2025年5月に米国ラスベガスで開催された Microsoft 365 Community Conference にて2025年後半に導入される次世代の共有の仕組みがアナウンスされました。

Microsoft Tech Community の記事

Simple, Smart, and Secure: The next step in sharing files in Microsoft 365 | Microsoft Community Hub

この機能がリリースされるとユーザーにとっては非常にインパクトが大きいものになるため、現段階で公開されている情報の要点を日本語で補足しつつ抑えておこうと思います。

ヒーローリンクの登場

2011年に SharePoint Online では直接アクセス権限を付与することで共有できるようにしていました。これはオンプレミス時代の SharePoint と同じです。

そこから3年後の2014年に「リンクベースの共有」が導入されました。つまり「共有リンク」のことで、これまでは管理者が決めた範囲でのコンテンツの共有だけができていたのですが、これに加え、ユーザー自身が共有範囲を自ら決めて安全な範囲内でそのリンクを他者と共有できるようになりました。

さらに現在はユーザー規模は大幅に拡大し、毎月12億人以上が Microsoft 365 の共有ダイアログを使うようになりました。そんな中で新たなニーズも出てきます。こうした背景から Microsoft 365 の第三世代の共有機能が登場することになったのです。

この第三世代の共有リンクを「ヒーローリンク (hero link) 」と呼びます。

ヒーローリンクの登場により、共有はよりシンプルに、よりインテリジェントに、そして既定でセキュアな状態を保てるようになります。

ヒーローリンクでは、 “リンクをコピー”をクリックしても、電子メールで送信しても、WebブラウザーのアドレスバーからURLをコピーしたとしてもすべてヒーローリンクになります。つまり、これまでは共有方法によってアクセス権限がまちまちになっていたものが統一されるわけです。

また、従来の共有リンクの場合は共有範囲が変わる場合はリンクを再度作り直す必要がありました。ですがヒーローリンクでは送信済みのリンクであっても、共有範囲のみを編集できるようになるためリンクの再作成は不要ですし、リンクを送信後にアクセスできないユーザーがいたとしても素早く対応できます。

[共有範囲を「追加されているユーザー」から 「組織内の全ユーザー」へと変更している]

Secure by default (セキュア バイ デフォルト)

ヒーローリンクは既定ではドキュメントにすでに追加されているユーザーのみがアクセスできます。そこからコラボレーションを進める中で必要に応じて直接人やチームを追加するなどして共有範囲を広げることも可能です。

外部ユーザーに共有されるファイルについては、共有の設定画面上にゲストとしてタグ付けされ、素早く把握できるようになります。次の図では外部ユーザーの場合は「External」とタグが表示されているのが分かります。

管理者は必要に応じてサイトコレクションやOneDriveごとに既定値を変更できます。

まただれがユーザーを追加したりファイルやフォルダーへのアクセスを更新したりできるかを制御することでよりセキュアにできます。これにより、非常に重要なコンテンツを保護する必要がある場合は、細かなアクセス権限を付与できるようになります。

画面を確認すると、選択肢は今のところ次の2つです。

1. ファイルの所有者だけがアクセス権限を管理できる
2. ファイルの所有者と編集権限を持つユーザーに限定する

新しい用語 「ファイルの所有者」

“ファイルの所有者” というのは新しい用語ですが、フルコントロールを持つすべてのユーザーを意味しています。サイトの場合はサイトの所有者、OneDrive ならOneDrive の所有者などが該当します。

共有ダイアログと管理画面のエクスペリエンスの統合

次世代では、ファイルにアクセスできるのが誰なのかだけでなく、どのようにアクセスするのかもすぐにわかるようになっています。共有ダイアログとアクセス管理のエクスペリエンスが1つに統合されたためです。権限はリアルタイムで更新されます。またアクセス権限の一括更新もできるようになります。

より細かい単位で共有する必要があれば、特定の用途で利用する追加の共有リンクを作成することも可能です。

これらの追加の共有リンクには名前を付けることができるため、リンクを追跡して特定のタスクに割り当てることも容易に行えます。

次の図は左が追加の共有リンクの作成画面で、上部で名前が付けられるようになっているのがわかります。共有範囲は組織内のユーザー全員または特定のユーザーのいずれかを選択できるようです。

