SharePoint サイト(※モダンサイトです) でサイトページまたはニュースを作成していて、ついうっかり目的のサイトではないところに作成してしまうことがあります。しかし、サイトのページライブラリで操作メニューを確認してもページのコピー先は同一サイトに限られます。残念ながら既定ではサイト間でのページのコピー機能は用意されていません。ですが、どうしても別サイトに一から作成しなおすのは大変だということもあるでしょう。

そんな時には、Power Automate を使ってサイト間でページをコピーするのが最も手っ取り早い方法です。ただし、この場合も注意しなくてはいけないことがあります。まず、コピーしたときには元のサイト内のコンテンツのリンクを持っているとそのままコピーされることになるので、アクセス権限の設定状況によってはユーザーが画像やファイルなどのコンテンツを参照できないかもしれません。また、リストWebパーツやドキュメント ライブラリWebパーツを追加している場合も、もともと同一サイト内にリストやライブラリがある前提となっています。そのため、同一の名前のリストやライブラリがコピー先のサイトにあればそれを取得することになりますが、当該するものがなければWebパーツは空になります。

このように、いつかの懸念事項があるため技術的にはコピーできるものの、運用上のユーザーが混乱することを懸念して、既定では別サイトに安易にコピーができないようになっているのではないかと推測しています。ですから、Power Automate が使えるからと言って安易に利用せず、注意深く利用するようにしてください。

事前準備

今回はSharePoint コネクターの「ファイルのコピー」アクションを使いますが、このアクションでは、コピー元のサイトの「サイトのページ」ライブラリのGUIDが必要です。これを手軽に取得するには、まずサイトのページライブラリの「設定」ページにアクセスすることです。このページを表示しているときのURLを確認しましょう。

例えば、URLは次のようになっています。

https://<サイトのURL>/_layouts/15/listedit.aspx?List=%7B39a28bb9-3567-475b-a289-f54555841fc8%7D

この末尾の List=の部分がサイトのページライブラリのGUIDです。%7B は "{" のことで %7D は "}" のことです。そのためこのライブラリの GUID は 39a28bb9-3567-475b-a289-f54555841fc8 ということになります。サイトのページライブラリの GUIDは Power Automate から取得することもできますが、フローを実行することなくWebブラウザーだけでさっと確認できるためこの方法も覚えておくとよいでしょう。

フローの構築

今回のフローでは SharePoint コネクターの「選択したファイルの場合」トリガーを利用します。これにより、いつでもコピーしたいページから直接フローを開始できるようになります。ただし、この「選択したファイルの場合」トリガーを使う場合はフローは必ず既定の環境に作成するようにしてください。

なお、ライブラリ名はドロップダウンからは選択できないためカスタム値として先ほどの GUID を指定しましょう。

次に「ファイルのプロパティの取得」アクションを追加します。ここではトリガーと同じサイトのアドレスとライブラリ名を指定します。IDは「選択したファイルの場合」トリガーで取得したIDを指定します。

最後に「ファイルのコピー」アクションを追加します。

現在のサイトのアドレスはコピー元のサイトを選択します。コピーするファイルは「ファイルのプロパティの取得」アクションで取得した識別子を選択します。

送信先サイトのアドレスはコピー先のサイトのアドレスを指定します。インストール先フォルダーはフォルダーアイコンをクリックして SitePages を選びます。

別のファイルのがすでに存在する場合の指定は、今回は Copy with a new name を選択します。

あとはフローを保存して、コピー元のサイトの「サイトのページ」ライブラリから任意のページを選択して、フローを実行するだけです。

SharePoint サイトを作成すると既定で3つの SharePoint グループが作成され、それぞれのグループに対してサイトのアクセス許可レベルが付与されるようになっています。

例えば Business Travel というサイトを作成すると次の3つのグループが作成され、アクセス許可レベルが付与されます。

• Business Travel 所有者…フルコントロール
• Business Travel メンバー…編集
• Business Travel 閲覧者…閲覧

基本的にはこの3つのグループをうまく活用してサイトを管理していくことになります。

ところでこの SharePoint グループは、管理画面を利用していると権限管理との関係性がわかりにくいものです。特に、サイトの権限管理画面からグループを削除したように見える操作は多くの利用者が混乱します。SharePoint グループとサイトの権限管理の関係を把握し、もしサイトに対する権限を削除してしまった場合でも復元する方法を知っておきたいものです。

次のビデオでは、既定の SharePoint グループとサイトのアクセス権限の関係を説明しています。間違って権限を削除した場合に、元に戻す手順も解説しています。

※ビデオで解説しているサイトは Microsoft 365 グループが紐づかないサイトを使っています。Microsoft 365 グループが紐づいていても原理は同じです。

権限グループと既定の SharePoint グループの関係

サイトの歯車アイコンから[サイトのアクセス許可]をクリックすると表示される次の3つを権限グループと呼びます。

• サイト所有者
• サイト メンバ
• サイト閲覧者

この画面上からユーザーやグループに対してフル コントロールを割り当てると「サイト所有者」に所属します。また、編集を割り当てると「サイト メンバー」に所属します。読み取りを割り当てると「サイト閲覧者」に所属します。

この権限グループは内部的には次の図に示すように既定の SharePoint グループと既定で付与されるアクセス許可レベルと連動しています。

SharePoint サイトのドキュメント ライブラリには画像をアップロードしていると、ビュー上に「画像タグ」列を追加できるようになっています(2022年2月現在、この機能はロールアウト中であるためテナントによっては利用できない可能性があります)。

