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2024年2月 7日 (水)

Microsoft Forms のアンケートとクイズ機能に対してより素早く簡単に結果を Excel ファイルに同期する機能を追加されるそうです。 

あとから Excel へとエクスポートするのではなく、あらかじめ用意した Excel ファイルに自動的に回答が同期されていくため、Excel 本来が持つ豊富な機能を使ってデータを分析できるようになります。20240207_143336

新機能のエクスペリエンス

  • フォーム/クイズのページ上で自分の OneDrive 内に Excel ワークブックを作成できる
  • フォームへの回答はこのワークブックに自動的に同期される
  • ワークブックを Excel for the web で開いている間は新しい回答も自動的に同期される
  • Excelの共同編集者も Excel for the web 上で同期された回答を受け取れる

注意点

  • ライブデータをトリガーできるのは Excel for the web 上に限定される。データをデスクトップアプリで分析したい場合でも自動的に最新情報を受け取りたいのなら Excel for the web でファイルを開いておく必要がある
  • フォームはフォーム、Excel は Excel で別々に権限は管理することになる。要するにFormと同期するようにしたExcelファイルの編集者がその フォームの作成者になるわけではないということ

この新機能では新しいデータ同期のソリューションを導入しており、より信頼性が高く高速なパフォーマンスがある。まずは個人向けのフォームとクイズに対してこの新しいソリューションがロールアウトされていくことになります。

既存のグループフォームと Excel 用フォームも引き続き使えますが利用しているテクノロジーは古く、最終的にはすべてのフォームの種類が新しいソリューションへと徐々に移行する予定になっているそうです。

ロールアウト

  • 標準リリース (プレビュー) … 2024年1月下旬~2024年3月上旬

プレビューステージの間は、フィードバックに基づいて機能を改善し、リリース後3~6か月以内にプレビューのラベルを削除する予定。

2024年1月12日 (金)

Microsoft Teams に Viva Connections アプリを追加している場合、Viva Connections アプリ上でのキーワード検索は上下に分かれるようになっています。

上の「Viva Connectins で"<検索キーワード>" を検索」を選ぶと SharePoint 側を対象にした幅広い検索が行えます。一方、下の「Microsoft Teams で残りの部分で "<検索キーワード>" を検索します」を選ぶと Teams 内の会話検索ができます。

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実際の検索画面は次の通りです。Viva Connections 検索では SharePoint 内検索と同じ画面が表示されています。

20240112_173925

一方の Teams 内検索では会話がヒットしています。

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画面の下部までスクロールするとTeams 内で共有されたファイルも対象になっていることがわかります。従来通りですね。20240112_173937_2

実際の操作ビデオ↓

なお、この機能はクラシックな Teams アプリでのみ有効であり、新しい Teams ではまだ利用できません。新しい Teams にも数か月後には投入されるようです。

Microsoft 365 では様々なアクティビティ(ファイルを誰が開いたかなど)は監査ログがとれるようになっています。Microsoft Purview コンプライアンスポータルサイトから監査ログを検索できるようになっているのですが、このポータルにアクセスできるのは組織内の限られた管理者のみです。

※※※余談🍵※※※
そういえば、オンプレミス時代の SharePoint ではサイトコレクションの管理者がサイトコレクション単位での監査ログを有効化して自分たちで確認できていたのですが、クラウド上では機能は廃止されました。監査ログは Microsoft 365 全体で一元管理されるようになったわけです。

※※※※※※※※※

対象は SharePoint, Teams, Power Platform, Exchange, Viva Engage など Microsoft 365 で利用できるサービスが網羅的にサポートされています。取得できるアクティビティ一覧は次のリンク先で確認できます。

監査ログ アクティビティ | Microsoft Learn

この監査ログには「標準」と「プレミアム」の2種類があり、どれが利用できるかは保持するサブスクリプションによって異なります。サブスクリプション要件については下記の資料で確認できます。

https://aka.ms/M365EnterprisePlans

さて、この監査ログですが、標準監査ログの方が 2023年10月17日より前と後では保持される期限が変わりました。もともとは90日間保持することになっていましたが、2023年10月17日以降では180日間保持するように拡大されました。ですから、現在180日間保持されるようになっています。

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取得できるアクティビティもプレミアム監査でしか取得できなかった項目が追加され、取得できるイベントには差がなくなっています。

