下記、Microsoft Loop パブリック プレビューの勉強会の中で取り上げましたが、Loop 内の表に選択肢の列を追加できますが、この編集方法が少しわかりにくかったようです。

SharePoint Technical Notes : Microsoft Loop アプリ (public preview) - 勉強会の録画公開 (lekumo.biz)

スクリーンショットでもわかりにくそうだしと後から確認しやすいように編集手順だけをビデオにしてみましたのでせっかくなので共有します。

Microsoft 365 で OneDrive や SharePoint の検索をするときに、さっき削除したばかりのファイルが検索結果にまだ出てきてしまうということがあります。これは検索インデックスにしばらく情報が残ってしまうため。とはいえ、通常は数分程度で検索結果からも削除はされます。ちなみに、この現象は Google でも同じように起こります。

私たちが日々 SharePoint などで検索できるよう、検索のための情報が定期的に作成されています。どこにどんな情報があって、そこにはどういった言葉が含まれているのかなどが登録されているのです。この情報は検索インデックスといいます。

このインデックスを定期的に更新するプロセスが検索クロールという処理です。Google などの他の検索エンジンでも検索クロールが定期的に行われています。

Microsoft 365 の場合はテナント全体で共通の検索インデックスがあり、ここには情報を保護するためにアクセス権限の情報も含まれています。

Microsoft 365 内では検索クロールのタイミングは特に公開されていませんが、新しくファイルなどを使いすると早ければ1分くらいで検索結果には表示されるようになるので、かなりの頻度でクロールされているようです。新規作成だけでなく、「消した」という情報のアップデートもクロールのタイミングで行われるため時差が生まれるのです。

さて、冒頭の削除したのに検索結果に表示されてしまうかもしれないという問題ですが、もし検索結果に削除済みのファイルなどが表示されたとしても、実際には実体は削除済みなので検索結果をクリックしてももう存在しないと言われるはずです。

なお削除したコンテンツがどのくらい残っているのかはタイミングによります。実験すると数分で検索結果からも消えてくれることが殆どです。

アクセス権限と検索

SharePoint (および Microsoft Search)での検索結果はログインしているユーザーが持っているアクセス権限が反映されます。そのため閲覧できないコンテンツは検索結果には表示されません。自分には検索結果として表示されているファイルやページなどでも、他のユーザーにはそもそも表示されていないこともあります。

情報を漏えいしないためにも権限管理については、ユーザーといえども基本的な理解はとても重要です。

また、うっかり機密情報をうっかり共有してしまう場合に備えるファイルは秘密度ラベルという設定をすれば暗号化することも可能です。暗号化することで特定のユーザーしかファイルを開くことができないような制限ができます。秘密度ラベルの定義は組織全体で事前設定が必要なので、すぐに利用できない組織もあるでしょうし、すでに利用しているところもあると思います。なおファイルは暗号化すると検索ではヒットしなくなるというトレードオフもあり、うまく使い分けないと生産性は下がります。

秘密度ラベルに関しては弊社で研修も行っているのでご参考まで。

【オフィスアイ株式会社】Microsoft Purview コンプライアンス入門～Microsoft 365 ファイルおよびメールに対する機密情報保護と情報ガバナンス～ (office-i-corp.jp)

検索インデックスからの強制削除

かなり前はクロールに非常に時間がかかっていたため削除したコンテンツがしばらく残ることもよくありました。そのため、どうしても迅速に検索結果からも削除したいコンテンツがあれば、URLさえわかれば組織の管理者に依頼することで、検索インデックスから当該URLを削除してもらうこともできます。

SharePoint 管理者(※サイトの管理者ではなく、組織全体の管理者相当の管理者) は次の場所から検索インデックス内の特定のURLの情報を削除できます (下記の操作画面はオンプレミスのサーバー時代からあるものです)。ただ、前述した通り、現在は素早く削除情報もインデックスに反映しているようなので、数分程度待てば消えているはずです。どうしても消えていない情報があれば試してみるといいと思います。

1. SharePoint 管理センターにアクセスする。
2. [その他の機能]>[検索]の[開く]をクリックする。
   

   

3. [検索結果の削除]をクリックする。
   

   

4. 削除したいURLを入力して[今すぐ削除]をクリックする。
   

   

   
   
   
   

