※2025年9月25日に一部修正・追記しました。

これまでユーザーアカウントは削除せず、OneDrive を含むライセンスをはく奪しているような場合は OneDrive のストレージは作成されていれば、そのまま無課金で温存されていました。むろん、ユーザーアカウント自体を削除すると OneDrive のストレージは30日(既定)でごみ箱に移動され、最終的には93日経過すると削除されます。

しかし、削除されることなく放置されたままの OneDriveはセキュリティやコンプイアンスのリスクをもたらしたり、ファイルの混乱や重複を生じるといった問題を抱えていました。

2025年1月27日以降は、こうした OneDrive のアカウントに対してのポリシーが変更され厳密な管理が必要になります。きちんと管理しない場合はいずれ自動的に削除されるかもしくはアーカイブされることになります。アーカイブされる場合、アーカイブ中はストレージ料金が追加で発生しますし、再アクティブ化する場合も料金が発生します。

なお、このアップデートはこれから数か月間にわたり段階的にロールアウトされることになっています。

2025年2月17日⇒2025年7月28日(延期された)より前からライセンスが付与されていないアカウントのタイムライン

📅2025年4月25日⇒2025年9月26日に延期

この日までに、すべてのライセンスのないアカウントが読み取り専用モードへと移行します。管理者は、この日以降に確認することが推奨されます (※これより前だと状態が不完全な可能性がある)。

📅2025年5月15日⇒2025年10月29日に延期

この日までに全てのライセンスのないアカウントはアーカイブモードへと移行されます。管理者は、この日以降に確認することが推奨されます (※これより前だと状態が不完全な可能性がある)。

2025年2月17日⇒2025年7月28日(延期) 以降にライセンスが付与されなくなったアカウントのタイムライン

アカウントは60日後に読み取り専用モードとなり、93日後には基本的にごみ箱に移動します。

基本的にといっているのは、訴訟ホールドの対象になっている場合やアイテム保持ポリシーが適用されているOneDrive に関してはアーカイブされるためです。削除釣れるのはアイテム保持ポリシーが適用されていない OneDriveです。アイテム保持ポリシーは Microsoft Purview から管理者が設定する必要があります。

読み取り専用モードとは?

読み取りモードになるとファイルは引き続き表示およびダウンロードできますが、新しいファイルをアップロードしたり既存のファイルに変更を加えたりすることはできません。

読み取り専用モードに移行したOneDriveにアクセスするには、OneDrive のライセンスを付与しなおすか、PowerShellコマンドを使ってサイトのロックを解除する必要があります。

アーカイブ

アーカイブされるとファイルの表示、ダウンロード、編集はできなくなります。アカウントは実質凍結され、OneDrive データにアクセスできなくなります。 

アーカイブされたのOneDrive アクセスしようとすると次のようにエラーメッセージが表示されます。

ここまでを一度まとめましょう。

まず、ライセンスのない OneDrive のアカウントを特定した場合にとる措置は基本は次の2つです。これらの措置をほったらかしにしてしまうといつの間にかアーカイブされたり削除されたりします。

• ライセンスをきちんと付与して管理する

• 削除する

ライセンスを付与する場合は、OneDriveがアーカイブされる前にそのOneDrive の持ち主のアカウントに対してMicrosoft 365 サブスクリプションを割り当てます。

アーカイブされている場合で、所有者として関連づけられているユーザーがある場合は、そのアカウントにライセンスをきちんと付与することで24～48時間以内に再アクティブ化されます。この場合は再アクティブ化に料金は発生しません。この場合は再アクティブ化に必要な課金を有効化する必要はありません。所有者のアカウントがすでに削除ずみであるなどで存在しない場合は、アーカイブされたOneDriveを再アクティブ化して必要なコンテンツは SharePoint サイトや他のアクティブなライセンスを持つ OneDriveへと移動させます。