ちなみに原文では言及はないのですが、画面最下部を見ると社内向けのリンクにも “パスワード”を指定できるようですね。

その他の気になる点

原文の下の方に質問欄があり、いくつかやり取りがされています。その中から主なものをピックアップしておきます。

下位互換性

気になる既存の権限ですが、完全に下位互換性を持つとのことで従来通り動作するそうで、これまでのアクセス権限もダイアログの「追加のリンク」セクションに表示されることになります。

ファイルの名前の変更や移動

共有リンクの場合は同一サイト内であればファイル名を変更したり移動させたりした場合でも動作しましたが、ヒーローリンクも同様に動作することが期待されているそうです。詳細はロールアウトが近くなったら情報を共有するとのことです。

有効期限

リンクの有効期限についても追加のリンク機能としてサポートが続くそうです。

既存のアクセスでの共有

現在、共有リンクにある「既存のアクセス権で共有」するオプションがヒーローリンクの説明画面では見当たりませんが、ヒーローリンクの一部となっているとのこと。ヒーローリンクの既定値は「追加されたユーザーのみ」であり、これが「既存のアクセス権」と同じように機能するそうです。ただし、これまでとの違いはヒーローリンクの方が柔軟性があり、URLを変更することなくセキュリティの範囲や役割を変更できることでにあると言及されていました。

ダウンロード禁止

ダウンロード禁止も引き続き利用できるとのこと。直接のアクセス許可、ヒーローリンクおよび追加のリンクでも引き続きオプションとして選択できるそうです。

従来の「高度なアクセス権限の設定」

これまで通り、高度なアクセス権限の設定画面は引き続き利用できるそうです。

さいごに

さて、ここまで紹介してきた次世代の共有モデルである「ヒーローリンク」ですが、冒頭でも述べたように2025年後半にロールアウトが予定されています。最新情報は下記のMicrosoft 365 Roadmapでも確認できます。

Microsoft 365 のロードマップ | Microsoft 365

リリースが近くなれば、スムーズに移行できるようにドキュメント、ビデオとガイダンスを提供する予定であるとのことです。

2024年11月末に開催した Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 で自分が登壇したセッションの録画をブログで案内するのを失念していたので改めて共有します。

私が担当したセッションは次の2つです。

• Microsoft 365 の高度なドキュメント管理徹底詳解 ～フル機能を使った高度な管理～ (A13)
• Microsoft Planner: タスクの配布機能を利用して繰り返しタスクを作成しよう! (A05)

ドキュメント管理について

Microsoft 365 のドキュメント管理の中心は SharePoint です。SharePoint および OneDrive, Teams と Power Automate, SharePoint Premium、Microsoft Purview の秘密度ラベルと保持期限、Microsoft 365 Copilot を組み合わせることで高度なドキュメント管理が可能です。それぞれをシナリオベースで1時間ほどデモしています。SharePoint が持つドキュメント管理のポテンシャルを一通り把握できるとおもいますので、まだご覧になっていない方はぜひどうぞ。

YouTube: A13「Microsoft 365 のドキュメント管理徹底詳解 フル機能を使った高度な管理」

ちなみに過去にも一貫してドキュメント管理を題材にセッションを行っています。関連セッションも書きに掲載しておきます。

• YouTube: SharePoint Syntex によるドキュメント管理
• YouTube: Power Platform を利用したMicrosoft 365 ドキュメント管理 - AP01 - JPPC2023l

Planner による複数の繰り返しタスクの配布

もう一つはニッチな路線なので、少しでも刺さる人がいればいいなぁという思惑で登壇してみました。

内容としては初心者向けではなく、どちらかというと組織の管理者向けであり、Planner をある程度使ったことのある方向けの内容です。アンケートでは参加していただいた方から、もっと Planner の基本的なところでこんな使い方はできないのか、というような基本的な使い方とQ&A のようなセッションの方がよかったと書かれている方もいましたが、今回のセッションの目的はそこではないので予めご了承ください。

