SharePoint Onlineでは組織全体で使用する Office テンプレート ファイルを集中管理できます。これには「組織のアセットライブラリ(Organization Assets)」を利用します。

組織のアセット ライブラリについては以前、このブログでも紹介しています。

• [SharePoint] Organization Assets Library (組織のアセットライブラリ)

これを利用することで、デスクトップ版のOffice アプリケーションで新規にファイルを作成する際に、組織名とともにテンプレートが表示されるようになります。残念ながら Web版やモバイル版では利用できません。

このテンプレートは SharePoint Online の全体管理者が指定したSharePointのドキュメントライブラリから取得しています。つまり、デスクトップ版のOffice アプリケーションにサインインするときに指定したアカウントに紐づく SharePoint 上のアセットライブラリが自動的に取得されるということです。PC を入れ替えてもいつでも組織のテンプレートを利用できるということです。また、テンプレートの管理は一般的な SharePoint のドキュメント ライブラリであるため、ファイルのアップデートも簡単です。

なお、このライブラリにテンプレートをアップロードするときには、必ずテンプレートファイル形式でファイルを保存する必要があります。PowerPoint であれば *.potx です。

ところで、大事な設定方法ですが、管理者はテンプレートを格納するライブラリを組織のアセットライブラリとして指定するには次のPowerShellコマンドを実行する必要があります。-OrgAssetType を OfficeTemplateLibrary に設定するところがポイントですね。

#変数