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2020年4月10日 (金)

Microsoft Teams の管理者向けの情報です。

Microsoft Teams のオンライン会議では会議のオプションを指定できるようになっていますが、5月の第1週から、Teams の管理者はこのうち「発表者となるユーザー」の既定値を変更できるようになるようです。

会議のオプション

基本的な使い方は以前公開している下記の記事を参照してください。

関連記事 : Office 365 を活用したテレワークについて vol. 3

現状の既定値は次の通り。

  • ロビーをバイパスするユーザー : 自分の組織内のユーザー
  • 発表者となるユーザー : 全員

このうちの「発表者となるユーザー」設定を、テナント全体の設定として既定値を変更できるようになる機能が現状開発段階に入りました。2020/4/6 にMicrosoft 365 ロードマップに次の機能が開発中のステータスとして追加されています。

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=63206

Roadmap_63206

日本語で要約します。

テナントの管理者は、会議ポリシーを使って「誰が発表者になれるか」についての既定値を変更できるようになる。最初は PowerShell コマンドで設定することになるが、すぐに管理ポータル上から構成できるようにする。5月の第1週からロールアウトを開始予定。

2020年3月18日 (水)

これまでの記事

4回目となる今回はタスク管理を取り上げます。

タスク管理と一言でいっても、プロジェクト管理を想像する人もいれば、単にメンバー間で仕事を分担するだけだったり、自分の「やることリスト」の管理だったりとさまざまです。

プロジェクト管理という話だと、おそらく何らかのツールを使っていることも多いでしょうから、特段 テレワークだから云々という話にはなりにくいと思います。

テレワークを中心としているので、離れていても関係者でスムーズに分業できるようにするために、今回は単純な「仕事の分担」と「やることリストの管理」を題材にしましょう。

Microsoft Teams とタスク管理

テレワークを行うことになったら、せっかく Office 365 を利用しているのであれば Microsoft Teams を主軸に置くとよいだろうという話を Vol 1 が一貫して説明してきました。

Teams 内にチームが作成されると、Office 365 のサービスの一つである Microsoft Planner もチーム単位で利用できるようになります。このツールを使って、仕事を効率よく分担し、進捗具合を互いに確認しあえるというわけです。 Coworking_space

ここで案外重要なのが、業務をタスク分解すること。

そもそも、タスクってどう作ればいいの ? という話です。

さまざまな業種、業態があり、業務は多岐にわたります。一概に「こういうのをタスク登録するといいよ」という話はしにくい。ですから、コンサルティングする立場になったときには関係者から話を伺ってアドバイスすることになります。それでもやってみないとわからないところはあるので、どういった粒度でタスクを仕分けるのが良いかを皆でしっかり議論し、まずは試してみることです。うまくいかなければ、粒度を変えて再度挑戦しながら定着させていくことが大切でしょう。

組織が大きくなればなるほど、仕事が俗人化しやすい。誰かがなんとなく、やってくれていて、よくわかっていないということも少なくないでしょう。そんな環境こそ、Planner を使ってみるのは良いかもしれません。

例えば、仕事を依頼するときは、チャットやメールでなぁなぁにせず、必ずPlanner 上にタスクとして登録していくというルールにする。すると誰にどの程度負荷がかかっているか、また遅れが出ているかなども少なからず可視化できるはずです。

さぼることを心配する? 

特にテレワークでは「会社にいないと遊んでしまうのでは」と考える組織が日本では少なくないようです。 Business_sabori_pc_solitaire

ですが、やるべき仕事が決まっていて、それを期限までにどの程度こなせているか、キャパシティをオーバーしているようならだれが協力できそうかを調整できる体制が整えば、時間の多くは各人の自由裁量にしたいところ。



ちなみに Twitter 上にはこんな意見も。

※余談ですが、越川さんはもともと Microsoft の方で、Skype for Business の前身となる製品を担当されていた時期があり、その製品に関する研修を私が担当させていただいていたので少し一緒にお仕事をさせていただきました。もう、十年以上前になるかも。

そして、さぼる心配より、さぼろうと思わないように仕事に対するやりがいを重視する組織であって欲しいとも思います。そのため、誰がどんな仕事をしていて、必要があれば助け合って効率よく仕事を終わらせるよう、リモートであっても協力しあいたいですね。

