SharePoint Online のリストをモダンUI への移行することで、SharePoint 特有の "画面遷移" を圧倒的に少なくできます。モバイル端末を使っている場合などでは非常に利点が大きいと言えます。しかし、従来の使い方のまま利用しているケースも多く見受けられ、新しいUIの使い方を誤解している方も多いようです。
弊社のオリジナル研修でも、このあたりの使い勝手の変更については詳しくご紹介しているものの、研修に参加できる方も限られるため説明ビデオを公開してみました。SharePoint ユーザーの方はぜひ一度確認してみてください !
SharePoint Online ではドキュメント ライブラリをモダンUIに変更すると様々な新機能が利用できるようになります。その一つが、ビルトインのビューアーです。
画像、ビデオ、Office アプリケーション, Adobe Illustrator などの様々なファイルをWebブラウザー上で閲覧できます。個別にアプリケーションをインストールする必要がありません。もともと Office アプリケーションに関しては Office Online のブラウザー表示機能がありましたが、これも新しいビューアーに統合されるため、画面は若干似ていますが、機能的には異なるので注意しましょう。たとえば、埋め込みタグを生成する場合は、Office Online 表示に切り替えて利用する必要があります。
詳しくは下記のビデオを参照ください。
SharePoint でWiki ページを利用している場合に、ページにコメントをできる機能を持たせたいという要件が時々あります。Wiki ページの標準ではこの機能は実現されていませんが、SharePoint Online の新しい "サイト ページ" であれば、既定でコメント機能が実装されています。
[画面の下部にコメント欄がある]
新しい "サイト ページ" は Wiki ページ同様に "サイトのページ"から作成できますが、モダンUI対応となっており、Webパーツも新しいものしか利用できません。そして Webパーツが、まだプレビューのものも多くしばらくは実験的に利用するのがベターだと言えます。
とはいえ、既存サイトで Wiki ページに同様の機能をカスタム開発しようとしている方は、今後標準でこの機能が利用できるようになるため場合によっては開発コストをかける必要はないかもしれませんのでよく検討してみてください。
ちなみに、このコメント機能は SharePoint 管理センターから全体管理者がオンまたはオフを設定できるようになっています(サイトコレクションやサイト単位ではありません)。
[SharePoint 管理センター > 設定]
SharePoint Online では新しい Modern UI に設定されているサイトであれば、新しいサイトの利用状況レポートが表示できるようになりました。現在新機能がロールアウト中です。
新機能が展開されると[サイト コンテンツ]ページに[サイトの利用状況]リンクが新たに追加され、ここからサイト内でよく閲覧されているファイルなどがランク順で表示されます。とはいえ、サイトがモダンUIになっていることが前提であり、クラシック設定になっている場合は新しいメニューは表示されないのでご注意を!
表示内容
従来ではサイトの管理者またはサイトコレクションの管理者が [人気の傾向]として都度、情報を Excel にエクスポートし、サイトにどの程度ユーザーがアクセスしているかを大まかにつかむことしかできませんでした(もしくは特定のライブラリ内にあるファイルのアクセスランキングが表示できる程度であり横断的な情報ではない)。それが、今回の新しいレポートによりサイト内の人気のコンテンツをユーザーでも確認できるようになったわけです。ただし、あくまでもよく閲覧されているファイルのみ (Wikiページなどのページも含む) が対象でありリストのアイテムを個別に表示してくれるわけではありません。
また、ファイルの"人気の傾向" に関しては "過去2週間" で人気のある情報を取得していますので、従来からある検索エンジンが内部的に保持しているクリック情報をベースにレポートを生成しているであろうことが想像できます。この手のページはこれまでは "検索結果Webパーツ" をアレンジして使っていたり、JavaScript などを使って取得して作成していため標準機能である程度まで用意されているとユーザーにとっては手軽であるといえます。