Microsoft リスト (SharePoint リスト) では、リスト アイテムの作成者のみがアイテムの表示をしたり編集したりできるよう設定できます。

SharePoint も最初の製品がリリースされてから去年(2021年)で20周年を迎えましたが、現在ある SharePoint のベースは SharePoint Server 2007 (2007年リリース)から受け継がれたものです。今回ご紹介するこの機能は昔からあるものですが、最近 Power Apps や Power Automate の利用者が増えるとともに SharePoint リストの認知度も格段に上がってきました。ですが反面、基礎的な知識がもれてしまっている人をよく見かけます。そのため、改めてこの機能を紹介しておこうと思ったわけです。

リストの設定

この設定はあくまでもリストおよびリスト内のアイテムに対してアクセス権限設定を行ったうえでのプラスαの機能だと考えてください。

たとえば、なんらかの申請を行うリストでは、リスト単位でユーザーに対して編集アクセス許可レベルを付与します。これでユーザーは全員アイテムの追加ができるようになりますが編集権限にはアイテムの読み取り権限も含まれるため、既定では他のユーザーが作成したアイテムを表示したり編集したりできます。これでは都合が悪いという場合は、編集権限をユーザーに与えつつ、作成者本人のみが作成したアイテムに対して読み取りもしくは作成/編集権限を許可するように追加設定できます。

この設定はサイト管理者やサイトの所有者が行いますが、これにより一般ユーザーは自分が作成したもの以外は非表示になります。しかし、サイト管理者および詳細な権限として「リストの動作を無視」権限と「リストの管理」を付与されたユーザーはアイテムの表示や編集が可能です。既定ではフルコントロールアクセス許可レベルに含まれるため、サイトの所有者やサイト管理者は閲覧および編集が可能です。ちなみに、このような設定はライブラリでは構成できません。

具体的な手順をビデオで説明しています。参考までにどうぞ。

YouTube: Microsoft List (SharePoint リスト) アイテムを作成した本人だけが表示および編集できるようにするには