2024年12月

2024年12月12日 (木)

SharePoint Premium はかつて SharePoint Syntex ⇒ Microsoft Syntex ⇒ SharePoint Pemium と名前を変えてきていますが、基本的には AI を用いた新しいコンテンツ管理のソリューションです。この機能を利用するには、SharePoint のアドオンライセンスとしてユーザー単位でライセンスを購入する必要がありましたが、現在は従量課金のプランに移り変わりました。

このプランに含まれるのは次の通りです。

Sharepoint_premium

SharePoint Premium 関連記事

これまでブログに挙げてきた SharePoint Premium 関連の記事をリストアップしておきます。

SharePoint Advanced Managment との違い

SharePoint Premium ブランドに含まれている SharePoint Advanced Managment という名前のアドオンライセンスがあります。これは上記のようなコンテンツ管理とは異なり、SharePoint サイト内のコンテンツのガバナンス管理強化機能です。ライセンスとしてはユーザーライセンスで従量課金ではありません。実質的には SharePoint 全体管理者に関わる拡張された管理機能が利用できるもので、そういう意味では上記のうちMicrosoft 365 バックアップやアーカイブは、こちらのカテゴリに近いはずですが、従量課金の仕組み上、ユーザーライセンス体系とは別になっています。

SharePoint Technical Notes : Microsoft Syntex - Microsoft SharePoint Advanced Management アドオンが GA

Microsoft 365 Copilot に含まれることになったと説明したのはこちらのユーザーライセンスとして購入してきた SharePoint Advanced Management のことなので、混同しないようにご注意ください。

SharePoint Technical Notes : SharePoint Premium-SharePoint Advanced Managment が Microsoft 365 Copilot ライセンスへ標準搭載へ

具体的には SharePoint 管理センターで "PRO" とつく機能はこのライセンスが必要です。

Sam

ということで、上記のガバナンス機能なども網羅的に学習できる新コースを来年1月から実施しますので、気になる方はぜひご検討ください。おそらく、まだどこもこのあたりを包括的に詳しく説明している研修はないのではないかなと思います。オンプレミス時代のデータベースの仕組みなども踏まえて深堀していきます(たぶん、少しマニアック)。

【オフィスアイ株式会社】Microsoft 365 SharePoint の構成と管理 ~Microsoft 365 Copilot 対応~

2024年12月11日 (水)

2024年11月19日付の発表で、これまで個別に追加契約する必要があった SharePoint Advanced Management(SAM) が Microsoft 365 Copilot のライセンスに含まれることになりました。もちろん、Microsoft 365 Copilot のライセンスを持っていなければ従来通り個別に購入できます。

つまり、Microsoft 365 Copilot を利用できる組織ではガバナンス管理を同時に強化できるようになったということです。実際のロールアウトは2025年初頭からとなるようです。

Content

詳しくは下記の記事を参照してください。

Accelerate Microsoft 365 Copilot adoption with built-in content governance | Microsoft Community Hub

Adobestock_81895775

SharePoint のクラシックサイトを使い続けている組織ではそろそろカスタムスクリプトも利用できなくなり、モダン化しなければと考えているところも少なくないのではないでしょうか?

モダンサイトへの移り変わりの背景

SharePoint の新たなUXとしてモダンサイトが2016年に提供され、その後の 2017年には新たなサイト構成として "ハブサイト" が発表され、それから7年が経過しました。モダンサイトは従来のクラシックサイトはなんだかんだと Internet Explorer 6をベースとした制約を引きずっています。Internet Explorer (IE)の時代はPC上のIEでないと動かないようなMicrosoft製品のクローズドな世界観の中にありました。ですが、インターネットの世界は本来、ユビキタス構想にあるようにあらゆるデバイス上でどこからでも利用できるオープンな世界観に根差しています。ですが、クラシックサイトはこうした独自の世界観の制約に縛られ、最新のWebの技術(JavaScript の関数や最新のCSSなど)の利用がかなり制限されていました。以前は SharePoint Server をベースとしたBtoCの商用サイトなども作られていましたが、かなりの制約のなか作られていたわけです。ですが、モダンサイトの登場により状況が一変します。Webブラウザーも Chrome ベースの Microsoft Edge となり、こうした最新の Webブラウザーを利用することを前提に最新のWebの技術を容易に利用できるように対応したのがモダンサイトです。モダンサイトではレスポンシブUIとなり、クラシック時代のようなモバイル専用画面は使われなくなり、どんなデバイスでもスムーズにコンテンツが閲覧できるようになりました。一時はクラシックサイトと比較すると機能面で不足するところもありましたが、現在はクラシックサイトとは比較にならないほどのアップデートを続けており、来年にはWebページも現在よりもより柔軟なレイアウトなどが可能になる予定でますます差は広がるばかりです。

