SharePoint Technical Notes: Microsoft 365

SharePoint ドキュメントライブラリ内の"リンク"の検索

SharePoint ドキュメントライブラリ内には URLファイルを作成できるようになっており、別の場所にあるファイルへのリンクを追加することが可能です。

一見すると便利な機能ですが検索に関しては要注意です。

このリンクファイルは検索エンジンが "英語" ドキュメントとして解析してしまうためファイル名が日本語(英語以外)だとうまく検索できません。また、あくまでライブラリ内には実体は存在しないため、全文検索しようにもできないわけです。

サイトの利用状況と UserAgent

SharePoint のサイトの利用状況のページには「一般的なプラットフォーム」の利用状況の概況が確認できるようになっていますが、ここで気になったのが UserAgent。

ちなみに、サイトの利用状況に関しては、以前、記事にしました。

「[SharePoint Online] サイトの利用状況について」

さて、この「一般的なプラットフォーム」では分析結果から、利用端末が次の5つに分類されるわけです。

デスクトップ
モバイルWeb
モバイルアプリ
タブレット
その他のデバイス

この判定は UserAgent を使っているそうですが、具体的にどう判定しているかはドキュメントもなく判然としないところがあります。これから、Microsoft Teams って Webページをタブで追加しているけど、あれはUserAgent はどうなるんだ? といった疑問も。

ということで、判定がどうなっているかは別にして UserAgent がどうなっているかを興味本位で確認したので、せっかくなのでここに記録しておきます。ちなみに、私の利用しているPC環境は Windows 10 であり Edgeは Chromium ベース( 83.0.478.50) です。それと、Google ページで UserAgent は確認できるようになっていたりもしますが、せっかくなので SharePoint 上にWebパーツを作って確認しました。

Edge

Chrome

IE11

私の環境だと、InfoPath.3 が見えているのが面白いですね。InfoPath 、入れてはいるけど、もうずいぶん使っていないなぁ。

Microsoft Teams のデスクトップアプリ

Teams って表示されるのですね。

iPad にインストールしている SharePoint モバイル

SharePoint for iOS。

iPad の Safari

Macintosh となるのか。

Android の SharePoint モバイル

SharePoint for Android。

Android 上の Chrome

特筆すべきところはあまりないかな。

結果

これらをもとに解析しているんだなぁと考えながら、サイトの利用状況を確認するのも面白いですね。

※個人的に気になったところを赤字にしていますが、特に意味はありません。

ブラウザ等	UserAgent の取得結果の例 (私の環境の場合)
Edge	Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/83.0.4103.97 Safari/537.36 Edg/83.0.478.50
Chrome	Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/83.0.4103.97 Safari/537.36
IE11	Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; WOW64; Trident/7.0; Touch; .NET4.0C; .NET4.0E; .NET CLR 2.0.50727; .NET CLR 3.0.30729; .NET CLR 3.5.30729; InfoPath.3; Tablet PC 2.0; rv:11.0) like Gecko
Firefox	Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64; rv:75.0) Gecko/20100101 Firefox/75.0
Teams desktop app	Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Teams/1.3.00.13565 Chrome/69.0.3497.128 Electron/4.2.12 Safari/537.36
Safari (iPad)	Mozilla/5.0 (Macintosh: Intel Mac OS X 10_15_4) AppleWebKit/605.1.15 (KHTML, like Gecko) Version/13.1.1 Safari/605.1.15
SharePoint App mobile (iPad)	Mozilla/5.0 (iPad; CPU OS 13_5_1 like Mac OS X) AppleWebKit/605.1.15 (KHTML, like Gecko) SharePoint for iOS
SharePoint App mobile (Android)	Mozilla/5.0 (Linux; Android 9; SHV44 Build/S8024; wv) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Version/4.0 Chrome/83.0.4103.106 Mobile Safari/537.36 SharePoint for Android
Chrome- Android	Mozilla/5.0 (Linux; Android 9; SHV44) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/83.0.4103.106 Mobile Safari/537.36

Microsoft Teams の Wiki の使いどころとその実体は?

