SharePoint 2016 では Office 365 とのハイブリッド構成が注目機能となっています。

さて、こうした環境構築する場合は、Office 365 テナント側でパブリックな DNS ドメインを設定したうえで、Readiness Check (準備チェック) を実施することが推奨されています。このツールは Office 365 の導入時に利用するものですが、ハイブリッド構成時にも念のため実行して確認しておいた方がよいようです。

具体的には、Office 365 の管理センターから準備チェックツールを入手し実行します。ウィザードになっています。

入手方法や使い方は下記の Office サポートのページに掲載されています。

Office 365 の準備チェック (日本語)

ちなみに英語のみですが Office 365 コミュニティサイトにも同様の情報が公開されています。ほぼ同じ内容です。

https://community.office365.com/en-us/w/deploy/office-365-readiness-checks

さて試した結果を簡単にご案内しましょう。

まず https://portal.office.com/tools にアクセスします。Office 365 のグローバル管理者アカウントでサインインする必要があります。ちなみに、マイクロソフト社の資料によっては掲載されているURLが異なっているものがありますが、2016年5月現在は先ほどのURLが正しいURLであるようです。すると下記のようなページにアクセスできます。このページの "Office 365 の正常性、準備、接続のチェック機能で Office 365 の構成をチェック" をクリックします。

次に表示される画面で [簡易] を選択し、[次へ]をクリックします。

[確認の実行]をクリックすると HrcClientLauncher.exe  がダウンロードされます。

EXEファイルを実行すると、次に下図のような画面が表示されることがあります。既存 PC に Microsoft Office 365 Support Assistant 3.5 がインストールされていない場合に表示されます。この場合はそのまま[実行]をクリックします。あとは ClickOnce によって自動的に実行されます。その間、しばらく待機します。

少し経つとウィザードが自動開始されます。

チェックが完了すると次のような画面が表示されます。今回利用していたWebブラウザーが Google Chrome であったため、コンピュータの設定項目で警告が表示されています。ちなみに、この実行環境はWindows 10 です。

検証環境のActive Directory のドメインコントローラーで実施してみたのが↓です。

ウィザードでは次のカテゴリに対してチェックが実行されますが、上図のようにマシン環境によっては検出される項目が変化するようです。

• SharePoint
• ネットワーク
• コンピュータの設定
• ドメイン　
• Office

それぞれ結果のステータスが Passed (合格), Warning (警告) , Failed (エラー) で表されます。エラーになっている項目は修正しておいた方がよい項目です。結果は XML 形式でエクスポートすることも可能です。

2016年5月現在 Office 365 に順次、展開されている SharePoint Home の機能について説明します。今回は、久しぶりに勉強がてら Sway を使ってみました。

Office 365 グループに関して、最近いくつか更新されたのいくつかをまとめておきます。

グループメンバーを他のグループに追加する

最新のアップデートで、既存の配布リストやOffice 365 グループのメンバーを別の Office 365 のメンバーとして追加登録できるようになりました。グループの入れ子ということではなく、グループ内の既存メンバーを展開して、このメンバーを別のグループにコピー追加するイメージです。したがって、既存のグループそのものは温存されます。

下の図では、既存の Office 365 グループにメンバー追加する際に、配布グループを検索して、そのメンバーを新規メンバーとして追加しています。同様の手順で他の Office 365 グループも検索してメンバー追加できます。

ただし、既存のセキュリティ グループからメンバーをインポートすることは今のところ(2016年5月現在)できません。とはいえ、今後、対応できるよう検討しているそうです。

• Add and remove group members in Office 365

パブリック グループとプライベートグループの変換

Office 365 グループにはパブリッグ グループ(公開) とプライベート グループ (非公開) の2つがありますが、以前までは作成時にどちらかに決めたら、あとからWebブラウザー上から変更できませんでした。しかし、最新のアップデートでは、い ずれのグループにも変更できるようになっています。

グループの作成画面の更新

従来はメールが有効なセキュリティ グループ作成は Exchange Online の管理ポータルから作成する必要があったりと統一された管理ページがありませんでした。新しいOffice 365 管理センター プレビューからは次のグループが作成できるようになりました。

• Office 365 グループ
• 配布リスト
• セキュリティ グループ
• メールが有効なセキュリティ グループ

これでグループ管理は少しわかりやすくなったのではないでしょうか?

Office 365 と オンプレミスの SharePoint Server とを連携させたハイブリッド構成に関する資料は下記のページにまとまっています。SharePoint Server 2016 関連も公開されています。ご参考まで。

• http://hybrid.office.com/downloads.html

Office 365 で OneDrive for Business や SharePoint Online 上に作成したドキュメントを共有していると、Office 365 Delve に表示されるようになっています。Office 365 Delve の利点は、自動的に人とのつながりをもとに、ログインユーザーに関係があるであろう他のユーザーが作成したドキュメントも一覧できることにあります。もちろん、当然アクセス権限は見ているため、アクセスできるドキュメントしか表示はされません。

とはいえ、人の作成したドキュメントをおすすめ表示してくれるというのは便利であるものの、勝手に広めてほしくないドキュメントもあるわけです。例えば、作りかけのものなどあります。見てもいいけど、まだ作りかけだし、、、というような具合ですね。

こうした場合は、次のように列を追加し、Delveへの表示をオフにしておきましょう。ただし、この手順は SharePoint Online 側で行ってください。OneDrive for Business でも設定は可能ですが、少々設定手順が込み入ってきますので、ユーザーレベルでは対応が難しいと思います。そもそも、OneDrive の運用として他のユーザーに共有したくなければ、共有設定をしない、もしくは "全員と共有" フォルダーには格納しないようにするという運用が良いと思います。さて、手順です。

1. 管理者として、リストやライブラリに HideFromDelve という名前の "はい/いいえ" 列を追加します。既定値は、"いいえ" にします。
   
2. ユーザーは、必要に応じてこのプロパティを "はい" に変更します。
   
3. 上記の例では、2つのファイル(Delve Test A.pptx, Delve Test B.pptx) をアップロードしていますが、Delve 上の最近更新されたドキュメントでは一方のファイルしか表示されません。一方は、非表示 ("はい") にしたからです。
   
   
   
   
   

もちろん、意図的にドキュメントを検索すればヒットはするのですが、少なくとも勝手に他のユーザーに勧めない、ということです。繰り返しになりますが、このアプローチは他のユーザーに "見せる" ことを前提にしています。他のユーザーには見せたくない! 検索もしてもらっては困る。というような場合は、あくまでもアクセス権限をきちんと設定しておくことをお忘れなく。

さて、少し技術的に掘り下げておくと、現在 SharePoint Online の検索スキーマには、HideFromDelve という管理プロパティが定義されています。この管理プロパティに ows_HideFromDelve というクロールされたプロパティがマップされるようになっています。Office 365 Delveは内部の仕組みは検索ですから、この管理プロパティを元に検索結果から除外するようになっているようです。

[参考] Delve でドキュメントを非表示にする

※上記資料は、サイト列を作るといいつつ、手順はリスト列の作成手順になってしまっています。が、そもそもサイト列である必要はありません。列名が HideFromDelve という名前になっていればOKです。