また、これまでのサイトコレクションの概念としてサブサイトありきの構成はサイト構成の変更を柔軟性に行うことができず数多くの課題を抱えてきました。そんな中で抜本的に課題を克服するために2017年にハブサイトの概念が登場したのです。これに伴い、検索機能にも莫大な投資が行われ従来と比較しても段違いに「検索による情報の集約」が可能になりました。1つのサイトコレクション内にサブサイトを作成していったのは、特にお知らせなどをサブサイトから集約できるだけでなく、サイト間のナビゲーションも統一感を持って管理できるという点がメリットだったのですが、先に述べたようにサイトの構造を柔軟に変更できないというのは非常に大きなデメリットだったのです。

Microsoft Office SharePoint Server 2007が現在の Microsoft 365 の SharePoint のベースになっていますが、製品名にあるように 2007年リリースで、そこからちょうど10年目の節目にハブという新たな概念が登場し、抜本的な見直しをすることになりました。つまりはサイトの設計思想も大きく変化することになりました。クラシックとモダンでは機能差はあまりに大きく、以前は比較表が欲しいというような要望もありましたがクラシックになかった機能が山のようにあります。そうなると差分で学習するというよりは「改めて学びなおす」必要があるといえます。

移行ではなく "新たな構築" を

クラシックサイトからモダンサイトへは "移行" ではなく、"新たな構築" です。リニューアルといった言葉を使うほうがしっくりきます。サブサイト構成は推奨されなくなり、新たにハブ構成にすることが望ましい。お知らせリストではなく、ニュース機能を使う。ニュース機能をさらに推し進めて Viva Amplify を利用することを検討するのもいいと思います。サイトコレクションはもはやコレクションではなく1つのサイトしか含めないため、単に「サイト」と呼ぶようになっています。現在、毎日20億ものドキュメントが新規に SharePoint へと追加されているなかで、膨大に蓄積されるデータをガバナンスやセキュリティを保ちつつかつ、できるかぎり利便性を損なわずどうデータを利活用していくのか。そのために SharePoint Advanced Managment やMicrosoft Purviewによる管理なども併せて管理していくことも検討していく必要があります。こうしたツールの設定対象は「サイトコレクション」単位であり、サブサイトを個別に設定する思想はありません。ですから、セキュリティの境界線は1サイトのみを含むサイトコレクションに限定した方が管理がしやすくなります。

きっとクラシック環境にはたくさんの不要なファイルも蓄積しているはずですし、埋もれてしまっているものもあるでしょう。時間の経過とともにベストプラクティスも変化しています。新規にサイトを構築し、これを機に断捨離してドキュメント管理のありようを見直すいいタイミングだとも言えます。おそらくこうしたタイミングで対応しないと、なかなかチャンスはないでしょう。

研修のご案内

クラシックサイトからモダンサイトへ切り替えていこう保存としている方は、弊社の研修もご利用ください。まずは知識をアップデートするお手伝いを研修という形で提供しています。最新情報をもとにSharePointの設計思想、運用のポイントなど操作以外について解説します。

以前にもましてドキュメントのメタデータ管理は重要でかつ利用しやすくなってきています。また、ドキュメントのライフサイクル管理を見直するなどして不要なデータを削減することも考えてみましょう。このあたりの話は、下記の「Microsoft 365 のドキュメント管理徹底詳解 フル機能を使った高度な管理」のセッション録画でも触れていますのでよかったらどうぞ。

機密情報保護に関してもサイト設計が今のままで適しているのかを再考してみていただきたいです。ちなみに、Microsoft 365 のSharePoint はCopilotの登場もあり、これまで以上にガバナンス機能の強化がされています。

情報システム部門の方に向けては以前から提供しているコンテンツのガバナンス&セキュリティ管理のための基礎コースである「👩‍🎓Microsoft Purview コンプライアンス入門」を提供しています。この研修では秘密度ラベル、データ損失防止ポリシー、保持期限、レコード管理などについて学べます。また、来年から新たに提供を開始する「👩‍🎓Microsoft 365 SharePoint の構成と管理」コースもご用意しています。新しいドキュメントのバージョン管理の設定、アーカイブ&バックアップ、サイトのライフサイクル管理をはじめとする SharePoint Advanced Management についても学べます。研修後にどのようなアプローチをとっていけばよいかといったアドバイスはコンサルティングサービスとして別途ご相談をお受けすることも可能です。