アーカイブ前は、ライセンスのない OneDrive を削除するには組織からユーザーを削除し、さらにデータを削除することになります。ユーザーの完全削除は次のいずれかで行えます。

• Microsoft 365 管理センター

• PowerShell

• Microsoft Graph API

ライセンスのないアカウントを削除すると OneDrive アカウントとファイルの両方がごみ箱に移動され、93日後に完全に削除されます。

アーカイブ後の場合は、再アクティブ化せずにアーカイブされた状態のままアカウントを削除できます。

2025年2月17日⇒2025年7月28日(延期)より前にライセンスが削除されている OneDrive に関しては勝手に削除されることはなく、放置しているとアーカイブされ、その間課金されることになります。復元する際にも課金されます。ちなみに、アーカイブされている OneDrive の復元には Microsoft 365 アーカイブの事前設定が必要です。お金がかかるならそのまま削除しようか? ということにもなるかもしれませんが、その場合はアーカイブ状態のまま削除もできます。

また2025年2月17日以降は、保持ポリシーや訴訟ホールドの対象でない場合は93日以上放置していれば削除されるということです。

アーカイブされたアカウントからの料金

ライセンスのない OneDrive がアーカイブされた放置していると(※アーカイブされたアカウントが保持ポリシーや訴訟ホールドの対象である前提)、削除されることのないまま毎月のストレージに対する料金がかかります。また再アクティブ化の際にも料金が発生します。

アーカイブされたアカウントに対するストレージ料金は $0.05/GB/月です。また、再アクティブ化する場合は $0.60/GBが適用されます。

なお再アクティブ化は一時的なもので、再アクティブ化後の30日以内にライセンスを付与しなおすか、削除するのかを決める必要があります。削除するのであれば、OneDrive にアクセスできるようになっているので急ぎ重要なファイルなどを SharePoint サイト等に移動させます。再アクティブ化しても30日経過すれば再び自動的にアーカイブされてしまいます。

アーカイブされず93日後にごみ箱に移動された OneDrive アカウントは復元することも可能です。復元すると自動的にアーカイブ状態になります。その後、再アクティブ化を行うという流れです。アーカイブされることになるため料金が発生するわけです。

なお、ごみ箱に移動されたOneDrive アカウントは93日間保持された後に完全削除されます。

ライセンスのない OneDrive を特定する

ライセンスのない OneDrive を特定するには SharePoint 管理センターから「レポート」>「OneDrive アカウント」の順にアクセスします。この画面で保持ポリシーが適用されている OneDrive アカウントやライセンスのないアカウントなどを特定できるようになっています。

画面下部の「詳細を表示」をクリックすると対象となるユーザーアカウントが表示され、ここから削除ができるようになっています。

ここでは一覧に含まれる列のうち、わかりにくい列について補足説明します。

この列はライセンスがなくなった日時です。

一覧の列のうち「次の理由によりライセンスされていません」列には、ライセンスがない理由が書かれています。次の4つの値があります。

• 所有者なし

  • OneDrive アカウントに割り当てられている所有者がおらず、このアカウントに関連付けできるライセンスがない状態

  • Entra ID に所有者に該当するユーザーアカウントが存在しない(完全削除されている)状況であると考えられる

• 所有者が Entra ID から削除されました

  • 割り当てられていた所有者が削除されたため関連付けられたライセンスがない状態

  • Entra ID 上には所有者に該当するユーザーアカウントが削除状態にあるが、Soft-deleted user となっていて削除されても30日間は復元可能であり、内部的にはまだ存在はしていることになる

• 管理者によってライセンスが削除されました

  • Entra ID にアカウントは存在するが、そのアカウントからライセンスをはく奪した状態。例えば、別のユーザーにライセンスを付け替えた場合なども含まれる

• 重複するアカウント

  • 複数の OneDrive アカウントに所有者が関連付けられている状態。

一覧の列のうち「以下により削除が禁止」列には、ライセンスがない理由が書かれています。次の4つの値があります。

• アイテム保持期間(Retention period)