Microsoft Teams のチームにはチャンネルごとに Wiki を追加して利用できるようになっています。5月のイベント時もそうでしたが、この Wiki の使いどころに悩んでいる方も少なくないようです。そんな質問をいくつかいただきました。

そこでこの記事では Wikiの使いどころや実体について少し掘り下げてみようと思います。

Wiki の使いどころを考察する

Wiki は「必ずこうして使いましょう」という決まりはありません。ただ、特徴を捉えることができれば、うまく活用できるだろうと思っています。

Teams 内では会話重要な要素の一つです。すなわちリアルタイムコミュニケーションが重視される "会話" では、最後に書かれたメッセージが優先的に表示されます。それは、新しいメッセージだったり、既存のメッセージへの返信だったり。会話だと、表示場所が頻繁に入れ替わるのです。これの利点としては最新の活動状況などが比較的に把握できるわけです。

ですが、最新のやり取りに左右されずに情報をまとめてどこかに固定しておいておきたいという場面も多い。

そんな時に利用できる仕組みの一つが Wiki です。

たとえば、前回ご紹介した Microsoft 365 Virtual Marathon でも Teams を使って関係者との連絡を行っていたのですが、イベントの概要や告知に使うハッシュタグ、イベントのコンセプトなど運営側に伝えたい情報は Wiki 上にまとめていました。これはうまい使い方の一つですね。場所が[Wiki]というタブに固定されているので、検索などしなくてもすぐに探せる。ちなみに類似した使い方として SharePoint ページを[タブ]として追加しておくというのもあります。SharePoint ページは情報をまとめるのは得意とするところで、手軽に見栄えよくページに情報をまとめられます。その点、Wikiは豊富な Webパーツが用意されているわけではないので比較すると表現力は限定的ですが、軽量化されていて手軽に書き込めるというのが何よりも魅力です。

余談ですが、SharePoint も Wiki の機能を持っていて研修や書籍でもたびたび「Wiki」の説明をしてきました。Teams の Wikiとは機能的には異なりますが、コンセプトは類似しています。肝心なのは、そもそも "Wiki" って何? という話です。この言葉の意味をご存知ない方も多いと思いますし、そんなところに注目していなかったという方もいらっしゃるでしょう。 Wikiシステムの代表でもある Wikipedia で調べてみるとわかりますが、言葉の由来はハワイ語で「速い」を意味する wikiwiki (ウィキウィキ) から来ており Webブラウザー上から素早く共同編集できるというのが特徴です。つまりは「専用ツールがなくても、手っ取り早く文書を書いておける」ところが魅力だと言えます。

それでもTeams が登場したばかりのころは、文字を箇条書きするくらいのもので、現在は当初と比べれば格段に表現力は上がっています。しかし、つまるところ、SharePointページの表現力を求めているわけではなく、手軽さ重視という点を考えると現状のシンプルな機能のままで温存されるのではないかとも思います。

とはいえ、Wiki にも難点もあります。次の点を考慮して運用する必要がありますね。

新規作成しても、更新しても目立たないので気づいてもらえない
書いた内容をチャットで引用するなどしない限り、Wiki単独では検索でヒットしない

Wiki の実体はどこに?

Wiki の実体はどこにあるのか? 気になる方もいらっしゃるでしょう。とはいえ、この辺は管理者の方が知っていればいいことだとは思うので、あくまでご参考まで。

少々、Deep Dive します。

実体は SharePoint で管理されています。あぁ、それなら知っているという方もいるかもしれませんが、それを Team Wiki Data 内のデータだと思っていませんか? 実態はリストであり、これは実は直接は使われていません。調べてみると、結構、奥が深いのです。

その裏付けとして、私の実験結果を共有しておきましょう。ちなみに、調査には SharePoint Designer 2013 をところどころで使っています。

まずは SharePoint サイト側にある Teams Wiki Data という名前のドキュメントライブラリを確認しましょう。

この中にはチーム内のチャネルごとにフォルダーが生成されます。とはいっても、チャネル上で Wikiが一度も使われたことがなければフォルダーは生成されません。またプライベートチャネルを作っている場合も対応するWikiフォルダーは作られません。