モダンサイトへの移行の取り組み

とはいえ、現場ではクラシックに慣れたユーザーはクラシックサイトが「こうあるべき」ものというマインドに傾いているでしょうから、いきなり切り替えていくのはハードランディングになるかもしれません。一部のサイトを凍結して新たな環境を使い始めてもらうなどといった方法で徐々に切り替えていくなど計画も必要になるでしょう。旧サイトから新サイトにすべてのコンテンツを持っていく必要はありません。読み取り専用などにアクセス権限を切り替えて、必要なものは移動する。新たなコンテンツは新サイトに作成する。旧サイトはコンテンツを検索できる状態にしておくなどです。そうでないと、古い情報をせっかく破棄していける良いタイミングを逃しかねません。ですから、ツールで一括移行などということを安易に考えるのは個人的には疑問に思います。どのドキュメントが必要かは業務を知っているユーザーにしかわかりません。ユーザーにも協力を仰ぐ必要があるでしょう。ITのことは情報システム部門がやるべきだとする組織もいくつか過去に見てきましたが、自分たちでコンテンツを管理するというのがもはや当たり前。すべての管理を外注に丸投げするというのも、そういう時代ではないでしょう。組織にナレッジが残りません。Power Platformなど見ていれば「市民開発者」として現場の方が自分たちでコンテンツ管理をし業務改革を推進していく時代です。

先ほども少し触れましたが、従来から利用してきたお知らせリストはやめて「ニュース」に切り替えるのがお勧めです。お知らせリストでは「情報を掲載して終わり」となりがちでしたが、「ニュース」は、どこまで周知できたのかを把握することに重点を置いています。メールでの丸ごと配信も可能になり、Webページ経由だけでなくメール経由での閲覧も含めてどの程度、閲覧されたのかなど把握できます。SharePointから Teams, Outlook, Viva Engage などに一斉配信できる Viva Amplifyはより広く伝達するための手段であり、情報を周知するマーケティング的な手法を組織内の伝達・通達に応用している仕組みで配信後、どの程度閲覧されたのか、どの部署が閲覧できていないのかなどの統計データと分析が可能になっています。「お知らせ」リストを使っていたころとは、こうした観点が大きく変わっているのです。

他に、改めてユーザー教育も必要でしょう。そのためにもクラシックサイトのペインポイントを列挙し、モダンサイトの利点を整理してアナウンスしていく必要もあると思います。

ということで、クラシックからモダンへの切り替えは、心機一転、多くのことを見直すいい機会ととらえていただきたいなと思います。

2024年12月10日 (火)

Jm365ccv5red

2024年11月28日~11月30日まで3日間の日程で開催した Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 が無事に終了いたしました! 

Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 - connpass

オンライン開催

11月28日~29日の2日間は、Microsoft Teams を用いたオンライン開催で800名を超える方の登録者数となりました。実際、イベント中もリアルタイムで300~400名近い方がコンスタントにご参加くださっていたようです。皆さん業務時間のお忙しい中でもを縫って部分的にご参加いただいたり、あるいは有給休暇をとってご参加くださった方もいらっしゃったようです。

ご参加いただいた皆様、ありがとうございました!

現地開催

20241130_111549

11月30日 (土曜) は、日本マイクロソフト社の会場をお借りして午後から有志によるパネルディスカッションを行いました。

↓会場入り口の受付の様子。各コミュニティのステッカーなども配布されていました。

20241130_121656

司会進行はりなたむさん(りなたむ(Ryota)@ITの町医者👨‍⚕️(@Rinatamu_ITDR)さん / X) が担当してくださいました。第一部と第二部の2部構成で実施し、前半第一部は Microsoft 365 の管理者向けの内容、第二部は利活用に関する内容で実施。

現地開催は録画は一切しないため、ざっくばらんに話もできます。

メインのパネラーは次の通りです。

  • 第一部: 国井傑、Hebikuzure、ふらり、Seafay (敬称略、順不同)

20241130_1318330

  • 第二部: きぬあさ、なかい、コルネ、みかん、やまさん、たな、よう、松本典子、ぺぺ(敬称略、順不同)

20241130_151210_3

それぞれ事前に Microsoft Forms を使って参加予定者の方に事前の質問を募集していましたが、イベント開始までに集まったのは10個もないほど。ですが、りなたむさんが Slido を使用して現地でも質問を受け付けるように準備してくださっていて、その場で参加者から質問がどんどん追加されていき時間いっぱいでさばききれないくらいの多くの質問が寄せられました。同じトピックスでも異なるパネラーからの異なる観点からの意見を聞くことができたり、時には参加者の方が飛び入りで解説や考察をしてくださったりと大盛り上がりでしたね。特に参加者として会場に来ていた Yugo SHIMIZU (清水 優吾)(@yugoes1021)さん / X さん、キレッキレのアドバイス、すごくよかったです☺

ちなみに、第一部と第二部の間はおやつタイムで、OnTime の (Toshi Okamoto(@okamomoba)さん / X ) さんからの美味しい栗どら焼きの大量に差し入れをいただきました! 噂には聞いていたのですが、いやーおいしかったです🥰

462556543_591829406582150_482194406 [現地参加者との記念撮影]
462581051_938129704318816_680693404

