、現在、以下の Web ブラウザーを使っている場合に限りフォルダー単位でのアップロードが可能です。
ご存じない方も多いようなので、ブログにも書いておきます。
モダンUIを嫌っている管理者も多いと思いますが、いろいろと機能を比較していくと既定ですべてをクラシックUIに設定してしまうよりは利便性が高くなることもあります。個人的にはモダンUI、気に入っています。