Microsoft Ignite 2020 にて SharePoint の新機能も多く紹介されました。

ポータルサイトにまつわるところを取り上げてみましょう。結構、多いですよ～。

App Bar 

左端に新たなメニューとして App Bar (アプリ バー) が登場。ここから SharePoint ホームサイト、ニュースなどにアクセスできるようです。

※SharePoint ホームサイトって何? という方は調べてみてください。
※弊社の研修でも取り扱っています⇒「SharePoint モダン ポータルサイトの設計・デザイン・展開ワークショップ」

自動ニュース ダイジェスト

ユーザーごとに未読のニュースを自動的にメールで配信してくれます。

Microsoft Edge 内へのニュースの表示

SharePoint のニュースが Microsoft Edge 内にも表示できるようになるようです。

そもそも、新しいEdge (クロミウム ベース)では、設定から既定値の「Microsoft News」から 「Office 365 」に切り替えられるオプションが用意されています。

現時点でこれに切り替えると Office 365 ホームページと同様のものが表示されます。ここの挙動が変わるようです。

SharePoint ホームが Teams 内にアプリとして追加できる

SharePoint ホームサイトが Teams 内にパーソナルアプリとして追加できるようになります。

詳しくは下記に記事が公開されています。

Embedding modern SharePoint pages in Microsoft Teams as personal apps (preview)

拡張ヘッダーオプション

ヘッダーのレイアウトに拡張オプションが追加されます。これにより、背景画像や文字などを指定できるようになります。

ページやニュースを Yammer や Teams 上で簡単に共有する

従来のメール送信機能に加え、ページ上からYammer や Teams 上に投稿できるようになります。

ニュースのブースト(押上げ)機能

組織内の重要なニュースをフィードのトップに押し上げる機能。オプション設定によっては、期待する閲覧数の上限を設定して、そこに達するまでブーストを続けることもできます。

ブーストされたニュースは自動ニュース ダイジェストにも重要なニュースとして配信されます(未読でなくても)。ブーストされているかどうかがひと目でわかるように雷マークがつきます。

セクションのオプション (アコーディオン、タブ)

セクションにオプションが加わります。アコーディオンとタブ。

アコーディオンで指定すると、セクションが折りたためるようになります。

タブにもできる。

タブにすると、例えば複数の ニュース Web パーツをタブで切り替えるなんてことも!

現在のところ 2020年11月にリリース予定 (SharePoint : Modern pages get collapsible sections)
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/roadmap?filters=SharePoint%2CIn%20development&searchterms=67147

ページの利用状況分析

ページ単位での利用状況分析が表示できるようになります。

読み終わり時間の予測

ページ編集時に、画面上部にユーザーがこのページを読み終わるまでにかかる時間の予測が表示されます。これにより、ページ内のコンテンツの長さなどを調整し、ユーザーにとって読みやすいように工夫できるというわけ。

クイック リンク Web パーツ (対象ユーザー機能の追加)

リンクごとに対象ユーザーが指定できるようになります。

組織図 Webパーツ

2020年10月リリース予定 (ロードマップ Feature ID : 67131)

画像ギャラリーのオプション (Masonry)

Masonry (石積み) が増えます。

ちなみに、現在は次の通り。

Web パーツ ドラッグ時のプレビュー

既に一部のテナントにはロールアウトされていますが、Webパーツを移動させるときにWebパーツの内容がクイックプレビューできるようになっています。

ひとまずこんなもんかな。あとは、はロードマップ。

Here's a look at our #SharePoint sites roadmap! Lots of customer driven value and new innovation recently released, and plenty more coming this year. Check out the sessions for demos and more details. pic.twitter.com/cI1FpXVdCo

— Andy Haon (@andyhaon) September 23, 2020

関連コンテンツ

• SharePoint News: What's New & What's Coming
• How to Author Dynamic Intranet Pages and News: Tips and Tricks from The Product Team
• Build and launch a SharePoint Home Site: Tips and Tricks From The Product Team