複数の拠点に毎月決まったタスクを割り当てる必要があり、各拠点のタスクの進捗などを一元的に把握できたり、もしくは複数の特定のチームの個々のメンバーにタスクを配信するといった機能の話です。

こちらも良ければどうぞ。

YouTube: A05「Microsoft Planner: タスクの配布機能を利用して繰り返しタスクを作成しよう!」

SharePoint チームサイトにある「自分たちと共有」(Shared with us) 機能が 2025年4月から5月にかけて廃止されます。現在、Microsoft はSharePoint 全体のエクスペリエンスの改善に注力しているとのことで、その一環としての対応だそうです。

この機能に直接アクセスするには次のURLを利用します。末尾に ?view=3を指定すればアクセスできます。

https://<任意のチームサイトのドキュメントライブラリのURL>?view=3

この機能はサイトのメンバーと共有されているファイルやフォルダーを一元的に確認できるように用意されていたものです。

とはいえ、実際、たぶん多くの方がこの機能を使っていなかったのではないかと思います。操作の同線としてここにわざわざ見に来ることがほとんどないんですよね。

今後は?

さて、これに代わる直接の機能は用意されないようですが、大体の方法が2つ提示されています。

1. OneDrive の「共有」にアクセスして「あなたと」(With you) にアクセスする

自分と共有されているファイルやフォルダーがここには一元的に表示されます。

2. Microsoft Teams またはメールで通知を受け取る

現在、Teams や Outlook 経由でファイルを共有するときに、ユーザーは直接 Teams のチャットやメールでファイルの共有通知を受け取れますので、それをそのまま利用するということです。

まとめ

以前にもブログに書きましたし、イベントでも話していますが、ユーザーがファイルにアクセスする入り口として OneDrive という1つの入り口から、Microsoft 365 内のさまざまなドキュメントにアクセスできる導線が用意されています。

• SharePoint Technical Notes : 次世代のドキュメント管理 - OneDrive 3.0 へ "Copilot in OneDrive"
• YouTube: A13「Microsoft 365 のドキュメント管理徹底詳解 フル機能を使った高度な管理」

メールなどで新しいファイルの共有通知がきてアクセスすれば、OneDrive にも最近開いたファイルとして履歴が残ります。自分が関わりのあるファイルは OneDrive からアクセスするのが妥当でしょう。

クラウドフローのトリガーにはプッシュトリガーとポーリングトリガーがあることをご存じの方も多いと思います。今回はこのポーリングトリガーがモダンデザイナーとクラシックデザイナーを使う場合とで違いがあるという話です。

が、トリガーの種類を知らない方もいるでしょうから、少し整理しておきましょう。

軽くおさらい

プッシュトリガーは、人の手で直接フローを開始するのでフローの開始のタイミングがはっきりしています。こうしたフローは即時実行されます。Forms コネクターのトリガはブッシュトリガーです。

一方のポーリングトリガーは、「ファイルが更新されたとき」や「アイテムが追加されたとき」など、人の手で直接はフローを開始しないタイプのトリガーです。Power Automate のフローは、これらのトリガーが利用されている場合、指定されたライブラリやリストを定期的にチェックし、変更が見つかったときにフローを開始します。

ポーリングトリガーはもともと実行間隔がライセンスによって違っていました。

クラシックデザイナーとモダンデザイナーでの挙動の違い

モダンデザイナーで自動開始のトリガーを利用する場合は、ポーリングトリガータイプのものはユーザーのライセンスに関わらず、既定では実行間隔が1分になっています。たとえば、SharePoint コネクターの「項目が作成されたとき」のトリガーを確認してみると、次の通り1分です。

ですが、クラシックデザイナーの場合は最初からクラシックデザイナーに切り替えて、同じトリガーを配置してみるとコードビュー上では interval が5分となっているのがわかります。ちなみに、プレミアムプランを持っているユーザーが作成するとクラシックでも1分です。