  • グローバルな OneDrive の保持期間にあるため削除できない。一般的にはEntra ID アカウント削除後に30日間保持されるがその期間にあるということ。この場合は「削除のスケジュール」列に削除予定日時が追加される

• 保持ポリシー (Retention policy)

  • Purview の保持ポリシーや訴訟ホールドがアカウントの削除を阻害している状態

• Entra ID でアクティブな所有者 (Owner active in Entra ID)

  • OneDrive アカウントの所有者が Entra ID でまだアクティブな状態にあるため削除できない状態

• ごみ箱から復元された (Restored from recycle bin)

  • IT管理者によってサイトのごみ箱から復元されたアカウントであり、自動的には削除されることはない状態

• アクティブなロック (Active lock on account)

  • IT管理者がアクティブな読み取り専用またはアクセスできないロックを適用している状態であり、自動的には削除されない。

  • SharePoint 管理センターのレポートからも削除できない

  • IT管理者はPowerShellを使ってこのアカウントからロック状態を削除するかもしくはこのアカウントを直接削除する必要がある

• 以前のロックまたは他の状態変更(Previous lock or other state chagned)

  • このアカウントは以前ロックされていたか他の管理者による操作によって状態が変更されており、その結果、自動的にアカウントが削除されないようになっている。 

再アクティブ化の準備

レポート画面右上の「請求を有効にする」をクリックすると、SharePoint Premium の従量課金サービスの管理画面に遷移します。

この「ストレージ」>「アーカイブ」をクリックすると SharePoint サイトのアーカイブ設定と「ライセンスのない OneDrive アカウントの管理」設定画面が表示されます。OneDrive の側をオンにすることでOneDriveのアーカイブと復元ができるようになります。

参考情報

• ライセンスのない OneDrive ユーザー アカウントを管理する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
• ライセンスのない OneDrive アカウントとは - Microsoft サポート

SharePoint Premium はかつて SharePoint Syntex ⇒ Microsoft Syntex ⇒ SharePoint Pemium と名前を変えてきていますが、基本的には AI を用いた新しいコンテンツ管理のソリューションです。この機能を利用するには、SharePoint のアドオンライセンスとしてユーザー単位でライセンスを購入する必要がありましたが、現在は従量課金のプランに移り変わりました。

このプランに含まれるのは次の通りです。

SharePoint Premium 関連記事

これまでブログに挙げてきた SharePoint Premium 関連の記事をリストアップしておきます。

• SharePoint Technical Notes : [M365VM] SharePoint Syntex を使ったドキュメント管理
• SharePoint Technical Notes : SharePoint Syntex のモダンテンプレート機能 (ファイル管理機能)
• SharePoint Technical Notes : [.NETラボ勉強会] SharePoint Syntex についてのセッション録画および資料公開
• SharePoint Technical Notes : Microsoft Ignite 2022 Recap: 凄い! Microsoft Syntex による最新のMicrosoft 365 コンテンツ管理を学ぼう
• SharePoint Technical Notes : SharePoint: ルール機能を使ったドキュメントの移動とコピー
• SharePoint Technical Notes : Microsoft SharePoint Premium の発表　
• SharePoint Technical Notes : Microsoft 365 バックアップと Microsoft 365 アーカイブ

SharePoint Advanced Managment との違い

SharePoint Premium ブランドに含まれている SharePoint Advanced Managment という名前のアドオンライセンスがあります。これは上記のようなコンテンツ管理とは異なり、SharePoint サイト内のコンテンツのガバナンス管理強化機能です。ライセンスとしてはユーザーライセンスで従量課金ではありません。実質的には SharePoint 全体管理者に関わる拡張された管理機能が利用できるもので、そういう意味では上記のうちMicrosoft 365 バックアップやアーカイブは、こちらのカテゴリに近いはずですが、従量課金の仕組み上、ユーザーライセンス体系とは別になっています。

