2026年1月29日付で、SharePoint ショーケースにSharePoint のワークフローとビジネスプロセスの自動化に関する最新情報が公開されました。
リストやライブラリで利用できる新しいワークフロー
従来、SharePoint リストやライブラリでワークフローを利用するには、Power Automate を使ったフローを作成するか、もしくはリストやライブラリにビルトインされた承認ワークフローを使うかの2つの選択肢がありました。
この2つの使い分けとしては、Power Automate は込み入ったワークフローを利用したい場合に利用します。一方のビルトインのワークフローは承認者を指定するだけの単純な設定のみであるためシンプルな承認ワークフローでよい場合に利用します。
Power Automateは込み入ったワークフローが作成できるものの、フローの構築方法を習得する必要がありそれなりに人材育成が必要です。一方のこのビルトインのワークフローはTeams の承認アプリと連携するものになっており、承認などを Teams から行えます。設定はいたって簡単で Power Automate のようにフローの構築方法を習得する必要はありません。単に承認者を指定するだけです。とはいえ、ビルトインの承認フローは柔軟性が乏しく、例えば入力フォームを複雑なものへとアレンジしたり、フローの処理を少しアレンジしたい場合でも残念ながらカスタマイズができませんでした。
ここに第3の選択肢として、新たなワークフロー機能が加わります。SharePoint 側から Teams のワークフローアプリの機能を呼び出すことができ、フローの作成ができるようになります。これは Power Automate がベースになっていますが、より簡単にフローが作成できるようUXが工夫されています。フローのテンプレート化も可能であり、繰り返し同じような処理も簡単に実装できます。
参考: Teamsのワークフローアプリ
Microsoft Teams には以前からワークフローアプリがありますが、現在、テンプレートも増え、AIワークフローなど(Microsoft 365 Copilot ユーザー向け) も利用できるようになっています。2026年2月がGA予定です。
これを SharePoint 内からも利用できるようになるということです。2月に対象リリーステナントで利用できるようになり、2026年3月にはGAを目指しているとのこと。
Introduction to modern automation features in SharePoint
新機能についてはYouTubeにも解説動画が公開されています。
YouTube: Introduction to modern automation features in SharePoint
主要な機能の紹介
ビデオ内でも紹介されている主な機能を取り上げます。SharePoint Showcase の記事をもとにしています。
穴埋め式ガイドで、アイデアをそのまま自動化へつなげる
多くの自動化シナリオではなじみのあるパターンに従い、レビューのためにドキュメントを回覧したり、コンテンツに変更があるとTeamsに通知したりします。今回の新しくなったワークフローの作成エクスペリエンスは、シンプルで構造化されたステップに従ってユーザーが操作してくことで簡単にこうしたシナリオを作れるようになっています。
空白のキャンバスから始める代わりに、現状のコンテンツに基づき、あらかじめサイトやライブラリやリストが選択された状態になります。ちなみに、Power Automate でフローを構築する場合は、これらを明示する必要があります。
ちなみに、こうして作成したワークフローはいつでも Power Automate 内でさらにカスタマイズを加えることができますが、たいていのシナリオでは SharePoint 内で完結するでしょう。
クイックステップによってグリッド内での簡易自動化が利用できる
リストやライブラリに新たに Quick steps という列が追加できるようになります。この列はクイック操作と連動するもので、ワークフローを開始するなどの処理をワンクリックで行えるボタンを複数手軽に用意できるようにするものです。
従来、同様のことをしようと思うと列の書式のカスタマイズが必要でした。これはエンドユーザーには難易度の高い設定です。
しかし、この Quick steps 列を使えば簡単に機能を拡張できます。また、既存の列の情報を使ったフローを構築できます。
そもそもクイック操作では次のような操作が可能です。
- 事前定義したフォルダーへの複数ファイルの移動
- 「ユーザーとグループ列」にあるユーザー宛てのEmailの作成
- 選択し、1行テキストなどのメタデータ列に値を設定したり更新したりする
- 選択したファイルを事前定義した言語に翻訳する
📅ロールアウト
この機能は対象リリースのユーザーは本日(2026/1/29)から利用できます。すべてのリストやライブラリでは2月にGAになります。
Create a quick step for your list or library - Microsoft Support
実際の操作
すでに対象リリーステナントには展開されてきているということで、試したビデオを共有しておきます。
おー、SharePoint のリストおよびライブラリに新しい列として「クイック操作」列がきたー!
— HIRANO Ai | MVP 👉 ❤️ SharePoint (@ai_yamasaki) January 30, 2026
これでクイック操作で定義した操作をワンクリックで扱えるようになるので、ユーザーにとってはとても便利だと思う。
対象リリーステナントは今日から使えるということで、待っていたんだよね🥰 pic.twitter.com/zSSybPAQzY
業務を滞らせない、ビルトインの承認機能
SharePoint のリストやライブラリで構成できるビルトインの承認機能は、アップデートされ、既定の承認者を指定できるようになりました。複数段階承認も可能であり、コンテキスト内での承認ステータス、履歴、通知などを SharePoint内もしくは Teams の承認アプリから直接確認できます。
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