2021年11月に Office Script にボタン機能が登場しました。

Announcing buttons for Office Scripts: Run scripts with a workbook button - Microsoft Tech Community

Office Scripts は 次のライセンスを持っているユーザーが利用できる Excel for the web (Excel の Web版)で利用できるスクリプトであり、OneDrive for Business や SharePoint サイトに保存した Excel ワークブック上でスクリプトを書いて実行します。使用する言語は基本的に TypeScriptです。テナントの管理者によってはこの機能をオフにしてあることがあるので、自分の組織で利用できるかどうかは確認しておきましょう。

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ちなみに、Office Scripts に関しては過去に次のような記事も公開しています。

[Office Scripts] Excel 内のデータを使って SharePoint ライブラリのプロパティを自動設定しよう

SharePoint のドキュメント ライブラリでは任意のプロパティを持たせることができます。

このスクリプトの実行は、上記記事でも紹介したように Power Automate から呼び出すことができるためExcel 外部からデータを渡して、Excelワークシート内にデータを挿入していくことなどが可能です。これに加えて、先に紹介したブログにあるように新たに Office Scripts を Excel シート内に配置したボタンから呼び出せるようになったのです。

[参考] Create a button to run an Office Script (microsoft.com)

簡単なコードで試してみました。今回は OneDrive for Business に作成した Excel ファイルをブラウザーで開き、[自動化]タブからスクリプトを用意します。今回は簡単なおみくじ機能。この例では "おみくじ" という名前で保存しています。

さて、シート内でボタンを配置したい位置付近の任意のセルを選択したら、コード編集ペインから ... をクリックして[ボタンの追加]をクリックします。

これでシート内にボタンが追加されます。見た目などはボタンを右クリックすると変更できます。

では実行してみましょう。※ちなみに、今日の運勢の横に表示される絵文字は単に Excel の式で書いているだけで、Office Scripts はつかっていません。

SharePoint 上のページに埋め込めるのか? 

Excel ファイルはファイルビューアー Webパーツを使えば SharePoint 内のページに埋め込めます。また Excel for the web の共有機能を使えば埋め込みタグを生成できるので、これを埋め込みWebパーツに配置することもできる。では、こうしたページ内からボタン スクリプトは実行できるのだろうかと実験してみました。

が、残念ながら動きませんでした。まぁ、欲を言えば、ボタンクリックで Power Automate のフローが呼べるといいなぁと個人的には思っています。Power Automate からは呼び出せますが、逆が手軽にはいかない。。。

ボタンの削除

ちなみに、このボタンの削除ですがスクリプトの[共有停止]で削除されます。

つまり、ボタンを追加したときに、共有されているということですね。なるほど。では、どのように共有されているのか? と確認してみると Office Script ファイルの実体が格納されている OneDrive for Business 上のファイルの共有リンクが生成されています。既定では組織内のすべてのユーザーがこのファイルにアクセスできるようになっています。

ファイルの共有

試しにファイルを共有し、他のユーザーでファイルにアクセスしてみます。このスクリプトは Excel ワークシートに直接書き込むことになるため、閲覧のみの権限だとボタンを実行することができません。編集が可能な権限を付与する必要があります。実際に実行しようとすると、毎回、このスクリプトの実行許可を求められます。Allow または 許可をクリックすると実行できます。

なお、Excel ファイルを複数ユーザーで同時編集しているときもボタンを押すことができません。

Windows 版の Excel 上からの実行

スクリプトおよびボタンの追加は Excel for the web 上から行う必要がありますが、新機能として2022年1月26日付で、Microsoft社の Office Insider サイトのブログに "Run your Office Scripts using a button in Excel for Windows (Windows版Excelのボタンを使ってOfficeスクリプトを実行する)"  という記事が公開されました。

Office Insiders

Become an Insider: be one of the first to explore new Microsoft 365 features for you and your business.

ボタンによるスクリプト実行は Webブラウザー上からはだけでなく Windows版の Excel からも行えるようになる!

ただし、この Windows 版の Excel からの呼び出しは、2022年2月現在 Office Insider の Beta Channel Version 2202 (Build 14922.2000)以降に限定されており、まだ正式リリースではありません。また、現在順次ロールアウト中とのことで、まだ私の環境では試せていません

確認が取れ次第、この記事は、適宜アップデートしたいと思います。

前回の記事では Viva ラーニングの概要について説明しました。

Microsoft Viva ラーニングとは? (weblogs.jp)

今回は Viva ラーニングに SharePoint 上のコンテンツを公開する方法について説明しようと思います。

Viva ラーニングでは SharePoint サイト上の次のコンテンツを公開できるようになっています。

• Word, PowerPoint, Excel, PDF ファイル
• オーディオファイル (.m4a)
• ビデオ (.mov, .mp4, .avi)

Microsoft Teams の録画の保存先はチャットの場合は録画を開始した人の OneDrive for Business、チャネル内での会議はチームに関連づく SharePoint サイトです。

自分が参加した会議の録画を一覧表示したいときには SharePoint の「強調表示されたコンテンツ」Webパーツを使うと便利です。この Webパーツは検索機能を使って SharePoint サイト上から様々な情報を収集できますが、特に「カスタム クエリ」を指定することで柔軟に目的のコンテンツを取得することが可能です。表示されるカードをクリックするとビデオが再生できます。