SharePoint Technical Notes : Microsoft Syntex - Microsoft SharePoint Advanced Management アドオンが GA

Microsoft 365 Copilot に含まれることになったと説明したのはこちらのユーザーライセンスとして購入してきた SharePoint Advanced Management のことなので、混同しないようにご注意ください。

SharePoint Technical Notes : SharePoint Premium-SharePoint Advanced Managment が Microsoft 365 Copilot ライセンスへ標準搭載へ

具体的には SharePoint 管理センターで "PRO" とつく機能はこのライセンスが必要です。

ということで、上記のガバナンス機能なども網羅的に学習できる新コースを来年1月から実施しますので、気になる方はぜひご検討ください。おそらく、まだどこもこのあたりを包括的に詳しく説明している研修はないのではないかなと思います。オンプレミス時代のデータベースの仕組みなども踏まえて深堀していきます(たぶん、少しマニアック)。

【オフィスアイ株式会社】Microsoft 365 SharePoint の構成と管理 ～Microsoft 365 Copilot 対応～

2024年11月19日付の発表で、これまで個別に追加契約する必要があった SharePoint Advanced Management(SAM) が Microsoft 365 Copilot のライセンスに含まれることになりました。もちろん、Microsoft 365 Copilot のライセンスを持っていなければ従来通り個別に購入できます。

つまり、Microsoft 365 Copilot を利用できる組織ではガバナンス管理を同時に強化できるようになったということです。実際のロールアウトは2025年初頭からとなるようです。

詳しくは下記の記事を参照してください。

Accelerate Microsoft 365 Copilot adoption with built-in content governance | Microsoft Community Hub

SharePoint のクラシックサイトを使い続けている組織ではそろそろカスタムスクリプトも利用できなくなり、モダン化しなければと考えているところも少なくないのではないでしょうか?

モダンサイトへの移り変わりの背景

SharePoint の新たなUXとしてモダンサイトが2016年に提供され、その後の 2017年には新たなサイト構成として "ハブサイト" が発表され、それから7年が経過しました。モダンサイトは従来のクラシックサイトはなんだかんだと Internet Explorer 6をベースとした制約を引きずっています。Internet Explorer (IE)の時代はPC上のIEでないと動かないようなMicrosoft製品のクローズドな世界観の中にありました。ですが、インターネットの世界は本来、ユビキタス構想にあるようにあらゆるデバイス上でどこからでも利用できるオープンな世界観に根差しています。ですが、クラシックサイトはこうした独自の世界観の制約に縛られ、最新のWebの技術(JavaScript の関数や最新のCSSなど)の利用がかなり制限されていました。以前は SharePoint Server をベースとしたBtoCの商用サイトなども作られていましたが、かなりの制約のなか作られていたわけです。ですが、モダンサイトの登場により状況が一変します。Webブラウザーも Chrome ベースの Microsoft Edge となり、こうした最新の Webブラウザーを利用することを前提に最新のWebの技術を容易に利用できるように対応したのがモダンサイトです。モダンサイトではレスポンシブUIとなり、クラシック時代のようなモバイル専用画面は使われなくなり、どんなデバイスでもスムーズにコンテンツが閲覧できるようになりました。一時はクラシックサイトと比較すると機能面で不足するところもありましたが、現在はクラシックサイトとは比較にならないほどのアップデートを続けており、来年にはWebページも現在よりもより柔軟なレイアウトなどが可能になる予定でますます差は広がるばかりです。

また、これまでのサイトコレクションの概念としてサブサイトありきの構成はサイト構成の変更を柔軟性に行うことができず数多くの課題を抱えてきました。そんな中で抜本的に課題を克服するために2017年にハブサイトの概念が登場したのです。これに伴い、検索機能にも莫大な投資が行われ従来と比較しても段違いに「検索による情報の集約」が可能になりました。1つのサイトコレクション内にサブサイトを作成していったのは、特にお知らせなどをサブサイトから集約できるだけでなく、サイト間のナビゲーションも統一感を持って管理できるという点がメリットだったのですが、先に述べたようにサイトの構造を柔軟に変更できないというのは非常に大きなデメリットだったのです。