Microsoft Planner を使ったタスク管理

チームメンバーで共通の目的を達成するために必要なタスクをそれぞれに割り振っていき、終わったタスクから消し込んでいく。これが Planner におけるタスク管理の基本的な考え方です。何パーセント進んだかといった管理はしません。終わったか終わっていないか。これがすべて。 Kjhou_shifukuソフトウェアを使わなければ、こうした仕事の分担は昔であれば、まずタスクを付箋紙に書き出し、担当者を決め、ホワイトボードなどに張り出して、優先順位や処理する順番などをみなで調整します。これと同じ形式で、チームメンバー間の仕事を捌きます。

Planner を使うときに知っておきたい用語が、プラン、バケット、タスクです。

平たく言えば、プランは複数のタスクをひとまとめにするための大きな入れ物であり「製品発表会イベント」や「オンライン マーケティング」、「リモートワーク支援」など、いろいろ考えられます(インターネットの検索エンジンで "Microsoft Planner" というキーワードで画像検索をすると参考になります)。こういったところは柔軟な発想が求められるところでしょう。プラン名を下手に「○○部」などとしてしまないこと。もしそうなりそうなら、部内で抱えている仕事を洗い出し、仕事を分類して、プランの名前を決めてやるといった前処理を考えましょう。

この中にタスクを登録します。とはいえタスクの中には順番があったりと、さらにこまかな分類したくもなる。そこでバケットの登場です。ようはバケツですね。バケツを複数用意して、そこにタスクを登録していく。プラン名もバケツ名、タスク名も自由に指定できます。どう使うかはいろいろと工夫ができます。

チーム内には複数のプランを作成できるようになっています。図に示すと次のようなイメージです。

プラン_バケット_タスク

タスクは人に割り当てていきます。1つのタスクを1人または複数に割り当てられます。人がいて、そこに仕事を当てはめていくのではなく、タスクが先にあります。Planner 上でのタスク追加の操作も、こうした思想のもとにあります。

そして、タスクは「なるべく短期に消し込める」レベルに仕事を分解しておくことがとても重要! 

いつまでも消し込めないようなタスクを作ると、いつまでも片付かず次第にタスク管理をしなくなります。なるべくはプラン内にタスクが残っていないのが理想で、消していくきとでだいぶ仕事が片付いた! と思えるようにしたい。それでも、こまめにタスクを消し込まない人がいれば、オンラインミーティングなどで進捗を確認して一緒に消し込んでいくというような対策も考えておくとよさそうです。

Teams 内での Planner の利用

Teams の各チームにはタブとして Planner のプランを追加できるようになっています。具体的な操作イメージは次のビデオを参照してください。

プランの新規作成、バケット作成、タスクの作成の流れが分かります(音声なし)。

タスクの消し込みは次の通り。グラフ表示もできるため、進捗の遅れを確認できます。

なお、使い方に関する公式資料は次のリンク先に公開されています。

プランにタスクを追加する

タスクを割り当てられると、担当者にメールが送信されるようになっています。

タスクに関する会話

Teams を使っているので進捗伺なども、チャネル内のメッセージのやり取りで対応できます。

補足 : タスクの自動作成

余談ですが、申請処理の業務の場合は申請があればタスクが自動的に作成されるとか、1つのタスクが終わったら次のタスクが自動生成されるというような業務フローを作りたい場合は、Office 365 プランに含まれる Power Automate を使うとよいでしょう。

知見の共有

チームメンバー内でのタスク管理は試行錯誤することも少なくありません。たとえば、社内でタスク管理について「うちはこうやって見ている。いい点と、よくない点がしかじかで。。。」というような意見交換の場を Teams 内に設け (チーム作成しておくのがよいかも)、定期的なオンライン会議などでディスカッションするのもよさそうです。こうして蓄積したナレッジを他の業務にも社内で横展開していけると理想です。

個人のタスク管理

Planner とは異なり個人的な日々のタスクを登録して管理するのが To Do です。

チーム内で割り振られた仕事ばかりでなく、個人的に今日やるべきことを書き加え、その日に優先すべきものを確認します。毎朝、もしくは前日などにこれを確認するといった習慣化もできると、時間の切れ間のないリモートワークでは時間のメリハリをつけやすくなります。