実験のために一般チャネルの Wiki に次のようなコンテンツを追加しました。

では、このチャンネルに対応する General フォルダーを開いてみましょう。次のように画像と mht ファイルが作成されています。

mht ファイルをダウンロードして中を開いてみます。すると次のようなHTMLが書かれていることが分かります。通常は、ここまでで Wiki の実体はこれだと思うはずです。

このファイルの中の html タグの属性である "data-list"を覚えておきましょう。19:1c4da～で始まっているIDが指定されています。

さて、このリストですが、SharePoint Designer 2013 からアクセスしてみます。実はこのIDを持つリストが内部的に作成されていることが分かります。このリストは既定ではサイトコンテンツページには表示されないように設定されているので、通常は気づきません。

ではこのリストのプロパティを変更して、サイトコンテンツページに表示できるように設定してみましょう。「ブラウザーに表示しない」チェックボックスをオフにして、保存します(余談ですが、このように隠しリストを表示できるように設定変更すると、検索結果にも Wki の内容が表示されるようになります。ただし、SharePoint 上からの検索時の話)。

では Webブラウザーに切り替えて、サイトコンテンツページをのぞいてみましょう。すると「19:1c4da～」で始まるリストが表示されるようになったことが分かります。

早速リスト内を確認してみましょう。Wiki, Page, Section の3つのアイテムが作成されています。ちなみに、ページを新規に追加すると Page と Section が追加されていくという挙動になっています。

試しに Page アイテムをクリックしてみると次のような内容が確認できます。Wiki のタイトル、作成者、タイムスタンプが書き込まれています。ちなみに、作成元は Skype Teams となっていますね。

今度は Section アイテムをクリックしてみましょう。本文が書かれています。

ではこの Section アイテムを編集してみましょう (といっても、あくまでも検証目的で自己責任で行っています。Microsoft の動作保証はされないと思いますので、決して運用環境で試してはいけませんし、おすすめもしません)。

wikiContent の本文を編集し、保存すると、すぐに Teams 内のチャネルに反映します。しかし、先ほど説明した mhtファイルはそのまま更新されることはありません。

もちろん、Teams 側から Wikiを編集するとmhtも更新されます。Wikiからページを削除すると、mht も削除されます。しかし、実は先ほどの隠しリスト内のアイテムは自動的に削除されることはないようです。過去の Wiki コンテンツが残っています。Teams 上から Wikiを編集するとリストが更新されると同時に mhtも更新されるが、削除はされない。フラグが立つだけ。そのフラグが、 wikiDeleted 列です。

つまり、過去のコンテンツはリストに残りますが、wikiDeleted 列が "はい" となるので Teams 内からは利用できないようになるということ。

では、この "wikiDeleted" を"いいえ" 変えたら、Wikiコンテンツは復活するのか? 実験です。これも自己責任でやっているので、皆さんは試さないでくださいね。

さて、以上確認してきたように、Web 版、デスクトップ版、モバイル版とすべてで検証してみましたが、mhtは実際には使われておらず、リストが利用されているようです。

結局 mht はWiki内のデータを手軽にダウンロードできるようにしているのかもしれまないというのが、勝手な推測です。

とまぁ、興味本位でいろいろと調べてみたことをついでに書いてみました。

何かの参考になれば幸いです(トラブルシューティングなどには役立つかも?)。

SharePoint ユーザー必見! Microsoft Lists 登場

Microsoft の開発者向けイベントである「 Build 2020 」にて新たに「Microsoft Lists (リスト) 」が発表されました。

この Microsoft Lists は SharePoint がベースになっており、 Microsoft 365 アプリの一つとして提供されます。

Microsoft Lists とは?