つまり、プレミアムライセンスを持たないユーザーは、モダンデザイナーを使ってフローを作った方が実行が早まるということです。

ということで実験してみました。同じリストに対して2つのフローを作成します。どちらも「項目が作成されたら」フローが動作するようにトリガーをしかけて、メールを送信します。違うのは最初からモダンデザイナーで作成しているのか、クラシックデザイナーで作成しているのかです。

アイテムを新規に追加してみます。すると、先に動いたのはやはりモダンデザイナーで作成した方で、アイテム作成日時とメールの受信日時を比較してみると確かに1分ほどになっています。

しばらくするとクラッシクデザイナーで作成したフローが動きメールが送信されます。メールの受信日時を見るとおよそ5分違います。

ちなみに、このブログではモダンデザイナーと呼んでいますが、Microsoft Learn をもとにすると単に「クラウドフロー デザイナー」と呼んでいて、古いデザイナーを「クラッシク デザイナー」と呼んで区別しています。※新しいデザイナー画面になったときには、最新のものを便宜的にモダンデザイナーと呼んでいたようです。

将来的にはこのモダンデザイナーのみになる予定で、クラシックデザイナーは廃止される予定ですが、現時点(2024年2月13日に確認している時点)ではすべての機能が移管しきれていないので、もうしばらくはクラシックデザイナーが残りそうです。

今回は四方山話。日頃、思っていることを書き留めておこうと思っただけで。テクニカルな話ではないので、何かスキルが身につくわけではないのですけれど、長くなりましたし、お暇なときにでも。

数年前に SharePoint ホームサイトが登場した。いつだったかは記憶が定かではないが拙書の「ひと目でわかる Microsoft 365 運用管理編」でも取り上げているので、2020年あたりだったと思う。この SharePoint のホームサイトというのは、組織内のユーザーが日々、最初にアクセスすることを想定したランディングサイト(Landing site)である。従来は SharePoint スタートページが SharePoint ホームと呼ばれていた(ホームサイトではなくホームページ)。Microsoft 365 アプリ起動メニューから SharePoint をクリックするとたどり着くページのことだ。ユーザーはこのページに最初にアクセスし、自分が関わるサイト全体を俯瞰し、自分が関わるニュースを一覧する。そういう場所であった。ただ、このページはカスタマイズすることができず、長年ユーザーからは組織ごとにカスタマイズさせてほしいという要望が出ていた。そこで登場したのが SharePoint ホームサイトだった。これは別途、コミュニケーションサイトのテンプレートをベースに組織ごとに好きなように従来通りサイトを作成し、これをユーザーのランディングサイトとして使うというもの。このサイトが登場することで、従来の SharePoint ホームは SharePoint スタートページへと名前を変えることになった。

さて、この SharePoint ホームサイトだが、組織ごとに自由に作っていいといわれても何かしらの指針は欲しいものだ。そこで Microsoft が当初、デモンストレーションしながら盛んに説明していたのが、パーソナライズされたサイトだ。ユーザーごとに必要な情報のニーズが異なるため、主にAI を使って、TeamsやYammer (現在の Viva Engage) に散らばる情報も含めて情報を拾い集めて、そのユーザーにかかわりが強い情報を集約表示するというものだった。ポータルのホーム画面にはViva Connections Webパーツや マイフィード Webパーツを配置。ニュースWebパーツもソースを「現在のユーザーへのおすすめ」に設定するなどして、とにかく、従来の最小公倍数的な情報の見せ方ではなく、「あなたにとって重要な情報を素早く提供しよう」というコンシェルジュ的なサービス提供を考えていたわけだ。

余談だが SharePoint ホームサイトから検索すると SharePoint スタートページと同様にサイトコレクションを横断する検索となる。また、ハブサイトや単独サイト間を行ったり来たりするための橋渡しとなる「グローバルナビゲーション」も構成できるし、Viva Connnections との密接な関係があるため Viva Connections ダッシュボードも利用できようになる。Viva Connections を使うと Teams アプリとして実装でき、Teams 内から素早く SharePointサイトにアクセスできる。"Connections" とああるのは文字通り "情報の間をつなぐ" という意味合いである。