この機能はWebブラウザーからも利用できますし、Windows 10 用の専用アプリや iPhone / iPad / Android に対応したモバイルアプリも公開されています。ちなみに、各アプリで少しずつ利用できる機能が異なります。

https://to-do.office.com/

画面イメージ

仕事はもちろん、買い物リストとか、料理のレシピなども登録できます。

Outlook on the web はタスク管理は To Doを使えるようになっています。メールにフラグを設定するとタスクとして登録できるように構成できます。また、メール自体または本文の一部から簡単にタスク登録もできます。また先ほど Planner から割り当たられたタスクも To Do にも追加されるように構成できます。今日、すべき項目を To Do で毎日確認し、優先順位を考えながら仕事を終わらせ、終わったものからすっきりと消し込んでいきましょう。

具体的な操作は下記のアニメーション GIF を参照してください。画像をクリックすると拡大表示できます。

タスクの登録

このように To Do は自分がすべき仕事を一元化できるツールです。

全体イメージ

To Do の最新情報や Tips などは 公式のTwitter アカウントをフォローすることをお勧めします。

Microsoft To Do 公式 Twitter アカウント

今回はここまで。

次回は SharePoint と Teams を取り上げたいと思います。

 

【オフィスアイ】1日でわかる! Microsoft Teams および Yammer による Office 365 利活用ワークショップ

対象者は、Office 365 をこれから導入する予定の方。Office 365 の導入を支援する方。初めて Office 365 の運用管理を担当する方。Office 365 を導入済みだが一部の機能しか利用しておらず、全体的な機能の利活用を見直したい方です。詳しくはお問合せください。

2020年3月 5日 (木)

これまでの記事

vol2 では時間管理をテーマに掲げ、テレワークするからこそ時間管理を意識的に行っていく必要があるという話をしてきました。

今回のテーマはオンライン会議を取り上げます。

ここからは具体的な使い方の Tips  などを紹介しますので、かなり技術よりです。

Microsoft Teams を使ったオンライン会議を利用する

Microsoft Teams ではオンライン会議を開催できます。 Video_kaigi

Teams のオンライン会議では、Webカメラを使って互いに顔を見合わせながらマイクを使って発言しあうこともできますし、プロジェクター代わりに発表者となっているユーザーのPC画面を共有しながら互いに会話を進められます。

では、どんなときに使うとよいか?

例えば次のようなケースが考えられます。

  • チャットやメールだけだとニュアンスが伝わりにくいところがあるので、直接対話したい
  • PC画面などを見せながら説明した方が、素早く理解してもらえそうだ
  • カメラを使って現場の状況をリアルタイムに伝えたい　　など

また弊社では定期的にSharePointを中心とした Office 365に関する研修を実施していますが、2月末より Teams のオンライン会議機能を使ってリモートでの研修実施に切り替えています。つまり、社内研修などでも活用できるということでもあります(当然、内容によりますけど)。

もちろん電話で済んでしまうこともありますが、オンライン会議であれば会話を補うチャットも併用できます。チャットが使えれば、たとえば、URLの案内、電話番号の案内などを伝えるのに相手にメモを取ってもらう必要がありません。「後でまとめて内容をメールします」というフォローも極力少なくて済みます。また場合によっては録画もできるため、言った言わないの問題も起こりにくい。

ところでオンライン会議というとWebカメラが付いていないとダメという印象を持つ方もいますが、音声だけでの参加もできますし、場合によっては視聴して必要に応じてチャットだけするというのも可能。

多くの場合は会議の開催者は PowerPoint などのファイルやWebブラウザーなどを画面上に表示しながら、話をすすめていくことになります。

Teams オンライン会議の画像

上の図はオンライン会議中に発表者のPC上にPowerPoint のスライドを表示し、これを参加者と共有しているところ。画面の下部に参加者および発表者の顔(写真)などが見えていますが、私以外はプロフィールの写真だけしか表示されておらず、参加者が Webカメラを使わずマイクのみで参加しています。

ですから、必ずしもWebカメラはなくてもさほど問題にはなりません。もちろん、発表者からすると参加者の様子がわからないので、本当に話を聞いてくれているのか? という不安はありますし、面白いことを言ってみても反応がなかったら寂しいなぁと思いますが。相手の反応を見ながら会話できるためWebカメラを利用できる方がよりベターであることは間違いありません。帯域が十分にありWebカメラがあるならお勧めです。

