最近 SharePoint の種類について同じような説明をする機会が増えたので、念のためブログにも記載しておきます。あまりシステムに詳しくない方向けです。

SharePoint には次の2種類があります。

• オンプレミス : On-premise (社内設置) 版
• クラウド版

SharePoint Server 2013 や SharePoint Server 2016 といった "Server" と名前がついているのはオンプレミス版の SharePoint です。オンプレミスとは、自社内にサーバーを構築しメンテナンスなどは自社内で行います。

一方クラウド版は SharePoint Online というサービス名となっています。クラウド版は、平たく言えば、Microsoft 社がクラウド環境に SharePoint サーバーを構築し、インターネット越しにサービスを利用できるようにしているものです。ですから、サーバー自体のメンテナンス等はMicrosoft社任せであり、機能更新などが継続的に行われています。SharePoint Onlineはこのサービスだけを単独で契約することもできれば、Office 365 Business, Office 365 Enterprise などのような契約プラン内に含まれている場合もあります。実際に利用されているケースでは、後者が多いようです。ちなみに、他のサービスとしては Exchange Online や Skype for Business Online 、最新の Office クライアント アプリケーション(Word, Excel, PowerPoint) などがあります。Exchange Online が利用できると Outlook と組み合わせて電子メールが利用できたり、個人の予定を管理したりできます。Office 2010, 2013, 2016 に含まれている Outlook とは別に、Web版のOutlook があり、これは Outlook on the Web と呼ばれますが、 Exchange Online を契約しているとこれも利用できます。

オンプレミス版とクラウド版ではそれぞれ良し悪しがあるため、組織によってはどちらか一方を使っていたり、組み合わせて利用していたりします。たとえば、大きな違いとしては、オンプレミス版の場合は、インターネット越しに利用させないようにしているケースも多く、社外から簡単にはSharePoint サイトにアクセスできないようになっていたりします。一方のクラウド版はインターネットへの接続環境があれば、原則、どの端末からでもアクセスできます (最近、SharePoint Online も特定のネットワーク環境からのアクセスを制限する設定もできるようになったため、"原則"と書きました)。たとえば、カフェや空港などにあるインターネット接続端末からアクセスしたり、iPad, iPhone　その他、携帯端末からも Webブラウザーがあれば、アクセスできます。もちろん、ユーザー認証が必要であるため誰でもアクセスできるという意味ではありません。

さて、機能的な視点で補足しておきましょう。少し技術的な話です。

現在のSharePoint Online は、もともとは SharePoint Server 2013 がベースとなっていたため、利用できる機能も画面操作もオンプレミス版の SharePoint 2013 と当初はあまり変わりませんでした。逆に、SharePoint Online の方がいくらか利用できる機能が制限されている面もあったのです。しかし、クラウド環境である利点を生かし、SharePoint Onlineは継続的に機能アップデートを続けて進化しており、現在は SharePoint Online や Office 365 と組み合わせないと利用できない機能が多くなってきています。そして、昨年春に登場した最新のオンプレミス版の SharePoint が SharePoint Server 2016 です。このバージョンは、SharePoint Online のノウハウをそのままオンプレミス環境で利用できるようにしているものであるため、利用できる機能や見た目が SharePoint Online に近いものになっています。ただし、社内設置型は頻繁にアップデートされるわけではないため、SharePoint Online の新機能の一部は SharePoint Server 2016 には搭載されていなかったりするのです。たとえば、このブログでもよく取り上げている、モダンUIなどへの対応はほんのごく一部です。

SharePoint Server 2013 も 2016 も1か月ごとに、主にバグ修正を行う更新プログラムが提供されています。ただし、SharePoint Server 2016 には特殊な更新プログラムである Feature Pack が適宜提供されるようになっており、これを適用することで SharePoint Online や Office 365 で提供されている機能の一部が使えるようになるような大幅な機能拡張がされるようになっています。最初の Feature Pack は 2016年11月に公開され、これにより SharePoint Server 2016 の OneDrive for Business にのみモダンUIが導入されています。今年も、Feature Pack が提供される予定となっているようです。

 SharePoint 2013 → SharePoint Online → SharePoint 2016 と利用できていた「サイトのメールボックス」機能が 2017年3月より利用できなくなるので注意しましょう。とはいえ、これより前に作成されたサイトのメールボックスは機能し続けるが、2017年3月から新規には作成できなくなるということ。

そして、2017年9月には、既存のサイトのメールボックスを Office 365 グループに移管するようになるそう。

私が利用している Office 365 のテナントでは検証もかねて「サイトのメールボックス」機能を使っていたため、Office 365 に次のようなメッセージが届いていました。心当たりのある方はご注意を!

Office 365 のメッセージセンターの内容の抜粋。

Beginning March 2017, new SharePoint Online organizations will no longer have access to the Site Mailbox feature, existing SharePoint Online organizations will no longer be able to create new Site Mailboxes; however, any Site Mailboxes provisioned prior to March 2017 will continue to function.

