2022年7月30日に Japan Office 365 Users Group の勉強会で登壇させていただき「Microsoft Viva Topics の基礎」について説明しました。

第35回 Office 365 勉強会 - connpass

Viva トピックは SharePoint ベースのナレッジ管理ソリューションです。その時の録画と資料を公開しておきます。

録画

勉強会の録画を一部編集して公開しています (Q&A についてはカットしています)。

資料のリンク

SharePoint リスト (Microsoft Listsも同じ) の詳細オプションに「このリストの既定以外のビューを検索結果に表示しますか?」というオプションがあります。この値は既定ではオフ(いいえ)です。これをオン(はい)にしたらどうなるのか?

これを "はい" にすると、「ビュー名」でビューのリンクが検索できるようになります。たとえば、既定のビュー以外に独自に「おむすび」という名前でビューを作ります。既定ではこのビュー自体の検索はできませんが、上記のように設定を "はい" に変えることでビューのリンクも検索結果に表示されるようになります。まぁ、ビューのリンクを検索したいというニーズがどれほどあるかという話ではありますけど、気になっている方にとってはこういうことです、という話です。

Viva ラーニングに SharePoint 上のコンテンツを公開できるという記事を以前書きました。

[関連記事]

• Microsoft Viva ラーニングに SharePoint上のコンテンツを公開しよう (SharePoint Technical Notes) (weblogs.jp)
• Microsoft Viva ラーニングとは? (SharePoint Technical Notes) (weblogs.jp)

以前は、Microsoft 365 全体管理者または知識管理者の役割を付与されたユーザーだけが全社的に SharePointサイト上のコンテンツを追加できていたわけです。

これに加え、新しい機能として Microsoft Teams 上のタブとして Viva ラーニングが追加できるようになり、ここに従業員自らSharePoint 上のコンテンツを追加できるようになりました。もちろん、SharePoint 上のコンテンツ以外にも従来通り LinkedIn Learning や Microsoft Learn のコンテンツも複数組み合わせることができます。つまりチームごとに自分たちの判断で必要なコンテンツ(教材)をタブに追加して、「これちゃんと勉強して理解しておいてね」という情報共有がしやすくなったのです。

とはいえ、この機能を使うにはMicrosoft 365 管理センター上で管理者が事前に次の機能を有効にしておく必要があります(既定ではオン)。

[設定]>[組織設定]>Viva ラーニング> "従業員が SharePoint から Microsoft Teams のチャットおよびチャネルの Viva ラーニング タブに独自のコンテンツを追加できるようになる" がオンになっていること

あとは任意のチャットまたはチャネルで Viva ラーニング タブを追加していくだけです。

以上の手順で、SharePoint 上のビデオや PowerPoint などのコンテンツを公開できます。

秘密度ラベルを適用したMicrosoft 365 グループを作成することで、最初から秘密度ラベルで保護されたチームサイトを作成できます。

こうしたグループ作成は SharePoint REST API または Microsoft Graph APIを用いて作成できますが、PowerShellを使う場合には委任の設定が別途必要になります。詳しくは下記の情報が詳しいです。

Create M365 Group with Sensitivity Label programmatically

Creating the M365 group with Sensitivity Label starts the modern Team site with desired protection. This can be done with SPO Rest API or Microsoft Graph API, both require delegated permissions. The following sample scripts use AAD App ROPC authentication flow (Resource Owner Password Credentials)...

そこで、そういえば Power Automate を使う方法もあるなぁと思いせっかくなので SharePoint コネクターを使った場合のスクリーンショットを共有しておきます。利用するURLは " _api/GroupSiteManager/CrateGroupEx " 。もちろん、これを実行できるのは Microsoft 365 グループが作成できる権限を持っているユーザーに限られます。

以上で追加設定は特に不要です。

ちなみに、SPSiteLanguage はサイトの既定の言語を指定する LCID (ロケールID) で、日本語だと 1041、英語だと1033です。秘密度ラベルは、CreationOptions 内でラベルIDを指定します。このように作成すればチームサイトは最初から秘密度ラベル適用済みになります。

この方法がわかっていれば、SensitiveLabelは必須ではないので単純な Microsoft 365 グループを作ることもできますよ。

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秘密度ラベルを使った Microsoft 365 のデータ保護については弊社でオリジナル研修を行っていますので、こちらも併せてどうぞ。

【オフィスアイ株式会社】Microsoft Purview コンプライアンス入門～Microsoft 365ファイルおよびメール・チャットに対する機密情報保護と情報ガバナンス～ (office-i-corp.jp)

以前下記の記事で Microsoft 365 SharePoint サイトのホームページを不意に削除してしまった場合の対処方法について書きました。

SharePoint - ごみ箱のURLを覚えておこう (SharePoint Technical Notes) (weblogs.jp)

ただし、この方法は既定の Home.aspx  を削除してしまった場合の話でした。

ですが、Home.aspx ではないページをホームページに指定していて、かつ、ついうっかり複数のサイトページを一括して削除して待ったという場合はどうしよう? 

もちろん、削除したページすべてを復元するという荒療治もできますが、不要なファイルは復活させたくないものです。そもそも、ホームページに設定していたページはどれなのか。これを探るには SharePoint REST API や PowerShellコマンドを使えばわかるのですが、もっと簡単に確認したい。

一番手っ取り早いのはやはり SharePoint REST APIを使う方法なのですが、コーディングは不要で単純にWebブラウザーで次のURLを指定します。

️ https://<サイトのURL>/_api/web

これでサイトの情報が XML形式で取得でき、ブラウザー上に表示されます。この中の「<d:WelcomePage>SitePages/"ページ名"</d:WelcomePage>」を見つけ出すと、これがサイトのホームページです。

上記の例では "後から作ったホーム.aspx" となっています。

後はこのファイルのみをごみ箱から復元すればよいわけです。