ここまでを整理すると、参加者(出席者)は次のような組み合わせで会議に参加できるということです。

  • Webカメラ + 音声(マイク) + チャット 
  • 音声 (マイク)+ チャット
  • チャットのみ

オンライン会議におけるユーザーの役割

ところで、Teamsでのオンライン会議では次の3つの役割にユーザーが分かれるということをご存知でしょうか? もちろん、Teams を使ったことがない方もいらっしゃると思います。使ってみようと思ったら、これは知っておいた方がよいでしょう。

  • 開催者 (Organizer)
  • 発表者 (Presenter)
  • 出席者 (Attendee)

開催者は文字通り、会議をOutlookまたはTeams上でスケジュールしたり、その場で会議を始めるユーザーです。開催者はオンライン会議に必要なすべての権限を持ちます。開催者は必ず一人だけです。開催者と同じく全ての機能が利用できるのが発表者です。発表者は複数指定できますし、参加者全員が発表者になることもできます。一方の出席者は利用できる機能が一部制限されます。

機能 開催者 発表者 出席者
発話とビデオ共有 〇 〇 〇
会議チャットへの参加 〇 〇 〇
コンテンツの共有 〇 〇  

画面に共有されているPowerPoint スライドを、個人的にパラパラと切り替えて閲覧できる (発表者のスライドを切り替えるわけではない)

 〇 〇 〇
画面に共有されたPowerPoint スライドの制御をとる 〇 〇  
他の参加者をミュートにする 〇 〇  
参加者を削除する 〇 〇  
ロビーで待機している参加者の参加を許可する 〇 〇  
他の参加者の役割を変える(例えば、参加者を発表者に変えるなど)

〇

 〇  
録画を開始したり停止したりする 〇 〇  

[参考] Roles in a Teams meeting

1つのオンライン会議に参加できるユーザー数は最大250名までとなっています。少ない人数の場合は、全員が発表者になるようにしておけばよいでしょう。しかし、人数が多くなる場合はこうした役割をユーザーに設定してあげる必要があります。そのため会議を開催する人は、こうしたオプションをうまく使えば、よりスムーズに会議ができるように準備できるということです。

具体的な役割の設定手順は後ほど説明します。

ところで、250人以上参加できる会議は行えないの? と疑問を持つ方もいるかもしれません。より大規模にオンライン会議を実施するなら、ライブイベントという機能を使うことを検討してみましょう。これだと最大1万人(10,000)まで参加できます。ライブイベントについてはまた、どこかのタイミングで説明したいと思います。

オンライン会議を開催または参加するために必要な環境 

Teams を使ったオンライン会議に参加するには次の3つの方法があります。

  • PC上にインストールした Teams デスクトップアプリケーション
  • PC上のWebブラウザー
  • モバイルにインストールした Teamsアプリ

Teams デスクトップアプリケーションは必要な機能を一通り備えているため、これがもっとも望ましい環境と言えます。それでもPC環境によってはインストールされていないし、事情があってインストール出来ないということも在るでしょう。

そんな時にはPC上のWebブラウザーを使うのが最も手軽です。ただし、利用するWebブラウザーの種類には注意が必要です。理想は クローム(クロミウム)ベースの最新版 Microsoft Edge もしくは Google Chromeです。

問題は、Internet Explorer 11 , Safari, Firefox です。これらは Teams のオンライン会議のほとんどの機能に対応しておらず、基本的には使えないと思った方がよいでしょう (全く使えないというわけではありませんが、PSTN回線接続での参加が必要であり、それでも使える機能がかなり制限されます)。

モバイルアプリは iOS 版、Android 版がともに提供されています。

詳しくは下記のリンク先を参照してください。

[参考] 

会議をスケジュールする

Teams 内の予定表から会議をあらかじめ予定しておけます(Outlook からも指定可能)。ちなみに、近く会議のスケジュール等の操作画面がアップデートされる予定となっています。2020年3月5日現在ということをご承知おきください。

大まかな操作は次のような流れでスケジュールします(ビデオには音声はありません)。

ところで、このようにスケジュールする場合に限り、会議の詳細を開いた状態から[会議のオプション]を指定できるようになっています。つまり会議開催前に指定できる設定です。次のスクリーンショットをご覧ください。このの画面下部にあるリンク部分をクリックすると指定できます。