Microsoft Ignite 2020 にて SharePoint 管理センターの最新情報が公開されました。このことに関しては下記 Tech Community に情報が公開されています。

SharePoint admin and migration announcements at Ignite 2020

日本語で要点を整理しておきましょう。

SharePoint 管理センター ホームページ

現在の管理センターと比べられるように、まずは現行のホームページのスクリーンショットを掲載しておきます。

現在は全体的なサイトの利用状況の傾向が大まかにわかるという程度で、それほど詳細なレポートはありません。

ここに、Microsoft 365 管理センターと同じようにカード機能が追加され、モニター機能が強化されます。

このカードはボタンなどが用意されており「アクション可能なカード(Actionable card)」とも呼ばれます。具体的には次のようなカードが配置できるようになります。SharePoint の Webパーツのような感覚で自分の管理ホームページが作れるということですね。注目すべきは OneDrive の情報も SharePoint 管理センターから徐々に確認できるようになってきているところでしょう。また、これからProject Cortex でも重要になってくる用語ストアや、機密情報管理に必要な秘密度ラベルに関してもカードが用意されているというのも重要です。

これに加えカスタム カード作成もできますが、こちらは検索ドリブンなカードとのこと。がカスタム カードの画像です。作り方はこのページの下部にあるビデオを見るのが早いです(38分前後あたりを見るといいですよ)。

他にもホームページの上部には「SharePoint に関する改善案」をお勧めしてくれる「proactive recommendations」も追加されます。下図でいうところの「Modernize your root site」と表示されているものが、これにあたります。

SharePoint 管理者として役割を割り当てられたユーザーはホームページは自分でカスタマイズ(パーソナライズ)できるようになっているため、他の管理者のことを意識せずに、カードの入れ替えなどは使う人の利便性に併せて自由にカスタマイズができます。

SharePoint admin center - updated home page dashboard | Roadmap ID: 68812.

あと、これは個人的にとても良い改善だなと思ったのが、「アクティブサイト」の一覧です。ここに「そのサイトがどこから作られたのか」を表示する Created from 列が追加されます。この列には PowerShell, APIや Microsoft Teams などが表示されます。

手元のテナントで確認したところ、この列は利用できるようになっていました。日本語だと「作成元」ですね。

また各サイトが Microsoft Teams に関連づいているかどうかをひと目で確認できるようになります。 ようは、Microsoft Teams のアイコンが表示されます。既に Microsoft 365 管理センターのグループ一覧ではこれが確認できているので、ようやく SharePoint 管理センターにも入ってきたかぁという感じではありますね。

それから、OneDrive 管理センターへの統合が着々と進みつつあるのだなということを感じさせるのが、設定メニューです。たとえば「削除済みユーザーのOneDriveの保持期限」設定や、既定のストレージ容量などの OneDrive 関連の設定もここからできるようになります。

最後に、マイクロソフト社が買収した Mover 関連。

SharePoint 管理センター上で、3rdパーティのクラウド ストレージから直接、コンテンツ移行ができるようになる。まずは Box.comのようです。ただ、私のところの研修などに来られる方に伺うと、日本ではSharePoint ではなくて Box と Teams との併用をするという組織が少なからずいて、Box から SharePoint への移行を考えているという話はあまり聞かないので(あくまでも少ないという個人的な印象です)、これはそんなに引きが強くはないかもしれません。

ということで、この記事ではご紹介程度にとどめます。詳しく知りたい方は元の Microsoft Tech Community の記事をご確認ください。

けど、クラウドストレージに関しては、日本国内以外でのトレンドがどうなっているのか。どこかで情報を仕入れたいところです。

以上の内容は ビデオでも公開されています。下記も併せてご確認ください。

ということで、まずは SharePoint 管理センターに関する情報でした!