そもそも SharePoint ホームはこの機能を発表した当初は英語では SharePoint Homes となっていて、複数形だった。日本語の言語体系では複数形の概念が希薄なため、翻訳するとこの言葉の意味が薄れてしまって本質に気づきにくなる。つまり、もともとは組織内では複数のホームサイトを作成できるようにする予定だったのだが、GA当初はテナント内で1つしか設定できなかった。これが時を経て、Viva スイートなどの追加ライセンスを持っている組織だと組織内で複数のホームサイトが持てるようになり、設定画面も Microsoft 365 管理センターの Viva Connections に移管された。それまでは、SharePoint 管理センターから設定できていた。

さて、話を戻そう。コロナ禍になる直前の2019年ごろ、 SharePoint の開発チームがSharePoint の目標として掲げていたのが、「業務に必要な情報が SharePoint サイトに行けば入手できる」ということ。業務を遂行する上で「次に何をしよう?」と思ったら SharePoint にアクセスして情報を得てもらおうということ。そのうえで、先ほど述べたように組織全員の最小公倍数的に発信される情報から自分に必要な情報を見つけ出していくのではなく、 SharePoint ホームサイトの構想はサイトに行けばすぐログインしているユーザーに特化した情報が見つかるような仕掛けづくりをしようとしていたというのは合点がいく。しかし、ChatGPTの登場で、いろいろと大きな変化が起こる。

2024年以降、ChatGPTを取り入れたMicrosoft 365 Copilot (有償版)を様々な規模の組織で導入できるようになった。自然言語をプロンプト入力するだけで欲しい情報が手に入るというのは驚異的だった。この仕組みが登場することによって SharePoint ベースの仕組みは大きく様変わりしていく。

まず、ナレッジマネージメントの面である。組織内のファイルや会話をもとに独自のAI技術を用いて自動的に社内版の Wikipedia のようなページを自動生成し、かつ自動メンテナンスするための仕掛けとして投入されたのが Viva Topics だった。Viva 自体が市場に投入されたのは、パンデミックの翌年の2021年である。ハイブリットな働き方をシステマティックに支援する仕組みが Viva ソリューションで、この一つに Viva Topics があった。しかし、この仕組みも2025年2月22日に廃止となる。Wikipedia 的なページ作成ではなく、Webおよび組織内の情報をもとにプロンプト入力するたびに必要な情報を生成するという方向に切り替わったのである。たとえば、組織内で交わされる不明な略語があったとしてもWikipedia 的なページを見に行くのではなく、Copilot に自分の知りたい切り口で聞けばいい。

2025年1月15日にMicrosoftは Microsoft 365 Copilot Chatが利用できるというアナウンスをした。従来の Microsoft 365 Copilotを有償版と位置づけ、無償版の Microsoft 365 Copilot を強調することで誰もがCopilotの機能を気軽に享受でき、ユーザーの心理的なハードルを下げることにした。それと同時に、Pages の機能を使って生成した結果をページにまとめて他のユーザーと共有できる仕掛けを用意した。Pages は Microsoft Loop の技術がベースとなっており、さらにその土台はSharePointがベースとなっている。

さて、このアナウンスにより有償版の Microsoft 365 Copilotを持っていなくてもすべての商用サイトではWebの情報もしくは直接アップロードしたファイルをもとに回答を生成してくれることになった。有償版のライセンスがあれば、さらに組織内の情報としてOutlookやSharePoint, Teams などの情報も利用して情報を生成してくれる。「今日の予定は?」と聞けば教えてくれるし、重要なメールの要約も行ってくれる。誰かとの打ち合わせもプロンプトをうまく使えば、予定をセッティングしてもくれる。ファイルの探し方も大きく変わる。ファイル名や含まれるキーワードを想像して検索するのではなく、欲しい情報を具体的にプロンプトに入力することで情報を生成してくれ、また関連するファイルも提示してくれる。考えがまとまらなかったり、わからないことがあればまず、Copilot に聞く。すると嫌な顔一つせず、延々とやり取りに付き合ってくれる、そういう相棒が Copilot である。

つまり、当初 SharePoint サイトで描いてきた方向性が Copilot で実現してきているということである。一時期、SharePoint ホームで実現しようとしていた近未来的な仕組みが、あっという間に Microsoft 365 Copilot で実現できてきている。