Microsoft Lists は次のように説明されています。

Your smart information tracking app in Microsoft 365

直訳すれば「Microsoft 365 内で動作する賢い情報追跡アプリ」といったところでしょう。

SharePoint には現在も "リスト" という機能が用意されており、多くの方が簡易データベースとしていろいろな用途で利用してきました。

Microsoft Lists は、平たく言えば、これをもっとビジネスシーンに沿って使いやすくしたものです。これがあれば、多くの場合 SharePoint リストではなくMicrosoft Lists を使った方がよいということになりそうです。

Microsoft Lists のコンセプトビデオが YouTube に公開されています。楽しそうな音楽とともに発信されるメッセージはわくわくするような雰囲気ですが、残念ながらこれだけでは、あまりよくわからないでしょう。

そこで、もう一つのビデオを紹介しましょう。こちらはより具体的に説明しています。

といっても、ビデオを長々とみている時間がないという方もいらっしゃるでしょう。

そこでこのビデオから重要な部分をかいつまんでおきます。かいつまむ割には長いですが(笑)。

まずは見た目からアプリのイメージをつかもう

ビデオの冒頭ではソフトウェア開発を題材にしたIssue Tracker (課題管理)リストを説明していますが、次のような表形式であり、カラフルでアイコンなども充実しているようです。この見た目、日本人好みだと思いませんか?

画面の上の部分の操作コマンドを見ると、SharePoint リストとほぼ同じといったところ。リストの操作に慣れていれば、すぐに使えそうです。

次はこのリストから Event Itinerary (イベントの日程表) を作成したところであり、カレンダー形式で表示されています。ここは重要ですね。また後程説明しますが、このアプリはMicrosoft Teams上でも利用できます。そもそもSharePoint もカレンダー機能がレスポンシブ対応になっておらず、なかなかうまいソリューションがなかったのですが、これがあればカレンダーを Teams 上からも利用できるということです。

さらにこのリストからカード形式の見た目も作成できる。この例ではAsset Manager 、つまり資産管理をするために必要な情報をビジュアルな画像とともに表示しています。

既に紹介したように Microsoft Teams のチーム内の各チャネルにタブとして Microsoft Lists を追加できます。

とここまでが、画面イメージの説明です。

作り方は?

Office 365 アプリランチャー内に Microsoft Lists へアクセスするアイコンが用意されるそうです。これをクリックするとたどり着くのが次の画面。

これが Microsoft Lists のホームページと呼ばれるもの。

画面上部の「Create new list」をクリックすると新規にリストが作成できます。

次の4つから作れるようで、この辺はSharePointリストと同じです。

空白リストから
Excel から
既存リストから
テンプレートから

※裏ではSharePointサイト内にリストが作成されることになるのですが、ユーザーにはそれを意識させない作りになっているようです。

ビデオ内では Event itinerary リストテンプレートを選択してみたところを紹介しています。サンプルデータとともにどんなリストが作れるのかを確認してから作成できるようになっています。一見すると、このまま社内研修の一覧などに使えそうです。

リストを作成する際には次の項目を指定しています。

リスト名
リストの説明
アイコンの背景色
アイコン
保存先

保存先は My lists と Microsoft 365 グループに接続されたチームサイトのいずれかを選ぶことになります。My lists は個人利用のための場所であり、OneDrive for Business と同じような使い方になりそうです。あとから必要があれば、他のメンバーと共有できるとのこと。

アイテムの追加や編集は SharePoint リストの「クイック編集」とほぼ同じですね。メニューを見ても「Exit quick edit」とありますし。

SharePoint リストと同じくビューも持っています。ただし、リストと大きく違うのは「Autofit height」があること。これを選ぶと、フィールドに収まり切れない説明部分が折り返し表示になり、各行の高さが自動的に調整されます。Excel のセルの折り返しと同じようなものですね。モダンリストを使っている方の中には、これをするために今は、列の書式をわざわざ書いている方も少なくないでしょう。

そしてベースが SharePoint なので、SharePoint リストと同じく列の書式、ビューの書式も使えます。

SharePoint リストと違うのがコメントですね。アイテムごとにコメントできる! これは SharePoint リストには今のところありません。

それからリストに対して素早く「ルール」を作れる。ルールにより、列の値が変わったら、アイテムが作成されたら、といった条件で誰かに通知を送信できます。これは SharePoint リストの「通知」設定の進化版といったところでしょう。

一つのリストに対して複数のルールが指定できます。

カード形式のビューもデザイナーツールが用意されているため、JSONなど書く必要がなく、誰でも手軽に構成できます。とはいえ、画面下部には Advanced mode リンクがあるので、従来のビューの書式同様にJSONも書けるようですね。

そして、クラシックリストの時と同様に「カレンダー」ビューが作れる!!

