SharePoint や OneDrive for Business 内からファイルを検索できますが、見つかった検索結果のファイルを直接開くのではなく、そのファイルが格納されているライブラリやフォルダーを開きたいということもよくあります。

こうしたニーズに対応すべく検索結果から保存場所を開くことができるのですが、操作方法に気づかない方も少なくないようです。

SharePoint 上の検索結果の場合

検索結果の右端にある...をクリックすると「フォルダーを開く」メニューが表示されるのでこれをクリックします。

OneDrive for Business 上からの検索結果の場合

検索結果にある目的のファイルを選択するとコマンドバーに「ファイルの保存場所を開く」が表示されます。また、... をクリックしても同じメニューが表示されます。

ついでに、、Microsoft 365 ホーム(microsoft365.com) のクイックアクセスからも

www.microsoft365.com のクイックアクセスからも格納先のフォルダーを辿れます。こちらも...から[開く]>[ファイルの保存場所を開く]をクリックします。

SharePoint のアドオンライセンスである Microsoft Syntex のライセンスがあれば、ドキュメント ライブラリのルールからファイルの移動やコピーの自動化ができます。これには独自の技術が用いられるため Power Automate は一切使いません。

ドキュメント ライブラリ間でファイルを移動またはコピーするルールを作成Microsoft Syntex | Microsoft Learn

そもそも「ルール」機能はドキュメント ライブラリに何らかの変更が加えられたときに通知メールを自動送信するために利用できるものです。ここに Syntex のライセンスを持つユーザーはファイルの移動やコピーを自動化する機能が加わります。そもそも「ルール」機能はドキュメント ライブラリに何らかの変更が加えられたときに通知メールを自動送信するために利用できるものです。ここに Syntex のライセンスを持つユーザーはファイルの移動やコピーを自動化する機能が加わります。

ライブラリに新規にファイルが作成されたら、すぐに別のライブラリに移動または移動させることができます。また特定の列の値がある値に変更されたら、ファイルを移動させたりコピーしたりできるわけです。列の値ということであれば、Syntex の持つ AI によるタグの自動設定が利用できるため、これとうまく組み合わるとファイルを放り込むだけで処理が済んでしまいます。

利用する際のポイント

この機能を使うときのポイントは移動先はライブラリであるということです。以前、SharePoint のクラシックサイトでは類似した機能でコンテンツ オーガナイザーというものがありましたが、その時から変わらず移動はライブラリ単位です。したがってファイルを仕分けるのにライブラリ内のフォルダー構造のみに頼るのはお勧めしません。メタデータの設定もライブラリ単位ですし、秘密度ラベルの既定値もライブラリ単位での設定です。大量のドキュメントを分類して管理するのならできるだけライブラリを分けるよう設計することが肝心です。

またこの機能によって移動やコピーする際にはメタデータも保持されます。移動先に同名の列が用意されていれば、そこに値が維持されます。なお移動やコピー元の列と全く同じ列構成である必要はなく、必要な列だけ移動およびコピー先に同名で用意しておけば問題ありません。※ちなみに、自動的やコピー時に同名のファイルが既にある場合はファイル名の末尾に"1"などの数値が付きます。

さらに確認しておきたいのが権限のことです。移動やコピー元のライブラリで「編集」アクセス許可レベルを持っていたとして、移動やコピー先には「閲覧」しかないというような、一定期間の保管庫として使う予定ライブラリへの移動やコピーもできることです。たとえば、完成したファイルの「プロパティ」を "完成済み" などに変えると、自動的に別のライブラリに移動させることができ、そこではユーザーは閲覧しかできないようにファイルが保護できます。

たとえば、次のようなシナリオを描けます。

デモ

具体的な操作をデモしていますので下記を確認してください。

OneDrive for Busines ではすでに利用できるようになっている「ファイルの要求」機能ですが、いよいよ SharePoint のドキュメント ライブラリでも使えるようになりました。

