2023年10月3日(米国時間)付で OneDrive 3.0 の発表がありました。詳しくは下記のページとページ内のビデオを参照してください。
Unveiling the Next Generation of OneDrive - Microsoft Community Hub
ただ上記ではすでに利用できている新機能も改めて紹介されていることもあり、このブログでは、私が個人的に興味をもったポイントのみをかいつまんでおこうと思います。簡単な要約なら Bing Chat や ChatGPTでもできますしね。
ちなみに、OneDrive には無料で利用できる個人用(office.com)と組織向けの有償で利用する OneDrive for Business とがありますが、OneDrive for Business が中心です。あと、Windows エクスプローラからアクセスできる OneDrive はあくまでも Windows に搭載されているOneDrive同期アプリが同期したファイルやライブラリであり、実態はWeb上の OneDrive です。基本には公式の資料等で OneDrive と言えば本体 (Web版) のことです。
OneDrive の変遷
OneDrive は今、3世代目へと突入していっています。これまでの世代で掲げてきた目標は以下の通り。
- OneDrive 1.0 - どこからでもどのデバイスからでもファイルを保存しアクセスできる
- OneDrive 2.0 - 同期、共有とシームレスでセキュアなコラボレーション
そして、時代は OneDrive 3.0 へ。
3世代目に移行するにあたり、上記のJeff Teper 氏の話では現状を取り巻く環境について説明されています。現在、 OneDrive には、日々 20億近くのファイルが追加されているそうです。
Microsoft 365 のファイル管理の中核(プラットフォーム) は引き続き SharePoint です。セキュリティ、コンプライアンス、ガバナンス、コラボレーションの基盤です。この点は変わらないので、しっかり把握しておいてください。
そしていよいよい OneDrive は3.0 世代へと突入していきます。
ここまでのJeff Teper 氏の話から私なりのまとめと考察を加えてみましょう。
現在、私たちを取り巻く環境ではローカルPCだメールだ、Teams だとあちこちにファイルが散らばっています。しかもファイルの量は、数年前と比較しても格段に、しかも膨大に増えていっている。そんな中、IT担当者はセキュリティやコンプライアンスを確保していかなければいけない現状があります。こうした困難を解決していくには、ユーザーにとっては自分が必要な情報を1か所から素早くアクセスできるような仕組みが必要で、そこの部分を OneDrive に担わせるということでしょう。AIの力も借りながら。
SharePoint はあくまでも共有のファイル置き場であり、どうしても最大公約数的な見せ方になります。必ずしも自分が欲しいファイルが決まった場所にあるとは限らない。欲しいファイルは人ごとに異なる。となれば、OneDrive 側でユーザーごとの切り口でファイルのリンクを集める方が理にかなっている。そういうことでしょう。
余談ですが、従来のファイルの形式でなく、Notion や Microsoft Loop のような形式で情報を整理したいという声もあるようです。ですが、Microsoft 365 の Loop に関しては、結局、作成されるのは .loop という拡張子のファイルであるため、Word, Excel, PowerPoint などのファイル群と結果的には変わりません。そうすることで、既存のセキュリティやコンプライアンスの仕組みも流用できる利点があります。
そして今回の発表の目玉はやはり "Copilot in OneDrive" でしょう!
ここからは、上記のビデオから個人的に面白いと思った機能を私の所感とともに取り上げてみます。
お気に入り機能の進化
OneDrive ではファイルやフォルダーにお気に入りを設定できるようになっています。Webブラウザーのブックマークのような機能ですね(ちなみに、SharePoint ページの「後で見る」をクリックしたページもここに入ります。Web版の OneDrive の話ですが)。この「お気に入り」が OneDrive だけでなく、モバイル版の OneDrive, Teams, Windows エクスプローラーとも同期されるようになります。それこそどこからでも自分が必要なファイルにアクセスしやすくなります。
SharePoint サイトのコンテンツのショートカットを手軽に追加できる
SharePoint サイトのライブラリにあるファイルのお気に入り(星アイコン)をクリックすると、お気に入りに追加されますが、それだけでなく、ショートカットを OneDrive の任意のフォルダーに追加できるようになります。ひとが作成したフォルダー構成は必ずしも自分にとって使いやすいとは限りません。OneDrive には好きなようにフォルダー構成を作り、そこにショートカットをためていくことで自分オリジナルの階層も作成できるわけです。
メディアビューの追加!