Microsoft Office SharePoint Server 2007が現在の Microsoft 365 の SharePoint のベースになっていますが、製品名にあるように 2007年リリースで、そこからちょうど10年目の節目にハブという新たな概念が登場し、抜本的な見直しをすることになりました。つまりはサイトの設計思想も大きく変化することになりました。クラシックとモダンでは機能差はあまりに大きく、以前は比較表が欲しいというような要望もありましたがクラシックになかった機能が山のようにあります。そうなると差分で学習するというよりは「改めて学びなおす」必要があるといえます。

移行ではなく "新たな構築" を

クラシックサイトからモダンサイトへは "移行" ではなく、"新たな構築" です。リニューアルといった言葉を使うほうがしっくりきます。サブサイト構成は推奨されなくなり、新たにハブ構成にすることが望ましい。お知らせリストではなく、ニュース機能を使う。ニュース機能をさらに推し進めて Viva Amplify を利用することを検討するのもいいと思います。サイトコレクションはもはやコレクションではなく1つのサイトしか含めないため、単に「サイト」と呼ぶようになっています。現在、毎日20億ものドキュメントが新規に SharePoint へと追加されているなかで、膨大に蓄積されるデータをガバナンスやセキュリティを保ちつつかつ、できるかぎり利便性を損なわずどうデータを利活用していくのか。そのために SharePoint Advanced Managment やMicrosoft Purviewによる管理なども併せて管理していくことも検討していく必要があります。こうしたツールの設定対象は「サイトコレクション」単位であり、サブサイトを個別に設定する思想はありません。ですから、セキュリティの境界線は1サイトのみを含むサイトコレクションに限定した方が管理がしやすくなります。

きっとクラシック環境にはたくさんの不要なファイルも蓄積しているはずですし、埋もれてしまっているものもあるでしょう。時間の経過とともにベストプラクティスも変化しています。新規にサイトを構築し、これを機に断捨離してドキュメント管理のありようを見直すいいタイミングだとも言えます。おそらくこうしたタイミングで対応しないと、なかなかチャンスはないでしょう。

研修のご案内

クラシックサイトからモダンサイトへ切り替えていこう保存としている方は、弊社の研修もご利用ください。まずは知識をアップデートするお手伝いを研修という形で提供しています。最新情報をもとにSharePointの設計思想、運用のポイントなど操作以外について解説します。

• 👩‍🎓Microsoft 365 - SharePoint サイト管理基礎
• 👩‍🎓Microsoft 365 - SharePoint モダン ポータルサイトの設計・デザイン・展開 ワークショップ 
• 👩‍🎓Microsoft 365 のドキュメント管理と検索

以前にもましてドキュメントのメタデータ管理は重要でかつ利用しやすくなってきています。また、ドキュメントのライフサイクル管理を見直するなどして不要なデータを削減することも考えてみましょう。このあたりの話は、下記の「Microsoft 365 のドキュメント管理徹底詳解 フル機能を使った高度な管理」のセッション録画でも触れていますのでよかったらどうぞ。

機密情報保護に関してもサイト設計が今のままで適しているのかを再考してみていただきたいです。ちなみに、Microsoft 365 のSharePoint はCopilotの登場もあり、これまで以上にガバナンス機能の強化がされています。

情報システム部門の方に向けては以前から提供しているコンテンツのガバナンス&セキュリティ管理のための基礎コースである「👩‍🎓Microsoft Purview コンプライアンス入門」を提供しています。この研修では秘密度ラベル、データ損失防止ポリシー、保持期限、レコード管理などについて学べます。また、来年から新たに提供を開始する「👩‍🎓Microsoft 365 SharePoint の構成と管理」コースもご用意しています。新しいドキュメントのバージョン管理の設定、アーカイブ&バックアップ、サイトのライフサイクル管理をはじめとする SharePoint Advanced Management についても学べます。研修後にどのようなアプローチをとっていけばよいかといったアドバイスはコンサルティングサービスとして別途ご相談をお受けすることも可能です。

