Power Automate に「Teams 会議の作成(プレビュー)」アクションが追加されました。

従来でも Power Automate を使った Teams 会議の作成は Microsoft Graph API を使えばできたのですが、プレミアムコネクターが必要なのと、Graph APIの管理自体のハードルがあり手軽とは呼べませんでした。しかし、この機能の追加によって、いろいろな場面で利用できそうです。

SharePoint の予定表リスト(イベント リスト)

SharePoint には組織内の出来事を登録しておくための予定表リスト(徐々にイベント リストという呼び名に変わってきていますが)があります。このリストはモダンサイトでは「イベント」Webパーツを追加し、そこからアクセスすることでモダンUIとして利用できるようになっています。

このリストアイテムには次のようにオンライン会議のURLを追加する場所があるのですが、これは予め何かしらのシステムで作成した会議のリンクを追加するところであり、自動的に Teams 会議を作成してくれるわけではありません。

また下記のようにユーザーを追加する場所がありますが、追加したユーザーの連絡先はホバーカード上に出てくるものの、会議が自動作成されない以上、わざわざここに出席者を入れることはしないことの方が多いでしょう。

そこで、Power Automate を使って会議を自動生成してみることにしました。前から案はあったのですが前述の通りGraphを使うところの手軽でないところが難点でした。

さて、作り方です。作成したフロー全体図は次の通り。

まずSharePointの「項目が作成されたとき」トリガーから始めます。このとき、予定表リストはリスト名の候補に出てこないため手動で登録する必要があります。私の使っているリスト名は「イベント」です。

次に開始時間と終了時間を格納する文字列変数を用意します。

値は次のような式を書き、UTC時間を日本時間に変換しておきます。

convertFromUtc(triggerOutputs()?['body/EventDate'],'Tokyo Standard Time',
'yyyy-MM-ddTHH:mm:00')

終了時間の場合は次の式です。

convertFromUtc(triggerOutputs()?['body/EndDate'],'Tokyo Standard Time',
'yyyy-MM-ddTHH:mm:00')

次に参加者のメールアドレスを格納するための配列変数を用意します。

これを Apply to each でトリガーから取得した出席者を取り出し、一つずつ格納していきます。

次に「データ操作 - 参加」アクションを使って、配列内のデータをセミコロンで文字列連結します。

次にいよいよ「Teams 会議の作成」アクションの登場です。件名やメッセージは SharePoint のトリガーから取得したものを設定します。

timeZone は Tokyo Standard Time。とはいえ、このタイムゾーンに従って、UTC時間から開始時刻や終了時刻を日付を変換してくれるわけではないので、あらかじめ日本時間を取得しておく必要があります。そのためフロー最初のところでタイムゾーンを変換した日時を編集に格納しました。ちなみに、SharePointから取得する日付データというのは、基本的にUTCです。

最後はSharePointコネクターの「項目の更新」アクションを追加し、SharePoint 予定表リストのアイテムに Teams 会議への参加リンクを追加するだけで完了です。

会議のリンクを追加する項目は「ワークスペースのURL」であり、ここに「Teams会議の作成」アクションの「joinUrl」追加します。

以上で完成!

動作イメージは次の通りです。

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新たにプレゼン資料などを PowerPoint で作成するときに、過去のスライドを一部流用したいことというのは結構あると思います。

最新の PowerPoint のデスクトップ版を使えば、スライドを簡単に探せるので便利で、私のテキスト開発の業務では手放せません。具体的には次のような操作で手軽にファイルを検索しスライドを挿入できます。

ここで一役買っているのが、Microsoft Search 。Microsoft Search は AI などのインテリジェント機能を使い、Microsoft 365 全体の情報を素早く検索するための仕組みです。ユーザーは意識しなくても、検索時にはあちこちでこの仕組みが使われているため、いつの間にかその恩恵にあずかっていることになります。

Microsoft 365 内のSharePoint および OneDrive に格納しているファイルを PowerPoint アプリケーション内から素早く検索し、プレビューし、必要があればそのままスライドを追加できるようになっています。

実はこうした試みは Office SharePoint Server 2007から考えられており、当時は「スライド ライブラリ」というのもがあり、デスクトップ版の PowerPointからこのライブラリを参照できるようになっていました。現在と同じようにスライドをプレビューで閲覧できてもいたのですが、当時は技術的な課題もあり、表示の遅さなど含めて、そこまで大きく普及するところまではいかなかったように思います。まぁ、今は COVID-19の影響で Microsoft Teamsの導入も一気に進み、SharePoint が多くの方に身近になっているので、当時とは SharePoint の普及状況も段違いに違っていたので、スライドの再利用といっても、そこにたどり着くまでのハードルも多く存在していました。

またPowerPoint 自体にもスライドの再利用機能は用意されてきており、「PowerPoint スライド 再利用」といったキーワードでネットで検索すれば、様々な Tips が見つかります。公式情報は下記の通り。