 補足: ごみ箱について

ごみ箱は最初から検索インデックスの対象外なので、クロールされてもインデックスに含まれることはありません。したがって、検索結果には表示されません。

※2023年4月6日時点の情報です。

Microsoft Loop アプリには複数のページを作成できますが様々なテンプレートが用意されています。このテンプレートを一通り確認すれば、どんな用途で使えそうかの参考になります。

テンプレートを利用するには、まずページを新規に追加します。ワークスペース名の右隣にある + マークをクリックすると追加できます。

新規作成すると画面の下部にテンプレートの候補が表示されます。

最下部にある[その他のテンプレートを探す]をクリックするとテンプレート一覧(テンプレートギャラリー)が表示できます。

テンプレート一覧

現在利用できるのは次の10個のテンプレートです。

• Project Brief
• Team Decision 
• Project Planning
• Meeting Notes
• Bad Idea Brainstorm
• Product Wiki
• Action Heroes
• Stand-Up Meeting
• Issue Tracker
• Problem Framing

ここからは各テンプレートの概要と、ところどころで私見をメモしていきます。

Project Brief (プロジェクト ブリーフィング)

新たなプロジェクトのキックオフに使用する。目的設定やメンバー確認、タスクの確認など。

Team Decision (チームの意思決定)

チームで何かを決める。何か重大な決定をするときに正しい方向を選択できるようにメンバーで支援する。

Project Planning (プロジェクト計画)

次期プロジェクトの定義、範囲、マイルストーンなどを共有する。

Meeting Notes (会議メモ)

効果的な会議の計画するためのメモ。

Bad Idea Brainstorm

悪いアイデアをバックエンジニアリング することによって、革新的なアイデアをブレストする。

※ バッド アイディア ブレインストーミングという言葉があるというのを個人的に初めて知りました。ネットでも"Bad Idea Brainstorm" のキーワードで検索するといろいろと出てきますね。Bing のチャットに聞いてみたら次のように回答が返ってきました。

"Bad idea brainstorm"とは、最悪のアイデアを出すことを目的としたブレスト法です。参加者に、新しい有用なアイデアを出すことではなく、ますますばかげたアイデアを提案するように促すことで、最悪の可能性を探ります。
この方法は、緊張感を和らげ、参加者が自由に意見を述べることができるようになるため、軽い雰囲気で行われることが多いです。

確かに革新的な製品開発などではそういった取り組みを聞きますが、これを Bad Idea Brainstorm というんですね。

Product Wiki (製品Wiki)

製品に関する情報を収集しまとめる。※製品開発段階での情報収集などだろうと思います。既存の製品に関する情報をナレッジ管理するというのであれば、Viva Topics を使う方が適しているように思います。Viva Topics ならAIによって自動的にあちこちに散らばる情報を収集してページに取りまとめてくれます。Wikiといってもどんな段階で、どういった目的で使いたいかによって選択肢は色々と変わってきますね。

Action Heroes (アクション ヒーローズ)

チームメンバーにアクションアイテムとしてタスクを割り当てる。※既定ではタスクを追加しているのではなく単なる表ですね。Viva Goals などの OKR を管理する際に、補助的にこうしたページで手軽に Objective と Key Results を簡易に定義していくのはよさそうです。ところで、米国の方はヒーローって言葉がほんと好きですよね。日本語だとニュアンス的にしっくりくる言葉はなんでしょうね?

Stand-Up Meeting (スタンドアップ会議)

新規プロジェクトの会議で、チームから提起された最新情報、アイデア、ブロッカー(障害になるもの)を収集する。
※スタンドアップ会議は、直訳すれば立ったまま行う会議という意味で、15分程度の簡易な進捗確認などをする会議のこと。

Issue Tracker (課題追跡)

問題や課題を追跡する。※Microsoft Lists にも同じものがありますね。Power Automate などとの連携を考えると Microsoft Lists を使うことが適していることもありそうです。従来だと SharePoint ページにこうした情報をまとめてページにリストのWebパーツを追加して、、、ということをしてきました。

Problem Framing (問題のフレーム化、プロブレムフレーミング)

特定の問題や障害を解決可能な小さなパーツに分解する。※ Problem Framing という手法があるんですね。問題解決に取り組むための手法。これもインターネットで検索すると多くの情報がでてきます。

さて、ここまでが現時点でのビルトインのテンプレートです。むろん、ここにあるテンプレートのような使い方が必ずしも正解というわけではないので、自分が抱える業務を見直し、うまく適用できそうなところを探ってみるといいと思います。