Teams 会議のオプション

オプション設定画面は次の通りです。「ロビーをバイパスするユーザー」と「参加すると自動的に発表者となるユーザー」を指定します。

Teams 会議のオプション -1

設定ではロビーでの待機が必要のないユーザーを指定します。これに該当しない、つまり、ロビーに待機するようユーザーは、会議に参加しても、開催者または発表者が許可するまで会議に参加できません。

続いては「発表者となるユーザー」です。これは次の4つから選択できます。

  • 全員
  • 自分の組織内のユーザー
  • 特定のユーザー
  • 自分のみ

ここで指定するのは、ユーザーが会議に参加した際に最初にどの役割になるのか、つまり、出席者なのか発表者なのかです。ですが、会議が始まってしまえば、会議の開催者と発表者は、随時に、任意のユーザーの役割を変更できるようになっています。操作イメージは次の通り。

その場ですぐに会議を始める

その場ですぐに会議を始めることもできます。今すぐに会議を始めたいときは「予定表」上から「今すぐ会議」をクリックするか、もしくはチーム内のチャネルから開始できます。

詳しい手順は次のリンク先を参照してください。

全員をミュートにする

会議を始めて皆が会議に参加し始めると、誰かがうっかりマイクをミュートし忘れていてガサガサ大きな音が聞こえたり、ハウリングしている音が鳴り響いていたたりと、会議をスムーズに始められないことも少なくありません。そんな時は会議の主催者や発表者は全員を一旦ミュートしましょう。出席者の方には発表者の音声だけが届くようにしておくのがベストです。

一人ずつの場合は次のようにクリックしていきます。

Teams 参加者をミュートにする

3人以上いる場合は 「Mute all」メニューが表示されます。これをクリックして全員を一度にミュートにできます。

Teams 全ての参加者をミュートにする

背景をぼかす

自宅でもオフィスでもWebカメラを使っていると、他の人には見せたくない背後のあれこれがあります。

たとえば、次のビデオは有名な BBC のニュースですが、自宅から解説している最中に子供が乱入してくるというもので、気が付いた母親が急いで子供たちを回収するところはちょっと微笑ましい。

こんな時に役立つのが「背景をぼかす」機能です!

この機能が利用できるのはデスクトップ版の Teams アプリを使う場合だけですが、AI により人の顔以外の部分をうま～くぼかしてくれます。少々動いても大丈夫です。顔部分を追跡して、それ以外をぼかしてくれます。

操作は簡単で、ビデオをオフにしたまま会議に参加したあと、「...」をクリックして、[ぼかしてビデオ参加]をクリックします。

Teams - 背景をぼかしてビデオを開始

すると背景部分のみぼかしてくれます(↓娘のぬいぐるみで試したところ)。

Teams - 背景をぼかす

字幕表示

会議中の会話をリアルタイムで字幕表示する機能(ライブキャプションといいます)のプレビューが利用できるようになっています。が、しかし、残念ながら日本語は未対応。現在、英語(米国) のみ利用できます。

この設定ができるのはデスクトップ版とモバイルアプリだけのようです。

[デスクトップ版]

Teams ライブキャプション

[手持ちのiPad : Teams モバイルアプリ]

Teams ライブキャプション - mobile

試しに英語で発話してみたところ、キャプションを生成してくれました。日本語はまだ当分先かなぁ。

会議を録画する

会議の録画が可能になっており、会議が終わると録画された内容が自動的に Microsoft Stream にアップロードされるようになっています(※1対1の通話は録画できません。録画できるのは会議とグループ通話のみ)。

Teams の会議を記録する - Office サポート

会議を始めた後、開催者または発表者が[...] の部分をクリックし、レコーディングを開始します。

Teams - レコーディング開始

レコーディングが開始されると、画面上部にメッセージが表示される会議チャットにも「レコーディングが開始されました」と表示されます。

Teams - レコーディングの開始

会議の録画の開始および停止できるユーザーの条件があります。注意しましょう。

  • 会議の開催者および録画する人の両方が、次の いずれかのライセンスを持っている
    • Office 365 E1, E3, E5 A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium , Business Essentials 
  • Stream にアップロードできるアクセス権を付与されている