あちこちから要望が上がっていたようですね。写真やビデオだけを表示する「メディア」ビューが追加されるそうです!! 個人的にもこれは欲しかった。
OneDrive の新規追加メニューからテンプレートを選択できる
OneDriveの新規追加メニューをクリックすることで、各アプリのテンプレートをプレビューしながら適切なものを選んで新たなファイルを作り始めることができるようになります。個人的にはこれは良いなぁと思っているんですが、日本の組織の場合は、誰かが作成したファイルをコピーしてアレンジしていくことが多いようで一からファイルを作ることが意外と少ないようです。ならば、独自のテンプレートを作って追加できればいいとも思いますが、それはそれでテンプレートのメンテナンスを誰がやるのかとういう問題がでたり。それでも新規にファイルを作ることの多い人は重宝するのではないかと思います(日本語フォントに適したテンプレートがもっと増えるといいんですけどね)。
オフライン編集 (Files On-Demand for Web)
OneDrive に同期しているライブラリやフォルダーであることが前提ですが、これから出かけるよというような場合に、ファイル単位で一時的にオフラインで編集したいと思うことはあったのですがこれができるようになります! Web版の OneDrive 上から Windows エクスプローラーに移動することなく、直接オフラインで利用できるのが利点。
パフォーマンスの改善
OneDrive の起動速度、スクロール速度、並び替え速度などが2倍以上速くなります。写真などファイルの数が多くなるとスクロールが重いなぁと思ことはよくあったので、これも嬉しい機能ですね。
Windows エクスプローラーでも OneDrive Home が!
Windows エクスプローラーの Home ではOneDriveと同様に AI がユーザーごとにお勧めしてくれるファイル群が上部に表示されるようになり、お気に入りや最近使ったファイルなどが表示されるようになります。ファイルを選択すると右側にプレビュー、アクティビティ関連するファイルが表示されます。ちなみに、手元のWindows 11 (22H2) で確認したら、ほぼこうなっていますね。
管理面
これは、Microsoft Syntex Advanced Managment のライセンスを持っておきましょうという話につきますね。
- SharePoint 管理センターで「コラボレーションインサイト」レポートを確認できる (コラポレーションの状況を俯瞰できる)。またユーザーごとにどのくらいの数のファイルを外部などに共有しているかわかる
- 特定のユーザーの OneDrive へのアクセスに MFA を必須とするなどの「詳細な条件付きアクセスポリシー」を適用できる
- OneDrive でも「制限付きアクセス」を適用することで、コンテンツの過剰共有を低減する
など。
写真の検索
これは個人向けの OneDrive の話になりますが、写真を検索できるようになります。セマンティクインデックスを作成するようになっており、自然言語で検索できます。つまり、文脈で画像を探しに行ってくれる。タグ付けなど特にしなくても。まずはプレビューだそうですが、今日から使えるとのこと。写真が趣味で、膨大な量の写真を個人の OneDrive に格納しているんですが、探すのに一苦労だったのでこれは助かります。あとで、日本語でどの程度、検索できるのかを試してみないと。
Copilot in OneDrive
ようやく目玉の機能、Copilot ですね。検索ボックスに自然言語で欲しいファイルを説明すれば、合致するものを見つけてきてくれます。
選択したファイルを要約してくれと言えば、要約してくれます(ここは想定内)。
凄いのは、ユーザーの意図をくみ取ってくれるということ。たとえば、ファイルをフォルダーにまとめるよう依頼する。
すると関連するファイルも探してきてくれてフォルダーに追加しないかと提案してくれる。提案されるファイル群は 自身の OneDrive 内だけでなく、SharePoint などからも。これらのファイルはショートカットを追加することになる。こういうのは、AI ならではですね。
しかも、フォルダーを共有するときにも Copilot がそばで支援してくれる!
さらには、見逃したかもしれない OneDrive 内の更新情報をピックアップしてくれる。これで終わりではなく、次のステップをそれぞれ提案してくれているのが凄い。PowerPoint なんか、「内容をみて、返事を作成する」んですからね。。。
この Copilot in OneDrive ですが、利用するには Microsoft 365 Copilot のライセンスが必要であり、12月までに利用できるようになるそうです!
と、ここまでがビデオの内容をもとにした話です。
最初に紹介したリンク先では、さらに多くの情報が公開されています。
たとえば、Teams や Outlook に OneDrive アプリが追加されます。Teams はファイルアプリが 新しいOneDrive アブリになっています。こちらは新しい Teams アプリではすでに利用できる。Outlook への追加はこれからのようですね。
ファイル管理の在り方が、少しずつ変わってきている過渡期ですが、個人的には従来から抱えている各種の課題を超えるべく、新たなファイル管理のありようを追求して行きたいと思っています。