2025年3月

2025年3月 4日 (火)

2024年11月末に開催した Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 で自分が登壇したセッションの録画をブログで案内するのを失念していたので改めて共有します。

私が担当したセッションは次の2つです。

  • Microsoft 365 の高度なドキュメント管理徹底詳解 ～フル機能を使った高度な管理～ (A13)
  • Microsoft Planner: タスクの配布機能を利用して繰り返しタスクを作成しよう! (A05)

ドキュメント管理について

Microsoft 365 のドキュメント管理の中心は SharePoint です。SharePoint および OneDrive, Teams と Power Automate, SharePoint Premium、Microsoft Purview の秘密度ラベルと保持期限、Microsoft 365 Copilot を組み合わせることで高度なドキュメント管理が可能です。それぞれをシナリオベースで1時間ほどデモしています。SharePoint が持つドキュメント管理のポテンシャルを一通り把握できるとおもいますので、まだご覧になっていない方はぜひどうぞ。


YouTube: A13「Microsoft 365 のドキュメント管理徹底詳解 フル機能を使った高度な管理」

ちなみに過去にも一貫してドキュメント管理を題材にセッションを行っています。関連セッションも書きに掲載しておきます。

Planner による複数の繰り返しタスクの配布

もう一つはニッチな路線なので、少しでも刺さる人がいればいいなぁという思惑で登壇してみました。

内容としては初心者向けではなく、どちらかというと組織の管理者向けであり、Planner をある程度使ったことのある方向けの内容です。アンケートでは参加していただいた方から、もっと Planner の基本的なところでこんな使い方はできないのか、というような基本的な使い方とQ&A のようなセッションの方がよかったと書かれている方もいましたが、今回のセッションの目的はそこではないので予めご了承ください。

複数の拠点に毎月決まったタスクを割り当てる必要があり、各拠点のタスクの進捗などを一元的に把握できたり、もしくは複数の特定のチームの個々のメンバーにタスクを配信するといった機能の話です。

こちらも良ければどうぞ。


YouTube: A05「Microsoft Planner: タスクの配布機能を利用して繰り返しタスクを作成しよう!」

SharePoint チームサイトにある「自分たちと共有」(Shared with us) 機能が 2025年4月から5月にかけて廃止されます。現在、Microsoft はSharePoint 全体のエクスペリエンスの改善に注力しているとのことで、その一環としての対応だそうです。

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この機能に直接アクセスするには次のURLを利用します。末尾に ?view=3を指定すればアクセスできます。

https://<任意のチームサイトのドキュメントライブラリのURL>?view=3

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この機能はサイトのメンバーと共有されているファイルやフォルダーを一元的に確認できるように用意されていたものです。

とはいえ、実際、たぶん多くの方がこの機能を使っていなかったのではないかと思います。操作の同線としてここにわざわざ見に来ることがほとんどないんですよね。

今後は?

さて、これに代わる直接の機能は用意されないようですが、大体の方法が2つ提示されています。

1. OneDrive の「共有」にアクセスして「あなたと」(With you) にアクセスする

自分と共有されているファイルやフォルダーがここには一元的に表示されます。

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2. Microsoft Teams またはメールで通知を受け取る

現在、Teams や Outlook 経由でファイルを共有するときに、ユーザーは直接 Teams のチャットやメールでファイルの共有通知を受け取れますので、それをそのまま利用するということです。

まとめ

以前にもブログに書きましたし、イベントでも話していますが、ユーザーがファイルにアクセスする入り口として OneDrive という1つの入り口から、Microsoft 365 内のさまざまなドキュメントにアクセスできる導線が用意されています。

メールなどで新しいファイルの共有通知がきてアクセスすれば、OneDrive にも最近開いたファイルとして履歴が残ります。自分が関わりのあるファイルは OneDrive からアクセスするのが妥当でしょう。