先日の勉強会の資料と録画が公開されているのでここに共有しておきます。

• 勉強会登壇のお知らせ( LogicFlow-ja) - 2020/8/29 開催

まずは私が登壇した内容は下記の通りです。

タイトル : Excel と SharePoint を組み合わせローン返済アプリケーションを作成する (Power Apps + Power Automate)

概要 : Microsoft Graph API を使って、SharePoint に格納している Excel ファイルを高度な計算を行うためのリソースとして利用し、Power Apps と Power Automate を使ってローン返済アプリを作ってみます。もともとオンプレミスのSharePoint のころに Excel Web Services や InfoPath を使ってデモをしていた内容を、Power Platform を使って置き換えてみるとどうなるだろうという実験でもあります。
マニアックですが、実務的に応用できる内容にしています。ご興味のある方は是非どうぞ!!

YouTube

スライド

【宣伝】

オフィスアイ株式会社では Power Automate を利用する方に対して、一歩ステップアップするためのオリジナルの研修コースをご用意しています。

⇒ 業務効率を向上させる Power Automate 実践演習

Power Automate に「Teams 会議の作成(プレビュー)」アクションが追加されました。

従来でも Power Automate を使った Teams 会議の作成は Microsoft Graph API を使えばできたのですが、プレミアムコネクターが必要なのと、Graph APIの管理自体のハードルがあり手軽とは呼べませんでした。しかし、この機能の追加によって、いろいろな場面で利用できそうです。

SharePoint の予定表リスト(イベント リスト)

SharePoint には組織内の出来事を登録しておくための予定表リスト(徐々にイベント リストという呼び名に変わってきていますが)があります。このリストはモダンサイトでは「イベント」Webパーツを追加し、そこからアクセスすることでモダンUIとして利用できるようになっています。

このリストアイテムには次のようにオンライン会議のURLを追加する場所があるのですが、これは予め何かしらのシステムで作成した会議のリンクを追加するところであり、自動的に Teams 会議を作成してくれるわけではありません。

また下記のようにユーザーを追加する場所がありますが、追加したユーザーの連絡先はホバーカード上に出てくるものの、会議が自動作成されない以上、わざわざここに出席者を入れることはしないことの方が多いでしょう。

そこで、Power Automate を使って会議を自動生成してみることにしました。前から案はあったのですが前述の通りGraphを使うところの手軽でないところが難点でした。

さて、作り方です。作成したフロー全体図は次の通り。

まずSharePointの「項目が作成されたとき」トリガーから始めます。このとき、予定表リストはリスト名の候補に出てこないため手動で登録する必要があります。私の使っているリスト名は「イベント」です。

次に開始時間と終了時間を格納する文字列変数を用意します。

値は次のような式を書き、UTC時間を日本時間に変換しておきます。

convertFromUtc(triggerOutputs()?['body/EventDate'],'Tokyo Standard Time',
'yyyy-MM-ddTHH:mm:00')

終了時間の場合は次の式です。

convertFromUtc(triggerOutputs()?['body/EndDate'],'Tokyo Standard Time',
'yyyy-MM-ddTHH:mm:00')

次に参加者のメールアドレスを格納するための配列変数を用意します。

これを Apply to each でトリガーから取得した出席者を取り出し、一つずつ格納していきます。

次に「データ操作 - 参加」アクションを使って、配列内のデータをセミコロンで文字列連結します。

次にいよいよ「Teams 会議の作成」アクションの登場です。件名やメッセージは SharePoint のトリガーから取得したものを設定します。

timeZone は Tokyo Standard Time。とはいえ、このタイムゾーンに従って、UTC時間から開始時刻や終了時刻を日付を変換してくれるわけではないので、あらかじめ日本時間を取得しておく必要があります。そのためフロー最初のところでタイムゾーンを変換した日時を編集に格納しました。ちなみに、SharePointから取得する日付データというのは、基本的にUTCです。

最後はSharePointコネクターの「項目の更新」アクションを追加し、SharePoint 予定表リストのアイテムに Teams 会議への参加リンクを追加するだけで完了です。

会議のリンクを追加する項目は「ワークスペースのURL」であり、ここに「Teams会議の作成」アクションの「joinUrl」追加します。

以上で完成!