この機能は特定のフォルダーを社内外に共有する仕組みではあるのですが、メリットとしては共有リンクにアクセスしたユーザーはファイルのアップロードしか行えず、フォルダー内の内容は閲覧できませんし、既存ファイルの編集や削除当然できません。他のユーザーがアップロードしたファイルも確認できません。そのためファイルを送ってほしい相手には自分の管理するフォルダーを見せずにファイルの送信だけを依頼できるメリットがあります。

従来は OneDrive for Business でだけ使えた機能が現在 SharePoint でも利用できるようになっているのです。

OneDrive for Business のファイルの要求機能については下記の記事も併せてご確認ください。

• SharePoint Technical Notes : [OneDrive for Business] 社外からファイルを送付してもらう機能 - ファイルの要求 (lekumo.biz)

さて、この新機能はこの記事を書いている 2023年2月10日現在ではプレビューと正式リリース(GA)の境目になっており、GAの予定は2023年2月上旬からロールアウト開始で、2023年2月末にはロールアウト完了とのこと。

テナントレベルでの必要な設定は次の2つです。サイトの管理者レベルでは設定できませんので注意してください。

• SharePoint 管理者はテナントレベルで「すべてのユーザー」のリンクを有効にする
• SharePoint 管理者は「すべてのユーザー」リンクに対して「表示、編集、アップロード」を許可する

この辺の設定に関する詳細は上記の OneDrive について書いたブログでも説明しています。

さて、使い方ですが、ずっと SharePoint サイト上で「ファイルの要求」機能が使えるものと思い込んで待っていたのですが、どうも OneDrive for Business 側から設定するようです。OneDrive for Business に表示される「クイック」アクセスからも SharePoint サイトのドキュメント ライブラリにアクセスできますが、ここから操作すると利用できました。

サポート文書もよく読むと確かに OneDrive for Business 上での操作しか言及していないんですよね。。。

操作画面をデモしていますので下記のビデオもどうぞ(音声が出せない方はキャプションをオンにしてご利用ください)。

補足、SharePoint に送信されたあとはメールも届きます。

Microsoft 365 の SharePoint にあるイベント Webパーツと強調表示されたコンテンツWebパーツはともに検索機能を使って複数の場所のコンテンツを集約できるWebパーツです。この2つのWebパーツに「グループレベルのキャッシュ」というオプションが用意されています(2023年2月以に確認ずみですが、昔はなかったオプションです)。

Microsoft Stream (on SharePoint) では新たにプレイリストが作れるようになりました。リストテンプレートに「プレイリスト」が追加されており、Microsoft Lists の Webアプリまたは SharePoint サイト上のリストとして新規に作成できます。

プレイリストの基本的な作り方については下記のビデオをご覧ください。

Microsoft Stream のプレイリストのテンプレートはまだリストのテンプレート一覧には表示されていませんが、ビデオの再生画面には "プレイリストに追加" メニューがあるではありませんか!! ということで試したら、作れました🥳 pic.twitter.com/dRdZFd2yFe

— HIRANO Ai | MVP 👉 ❤️ SharePoint (@ai_yamasaki) January 26, 2023

ビューについて

プレイリストから作成したリストには既定で「プレイリスト」ビューと「すべてのアイテム」ビューの2つが用意されており、既定ではプレイリストになっています。

列の変更などは「すべてのアイテム」ビューから行う必要があります。このビューにはグリッドで編集メニューがありません。他にも既定で Duration 列を持っており、再生時間がわかるようになっています。

Microsoft Lists 側の表示

Microsoft Lists (Webアプリ) 側でも当然リストは表示されますが、アイコンが Stream のアイコンになっています。

モバイルの Microsoft Lists アプリではプレイリストのビューをサポートしておらず、すべてのアイテムビューと同様のビューが表示されるだけです。

Webパーツ対応

2023年1月時点ではこのリストは SharePoint のリスト Webパーツとしては対応しておらず、追加したとしてもデータグリッド表示となりプレイリスト表示とはなりません。

このことについては Microsoft 社の Microsfot Stream チームにいる @MarcMroz さんとも Twitter でやり取りしているのでどうぞ。

Yes web part support for the video play list won't be there right away when the template is released.

As you use the Playlist feature in this current state, what would you say are the few important things to add next?

— marc (@MarcMroz) January 26, 2023