こうした流れを受けてSharePoint ホームサイトで使われていた Viva Connections Webパーツもプレビューのまますでに廃止(2024年9月～11月5日までに廃止)となり、次はマイフィード Webパーツも、2025年3月12日をもって廃止されることになった。とはいえ、実際のところ、マイフィードWebパーツは特段使いやすくなっかったし、最近は Teams の機能も充実しているので、そもそも使われていなかったのではないかと思う。ログインユーザーにかかわりのある情報の最新情報のリンクを自律的に収集してくるという、やりたかった方向性はわかる。ただ、欲しい情報が表示されていたかというと疑問で、独自に開発を進めていたAI の性能に限界があったともいえる。

ちなみに、散らばりがちな周知すべき情報に関しては、Teams 側にViva Connections アプリが追加されていれば、SharePoint に投稿したニュースもTeams内にアクティビティとして通知されるようになった。こうした連携機能が欲しいというのはユーザーから要望としてよく出ていたので朗報ともいえる。とはいえ、実際実装されると、自分にかかわりがないと思うニュースが通知されるのか、この通知が嫌だという人も出てきているよう。一元的にオフにできないかという相談を受けるが、必要だと思う人もいるのでTeams アプリからオフにできる以上、個人がそれぞれ要不要を決めればいいだけのことで、そこまで一律で管理する必要はないだろう。

だから会話やお知らせごとは Teams、ファイルを探したければまず OneDrive アプリ、それ以外の総合的な情報の入り口は Microsoft 365 Copilot Chat を使うといったところがエントリーポイントとなるだろう。

SharePoint ポータルサイトは従来通り、ファイルの共有および保管庫として利用したり、リストを使って定型データを蓄積して情報共有していくとよいし、お知らせごとをニュースとして発信する場として使うのは変わらずに行っていくことになる。

ちなみに、クラシックサイトを利用している組織では根強く「お知らせ」リストを使っているところも多いようだが、これはあまり感心しない。一番の理由は発信した情報がどのように伝達されたかを知る仕組みがないからだ。従来の考え方は現実世界の掲示板と一緒で、とりあえず貼っておけばだれか見るでしょう。見てくださいね。掲示しているんだから、見ていないのが悪い、、、というような理屈になりがちである。だが、本来はきちんとした方法論を検討すべきで、どの時間帯に閲覧しているのか、どのくらい滞在しているのかなどを計測して、より確実に情報を届けるアプローチを模索すべきである。古くはメールで既読通知などしていたし、回覧板などもあったが、あれもどれほどの効果があるのかは微妙で、よく読まずに面倒なので一括して既読にすることも少なくない。だからこそ、滞在時間なども重要になる。その点は、モダンサイトのSharePoint のニュースであれば、直接Webページを閲覧しても、メールで内容を送信しても、アクセス状況の分析ができるようになっている。さらに、Viva スイートなどの追加ライセンスを持っていれば、Viva Amplifyを使うことで、SharePointをベースに Teams, Outlook，SharePoint (将来的には Vvia Engage)に対しても一斉にニュースを配信できる。しかも、興味深いのがマーケティング手法を使っていることである。組織内のユーザーを対象にマーケティング手法を用いて情報を広く発信して、情報を収取して分析していく。もはや、ただ掲載しました、ではダメなわけである。

ページ作成に関しては言えば、Flexible セクションがいよいよ登場し、柔軟なレイアウトでの情報発信が可能になる。これに加えて今後は Copilot を使ったサイトやページ作成もできるようになる。私たちは、発信したい情報の本質をしっかり吟味したうえで、少し Copilot に手伝ってもらいながらより良い情報発信を行っていけることになる。またこれが蓄積されることで、組織の重要なナレッジとしての資産となっていく。

ということで、SharePoint 自体は膨大な組織のナレッジの宝庫である。これを有効活用するために、どうしたらよいかという試行錯誤は今後も続いていくが、Microsoft 365 Copilot はゲームチェンジャーであることは間違いない。