モダンサイトへの移行の取り組み

とはいえ、現場ではクラシックに慣れたユーザーはクラシックサイトが「こうあるべき」ものというマインドに傾いているでしょうから、いきなり切り替えていくのはハードランディングになるかもしれません。一部のサイトを凍結して新たな環境を使い始めてもらうなどといった方法で徐々に切り替えていくなど計画も必要になるでしょう。旧サイトから新サイトにすべてのコンテンツを持っていく必要はありません。読み取り専用などにアクセス権限を切り替えて、必要なものは移動する。新たなコンテンツは新サイトに作成する。旧サイトはコンテンツを検索できる状態にしておくなどです。そうでないと、古い情報をせっかく破棄していける良いタイミングを逃しかねません。ですから、ツールで一括移行などということを安易に考えるのは個人的には疑問に思います。どのドキュメントが必要かは業務を知っているユーザーにしかわかりません。ユーザーにも協力を仰ぐ必要があるでしょう。ITのことは情報システム部門がやるべきだとする組織もいくつか過去に見てきましたが、自分たちでコンテンツを管理するというのがもはや当たり前。すべての管理を外注に丸投げするというのも、そういう時代ではないでしょう。組織にナレッジが残りません。Power Platformなど見ていれば「市民開発者」として現場の方が自分たちでコンテンツ管理をし業務改革を推進していく時代です。

先ほども少し触れましたが、従来から利用してきたお知らせリストはやめて「ニュース」に切り替えるのがお勧めです。お知らせリストでは「情報を掲載して終わり」となりがちでしたが、「ニュース」は、どこまで周知できたのかを把握することに重点を置いています。メールでの丸ごと配信も可能になり、Webページ経由だけでなくメール経由での閲覧も含めてどの程度、閲覧されたのかなど把握できます。SharePointから Teams, Outlook, Viva Engage などに一斉配信できる Viva Amplifyはより広く伝達するための手段であり、情報を周知するマーケティング的な手法を組織内の伝達・通達に応用している仕組みで配信後、どの程度閲覧されたのか、どの部署が閲覧できていないのかなどの統計データと分析が可能になっています。「お知らせ」リストを使っていたころとは、こうした観点が大きく変わっているのです。

他に、改めてユーザー教育も必要でしょう。そのためにもクラシックサイトのペインポイントを列挙し、モダンサイトの利点を整理してアナウンスしていく必要もあると思います。

ということで、クラシックからモダンへの切り替えは、心機一転、多くのことを見直すいい機会ととらえていただきたいなと思います。

2025年1月より次の新コースの提供を開始します。

• コースID: OH-M365-302
• コース名: Microsoft 365 SharePoint の構成と管理 ～Microsoft 365 Copilot 対応～

情報システム部門の方などで全社レベルでのSharePointの運用管理をする方向けの研修です。 SharePoint 管理センターの各設定についての詳細や SharePoint Premium - SharePoint Advanced Managment の機能を活用した情報ガバナンスの方法を学びます。 Microsoft 365 Copilot を活用するために必要な設定についても解説します。

運用上のベストプラクティスなども交えながら参加者からの質疑応答をベースとしたディスカッションや アドバイスなども行います。 これから導入する方はもちろん、導入済みの方でも後任の管理者の育成目的や現在の設定の再確認などをする場合に最適です。

初回実施予定は 2025年1月27日～28日です。

コース内容の詳細については下記のリンク先をご参照ください。

【オフィスアイ株式会社】Microsoft 365 SharePoint の構成と管理 ～Microsoft 365 Copilot 対応～