SharePoint Designer 2013 のワークフローを使って、お知らせを自動送信したり、リマインダーメールを送付したりできます。この時、外部の Email アドレスにメールを送信することも可能です。
ただし、SharePoint 2013 ワークフローでは、対応していません。下記画面は Office 365 上の SharePoint サイトを使用していますが、宛先に外部ユーザーを指定すると次の警告メッセージが表示され、送付できません。
「選択したユーザーは、このワークフローの発行元のサイト上で有効でない可能性があります。受信者が有効な SharePoint ユーザーでない場合は、ワークフローの電子メールを受信できません。」
Office 365 の場合は、SharePoint 2013 ワークフローでは、送信先はテナント内のユーザーに限定されます。
しかし、SharePoint 2013 では SharePoint 2010 ワークフローも使えますので、こちらに切り替えて同様に処理を指定すると、問題なく送信できるようになります。
オンプレミスのOffice Web Apps 2013 サーバー にはオンライン ビューアー機能があります。これは、SharePoint サイト内ではなく、組織内のファイルサーバー上の共有フォルダーや Webサイト内に格納されている Office ファイルを Web ブラウザーで表示できるようにする機能です。
オンライン ビューアーを利用するには、Webブラウザーを使って次のURLにアクセスします。
http(s)://<Office Web Apps サーバー名>/op/generate.aspx
表示は英語のみです。
「Enter the address of the document」に共有フォルダーのUNCパスなどを指定し、[Create Link]ボタンをクリックすると、ブラウザー表示用のURLと埋め込みタグの2つが生成されます。
このリンクをブラウザー表示すると、SharePoint サイト上にある Office ドキュメントと同様にブラウザー表示できます。
Wiki ページや「お知らせ」リストなどに埋め込みコードを追加する場合は、サイト コレクションの管理はあらかじめ、"HTML フィールドのセキュリティ" 設定に、Office Web Apps サーバーのドメイン名を追加しておく必要があるので注意しましょう。私の検証環境では Office Web Apps サーバー名は wac2013.contoso.com となっているので、 "contoso.com" を追加します。
なお、インターネット バージョンは次の URL に公開されています。
基盤管理者側の設定
Office Web Apps サーバー 2013 は既定ではビューアーに表示できないようになっています。Office Web Apps サーバー上で PowerShell から Get-OfficeWebAppsFarm コマンドを実行すれば確認できます。OpenFromUrlEnabled が False になっているとビューアーは利用できません。
※画面は RTM の状態の時のものです。Office Web Apps であるため、若干表示されるプロパティが SP1 以降とは異なります。
有効にするには、Set-OfficeWebAppsFarm -OpenFromURLEnabled コマンドを実行します。結果として次のようになればOKです。
※画面は SP1 適用後の画面です。
また共有フォルダーへのアクセス権限設定ですが、Everyone 読み取りに設定しておきます。Office Web Apps サーバー上に共有するのでない場合は、Office Web Apps サーバーのコンピュータ アカウントに対しても読み取り権限を付与する必要があります。
[参考] Office Web Apps Server 2013 Support Blog
注意点
あくまでもビューアーであるため、編集はできません。また、認証が必要なファイルは開けません。つまり、広く公開して構わないドキュメントのみビューアーで公開できるということです。当然、機密データの扱いには不向きです。また、インターネット環境でも使用できるため、セキュリティ リスクを考慮し、UNCパスを許可しないようマイクロソフトは推奨しています。
検索に関するレポートはサイト管理者およびサイト コレクションの管理者は、サイトの設定ページから出力できます。しかし、定期的に任意の場所にCSVとして出力したい場合などは、このままでは対応できません。
そこで PowerShell を使うことで、こうした処理が行えます。Microsoft ダウンロードセンターに次のサンプル スクリプトが公開されています。
このサンプル スクリプトは署名されていないため、実行するには、PowerShellの実行ポリシーを unrestricted などに変更する必要がありますので注意しましょう。検証環境は unrestricted です。
このファイルを SharePoint 上にダウンロードし解凍たら、次のコマンドを実行します。
Import-Module <ダウンロードした AnalyzeSearchCmdlets.ps1 のパス>
あとはコマンドを実行し、特定の月のレポートを出力します
構文は次の通りです。
Get-SPAnalyticsReports -SearchServiceApplicaion "検索サービスアプリケーション名" -OutputDirectory "ファイルの出力先パス" -WholeMonth -StartDay "月の日付"
上記のコマンドで次の6種類のファイルが生成されます。
たとえば、r-query-*.csv は次のような出力結果です。
-Extractonly オプションを指定することで指定した月の1日ごとのレポートが GZファイルとして生成されます。
検索レポートは検索サービスのデータベースの一つであるリンク ストア データベースの情報を元に生成されるため、このスクリプトはこのデータベースからいくつかの情報を取得してきています。
以上、ご参考まで。
ご存じの方も多いかもしれませんが、これまで SharePoint Online で提供されてきたパブリックWebサイトが今後利用できなくなります。詳細は下記マイクロソフト社のサポート技術文書を参照してください。
2015年3月9日より、マイクロソフト社は新規顧客に対するパブリックWebサイト機能が停止されています。ただし、これまで利用してきいている既存ユーザーは今後2年間は、引き続きこのサービスを利用できるものの、いずれはサードパーティ ソリューションへの移行が必要となるとのことです。
上記サポート技術文書には、移行先として利用できる Microsoft Web サイト ホスティング会社として GoDaddy と Wix.com とが記載されていますが、日本国内ではどうなるのか、現時点では不明です。
SharePointベースで手軽にインターネット公開サイトが作れるというのは、よかったんですけれどね。とはいえ、色々と制約などもありましたし、デザインの変更もクセはあるものの、これがブラッシュアップしていってくれたらよかったのにと、個人的には思ってしまいますが、仕方ないですね。
ちょっと前になってしまいますが、2014年11月22日より、Office Web Apps サーバーはマイクロソフト ダウンロードセンターから入手できなくなっています。
これより前にインストーラーを入手している場合は、Office Web Apps のインストーラーを無償ダウンロードできたため、Office ファイルのブラウザー表示機能が無償で利用できたのですが、これ以降はボリューム ライセンス契約下でのみダウンロードできるようになったため、事実上無償提供ではなくなっています。
とはいえ、評価目的の場合は、MSDN を契約していれば、MSDN サブスクリプションから引き続き利用可能です。
