Microsoft Forms はアンケート作成やちょっとした確認テストなどを作成できるサービスです。このサービスは Office 365 に付属していますが、先に導入されたのは教育機関向けプランでした。これから 2017年夏に 企業組織向けプランでも パブリックプレビューとして提供され、企業ニーズをいくつか吸収した形で 満を持して 2018年4月27日に GA (正式リリース)となったわけです。
Microsoft Forms is Enterprise Ready now!
Today, we are excited to announce that Microsoft Forms, a simple app for creating surveys, quizzes, and polls, is generally available to all Office 365 commercial customers. Used by more than 3 million users in education, Forms was brought to commercial preview by customer demand last year. Thanks t...
例えば、企業からのフィードバックにより、質問の分岐や リッカート尺度が加わり、また1つのフォーム当たり 50,000回答までサポートされるようになりました。
利用できるサブスクリプションは?
次の商用スイートで利用できるとのこと。
- Office 365 Business Essentials, Office 365 Business Premium
- Office 365 Enterprise E1, E3 と E5
データの保管場所は?
現在、Microsoft Forms のデータは米国とヨーロッパのサーバー上に格納されています。ヨーロッパを起点としているテナント以外はすべて米国にあります。ただし、他の国に拡大できるよう作業中であるようです。
SharePoint アンケート機能との住み分けは?
SharePoint のアンケート機能は SharePoint Server 2007から全く進化せずに来ました。画面も一部 リボンメニューになっていないところもあるくらいです。それから10年。すでにアーキテクチャーが古く、個人的には機能面で SharePoint のアンケート機能を使うメリットはもはやないと思っています。これに代わる機能が Forms でしょう。レスポンシブWebデザインに対応しているため、どのブラウザー、どの端末でも利用できます。社内だけでなく社外にもアンケートを公開できます。顧客からのフィードバック収集などもこれを使えばよいわけです。再利用するのも簡単。SharePointではいちいちリストテンプレートとして保存して、そこからアンケートを新規作成する必要がありました。
ということで、基本的にアンケート機能を利用したければ、Microsoft Forms を利用するように移行していく方向で検討していくのがよいでしょう。住み分けではなく、移行です。
ちなみに、Microsoft Flow とも連携できるのでより柔軟なシステム構築も可能です。SharePoint サイトに公開したければ Webパーツとして追加したり、Microsoft Teams 内でも Forms で作成したフォームをタブとして追加できます。外部に公開するアンケートであれば、埋め込みタグとしてWebサイトに追加して公開する。こういった従来よりも利用の幅の広さも Microsoft Forms の魅力だと言えます。
ちなみに、埋め込んでみたアンケート。試しに結果を送信してみても問題ありません。外部公開設定のため、匿名回答です。
【SharePoint アンケート機能と Microsoft Forms の比較】※ざっと思いつくところだけピックアップしてみました。
| 機能 | SharePoint アンケート | Microsoft Forms |
| レスポンシブ Web デザイン | × | 〇 |
| 外部公開 | × | 〇 |
| 条件分岐 | 〇 | 〇 |
| 特定のユーザーへの公開 | 〇 | 〇 |
| クイズの作成 (選択肢ごとの得点配分や選択肢のシャッフル等) | × | 〇 |
| 質問の前後の入れ替え | △ (できるが、列の並び替えが必要) | 〇 (手軽) |
| 回答結果の Excel エクスポート | 〇 | 〇 |
| 回答完了までの平均時間 | × | 〇 |
| 設問への手軽な動画追加 | × | 〇 |
| アンケートフォームにアクセスするためのQRコード生成 | × | 〇 |
| 埋め込みタグの生成 | × | 〇 |
| アンケートの複製 | △ (テンプレート化すれば可能) | 〇 |
| 共同編集者の設定 | △(アンケートリストに対するアクセス権限設定が必要で、複雑) | 〇 (編集者向けにリンクを生成して共有するだけ) |
| 下書き～公開までの管理 | △ (SharePoint サイトにアクセスできるユーザーは作成中のアンケートもアクセスできる可能性がある) | 〇 (共有するまで公開されない) |
| 匿名での回答ができる | 〇 | 〇 |
| 各回答をメール通知できる | × | 〇 |
| 平均スコアが表示できる | × | 〇 |
| 他のユーザーの回答結果が閲覧できないようにする | △ (誰が答えたかわからないようにするため回答者名を伏字に設定することは可能。その他、リストの高度な設定をすれば他のユーザーの回答は閲覧できないようになるが、設定を知らないユーザーも多い) | 〇 (原則、他のユーザーの結果は非表示。ただし、フォームの共同作業者は閲覧可能) |
| 質問をシャッフルできる | × | 〇 |
このように機能の使いやすさ、豊富さでは Microsoft Forms に軍配が上がります。