[現地開催の運営スタッフ一同]

462587025_1646047329596032_42677669

オンライン開催のフォローアップ情報

ここからはオンライン開催についての情報です。

📝セッションの資料

一部のセッションを覗いて各セッションのスピーカーの方が各自、使用したスライドを共有してくれています。下記のリンク先から閲覧できるようになっていますのでご利用ください。

Japan Microsoft 365 コミュニティ カンファレンス 2024 - オンライン開催 - 資料一覧 - connpass

🎥録画

録画をYouTubeに公開しました(※一部セッションを除く)。

https://youtube.com/@japanmodernworkconference

💬皆様からのセッション アンケート

セッションアンケートでは多くの方からコメントを寄せていただきました。ご協力をありがとうこざいました!

せっかくなので結果を Power BI でまとめて共有します(アンケートはすべて匿名で集めています)。このPower BI レポート化は りなたむさんがもともと作成してくださっていたものを公開用に一部を私の方でデザインなどアレンジを加えたています。一から作るアイディアが一番大変なところで、りなたむさんにはとても感謝しております。ありがとう、りなたむさん。

各セッションを視聴された方の意見からそれぞれのセッションの魅力も伝わってくると思います。録画を公開ししまたが、20以上のセッション数で、どのセッションを見ようかなと迷うこともあると思いますがアンケートの結果を踏まえて特定のセッションから見始めるのもおすすめです!
※一部、運営側の判断で非表示にしているコメントもありますがご了承ください。

Japan M365CC2024 のセッションアンケート結果

謝辞

今回、Microsoft 365 の大規模なコミュニティイベントをやりたいね、とX (旧 Twitter) でなにげなく投稿したところから始まり、多くの方に支えていただくことで実現できました。最初に、やろう! とすぐに乗ってくれ、あれこれ実施方法など相談させていただいた村地さん(hebikuzure rené(@hebikuzure)さん / X)や目代さん、中村太一さん、やまさん、また日本マイクロソフト社の会場の手配だけでなく現地開催を支えてくださった吉川さん(Naokuni Yoshikawa(@nayoshik)さん / X)、森口さん(Rie Moriguchi(@Rie_Moriguchi)さん / X)、服部さん((26) Yuki Hattori | LinkedIn)、ありがとうございました。

今回のイベントのロゴとバナーは表田さん(あきら(@akira_365)さん / X)、松本さん(のりじ🐰Noriko Matsumoto(@nori790822)さん / X) とで作成してくださいました! お陰様で、とても素敵なものになりました。

スピーカーや運営側スタッフとしてサポートしてくださった皆さんは次の通りです(順不同)。

以前ワールドワイドのコミュニティイベントである Microsoft 365 Virtual Marathon で一緒に運営やスピーカーを担当してくださったやまさん、中村太一さん、きぬあささん、表田さん、もくだいさん、karamem0さん、国井さん、りなたむさんは今回もメンバーとしてご協力いただきました。お陰様で、安心して運営を行うことができました。日本独自でもやりたいね、といっていたことがようやくかないました。

また前回のイベントではスピーカーとしてご協力いただいたり、今回、初めて一緒に運営も含めてサポートいただいた皆様、お陰様でセッションの内容も非常に多様で魅力的なコンテンツをご提供いただきありがとうございました! 

オンラインのスピーカーの皆さんは録画の公開にあたり、運営側として各自で編集を受け持っていただきました。お忙しい中、休日や深夜の対応を本当にありがとうございました。また各ビデオのチェックなどを取りまとめてくださったたなさん、ふらりさん、よーさんのお三方のご協力があって、早い段階での録画の公開にこぎつけることができました! 有難うございました!

※あと家のことをフォローしてくれたうちの家族にも感謝です。

多くの方に支えられ、また多くの方に「楽しかったです! またやりましょう」といっていただいたのが本当にうれしかったです。至らないところも多くあったと思いますが、

皆さま、改めてありがとうこざいました! 重ねて御礼申し上げます。

また折を見て実施するかも? その際にはよろしくお願いいたします。

2024年12月 7日 (土)

Adobestock_606836

組織のOKRs ツールとして2年前の2022年に Viva Suite に投入された Viva Goals ですが、残念ながら 2025年12月31日をもって廃止となることがアナウンスされました。これに伴い2024年12月5日以降、新機能開発への投資も凍結されるとのこと。

具体的な内容は上記のリンク先のページにも書かれており、特に FAQ の方にはなぜ廃止されるのかについて言及されています。Viva スイート内の Viva Goals を利用する顧客層が伸びなかったことが原因であるということです。

Viva Topics も Copilot に役目をとってかわられることとなり、Viva Suite からの廃止がアナウンスされるのは2つ目です。とはいえ、Viva 自体の投資は続けるということです。