以前、2023年2月10日付けの記事で、OneDrive for Business だけでなくSharePoint のドキュメント ライブラリから「ファイルを要求」できるようになったという記事を書きましたが、アップデート情報があったので、改めて記事にします。
SharePoint Technical Notes : SharePoint: ファイルの要求 - 社外からファイルを送付してもらおう (lekumo.biz)
軽くおさらい
この機能は社外のユーザーから指定したフォルダーにファイルを直接送信してもらう機能であり、フォルダーそのものは相手には見せないようにできるのがメリットです。そもそも社外にライブラリなどを公開するにはサイト単位で外部に共有できるように指定をする必要があったのですが、この機能を使うと社外への共有はさせずに「ファイルをもらうことだけ」ができます。
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変更点
2月時点では OneDrive for Business 側から操作しないと「ファイルの要求」ができなかったのですが、2023年4月12日現在、SharePointのドキュメント ライブラリから直接指定できるようになりました!
公式情報
公式情報は下記の Tech Community に記事が公開されています。
Request external files into SharePoint document libraries (microsoft.com)
必要な設定
必要な設定に関しては前回の記事に書いた通りで、基本的にはテナントレベルのSharePoint管理者が共有ポリシーを「すべてのユーザー」に変えて、「[全員] リンクの有効期限とアクセス許可のオプションを選択します。」のフォルダー設定を「表示、編集、アップロード」にしていれば既定で設定は有効になっています。
無効にしたい場合は SharePointの管理者シェルで設定することになります。また「ファイルの要求」メニューが表示されない場合はテナントレベルでオフになってしまっている可能性があるためこれも PowerShellで確認および有効化する必要があります。
また、テナントレベルで有効にしつつ、特定のサイトでしか利用できないように制御することも可能です。これも PowerShellで設定します。
詳しくは下記のリンクを参照してください。
SharePoint または OneDrive でファイル要求を有効にする - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn
おまけ: アップロード画面の違い
OneDrive for Business から共有する場合と比較すると、共有するときはアップロード画面に要求している本人の名前が表示されましたが、SharePoint の場合は「<サイト名>のメンバー」と表示されるようになっており個人を特定するようにはなっていません。
2月時点ではまだ未完成だったんですね。やっと、SharePoint から直接操作できるようになったので、うまく活用したいところです。
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