動作イメージは次の通りです。

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弊社では Power Automate の中級向けのコースとして「業務効率を向上させる Power Automate 実践演習(OH-O365-205)」を定期開催しています。

またMicrosoft 365 のSharePoint を基礎からきっちり学びたい方は、各種コースを取り揃えています。詳しくは下記のリンク先までどうぞ。

Microsoft 365 関連コース一覧

新たにプレゼン資料などを PowerPoint で作成するときに、過去のスライドを一部流用したいことというのは結構あると思います。

最新の PowerPoint のデスクトップ版を使えば、スライドを簡単に探せるので便利で、私のテキスト開発の業務では手放せません。具体的には次のような操作で手軽にファイルを検索しスライドを挿入できます。

ここで一役買っているのが、Microsoft Search 。Microsoft Search は AI などのインテリジェント機能を使い、Microsoft 365 全体の情報を素早く検索するための仕組みです。ユーザーは意識しなくても、検索時にはあちこちでこの仕組みが使われているため、いつの間にかその恩恵にあずかっていることになります。

Microsoft 365 内のSharePoint および OneDrive に格納しているファイルを PowerPoint アプリケーション内から素早く検索し、プレビューし、必要があればそのままスライドを追加できるようになっています。

実はこうした試みは Office SharePoint Server 2007から考えられており、当時は「スライド ライブラリ」というのもがあり、デスクトップ版の PowerPointからこのライブラリを参照できるようになっていました。現在と同じようにスライドをプレビューで閲覧できてもいたのですが、当時は技術的な課題もあり、表示の遅さなど含めて、そこまで大きく普及するところまではいかなかったように思います。まぁ、今は COVID-19の影響で Microsoft Teamsの導入も一気に進み、SharePoint が多くの方に身近になっているので、当時とは SharePoint の普及状況も段違いに違っていたので、スライドの再利用といっても、そこにたどり着くまでのハードルも多く存在していました。

またPowerPoint 自体にもスライドの再利用機能は用意されてきており、「PowerPoint スライド 再利用」といったキーワードでネットで検索すれば、様々な Tips が見つかります。公式情報は下記の通り。

別のプレゼンテーションのスライドを再利用する (インポート)

ですが、Microsoft 365 Apps の PowerPoint (for Microsoft 365)は従来に比べて検索性がよいというのが大きなメリットです。

Word, Excel, PowerPoint に Microsoft Search が統合されてきています。この利点は、現在作業しているところからほとんど移動せずに必要な情報を探せることです。ファイルの格納場所を意識せずにキーワードで検索できて、別のファイルを別途開かなくてもその場でさっと閲覧できる。ほかのファイルを探すのに、画面を切り替えたりといろいろな操作をするとそれだけでも「思考」が途切れがちです。せっかくのアイディアも、余分な作業に時間がとられることではかどらないことも。

そういう意味では、こうした機能が進化することは喜ばしいことだと思います。

情報は再利用しよう!

SharePoint でのファイル管理についてのご相談を受けることが多いのですが、どうも一つ観点として抜けがちなのが「ファイルを再利用する」ということ。ただ格納して終わりとなるものもあるでしょうが、ファイルにはノウハウ、ナレッジが詰まっています。これをできる限り、関係者の目に触れるようにし、折を見て再利用できることが大切です。

ファイルサーバーが主力の時代は、ファイルを組織単位でフォルダーにしまい込むことで、アクセス権限を設定して流出しないことに注力してきたところがあると思いますが、フォルダー構造だけでの管理では探しにくさが付いて回ってました。そうした難点を SharePoint は少しでも打破しようと色々と機能が考えられ続けています。

組織の一人一人が生産する情報は会社の宝の一つ。

それを効率よく共有して、それぞれのナレッジを豊かにしていけるようなファイル管理の視点が大切だと思います。従来からあるファイル管理の仕組みは抜本的に見直す時期に来ていますし、検索の仕組みも技術の進歩により以前にも増して使いやすくなってきています。こうした新しい技術を学び、うまく取り入れた管理も考えてみてはいかがでしょうか?

なお、弊社では Microsoft 365 の検索の仕組みをきちんと理解するためのコースをご用意しています。こうした研修なども是非ご活用ください。