国家レベルのサイバー攻撃が以前にも増して頻発しており、より手口も巧妙になってきていることを受けクラウドのプラットフォームのセキュアバイデフォルト(Secure-by-default)のベースラインを引き上げるための追加措置を講じることにしたようです。顧客および米国のCISA (Cybersecurity and Infrastructure Security Agency)との調整によるものだそう。

[参考]

2023年11月16日 (木)

2023年11月15日付(米国) で Microsoft Loop が GA になったとアナウンスされました! 詳しくは下記のリンク先を参照してください。色々な機能のデモを YouTube でも見られるようになっています。

Microsoft Loop: built for the new way of work, generally available to Microsoft 365 work accounts - Microsoft Community Hub

これによりパブリックプレビューは終わり、各組織はこれから本格運用を開始することになります。すでに Loop にアクセスするとロゴから「プレビュー」の文言が表示されなくなっていることがわかります。

20231116_050703

Microsoft Loop アプリは Microsoft 365 プランの一部として利用できるようになります。利用可能なプランは次の通りです。

  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsfot 365 Business Premium
  • Microsoft 365 E3
  • Microsfot 365 E5

上記のいずれかのプランを持っていれば Loop アプリ内で次のことができるようになります。

  • 新たな Loop ワークスペースの作成
  • Loopワークスペースへのメンバーの追加
  • Loopワークスペースからのメンバーの削除

Microsoft 365 E3 と Microsoft 365 E5を持っているユーザーに対して、こうした機能を利用できるように「追加機能のライセンス」をユーザーごとに追加しておく必要があります。「追加機能のライセンス」とは、あとから E3 や E5 で利用できるようになった追加機能ごとのライセンスであり、もともとは既定でこうした機能群が含まれていなかったので、ユーザー単位でライセンスを付与する必要があるというものです。追加料金は当然かかりません。このライセンスにはLoop 以外に、Clipchamp や アバター for Teams などがあります。

[参考] Microsoft 365 E3追加機能ライセンスについて | Microsoft Learn

パブリック プレビューの猶予期間

すでにパブリックプレビューを利用してきたユーザーは、2023年中は猶予期間としてすべての機能をそのまま利用できます。ただし、2024年の初めに猶予期間が終わると保持しているMicrosoft 365 のプランに応じて利用できる機能が決まることになります。既存のページやワークスペースは使えるし、コンポーネントも閲覧できるものの、上記の通り Loop の新規ワークスペースの作成やメンバーの追加/削除ができなくなります。

ストレージ容量

これまでパブリックプレビュー間は使用容量はカウントされてこなかったのですが、正式リリースに伴い Loop ワークスペースはSharePoint のストレージ容量としてカウントされるようになります。ストレージについては過去に公開している下記の記事が参考になると思います。

SharePoint Technical Notes : Microsoft Loop アプリでも利用される Microsoft Syntex リポジトリサービスとは? (lekumo.biz)

パブリックプレビューではワークスペースの容量が最大5GB までだったのが、1TBまで拡大されるとのこと。

ちなみに、Loop コンポーネントと Loop アプリでそれぞれどこにコンテンツが格納されるのかという図が下記の通り公開されています。上記の話はあくまでも Syntex Repository Services に格納される Loop アプリの話。

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ここまでは公式資料にも書かれているのですが、実際にどのワークスペースがどのくらい容量を使っているのか確認したり、容量制限したりする機能についてはこれから色々と登場してくることになるようです。

20231117_032332

上記を見る限り、来年の2024年にはPowerShellを使って Loop コンテナの一覧から容量を確認できるようになるようです。また、SharePoint 管理センターに Loop ワークスペース用の管理センター内で機能の管理ができるようになるようです。ワークスペースの削除、復元なども含まれるようです。また、秘密度ラベルも適用できるようになる。他にもコンプライアンス対応も充実しそうです。

[参考] 

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2023年11月 1日 (水)

  • 2023/11/2 : いくつか追記および修正しました。

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2023年11月1日付で Microsoft 365 Copilot がリリースされました。

🔗Microsoft 365 Copilot

基本的に必要なライセンスは Microsoft 365 E3 と E5であり、このライセンスを持っていることを前提に Microsoft 365 Copilot を購入できるということです。