SharePoint Online では[サイト コンテンツ]ページやリストまたはライブラリがモダンUIになっていると、ナビゲーションの修正が必要になるケースがあります。特に、サイトコレクションの機能である「SharePoint Server 発行インフラストラクチャー」がアクティブ化されている場合は、トップリンクバーやサイドリンクバーが「構造ナビゲーション」に変更されますが、この場合に特に修正が必要になります。

たとえば、次のように[ページが見つかりません]などのメッセージが表示されたり、意図したナビゲーション構成になっていなかったりします。

修正を試みようとするとき、前述した「SharePoint Server 発行インフラストラクチャー」がアクティブ化されていると[サイトの設定]ページの[ナビゲーション]から構造ナビゲーションを変更しても反映されません。この場合は、サイトごとに次のURLにアクセスすればよいということを覚えておくと便利です。

• [サイドリンクバーの修正]   https://<サイトのURL>/_layouts/15/quiklnch.aspx
• [トップリンクバーの修正] https://<サイトのURL>/_layouts/15/topnav.aspx 

たとえば、上記サイドリンクバーを修正するために https://<サイトのURL>/_layouts/15/quiklnch.aspx　(サイトのURLは各サイトで置き換えてください) にアクセスすると下図のような画面が表示されます。あとは不要なリンクを削除したり、編集したりするだけです。

以前、SharePoint Online のモダンUIとクラシック UI の切り替えについて次の記事を書きました。

• [SharePoint Online] モダンUIとクラシックUIの切り替え (1)

もう少し、詳細に説明した方がよさそうなので補足します。切り替え方法は次の3つがあります。

1. Office 365 の SharePoint Online の管理者が、SharePoint 管理センター上で既定の設定をする。既定値は "モダンUI"。
   そのため、原則すべてのサイトの既定値は可能であれば、リストやライブラリはモダンUIになる(カスタマイズがされていたり、モダン UI に対応していないお知らせリストなど一部は除く)。
2. Office 365 の SharePoint Online の管理者が、SharePoint Online の PowerShell コマンドレットを使って、サイトコレクションまたはサイト単位でUIの既定値を設定する。
3. サイト コレクションの管理者またはサイトの管理者はリストやライブラリ単位でUI設定を変更する

上記の手順は次の資料に掲載されていますが、2について少し補足します。

リストまたはドキュメント ライブラリの既定の環境を新しい環境またはクラシック環境に切り替える

2は、PowerShell を使う方法ですが、SharePoint のクライアント サイドのAPI を使うため、JavaScript などでも実装できます。結局は、各サイトでモダン UI 設定が既定になっていて、これを無効にするフィーチャーが存在しています。このフィーチャーは、サイトコレクション用とサイト用と2種類あるのですが、それぞれ Hidden 設定になっているフィーチャーであるため、GUIからはアクティブ化や非アクティブ化はできません。これを PowerShell を使って、操作しようというのが上記のリンク先の PowerShell スクリプトです。

各フィーチャーIDは次の通りです。

• サイトコレクションのフィーチャーID : "E3540C7D-6BEA-403C-A224-1A12EAFEE4C4"
• サイトのフィーチャーID : "52E14B6F-B1BB-4969-B89B-C4FAA56745EF"

ですから、これらのフィーチャーのアクティブ化と非アクティブ化を JavaScript からでも操作できます。

これをヒントに、サイトの管理者レベルでサイト単位で一括してUI設定を変えられる SharePoint アドインを作ってみました。

ちょこっとしたツールですので、上記のヒントがあれば手軽に開発できるでしょう。ちなみに、弊社「オフィスアイ ラーニング ポータル」のサブスクリプションを購入いただいている方は、自由にご利用いただけます。開発は苦手という方は、弊社までお問い合わせください。

日経BP社より 「ひと目でわかる SharePoint Server 2016」がいよいよ発売されることになりました!  内容は前回と比べて大幅にリニューアルしています。

<<書籍情報>>

タイトル：ひと目でわかるSharePoint Server 2016
著者：オフィスアイ株式会社 平野愛
判型：B5変型判
ページ数：696
価格：定価3672円（本体3400円＋税）
ISBN：978-4-8222-9880-7
発売日：12/23（金）

現在、Amazonのサイトなどで予約受付中です。 

本日見本誌も届きました。

今回でひとめシリーズも4冊目になりますが、今回は私の単独執筆です(執筆に結構長くかかってしまったので、実物が届いてようやくかぁと実感しているところです。。。)。最初のSharePoint 2007版を書いたのが 2006年の年末から翌年にかけてでしたから、おおよそ10年経過したことになります。

さて、内容的としてはタイトル通り SharePoint Server 2016 が中心ですが、そもそも SharePoint Server 2016 は Office 365 の SharePoint Online がベースとなっているため、Office 365 をご利用の方でも多くが参考になると思います。

「ひと目でわかるSharePoint Server 2013」より、さらに100ページ多くなってしまいましたが、なるべく利用者が操作に迷わないよう、前作での反省点も踏まえ、手順説明など補足したり大幅に変更したりしていますので、従来版をお持ちの方も手に取ってみていただければ幸いです。