Teams のクラウド会議の記録

Microsoft Stream上に公開される録画内容は、AI を利用して音声を認識してトランスクリプトが自動生成されるため、互いに話した内容をそのまま文字に起こしてくれます(手動での修正も可能)。またこのトランスクリプトを使って、録画再生時にはキャプション(字幕)を表示できるようにもなっています。

下手に議事録をとる必要がありません。

Teams - Stream

ただし、既定では字幕が英語になっているので、必要に応じて日本語に切り替える必要があります。日本語に切り替えた後は、しばらく経つと日本語が生成されます(少し時間がかかる)。変更手順は次の通りです。なお、言語の変更だけでは適用ボタンがアクティブにならないので、説明部分など何かしら少し変更してみましょう。

その他の操作など

その他の会議に関する基本操作は次のリンク先が参考になります。

Twitter に投稿した関連記事。

今回はここまで。

次回はタスク管理について説明したいと思います。

 

【オフィスアイ】1日でわかる! Microsoft Teams および Yammer による Office 365 利活用ワークショップ

対象者は、Office 365 をこれから導入する予定の方。Office 365 の導入を支援する方。初めて Office 365 の運用管理を担当する方。Office 365 を導入済みだが一部の機能しか利用しておらず、全体的な機能の利活用を見直したい方です。詳しくはお問合せください。

2020年3月 3日 (火)

今日は Microsoft Teams を使って定期研修「1日でわかる! Microsoft Teams と Yammer による利活用ワークショップ」を実施しました。この時期なので、受講者の方々にご協力いただきリモート開催させていただきました。

受講した方へのフォローアップもかねて、私のテナントで今日から使えるようになった新機能をご紹介しておきます。

===

私が使っている Microsoft Teams のチーム内でタグが使えるようになりました(使っているテナントは対象指定リリースとなっているため、一般のテナントでは使えるのはもう少し先ですね)。

このタグは人をグループ化するためのものです。役割ごとにタグを作るのがよさそうです。

では具体的な作り方を紹介しましょう。

タグを作るときにタグ名とチーム内のユーザーを指定します。手順は次の通り。

このように作成すると、@メンション 時にこのタグを指定できるようになります。チーム内でも役割が分かれているときに、「えっと、この件は○〇さんと、○○さんが確か担当だから、2人にメンションに入れとこう」というようなことがあります。これを毎回やるよりは、タグを使ってチーム内のメンバーをさらに分類すれば、名指しがしやすくなるわけです。

タグを使ったメンション

ちなみにメンションのリンク部分をクリックすると、誰がメンバーかを確認できます。さらにこのメンバーに対して、グループチャットを開始することもできるようになっています。

うまく使えば、便利そうです!

詳細は下記の公式ドキュメントを参照してください。

「Microsoft サポート文書」 Teams でのタグの使用

「管理者向けドキュメント」Manage tags in Microsoft Teams

2018年10月 5日 (金)

 2018年10月1日より、500シート未満の新規 Office 365 テナントには Skype for Business Onlineは含まれなくなるそうです。Microsoft Teams が役割を引き継ぎます。

10 月 1 日より Microsoft Teams が Office 365 における会議/電話クライアントとなります【10/1 更新】

2018 年 10 月 1 日より、Skype for Business Online は 500 シート未満の新規 Office 365 顧客のテナントには含まれなくなります。 マイクロソフトでは、昨年 Ignite 2017 で発表した構想である、Skype for Business Online の機能を Microsoft Teams に移行するためのロードマップが完了したことを8 月にアナウンス (英語) いたしました。Teams はメッセージング、会議、電話機能に関する完全な機能を持ちます。 2018 年 10 月 1 日より、Skype for Business Online は 500 シート未満の新規 Office 365 顧客のテナントには含まれなくなります。Skype for Business Online を利用している既存テナントは、新規ユーザーのプロビジョニングを含め、Microsoft Teams に移行される日まで引き続き使うことができます。 

 ちなみに、Microsoft Teams は SharePoint との強力な連携機能を活用することで、より使い勝手よく使いこなせるようになります。Microsoft Teams を利用する方はぜひ SharePoint の最新機能も含めて把握するようにしましょうね。