ですが、どうやら、はじめは Microsoft 365 E3 または E5 のEA契約があり、かつ300ライセンス以上持っている大規模組織月額$30 でアドオンとして購入することで利用可能になるということのようです。

EA契約 + 300ライセンスを持っている大規模組織でしか使えないという縛りが公式ドキュメントにかかれているわけではありません。あちこち情報を調べてみると分かりますがほぼ公の話のようです。Microsoft 365 Copilot の購入は Microsoft の営業担当から購入することになっており、Microsoft 365 管理センターからライセンスを購入する現時点ではスタイルではないようです。

ちなみに、トライアルの提供はないとのこと。

小規模、中規模の組織 (SMB: Small and medium business) について

2023年9月21日付で Microsoftは次の記事を公開しています。

🔗 AI Transformation Drives Small Business Success (microsoft.com)

大まかにとらえれば、大規模だけを特に大事にしているわけではないというMicrosoft からのメッセージです。この中で、Microsoft 365 Copilot SMB Early Access Program が水面下で始まっているとのことで、時期は未定ではあるものの、今後、中小規模の組織でも利用できるようになるようです。現時点でも Microsoft 365 Business Standard と Business Premium では Copilot with Bing Chat が利用できるようになっていますし。この Bing Chat が Microsoft 365 Copilot への布石でもあるので期待したいところです。20231102_104430

言語について

また、最初は Microsoft 365 Copilot は英語からの提供のようですし、日本で話題になるのはもう少し先になりそうですね。ただ、日本語は最初からサポートはされるようです。Excel を除いては。Excelはリリース時点では英語のみが提供されます。

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質疑応答

ちなみにM365 Copilot の質疑応答は下記のリンク先でやり取りされています。

🔗 Microsoft 365 Copilot - Microsoft Community Hub

小規模な組織はがっかりだよね、というコメントもちらほら。コメントの中には "パートナー企業としてはさぁ、潜在顧客にどうやってデモすりゃいいの? " など書かれていて、個人的にはそうなんだよねぇと思うところも。

無論、現時点ではCopilot の大規模展開となると必要な計算リソースをいっきに割くのは難しいでしょうから、こうした制限を設けてから徐々に拡大していくのは道理だとは思うんですけど。それだけみんな、楽しみにしているということでもあります。

ということで、まだほとんどの日本の組織では準備フェーズだと言えると思います。Microsoft Copilot の導入のための資料としては下記に情報が公開されているので、まずはここを情報収集の入り口にするといいと思います。

🔗 Microsoft Copilot – Microsoft Adoption

「Microsoft 365 Copilot って Word, Excel, PowerPoint とかで使えるようになるってことだけど何ができるようになるんだっけ? 一覧ってないの?」という方は下記のページにまとまっています。

🔗 Microsoft 365 Copilot の概要 | Microsoft Learn

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ちなみに個人的には上記以外に Microsoft 365 Chat, セマンティック インデックスがやはりポイントかなぁと。

Microsoft Learn 

Microsoft Learn に Mcirosoft 365 Copilot の準備コースが複数公開されています。一通り確認しておくとよさそうですね。

ところで個人的には事前準備として情報保護 ( Micorosoft Purview との組み合わせ)を行う体制をみなおしておくことが重要だと思います。もちろん、 組織で安心して生系AIを利用できるようにするために、Copilot のプロンプトなどは学習させないようにするなど情報漏洩などに対応できるよう配慮がなされています。詳しくは下記に公開されています。

🔗 Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ | Microsoft Learn

とはいえ、組織内では各ユーザーが閲覧できるようになっている様々な情報をもとにメールのドラフトを書いてくれたり、文章を遂行してくれたり、グラフを探してきてくれたりするわけです。その元となるデータは誰が再利用していいものなのか? をしっかりと管理しておくことが大切です。フォルダー階層に埋もれてしまっているようなファイルも対象になり得ます。今まで気が付かなかったファイルも利用されるということ。こうした背景からもドキュメント管理のありようも、実は、今からしっかり見直していくべきだろうとも思います。上記コースだと4つめですね。


弊社でも去年から Microsoft Purview のコースの提供も始めています。独学だと大変だなぁと感じている方は、こちらの研修のご利用もご検討ください。

🔗【オフィスアイ株式会社】Microsoft Purview コンプライアンス入門~Microsoft 365 ファイルおよびメールに対する機密情報保護と情報ガバナンス~ (office-i-corp.jp)