この Webパーツのソースとして「すべてのサイトコレクション」を指定するとサインインしているユーザーが閲覧できるすべてのサイト上のコンテンツが検索対象になります。ここには OneDrive for Business も含まれます。検索機能が利用されるときには常にアクセス権限は保持されるため、複数サイトから情報を収集するといっても見えるべきではない情報は検索結果としては表示されないことを覚えておくことが重要です。

さて、次に指定するのがクエリテキストです。ここに次のように指定することで会議の録画のファイルのみを検索機能で取得できるようになります。

ProgID:Media AND ProgID:Meeting

あとは並べ替えの条件で「最終更新日時」などにしておけば、最新の会議の録画の順に並ぶことになります。Webパーツへの表示件数もWebパーツのプロパティで指定できるため最新の録画 10件を表示するといった設定にできます。

指定した件数以上の録画を確認したければ Webパーツに表示される「すべて表示」をクリックしましょう。

こうしたWebパーツを SharePoint ホームに追加しておき、Viva コネクションを構成しておけば Microsoft Teams 内からもいつでも参照できます。

[参考]

Automatically apply a retention label to retain or delete content - Microsoft 365 Compliance | Microsoft Docs

すでに Twitter (@ai_yamasaki) 等では告知しておりますが、久しぶりに新たに書籍を出版する運びとなりました。

Microsoft 365 の SharePoint (SharePoint Online) に対応したひと目でわかる SharePoint の最新版です。発売日は 2021/12/2 となっており、現在、Amazon にて予約受付中です。

発売日: 2021/12/2 ※発売日に Kindle 版も入手可能になる予定です。 出版社: 日経BP ページ数: 864ページ 価格: 単行本 4,950円 Amazon から購入

最初に「ひと目でわかる Office SharePoint Server 2007」を執筆してから14年が経過しました。オンプレミス版は「ひと目でわかる SharePoint Server 2016」が最後でその後、Microsoft 365 へと SharePoint のプラットフォームが変わり、クラウド特有のアップデートの速さに実は、執筆をしばらく躊躇していましたが、ようやく取り掛かったのが 2019年。実質3年越しでの執筆という非常に長丁場となりましたが、その間に機能アップデートに対応すべくリライトを重ねようやくここまで来ました。コロナ禍もあり Microsoft Teams の導入がぐっと進んだことで SharePoint への注目度もことさら増えることとなりました。そのため Microsoft 365 に対応した SharePoint の書籍は多くの方が待っていたのではないかと思います。

現在も SharePoint は進化し続けており本書が発売される頃にも、色々と機能が変更されてきているのが現状です。書籍は校正の関係から、2021年10月時点の最新情報で構成しています。本書を体系立てた学習をするための素材として活用し、これを土台にしつつ最新のアップデート情報をご自身でキャッチアップしていっていただければと思っています。

さて、今回の書籍は864ページという「ひと目でわかる」シリーズ最大のページ数となりました。「ひと目でわかる SharePoint Server 2016」も実は、当時は「ひと目でわかる」シリーズ最大のページ数となっていて、私自身で一人、この頁数の厚さをコツコツと更新していっている感じです(笑)。もうひと目じゃないよね? という話は各所から届いていますが、「ひと目でわかりやすく書いている、しっかり学べる書籍」として認識していただけると幸いです。さっと読めるという意味ではありませんね。

すでに手元には見本が届いており、これまで執筆してきた書籍を並べてみましたが、年々厚さが増していることがわかります。それだけユーザーの声を反映しつつ、様々な機能を盛り込んできた結果だととらえることもできますね。

ちみなに本書は864ページですが、最初は900ページを超える可能性もありました。が、背表紙幅 4cm に収めないと1冊に収まらないということで、ページ数をいくらか削り、レイアウトを限界まで調整していただきなんとかこの頁数に収めています。ぜひ、本を入手した際には余白の少なさを実感しつつ、Tips も盛り込んでいますので隅々まで読んでいただけばうれしいです。

研修もぜひご利用ください

オフィスアイ株式会社では SharePoint に関するオリジナル研修を各種取り揃えています。すべての研修は Microsoft Teams をつかったリモート開催です。

SharePoint 入門者向けの「Microsoft 365 - SharePoint サイト管理基礎」研修では本書を副読本として贈呈しています。私自身が研修コースのテキストを開発して実施していますので、書籍に関する質問なども研修で受け付けますし、実際にデモなども多く実施します。書籍をじっくり読む時間がないという方はぜひ、研修との組み合わせもご検討いただけると幸いです。

SharePoint モダンポータルで作っている弊社のポータルですが、季節ごとにテーマカラーやヘッダーの背景画像を変えています。

備忘録がてら魚拓のようにここにこれまでのものを公開します。なおサイトのテーマは独自に作成しているテーマも使っています。

夏を涼しく過ごせるよう金魚と水をあしらった色合い

梅雨時用のもので紫陽花色に統一

初夏のイメージ

冬の雪山をイメージ