Microsoft 365は検索機能を更新し、特定の自然言語ベースの検索サポートを2024年7月1日以降、廃止します。ただし、キーワードベースの検索機能は引き続き利用可能です。とはいえ、もともと日本人はキーワード検索が主流だったのでさほどインパクトはないとは思います。

Updates to natural language-based search in Microsoft 365 - Microsoft Support

ここからは個人的な見解です。もともとMicrosoft Search は Bing.com で培ってきた自然言語検索と SharePointが長年培ってきたキーワード検索とを包括的に使えるようになっていました。Microsoft Search は SharePoint だけでなく、Outlook, Teams などでも利用されてきたのです。ですが、ここにきて自然言語ベースの検索をやめてキーワード検索だけにするという発表があったということは、Microsoft Copilot for Microsoft 365 との差別化が進むということでしょう。Copilotはセマンティックインデックス検索を導入して、プロンプトからユーザーの指示の意図を推測して検索するという全く新しいタイプの検索を行います。従来の自然言語での開発は中止して、Generative AI へと全面投資することではないかと思います。

Microsoft 365 グループに接続されたチームサイトで利用できる Webパーツの一つに「Office 365 コネクター」があります。

このWebパーツが廃止になります。あまり利用されてこなかったことが原因のようです。公式情報は下記のサポート文書を確認してください。

コネクタ Web パーツを使用する - Microsoft サポート

タイムライン

• 2024年6月15日以降…新たに接続を作成できなくなる
• 2024年8月1日以降…既存の接続の更新や管理ができなくなる (完全廃止)

Microsoft Puview のアイテム保持ポリシーで特定の SharePoint サイトに対して一定期間、コンテンツを保持するようにライフサイクル管理をしている場合、フォルダー内にファイルやサブフォルダーなどが含まれているとフォルダーごと削除できないという仕様になっていました。

ですが、2024年5月上旬から中旬にかけて新たなアップデートが展開されており、従来のように「空でないフォルダー」でも削除ができるようなりました。

OneDrive の同期アプリでドキュメント ライブラリをオフライン同期している場合でも、削除したフォルダーがユーザーに再表示されることはありません。

SharePoint サイトで作成するページにはコメント機能があります。既定ではオンになっています。うまく利用すれば、閲覧者とのコミュニケーションの場として利用できます。

とはいえ、コメントが不要なケースもあります。その場合、ページ単位で有効・無効にはできます。それ以外にテナント全体で一括でオフにすることもできます。が、コメント機能が不要なのは自分が利用しているサイトだけで組織全員がどう考えているかまで把握できないものです。そこでサイト単位でオフにできないかという話になってきます。

実際にサイト単位での無効化はできるのですが、これはAPIを経由する必要があるため PowerShellなどを使わないといけません。SharePoint サイトを利用しているユーザーのほとんどは PowerShellに精通してはいないでしょうから、この選択肢をとるのもなかなか難しい。

そこで比較的ユーザーとして手軽な手段として Power Automate を使う方法を紹介します。Power Automate の SharePoint コネクターには「HTTP要求を送信」するアクションがあります。これを使うと SharePoint の REST APIを利用できます。

フローの作り方

今回は手動でトリガーするフローにします。次のようにフローを作成します。

「SharePoint にHTTP要求を送信します」アクションは次のように構成します。

まず、目的のサイトのURLを指定します。方法は POST を選択します。URIは「_api/web」と指定します。これで SP.Webオブジェクトを操作できます。

「すべてを表示」ボタンをクリックして、ヘッダーやボディの入力画面を表示します。

ヘッダーは次のように指定します。X-HTTP-Methodは大文字で “MERGE” を指定します。

ボディは次のようにJSONを指定します。CommensOnSitePagesDisabledプロパティの値を true にすることで無効化します。再び有効化したければ false にします。

{
"__metadata":{"type":"SP.Web"},
"CommentsOnSitePagesDisabled":"false"
}

以上でフローは完成です。

実行を試す

動画で確認してみてください。

YouTube: SharePoint ページ上のコメント機能をサイト単位でオフにする

SharePoint のページとニュースではタイトル領域の利用が強制ではなくなります。その代わり、新しくバナーWebパーツが登場します。ページ上には複数のバナーWebパーツが追加できます。ちなみに、ページのタイトル自体は必要です。領域が不要になるだけです。検索時にはタイトルを優先的に検索することになりますし、タイトルの指定をしなくいていいことにはなりません。

新機能は次の通りです。

• ユーザーはページ上のタイトル領域を削除できるようになり必ずしもタイトル領域を持たせる必要はなくなります。
• タイトル領域は新たなレイアウトとともにバナー Webパーツとしてリブランドされます。ユーザーはページの任意の列(全幅幅のセクションを含む)に複数のバナーを追加できます。

ロールアウト

対象リリース: 2024年5月下旬にロールアウトが開始され、2024年6月上旬までにロールアウトが完了予定

GA (Worldwide, GCC, GCC hight and DoD): 2024年6月中旬～2024年6月下旬までにロールアウト完了予定

バナーWebパーツと新しいレイアウト

ロールアウト後は、これまでのタイトル領域レイアウトに加え、次の2つのバナーレイアウトが追加利用できるようになります。

• Author
  Fade

ページの先頭に追加する最初のバナーはタイトルとして考えられます。画面上部のコマンドバーにはページ「タイトル」と自動的に同期されます。追加のバナーはページの見出しとして機能します。

ロールアウト後は新規にページやニュースを作成する際に新しいタイトル領域を利用できるようになりますが、既存のページに関しては新しいバナーに合わせて自動的に変わるわけではありません。新しいレイアウトオプションが選べるようになります。

• ロールアウト前に作成されたタイトル領域は削除することも、そのまま残すことも可能
• ロールアウト前に作成されたタイトル領域を持つページをコピーするとき、ユーザーはコピーされたページ内のタイトル領域を削除することも、そのまま残すこともできる
• タイトル領域のあるカスタムテンプレートを使って新しいページを作成するときもタイトル領域を削除することも、そのまま残すこともできる

まとめ

これから SharePoint のポータル機能はいろいろとアップデートがされる予定ですが、レイアウトの柔軟性が増していきます。Microsoft Teams はリアルタイムでのコミュニケーションには最適ですが、最新情報が重視されるというチャットの性質上「読み捨てる」ことになるため、お知らせなどまとまった情報を掲示して周知し、後からいつでも素早く閲覧できるかというとそうではありません。

SharePoint の新しいポータル機能を組み合わせていくことで、こうした欠点を補完できるようになります。Microsoft 365 の機能をうまく組み合わせて、よりスムーズな情報共有を行っていきたいですね。