Teams 連携!

Microsoft Teams 内に追加することによる利点も見逃せません。
まず、アイテムの表示フォームは独自に作れるということ。それから、アイテムごとに会話がつながっていくということですね。この点は現在のSharePointリストと Teams の連携ではリスト単位での会話のつながりになってしまうのですが、アイテム単位で会話がつながるというのは強力です。

Power Platform 連携!

SharePoint リストと同様に Power Apps や Power Automate と組み合わせた利用もできるそうです。

モバイルでも使える!

Microsoft Lists はモバイルアプリとして iOS および Android でも利用できます。リストの作成から閲覧、アイテムの追加、編集まで!

特に、閲覧部分はうまい具合にヌルヌルっと横にスクロールしていますね。これは実際にビデオで確認してみてください。

補足

ここで、Microsoft Tech Community で発表された内容も加味しておきましょう。

Microsoft Lists は SharePoint リストを包括するとのこと。Microsoft Lists のストア先はSharePointサイトとなっているため、SharePointチームサイトから直接アクセスすることも可能だということです。

もっと知りたい方への情報リソース

Microsoft Lists 情報リソースは次のリンク先にあります。

http://aka.ms/MicrosoftLists

いつから使えるのか?

さてこの機能いつから使えるのか? ということですが、Microsoft 365 Roadmap を見ると、リリース時期が June CY2020 となっています。もうすぐといいたいところですが、いつも通り対象リリースから順次ロールアウトしていくことになるでしょうし、Tech Communityの記事でも夏の終わりごろまでに利用可能になるとのこと。モバイルは年末までに利用できるようにするみたいですが、ロードマップには iOS用のモバイルアプリは既に追加されています。

ちなみに、2020年5月19日付で In Development ステータスとして新たに追加されたのが次の機能群です。まずはこれらの機能から展開されていくということです。

最後に独り言

早く利用できるようになって、もっと仕組みを知りたいところです。

さあて、本格的に使えるようになったら、SharePoint の研修内容を組みなおしていかないといけないなぁ... SharePoint リストとの違いと使い分けがポイントになりそうです。

[SharePoint Online] ナビゲーション上での対象ユーザー指定(audience targeting)

SharePoint モダンサイトのナビゲーション上で対象ユーザーが設定できるようになりました。

ロールアウト状況

この機能は 2020年4月以降、テナントが対象リリース指定となっている場合に段階的にロールアウトされます。そのため、この機能がまだ利用できない可能性があるので注意してください。

対象ユーザー設定とは?

対象ユーザー指定はクラシックのSharePoint サイトを管理したことがある方にはおなじみの機能であり、特定のグループメンバーにのみナビゲーションを表示するという設定です。

この機能はクラシックサイトの場合は発行インフラストラクチャー機能をアクティブ化している場合に利用可能だったのですが、モダンサイトにはこの設定がしばらく対応してなかったのですが、ここにきてようやく実装されることになりました。ちなみに、モダンサイトの場合は前述の発行インフラストラクチャー機能のアクティブ化は不要であり、何もしなくても利用できます。

この設定を行えるのはサイトの所有者のみであることに注意しましょう。

設定方法

ナビゲーションの「編集」をクリックすると下部に「サイトナビゲーションの対象ユーザー設定の有効化」というトグルが表示されます。この機能をオンにすることで、各ラベルやリンクに対して対象ユーザーを指定できるようになります。

たとえば、「社外共有」というラベルに対象ユーザーを指定します。項目名は現在のところ「オーディエンスターゲティング」となっています。ここで指定できるのは Microsoft 365 グループ(旧 Office 365 グループ)またはセキュリティグループです。ちなみに、グループに外部ユーザーが追加されている場合でも有効に動作します。

このように設定することで、下記のように対象となったユーザーにはリンクが表示されますが、それ以外にはリンクの存在が非表示となります。

[対象になっているユーザーの場合]

[対象外ユーザーの場合]

なお、この機能はサイトのアクセス権限設定と併用するものである点にも注意してください。

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