この列の値は AI により自動的に値が入ってくることがあります。SharePoint は画像アップロード時に画像を調べて自動的にキーワードを割り当てようとします。ただし、不正確だったり、適切なタグが見つからないこともあるため、必ずしも値が生成されるわけではありません。

自動的に生成された画像タグは、画像が更新されるたびに再作成されます。ただし、手動で追加したタグは削除されません。

画像タグの編集

この画像タグの値は、ファイルのプロパティ編集を行うことで手動で書き換えられます。

タグを入力したら Enter キーを押下することでタグが決定されます。不要なタグは×で削除できます。なお、画像タグ列は文字数制限があり、255文字までとなっています。

利活用

このようにタグを追加しておくことで、検索時にキーワードで絞り込んだり、フィルター条件に利用できるので便利です。

参考

Work with image tags in a SharePoint library

Whenever you upload an image to a library in SharePoint in Microsoft 365, descriptive keywords (or tags) based on the content of the image are automatically added to an column in the library. If an image contains tags at the time you upload it, those tags will also be added to the Image Tags column.

SharePoint サイトの Home.aspx はサイトのページライブラリに格納されており、これが各サイトのホームページとなっています。このファイルはサイトの編集アクセス許可レベル以上ある場合は、削除できてしまいます。

削除してしまうと、いざサイトにアクセスしようとしたときに 404 Not Found エラーが表示されファイルが見つからないといわれます。

ですが、サイトが壊れたわけではなくホームページが見つからないといわれているだけなので、慌てずに対処しましょう。ですが、ファイルがごみ箱に移動しているので、速やかに対応しないと3か月ほどたつと完全削除となってしまうのでご注意を! 

さて、こんな時に覚えておきたいのがごみ箱に直接アクセスできるURLです。

ごみ箱の URL は次のように決まっています。

<サイトのURL>/_layouts/15/RecycleBin.aspx?view=5

ちなみに、サイトコレクションの管理者 (サイトの管理者)は第2のごみ箱にもアクセスできます。もし、ごみ箱からさらに削除されてしまっているような場合は、最悪ここから復旧できるかもしれません。ここは時間との兼ね合いでしょう。このURLは末尾のパラメータが13 です。

<サイトのURL>/_layouts/15/RecycleBin.aspx?view=13

ちょっとしたトラブルも冷静に対処したいものです。

SharePoint Syntex は SharePoint サイト内のドキュメント ライブラリに格納されるファイルを AI によって解析して、ファイルを識別し、メタデータを抽出したり、コンテンツタイプを判別して自動的に適用できるサービスです。2021年の1月に.NETラボ勉強会で概要などを説明しているので、SharePoint Syntex のご存じない方はそちらも参照してください。

[.NETラボ勉強会] SharePoint Syntex についてのセッション録画および資料公開 (weblogs.jp)

この機能を利用するには追加契約 (Office 365 ライセンスへのアドオン)が必要で、月額ユーザー当たり540円 (年間契約)となっています。ライセンスの詳しい情報は下記に公開されています。

SharePoint Syntex | AI コンテンツ サービス | Microsoft 365

モダンテンプレート機能 (コンテンツ アセンブリ)

さて、この SharePoint Syntex に新たな機能として「モダン テンプレート (最新のテンプレート)」機能が追加されました。

多くの組織ではファイルは一から作成するのではなく既存ファイルを部分的に修正して再利用することが多いものです。このことを踏まえて、マイクロソフトは SharePoint Syntex に「コンテンツ アセンブリ」という概念を導入し、新たなドキュメント作成のアプローチとして Word ファイル生成時にリストやライブラリの列の情報を再利用できるように「モダン テンプレート」を追加しました。この機能が利用できるのは SharePoint Syntex のライセンスを持つユーザーだけです。

Microsoft のコンテンツ アセンブリを使用してドキュメントを作成SharePoint Syntex | Microsoft Docs

この機能が利用できるとき、ドキュメントライブラリの[新規]メニューに[新しいドキュメント テンプレート]が表示されます。

これをクリックするとローカルPC上のファイル選択画面が表示されるため テンプレートとして利用したい Word ファイル (.docx)を選択します。すると次のようなテンプレート作成画面が表示されます。手順はビデオを参照してください(音声なし)。

ビデオ内でもあったようにテンプレート内にプレースホルダーを追加できるのですが、選択肢は「ユーザーがテキストまはた日付を選択する」または「リストやライブラリの列を選択する」の2つです。

リストやライブラリの列を選択するとき、参照列は選べないので注意しましょう。利用できる列の種類は現在のところ次の通りです。

• 1行テキスト
• 複数行テキスト
• 場所 
• 日付と時刻
• 選択肢
• はい/いいえ
• ハイパーリンク
• 通貨
• 数値
• ユーザーとグループ
• 集計値

テンプレートを公開したら、このテンプレートからファイルを生成します。この時、編集できるのはプレースホルダーのみです。これも手順をビデオにしています。

プレースホルダーの値を入力するときリストを使っている場合は便利な挙動をしてくれます。同一アイテムの列をプレースホルダーとして複数している場合は、一つアイテムを選ぶと自動的に他の列の値も充填してくれます。

例えば、この例だと、受講者名を選ぶと組織名も一緒に充填される。コース名を選ぶと開始日と終了日が一緒に充填されます。