2023年2月10日 (金)

SharePoint: ファイルの要求 - 社外からファイルを送付してもらおう

OneDrive for Busines ではすでに利用できるようになっている「ファイルの要求」機能ですが、いよいよ SharePoint のドキュメント ライブラリでも使えるようになりました。

この機能は特定のフォルダーを社内外に共有する仕組みではあるのですが、メリットとしては共有リンクにアクセスしたユーザーはファイルのアップロードしか行えず、フォルダー内の内容は閲覧できませんし、既存ファイルの編集や削除当然できません。他のユーザーがアップロードしたファイルも確認できません。そのためファイルを送ってほしい相手には自分の管理するフォルダーを見せずにファイルの送信だけを依頼できるメリットがあります。

従来は OneDrive for Business でだけ使えた機能が現在 SharePoint でも利用できるようになっているのです。

OneDrive for Business のファイルの要求機能については下記の記事も併せてご確認ください。

さて、この新機能はこの記事を書いている 2023年2月10日現在ではプレビューと正式リリース(GA)の境目になっており、GAの予定は2023年2月上旬からロールアウト開始で、2023年2月末にはロールアウト完了とのこと。

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テナントレベルでの必要な設定は次の2つです。サイトの管理者レベルでは設定できませんので注意してください。

  • SharePoint 管理者はテナントレベルで「すべてのユーザー」のリンクを有効にする
  • SharePoint 管理者は「すべてのユーザー」リンクに対して「表示、編集、アップロード」を許可する

この辺の設定に関する詳細は上記の OneDrive について書いたブログでも説明しています。

さて、使い方ですが、ずっと SharePoint サイト上で「ファイルの要求」機能が使えるものと思い込んで待っていたのですが、どうも OneDrive for Business 側から設定するようです。OneDrive for Business に表示される「クイック」アクセスからも SharePoint サイトのドキュメント ライブラリにアクセスできますが、ここから操作すると利用できました。

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サポート文書もよく読むと確かに OneDrive for Business 上での操作しか言及していないんですよね。。。

操作画面をデモしていますので下記のビデオもどうぞ(音声が出せない方はキャプションをオンにしてご利用ください)。

補足、SharePoint に送信されたあとはメールも届きます。

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