別のプレゼンテーションのスライドを再利用する (インポート)

ですが、Microsoft 365 Apps の PowerPoint (for Microsoft 365)は従来に比べて検索性がよいというのが大きなメリットです。

Word, Excel, PowerPoint に Microsoft Search が統合されてきています。この利点は、現在作業しているところからほとんど移動せずに必要な情報を探せることです。ファイルの格納場所を意識せずにキーワードで検索できて、別のファイルを別途開かなくてもその場でさっと閲覧できる。ほかのファイルを探すのに、画面を切り替えたりといろいろな操作をするとそれだけでも「思考」が途切れがちです。せっかくのアイディアも、余分な作業に時間がとられることではかどらないことも。

そういう意味では、こうした機能が進化することは喜ばしいことだと思います。

情報は再利用しよう!

SharePoint でのファイル管理についてのご相談を受けることが多いのですが、どうも一つ観点として抜けがちなのが「ファイルを再利用する」ということ。ただ格納して終わりとなるものもあるでしょうが、ファイルにはノウハウ、ナレッジが詰まっています。これをできる限り、関係者の目に触れるようにし、折を見て再利用できることが大切です。

ファイルサーバーが主力の時代は、ファイルを組織単位でフォルダーにしまい込むことで、アクセス権限を設定して流出しないことに注力してきたところがあると思いますが、フォルダー構造だけでの管理では探しにくさが付いて回ってました。そうした難点を SharePoint は少しでも打破しようと色々と機能が考えられ続けています。

組織の一人一人が生産する情報は会社の宝の一つ。

それを効率よく共有して、それぞれのナレッジを豊かにしていけるようなファイル管理の視点が大切だと思います。従来からあるファイル管理の仕組みは抜本的に見直す時期に来ていますし、検索の仕組みも技術の進歩により以前にも増して使いやすくなってきています。こうした新しい技術を学び、うまく取り入れた管理も考えてみてはいかがでしょうか?

なお、弊社では Microsoft 365 の検索の仕組みをきちんと理解するためのコースをご用意しています。こうした研修なども是非ご活用ください。

表題にある通り Microsoft Teams 内で Microsoft リスト アプリが利用できるようになりました!

詳しくは下記のリンク先に公開されています。

Microsoft Lists in Microsoft Teams is now generally available

使い方

任意のチームのチャネルのタブに Microsoft リストが追加できるようになっています。

操作感は次の通りです。

タブとして追加すると次の2つの選択肢が表示されます。

• リストの作成
• 既存のリストを追加

既存のリストを追加する場合は SharePoint サイト(チームに紐づくサイトも含む)に作成したリストのみが追加できます。Microsoft リストは個人用に作成できますが(OneDrive for Business でホスト)、これはタブとしては追加できません。

新規に作成する場合は、通常の Microsoft リストと同じ次の4つのオプションがあります。

• 空白のリスト
• Excelから
• 既存のリストから
• テンプレートから

このテンプレートは、Teams 内でアプリとして追加するときにだけ次の3つのテンプレートが追加されています。

• 患者
• ローン
• インシデント

「患者」は医療機関ですぐ使えるように用意されているテンプレートです。

さて、出張申請を試しに追加してみました。一覧表示は Microsoft リスト 単独アプリと変わりません。

しかし、アイテムの新規追加および編集のフォームが通常とは異なります。下記は新規作成画面です。

アイテムを登録後はアイテムをクリックすると表示フォームが表示されますが、ここで「会話」ができます。チームメンバーとこのアイテムに関して対話できるというのが新しいところです。

ちなみに、会話は「投稿」タブに集約され、ここから各アイテムへのリンクを開くこともできます。

あとは、表示フォームの項目の表示順も手軽に変更できますし、SharePoint リストと同様に列の表示非表示をコントロールする「条件式」も書けます。

ただし、列の選択肢の項目を変更するなどしたい場合は、SharePoint 側から操作する必要があります。ためしに航空会社の選択肢や運賃などを変更しみましょう。

以上が今現在の操作感です。

なお、リスト上でのすべての操作は監査されており、セキュリティおよびコンプライアンスセンターの監査ログ上で利用できるようになっているとのこと。通常の SharePoint のリストのアクティビティと同様に監査できているということですね。

試しに操作してみたい方向けにインタラクティブなデモサイトも用意されています。

Create a list in Microsoft Teams

今後、いろいろな機能がアップデートされていくはずですので、楽しみですね。

関連記事

• Microsoft リスト (Microsoft Lists) の Webinar および AMA からの最新情報
• Microsoft Lists (Microsoft リスト) ロールアウト開始!
• SharePoint ユーザー必見! Microsoft Lists 登場

下記日程で開催される LogicFlow-ja コミュニティ主催のイベントで登壇いたします!

