SharePoint ドキュメント ライブラリ内に作成するフォルダーは検索でヒットしにくいのをご存じでしょうか?
実はフォルダーは検索エンジンが必ず言語を英語として判定します。そのため英語圏のユーザーは問題ないのですが、それ以外の言語圏では不利になります。
試しに SharePoint Search Query Tool で検証してみましょう。このツールは下記の場所から入手できます。
https://github.com/pnp/PnP-Tools/releases
検証のためにあらかじめ「中秋の名月」というフォルダーを作成しているのですが、これを検索するために「中秋* ContentType=フォルダー」というキーワードで検索します。すると、検索結果からDetectedLanguage という管理プロパティの値が “en” になっていることがわかります。これは英語を意味します。DetectedLanguageはフォルダー、アイテム、ファイルなどを検索エンジンが解析する際の言語判定の結果です。通常はファイルなどであれば、日本語として判定するのですが、フォルダーに関して例外で必ず “en” 判定です(昔から)。
本来であれば、日本語判定されて日本語として単語分割が行われて、検索インデックスに単語が登録されていくはずなのですが、日本語のフォルダー名を英語判定されていますから英語のルールで解釈しようとするとうまく単語登録ができないはずです。
実際に、単に “中秋の名月” と検索するとヒットしません。そのためワイルドカード検索をするとヒットしやすくなります。例えば、「中秋*」というように「中秋～」で始まるコンテンツを検索するようにするわけです。さらにフォルダーのみを検索したい場合は「ContentType=フォルダー」という検索キーワードを指定すると、簡単に絞り込めます。実際に試しているので次のビデオを確認してみてください。
[SharePoint 豆知識]
— HIRANO Ai | MVP 👉 ❤️ SharePoint (@ai_yamasaki) October 30, 2024
SharePoint のドキュメントライブラリにフォルダーを作ると、あれ、検索エンジンは必ず "en" で判定する。つまり英語だと判定するので、日本語検索があまりうまくいかない(英語で単語分割しようとする)。これがフォルダーの多用はあまり勧めない理由のひとつ。… pic.twitter.com/eZrnFKstGA
では、英語でフォルダー名をつければうまく検索できるのかという話がありますが、その通り。わざわざアスタリスクで工夫しなくても、単語でズバッと検索できます。フォルダーの命名ルールが英語なら検索のもどかしさはないはずです。
じゃ、フォルダー名が英語なら検索がしやすいの? というコメントをいただきましたが、その通り。ばっちり検索できます。 pic.twitter.com/8Zq9CbMnhY
— HIRANO Ai | MVP 👉 ❤️ SharePoint (@ai_yamasaki) October 30, 2024
補足
なお、フォルダーを多用せずに適切にサイト、ライブラリを分けておくことが重要であることは忘れずにいてください。ライブラリ1つで、その中にフォルダーを複数作成するのは利便性があまりよくありません。ファイルサーバーとは考え方が異なります。
弊社のオリジナル研修
なお、Microsoft 365 での効率的なドキュメント管理を考えている方はぜひ弊社のオリジナル研修をご受講ください。エンタープライズ検索の概念や検索の仕組みを一から学べます。オンプレサーバー時代からの検索の知見を含めてあれこれ説明するので、知らない情報がたくさんあるはずです。ブログや書籍にも載せていないものも多いので。
【オフィスアイ株式会社】Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎
ファイル管理の研修とセットでご受講いただくと、ファイルを見つけやすくするドキュメント管理戦略にも役立ちます。併せてご検討ください。
