MyAnalytics(フル) または Viva Insights サブスクリプションを持つユーザーは自分が組織内のユーザーに対して送信したメールの開封率や読むのにかかった時間などを分析できるようになっています。Web版およびWindows版のOutlookのどちらでも利用できます。
5名以上の組織内のユーザーに対して送信したメールを開くと、メールを開いた受信者の割合が表示されます。添付ファイルがある場合は、添付ファイルの表示されるのは開封率です。
[その他の分析情報を表示]をクリックすると次の情報が確認できます。
- メールを開いたユーザー数の割合
- メール転送したユーザー数
- メールの読み取りに費やした時間の平均
メールの開封率はメール送信後およそ30分以内に経過すると確認できるようになるようです。
有効期限
メールおよび添付ファイルの開封率の確認ができるのはメール送信後14日以内(2週間)です。これを超えると表示されません。
メールの既読率とドキュメントの開封率
1人が5人以上のユーザーに送信するメールのメールメッセージを開いた受信者の割合を追跡するようになっています。ただし、5人未満のユーザーに対して送信したメールに関しては読み取り率の追跡はしません。プライバシー維持のためだということです。そのため、Viva Insights では 0% や 100% という表示はしません。これを表示するということは誰がアクションしたかがわかってしまうためです。その代わりメールの受信者数をもとにした閾値が用意されておりこの範囲に基づいて割合が表示されます。
この指標はメールが開封済みとしてマークされるときに、Outlook の個人設定に基づいて計算されるようになっています。Outlookがメールを「既読」にすると、その情報はその人のメールボックスに保存され、そのユーザーがViva Insightsの使用をオプトインしている場合は、送信者のメールボックスに配信されます。
Viva Insights は、5 人以上に送信されたメールでは、メール内のリンクまたは添付ファイルとして共有されたドキュメントを開いた受信者の割合を追跡します。この指標の計算は、受信者がSharePointまたはOneDrive for Businessに保存されている共有ドキュメントを開いたかどうかに基づいています。
ということで、以上の内容が下記に書かれているものをかいつまんで書いておきましたが当然、公式情報もご確認ください。
管理者向けの Viva Insights プライバシー ガイドの個人的な分析情報 | Microsoft Learn
SharePoint ニュースのメール配信との関係
ちなみに、この機能はニュースを丸ごとメールで配信するときにも利用できるようになっています。ニュースをメール配信するときには、公開し多ユーザーの Outlook 経由でメールが送信されます。そのため送信済みフォルダーから自分が配信したメールをトラッキングできるわけです。SharePoint側でもページの利用状況レポートをページごとに見ることができるますが、メールで丸ごと送信した場合も利用状況レポートにメール経由のものも含めて統計としてカウントされます。この場合は、最大90日間、分析情報が確認できます。分析データとしては、次の4つの項目です。
- ページの閲覧者
- ページビュー
- ユーザー当たりの平均時間
- 時間別のページトラフィック
メールの開封率はページの分析にはありません。自分がメールで配信したニュースをどの程度の開封率でみてくれているのかは、Outlookを利用する方がよさそうです。ただし、14日以内に限ります。さらに、メール経由、ページ経由などどの伝達チャネルを使って閲覧するユーザーが多いかを確認したけれぱ、Viva Amplify を使うほうが適しているといえます。
SharePoint Technical Notes : Viva Amplify: お知らせを Outlook, SharePoint, Teams に一括配信しよう! (lekumo.biz)
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