オンラインで参加費も無料ですし、せっかくなのでブログでも告知することにしました。

開催日程: 2020/8/29 (土曜日) 12:30 ～

詳細 : リンク

LogicFlow-ja コミュニティは Azure Logic Apps と Power Automate に関する日本のコミュニティです。Facebook にコミュニティが作られているので、そちらもどうぞ。

Facebook : https://www.facebook.com/groups/logicflowja

私の登壇内容は以下の通りです。

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タイトル : Excel と SharePoint を組み合わせローン返済アプリケーションを作成する (Power Apps + Power Automate)

概要 : Microsoft Graph API を使って、SharePoint に格納している Excel ファイルを高度な計算を行うためのリソースとして利用し、Power Apps と Power Automate を使ってローン返済アプリを作ってみます。もともとオンプレミスのSharePoint のころに Excel Web Services や InfoPath を使ってデモをしていた内容を、Power Platform を使って置き換えてみるとどうなるだろうという実験でもあります。
マニアックですが、ご興味のある方は是非どうぞ!!

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と、自分の登壇だけ説明してしまいましたが、コミュティでは毎回、魅力的な内容で勉強会をされています。

今回も多くのスピーカの方が興味深いセッションを数多く実施されることになっています。詳しくは上記リンクをご参照ください。

ちなみに、オンライン開催になるまではオフラインで勉強会をされていたのはずっと存じ上げてはいたのですが、子供も小さく、なかなか参加する時間はとれなかったのですが、オンラインになればこのあたりの融通がしやすくなるのは嬉しいところですね。

ということで、ご都合のつく方はどうぞ～

以前ブログでもご紹介した Microsoft リストの正式リリースが始まったようです!

以前の記事 SharePoint ユーザー必見! Microsoft Lists 登場

公式な情報は下記リンク先に公開されています。

Microsoft Lists begins general availability roll out to Microsoft 365

この記事では上記リンク先の内容を一部抜粋しておきたいと思います。

ロールアウト

今月 (2020年7月)は、まず Microsoft 365 内で単独利用できるリスト アプリ(Lists app) がロールアウト開始です。続く、来月には Microsoft Teams 内で利用できるリスト アプリがロールアウト開始。

ということで、Microsoft リストには名称が次の2つあるのでついでに覚えておきましょう。

• 単独利用 ⇒  List app in Microsoft 365
• Microsoft Teams 内での利用 ⇒ List app in Microsoft Teams

アイコンも決まったんですね。なんだかカラフル。

Microsoft Lists icon

Microsoft Lists の新しいコンセプトビデオも公開されました。

Webinar 開催 - "Working with Microsoft Lists"

2020年8月5日 9:00 am (PST) から一時間ほどの Webinar が開催されるようです。

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タイトル : Working with Microsoft Lists

説明(和訳) : Microsoft Lists のエンジニアが、Microsoft Lists を使い始める方法をご紹介します。テンプレートからリストを作成し、情報を追加してから、条件付き書式設定、ルール、主要なコラボレーション機能を使用して、自分だけのリストを作成します。デモも豊富に行い、多くのことが学べます。

ICSファイルのダウンロード : Webinar_WorkingwithMicrosoftLists_attendee_080520-9am-PT.ics

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この Webniar の直後に 1時間のAMA が開催されるとのこと。AMA とは "Ask Microsoft Anything" の略で、いわば「なんでも、聞いてちょうだいタイム」ですね。Microsoft リスト、SharePoint リスト、リスト + Teams 統合、リスト + Power Platform 統合などについて質問を受け付けてくれるようです。

Microsoft Lists AMA : 2020年8月5日 10:00 am ～ 1時間

その他にも "A home for all your lists" と題した Podcast も公開されています。

Microsoft リストについて学ぶには...

Microsoft リストの詳細については Microsoft Lists resource center が用意されているので、ここから情報収集できるようです。

Microsoft Lists に関する FAQ からの回答の抜粋 

• 新しい Microsoft リストのホームページと事前に用意された 8つのリストのテンプレートが 2020年7月末よりロールアウトを開始 (最初は 対象リリース顧客から、その後、その他のテナントにロールアウト)
• リスト アプリ in Microsoft Teams は 2020年8月末にロールアウト開始
• 全てのテナントへのロールアウト完了は 2020年10月末までを見込んでいる
• SharePoint が利用できるプランなら、Microsoft 365 および Office 365 サブスクリプションで Microsoft リストは利用できる
• Microsoft To Do と Planner と Microsoft リストの違いとしては、To Do と Planner は個人またはチームの仕事をタスクを使って管理することを助ける専用アプリであり、タスクは完了すれば非表示になっていく。しかし、Microsoft リストはステータス管理ゃライフサイクル、所有権などの構造化された情報を収集、閲覧、フィルター、並び替え、共同作業し、共有できるという点が異なっている。

もう間もなく、Microsoft リストが利用できるようになりそうです。楽しみ待ちましょう!